參考數據是什麼？

參考數據是主要數據的特殊子集，用於在整個機構中進行分類，在數據管理中可以用來定義識別碼的特徵。無論數據是外部授權的還是內部創作的，它都是明確且不可調整的。參考數據包括複雜的階層、對應和其他內容，可能源自內部（機構內）或外部（從其他數據來源收集），也可以用一對一關係、一對多關係或階層來描述。

MDM Institute 等機構描述了兩種主要的參考數據：多領域參考數據與即時參考數據。多領域參考數據不限用於特定行業，也可以跨多個職能領域（財務、風險、法規遵循、人力資源等）和內容類型（ISO 國家代碼和其他不可改的參考數據）。即時參考數據則通常用於資本市場行業（經紀人、資產經理人和證券服務公司），以及指揮和控制軍事／情報市場。它也越來越多用於物聯網 (IoT)應用程式，這些應用程式需要將串流數據來源的中繼資料標記轉化為大數據湖。

根據 MDM Institute 的說法，參考數據可以是公開的也可以是私人的，它以一致的值和語義來連接各領域和應用程式，以建立多領域觀點和階層。例如連接客戶和產品的數據，像是成本／收入會計資訊、銷售人員、業務單位、地理位置或行業數據等都包含在參考數據之中。

參考數據和主要數據有什麼差異？

了解參考數據和主要數據之間的差異很重要，主要數據代表業務的關鍵部分，包括客戶數據以及與業務活動和交易相關的數據，而參考數據則代表主要數據中一組允許用於分類的數據。此外，參考數據的變化通常會隨著時間而緩慢出現，直接反映業務過程的任何變動，而主要數據的變化則是出現在標準業務過程中。儘管參考數據很少改變，但隨著時間演進，仍必須在整個機構中管理和同步一些細微的更改。這是許多企業目前面臨的挑戰，務求與參考數據管理和治理原則保持一致。

參考數據範例

以下是一些參考數據範例：

• 郵遞區號
• 交易碼
• 成本中心
• 財務階層
• 州或國別／地區代碼
• 貨幣
• 機構單位類型
• 語言碼
• 客戶區隔
• 任務和業務過程

參考數據為何重要？

由於不同領域和應用程式之間是由參考數據組成複雜的連結，因此管理這些數據可能會帶來一些挑戰，這就是為什麼參考數據管理( RDM ) 對於處理治理、版本控制和自訂階層等潛在問題會如此重要的原因。參考數據必須按照業務術語加以定義，並根據已建立的業務規則來設定，在階層中進行管理，分享以促進協同作業，並監控不同使用者、數據品質和報告工具所做的更改。

參考數據無處不在，必須妥善管理，以便整個機構內的系統都能同步操作這些可交互運作的準確數據。如果沒有這樣的管理功能，參考數據將在機構內被孤立，而且由於應用程式一般是以不同的方式進行定義和管理，將導致數據失去準確性，同時也變得缺乏成本效率。

管理和發佈參考數據的好處

機構的參考數據如果發生變異，可能會導致嚴重的數據品質問題，從而導致停機、不準確和決策失誤，但透過集中管理參考數據的方式，機構可以享有下列好處：

• 降低 IT 成本：經由集中儲存和管理參考數據，機構可以降低多個系統的相關儲存成本，若要修改整個企業的參考數據，這也有助於減少所花的時間和金錢。
• 敏捷更新：這也有助於減少更改和更新參考數據的相關工作量，同樣也可減少數據整合專案所需的時間。
• 降低風險：如前所述，不良的參考數據代表著數據品質不佳，而利用不準確的數據所做的業務決策可能會存在風險，並可能影響到數據法規要求。透過對參考數據進行良好控制，並對其更改進行稽核，機構可以大幅降低數據不正確或不一致的風險。
• 改進商業情報報告：參考數據還可為商業情報( BI ) 提供報告內容，以更好的參考數據管理，確保機構的報告準確可靠，可供業務使用者在決策過程中安心使用。

誰有參考數據？

各行各業的每家公司都擁有參考數據，以下是一些廣泛而成功管理參考數據的行業，參考數據對這些行業而言至關重要：

• 銀行和金融服務：金融行業經常使用安全識別碼，來進行或完成交易。這些識別碼是參考數據的一種形式，對金融行業是不可或缺的。
• 政府／公共部門：政府和其他監管機構經常使用參考數據來追蹤公開記錄，在多個機構之間保持一致性。
• 醫療保健：參考數據在醫療保健行業是十分重要的，例如，確保化驗結果與病患資料之間的關聯正確。
• 旅行和住宿：航空公司、酒店、租車和其他與旅行相關的公司，依靠參考數據來籌組大型工作，並保持卓越的客戶體驗。
• 電子商務：隨著越來越多企業轉向線上銷售，遠離傳統的實體商業模式，電子商務營運規模以及參考數據的重要性將繼續增長。為了安全和效率起見，交易碼、客戶資訊和其他數據，都必須保持一致連結。