什麼是主要資料？

主要資料是一組識別碼，可提供有關業務資料（例如位置、客戶、產品、資產等）的前後脈絡。它是在企業或部門內執行作業時絕對不可少的核心資料，否則，將無法在系統之間進行資料的統一比較。但是，並非所有主要資料都是一樣的，被指定為主要資料的資料類型可能因行業而異，即使是在同一行業中，不同業務實體的主要資料也可能相距甚遠，或沒有太多共同點。

通常，企業擷取的資料屬於以下三類之一：

• 交易資料：交易資料是各種應用程式在執行或支援日常業務流程時產生的資料。
• 分析資料：顧名思義，分析資料是透過對交易資料進行計算或分析而產生的。
• 主要資料：主要資料代表執行所述交易的實際關鍵業務對象，也需要將用於資料分析的參數納入考量。

下方這個句子是這三種資料類型很好的舉例說明，它總結一項普通的業務交易：

買家 X 在日期 DD-MM-YYYY 訂購 10 個 SKU Y，總價為 5000 美元。

其中，買家和產品是主要資料，因為它們是交易的核心，沒有它們，交易過程就不存在。基於此互動而產生的輔助資料屬於交易資料（例如金額、日期、購買數量、發票編號或稅號），該特定客戶的平均訂單量、以及挖掘累積資料集後提取的平均訂單價值等資訊則屬於分析資料。請注意，所有三種資料類型互有關聯，在日常業務交易中，組織需要所有三種資料類型能夠無縫地協同運作。

此範例使您更容易理解主要資料的定義，即為業務交易提供前後脈絡的業務實體相關資料。

主要資料是公司的關鍵資料資產之一。甚至有些公司被收購的原因就是因為收購方想要存取他們的客戶主要資料集。

主要資料的類別和組成

如上例所示，最常見的主要資料類別及其組成包括：

• 各方：個人和組織，以及牽涉其中的所有角色，像是偵察員、買家、廠商、客戶、供應商和員工
• 產品：各方交易的商品
• 財務結構：資產、帳戶、文件等
• 位置概念：銷售區域、分支機構、辦公地點

好幾個業務流程及其 IT 系統都需要主要資料，因此，必須規範主要資料的格式，同步其中的數值，正確管理資料，才能成功整合到系統中。

主要資料通常是非交易性質，例外情況是主要資料組件（例如各方或產品）的相關資訊僅出現在諸如發票和收據之類的交易文件中，並且沒有單獨記錄（儘管本該如此）。

主要資料通常被分組成主要記錄資料集，其中可能包含與之相關的「參考資料」。但是，將主要資料與參考資料分開很重要，因為相關聯的參考資料更像是一段資料附上標籤，如同客戶主要記錄資料集裡面的分支辦公室地址中的郵遞區號一樣。

主數據管理

主要資料管理 (MDM) 是一種統一化資料服務，涵蓋在整個業務組織中統一和協調來自不同來源的主要資料的必要技術、工具與流程。換句話說，它是一種依賴技術支援的解決方案，旨在以統一、一致的方式維護跨部門共享的官方主要資料集，使其始終可信且可存取。

需要對主要資料進行良好的管理，以確保業務實體及其關聯方的資料保持一致性、完整性和準確性。從長遠來看，這些工具應始終確保資料乾淨和一致，而不僅僅是短期。主要資料管理透過消除資料集孤島和重複版本、手動錯誤、建立可信賴的事件時間表來幫助防止混亂。

主要資料在描述、組織和理解營運資料方面的基本作用，就是主要資料管理的整個領域。公司需要更好地組織和提高其核心資料資產的一致性與品質，如果管理不當，資料可能會變得分散和混亂。

主要資料也需要正確儲存，才能促進良好的分析和業務預測。組織需要找到以下問題的答案：

• 誰是我們最好的客戶，他們在哪裡？
• 我們應該投資哪些產品才能創造最高利潤？
• 某筆交易需要多少員工才能完成？

缺乏主要資料管理而引起的問題

管理不善的主要資料將會出現以下典型問題和挑戰：

資料冗餘

主要資料對於業務流程非常重要，但因為各個部門會在許多不統一的應用程式中維護資料，所以其關鍵在於解決資料冗餘問題。例如，銷售人員在客戶資源管理軟體中維護資訊，而會計部門在會計軟體中維護資訊，最終使得同一位客戶的資訊被一遍又一遍地拆分，從而增加了成本，有時還會造成混亂。

資料不一致

部分原因可歸咎於資料輸入和維護時的人工錯誤，這便突顯了對於自動化資料管理系統的需求。此問題也可能是資料冗餘及整合上述各種應用程式的資訊所致。

業務流程效率低下

當主要資料以冗餘副本的形式儲存時，可能會對企業的端對端流程帶來不利影響。例如，訂單履行流程的每個不同操作（像是下單配送、開票請款和其他流程）都會接入不同的主要資料集，如果存在不同版本的主要資料，便會阻礙成功履行訂單：物品可能被發送到錯誤的地址，或者帳單上出現舊的地址。擁有一個整合完善的主要資料管理系統，可以幫助公司避免所有這些問題，並節省相關費用。

商業模式的快速變化

在這個由多種因素引起技術和商業模式快速發展的時代，翻天覆地的重大事件很常見，並且應該預期它會發生而提早防範因應。萬一業務中斷了，可能會使上文討論的每個問題嚴重度進一步升級。

管理主要資料的好處

妥善管理的主要資料，確實能為企業的各個方面及其中的每個利益相關者帶來許多優勢，最終改善業務產出成果：

• 妥善維護管理的主要資料可推動業務計畫，並幫助簡化 B2B 和 B2C 企業的內部流程
• 主要資料管理可確保達到更好的合規性，和更順暢的產品上架流程
• 有助於設計更個人化的客戶體驗，推動銷售並改善客戶關係
• 主要資料管理有利於進行更好的客戶區隔和報告
• 可以對所有資料集和子集進行更深入的控制
• 透過準確追蹤設備、位置、使用情形和維護日誌等資產來優化資源
• 如果主要資料管理得當，就能將最相關和最新的產品資訊提供給正確的客戶和交易夥伴。

將主要資料儲存為單一筆精細的主要記錄，並在其中包含與業務組織相關的每個人員、地點或事物的準確詳細資訊，它就是業務關鍵資料的可靠來源，之後，組織就能全面應用它來做出更明智的業務決策。