什麼是業務流程管理？
業務流程管理(BPM) 是一門學科，企業據此使用軟體和專業知識等各種方法來改進、衡量、優化和自動化業務流程的表現，它是對於工作流程的整體管理。業務流程管理會不斷改進流程，並跨越業務、IT 系統、手動任務和資訊，將各項功能調整得一致。由於它消除了自訂應用程式中的固定流程邏輯，因此無論從業務或 IT 角度來看，都能增加現有應用程式和解決方案的業務價值。它還能自動化和整合關鍵任務流程，以提高業務適應性和成本效益。此外從技術角度來看，業務流程管理有助於減少應用程式的大小、複雜性和成本。
流程問題是當今商業環境中固有的難題，業務流程的定義是「旨在產生特定輸出、結構化、可衡量的一組活動」，這些活動可能發生在組織的各個層級，對客戶而言或許可見、或許不可見。接著需考慮典型業務中包含的所有不同流程，從產生採購訂單、爭取客戶，到新員工入職、製造組件，再到預算監督，企業中任何時候都可能有數百個流程正在發生，而且隨著業務發展，這些流程只會變得越來越複雜。
儘管每個企業都富含技術，但僅憑這一點並不能解決業務流程中可能出現的所有潛在問題。我們需要考慮人的因素，通常，公司在真人和系統之間的業務流程並沒有端對端的可見性。這將導致：
- 重複工作和低效流程
- 低效的工作環境
- 缺乏對系統和業務事件的控制
- 系統之間的資料流不完整或不準確
- 優先順序不一致
業務流程管理透過提供流程控制和可見性，為這種混亂帶來了秩序，從而能夠實現快速部署和流程優化。
進階案例管理
新的市場需求，需要新的方法來實現成果，例如進階案例管理。直到最近，業務流程大多以大規模生產的方式來實現自動化，就像工廠生產線一樣，其中所有的流程和事件都可以很容易地繪製出來並且定義明確。但是那些涉及複雜過程、具有不可預測的結果、需要許多不同群體參與的實例呢？這時就輪到進階案例管理出場了。
組織不再需要將其動態流程硬配到特定解決方案之中。業務流程通常是動態且不斷變化的，不再能輕鬆地對應或適用於結構化的流程型態。例如，有天收到了一則客戶投訴，幾天後客戶又意外地透過電子郵件發送更多資訊或其他請求。傳統的業務流程管理將無法處理附加資訊的「異常」，但是進階案例管理乃專為當今不斷變化的環境所設計，可將人員、流程和文件匯集在一起，讓使用者能夠全面瞭解情況，以便更妥善地處理它。由於能夠存取所有資訊，因此可為企業帶來更好的決策和更好的結果。
智慧業務流程管理
隨著業務的發展，業務流程管理也在不斷發展。20 世紀企業所關注的焦點是實體資產和供應鏈，因此出現了精實管理、六標準差等方法。這些廣泛的流程訓練背後的要點之一，是標準化業務流程並且避免變更和差異。然而此時，21 世紀的企業專注於資訊、知識工作者和知識產權，需要推行富有變革力和創新力的流程。這些是完全不同的流程，需要完全不同的方法。
過去，實施業務流程管理 (BPM) 的主要目標是提升營運效率，其次是業務透明度、敏捷性和合規性。從歷史上看，業務流程平台（BPM 平台）主要焦點在於自動化和效率。
將手動流程自動化
從 25 年前開始，許多行業就使用工作流程來自動化組織內的手動處理程序，消除了紙本工作，為組織引入了可追溯性、服務層級協議和一致性。範例包括銀行開戶、抵押貸款、患者入院和保險承保。
後台操作
後台操作幾乎純粹追求營運效率，以及削減花在無收入工作的執行成本和時間。範例包括訂單管理、理賠、服務供應和保固管理。
通常，BPM 技術在幫助後台優化和工業化等計畫方面非常成功。業務成果側重於四件事：
- 效率（事半功倍）
- 敏捷性（在不觸及核心業務應用程式的情況下更改流程或規則）
- 合規性（避免違規處罰）
- 透明度（提高可追溯性，並證明結果的合理性）
隨著我們從自動化時代進入數位化時代，業務流程計畫現在正從工作標準化和營運效率，轉向支持快速變化的業務目標、標的和沒有標準答案的結果。為了在這個前所未見、不斷變化、重視資料可用性的新時代中保持競爭力，組織必須努力創新以重塑其業務價值和產品。這不僅需要將現有的流程自動化，組織還需要關注其底層系統和流程，以便員工可以將資料轉化為洞察力，進而能夠即時回應客戶需求。
換句話說，組織必須「數位化」，才能在新的即時商業世界中快速應變、迅速覺察及採取即時行動。他們必須推動數位化，以充分利用物聯網、行動設備等新的顛覆性技術和趨勢，並對即時業務事件採取必要行動。
業務流程管理使用案例
文件處理
改善與業務使用者的協作，使處理程序和操作流程更為正式。
過程自動化
提高流程的有效性，完美執行，減少成本、延遲、錯誤，讓各個實例都具有可追溯性。
工作管理和勞動力優化
提高營運效率，在團隊之間妥善分配工作量，監控截止日期，並管理活動的優先順序。
數位化和案例管理
構建程式碼編寫程度低的企業應用程式，並且構建以客戶為中心、方便協作、靈活動態、較少規範、混合式的流程，讓知識工作者德以發揮所長，同時致力於改善客戶體驗。