什麼是業務流程管理套件 (BPMS)？
業務流程管理套件 (BPMS) 是一種自動化工具，可幫助分析、建模、實施和監控業務流程。它可以識別日常業務實踐中的漏洞並幫助控制它們，這些漏洞正在耗費公司的時間和金錢。透過這種方式，它能提高公司員工的效率。
諸如帳戶管理、員工招聘、開立發票、庫存管理和合規文件記錄（涉及大量複雜的資料管理）等流程，都可以使用 BPMS 實現自動化。
組織可以在哪些地方使用 BPMS？
在組織的流程中應用 BPMS 是為了產生所需的業務成果，該流程必須可以重複或定期執行，例如僱用員工、運送包裹、支付工資，或是管理合規證書、許可證、帳戶、發票、客戶服務、IT 和財務，目標在於減少由人為錯誤所導致的錯誤和延遲。
BPMS 在日常業務生活中的一些常見用途包括增強採購訂單流程、優化內容行銷工作流程、管理醫療保健結果：
加強採購訂單流程
在履行採購訂單的過程中，有時可能會遺漏一些必要的細節，這會導致很多混亂、浪費時間和生產力損失。採購訂單有幾個主要階段，資料可能在此過程中的任何時候遺失：
- 採購訂單的建立及其所經歷的核准流程
- 訂單處理
- 訂單交付
- 完成整個流程的付款程序
任何處理大宗訂單的組織都知道，擁有一個萬無一失的系統來保持訂單流動有多麼重要，如果企業做不到這點，他們將面臨巨大的風險。這就是 BPMS 發揮作用的地方，它能確保整個流程順暢無縫，並且在此過程中不會遇到任何障礙（或遺失資料）。
內容行銷
內容行銷看起來很簡單，只是瞭解產品和客戶、發掘資訊、建立內容、然後將其發送出去。然而，它的意義遠不止於此。平均來說，內容行銷過程會經歷一個漫長的週期：
- 寫出與簡短提案相符的內容，通常包含多個選項
- 經由階層結構交給不同的部門進行編輯
- 精心設計，確保更好地推廣品牌
- 發佈素材，在各種媒體上傳播
- 監控內容的效果，並收集分析和見解
BPMS 解決方案可確保不同單位之間的工作流程順暢無礙，並使所有相關人員能夠從中發現任何冗餘和效率不彰的問題，並努力修復它們以確保達到更好的結果。
醫療保健管理
住院對患者來說可能是相當痛苦的體驗，入院和出院過程中的任何中斷只會增加這種痛苦。光是入院流程就有幾個階段，包括資訊收集、獲取醫療記錄、保險細節、房間偏好。此外，從護理、手術、房務清潔到輔助醫療需求等等，還要與多個部門一起產生帳單。BPMS 流程可確保在各個階段都不會忘記或遺漏細節，效率提高了，患者獲得周全的照顧而減輕了壓力，並且不會有任何流程被遺漏。
BPMS 的類型
BPMS 系統大致可分為三種類型：
- 以整合為主的 BPMS：此類系統適用於只需極少、或不需要人工互動的現有流程，它仰賴的是電腦和網際網路應用程式的整合。例如，銷售團隊使用的資料可能是透過整合，從行銷工具接收的資料中取得，該行銷工具又是將資料儲存在客戶關係管理 (CRM) 工具中。儘管該資訊只由一個團隊使用，但它是從多個點的整合中得出的結果。
- 以人為主的 BPMS：這是一種更直接的方法，由人員擔任每一步的決策者。然而，他們在視覺化介面的引導下，能夠更好地理解決策過程。這方面的一個例子是僱用員工，此過程從發佈招聘請求、到人力資源部門審核請求並處理的每一步，完全由人工完成。
- 以文件為主的 BPMS：此流程完全由流程文件所驅動，它需要在工作流程的每個點進行多次核准，預算核准就是一個需要多層級核准、以文件為主的 BPMS。
BPMS 的工作原理
高效的 BPMS 不僅需要改進流程，還需要使這些流程自動化，而這一切工作都交由軟體處理。該軟體會將整個工作流程投影到虛擬環境中進行測試，同時對變數和結果提出假設，並識別及消除瓶頸，之後便是部署剛完成測試的流程。但 BPMS 並不止於此，從這裡開始，它會持續監控工作流程的有效性和效率。
BPMS 工作流程以業務流程管理步驟為基礎：分析、設計、建模、執行、監控、優化。
分析
這是研究現有實踐方法、並分析它們為何延遲的過程，此過程會分析工作流程的每個方面，並制定指標以進行比較。此過程的初始版本被稱為「原樣」。
設計
此過程會設計更有效的工作流程，來糾正「原樣」過程的缺陷和延遲。其設計旨在糾正會導致瓶頸和效率不彰問題的工作流程和程序，鎖定標準操作流程中出現的所有警示和舉報，然後以更有效的流程進行糾正。
建模
此設計是將每個程序的確定責任和冗餘情形呈現在流程圖中。它引入了條件迴圈，如「if」和「when」，在每個點上使用幾個變數來決定舊流程的不同結果，例如決定在未達到目標輸出值、或如果上一步結果令人滿意時，接下來應該採取什麼步驟。
理想的業務建模工具應該易於閱讀、易於溝通、價格低廉、與行業標準保持同步，並保留適當的調整餘裕。該模型應該有一個圖形化介面和一個工作流程編輯器與模擬器，這種過程模型稱為「待定」(to be) 程序。
執行
成功建模和模擬工作流程設計之後，下一步就是執行流程。在將其部署到較大的群組之前，會在較小的群組上進行測試，此時應該設定存取限制以保護敏感資訊。這些過程可能是自動執行，也可能是手動執行。
監控
這個階段會追蹤各個程序並得出統計資料，然後分析每個步驟的表現以確定其有效性，此外它也有助於識別瓶頸和安全漏洞。視企業需要的資訊而定，可以即時或臨機應變地在不同層級上進行監控。監控涉及流程探勘，亦即分析事件日誌，並在目前流程和先前流程之間進行比較，因此它可以暴露出兩個流程之間的差異和瓶頸。
優化
這個過程會分析從監控中獲得的資料，並實施任何必要的更改措施，以提高工作流程的效率。
理想 BPMS 的特點
BPMS 的目標是盡可能多地使業務自動化，並有效執行它以獲得長期利益。但是，設計糟糕且不夠直覺的軟體，反而造成的損害可能大於好處。理想的 BPMS 必須具備以下特點：
- 流程設計介面對使用者友善
- 直覺且簡化的流程圖
- 以雲端儲存提供更好的穩定性和可靠性
- 可自訂和整合的儀表板與報告
- 自動即時警報
BPMS 的挑戰
與大多數企業轉向自動化一樣，想要提供適當的解決方案，最大的挑戰在於軟體的可靠性。一套有效的 BPMS 應該容易使用，並且不需要額外的服務來解讀分析。
維護和升級的挑戰
大多數傳統 BPMS 套件都難以維護和升級，需要專家的額外培訓，也需要內部人才來維護和解讀資料，如此一來就會變得比當初預計的更加昂貴和不可靠。它們都是一次性購入的產品，而且授權升級的成本很高，因此這些套件可能變得難以維護和升級。此外，它們通常不能直覺因應市場條件而調整，需要有專門人員隨時操作它，使其長期而言變得不可靠。
雲端型 BPMS 工具克服了所有這些挑戰，因為它們是以軟體即服務 (SaaS) 模型為基礎，所以設定和部署都變得容易許多。而在擁有全天候支援的情況下，可以確保資料隨時隨地都能存取。由於雲端工具採用訂閱制而非一次性授權費用，因此它允許公司先以較小的規模開始試用，之後再隨需擴展。與傳統的套裝工具相比，這樣更具成本效益。
功能太多的挑戰
具有太多複雜功能的 BPMS 也是需要避免的，因為若想使用軟體的這些功能，它將不斷要求組織接受額外的培訓，組織也因此需要更多的成本管理。功能太多也會導致整合問題，複雜的功能不僅讓人難以理解軟體用途，也難以與 MS Office Suite、G Suite 或其他管理套件等其他平台相整合。整合對於解讀由分析或基本決策過程所產成的資訊至關重要，它有助於溝通分析內容和製作其他報告，而無需額外干預。
雲端解決方案允許使用者選擇退訂他們不需要的功能，使功能的數量精簡了。這些功能可以隨時添加或刪除，是一個更方便控制預算的選擇。
獲取完善設計套件的挑戰
另一個關鍵挑戰是取得直覺易用的良好設計。簡單介面能使所有利益相關者更容易權衡決策，而無需額外的人力來解讀資訊。如果功能太多，就需要很多使用者來解讀它。但一體兩面，設計中的功能太少則會過度簡化決策過程，可能無法給出準確的結果。
提高使用者友善程度
BPMS 的理念是簡化業務流程並提高其效率，因此流程設計不應該只是讓相關的每個利益相關者控制其任務設置，它還應該使用功能完善的儀表板和對使用者友善的介面來提供解讀。
本地部署的選項通常缺乏適當的售後客戶支援，它們被當做一次性套餐出售，升級選項很有限，而隨著技術發生轉變，當初為這個產品所花費的培訓時間將變成徒勞。整合應該是 BPMS 的關鍵功能。任何組織中的資訊和資料都會在不同系統和部門之間移動，因此若能與 MS Office、G Suite、會計和 HR 套件等平台預先整合，將是解碼和理解 BPMS 資料的理想選擇。
雖然 BPMS 的想法是將跨部門的流程自動化，但太多的流程圖和對照圖會迫使整個系統像一個高度編程的機器人一樣僵化運作。此技術的目的應該是允許使用者透過視覺化模型，根據本身的觀點來對應他們所遭遇的流程。系統應該採用更加以人為本的工作流程。
實施 BPMS 時，自動化是關鍵目標。儘管 BPMS 是一套系統，而不單指某個特定的軟體或硬體，但在使 BPMS 更有效率和更具效果方面，個別技術仍發揮著重要作用。軟體可將 BPMS 的大部分功能自動化，如建模和監控，它消除了基於此目的而使用和維護專業技能的成本。擁有一個適當軟體來完成所有這些繁重工作，也使得此技術更加便攜易用，而無需太多開銷。理想的 BPMS 應該使所有利益相關者和使用者的流程變得簡單、直覺、自動化、無縫接軌。