什麼是甘特圖？
甘特圖是一種專案管理工具，可在整個專案時間線上顯示任務進展，類似於長條圖。左側是一份列滿整個頁面的任務或事件清單，頂部是涵蓋整個專案長度的時間表。每個任務會被分配一個時間範圍，使它變成一個長條圖（以長條顯示該任務的開始和結束日期）。
圖表可以透過多種方式進行個人化或納入更多資訊，像是以不同的顏色來代表不同的專案階段，新增標籤來分配正確的部門或資源，新增箭頭以顯示任務之間的相互依賴關係等等。此外，一旦任務完成或開始進行中，長條圖的顏色就會發生變化以反映這一點。
甘特圖最早是在 1890 年代中期由波蘭工程師 Karol Adamiecki 所創造，他稱其為諧波圖 (harmonogram)，當時他在波蘭經營鋼鐵廠，對專案管理技術很感興趣。十五年後，一位美國工程師亨利甘特建立了他自己版本的圖表並開始廣泛流行。
現在全球都在使用甘特圖，被公認為追蹤專案時間框架的理想方式。
為什麼使用甘特圖？
甘特圖是顯示一系列重要資訊的一種特殊方式：
- 專案全長
- 此專案（或專案內某階段）中的每項任務
- 每項任務需要多長時間
- 哪些任務重疊
- 任務如何相互關聯
更重要的是，甘特圖對於滿足專案期限至關重要。例如，如果一個專案的燃氣管道必須在電工開始之前安裝完成，並且佈線必須在管道系統之前完成，那麼前面的小小延遲可能會進一步拖慢專案的後續任務，並可能使專案的結束日期延後。
甘特圖在專案的許多階段都有幫助，而不僅僅是用於一開始：
- 追蹤專案進度
- 單一任務的進展
- 哪些資源正被哪些任務使用（例如，如果現場有一台剪叉式升降機，而當空調工程師需要使用它時，電工正在使用它）
- 可以幫助找出浮動的天數，以及迅速消失的時間
甘特圖的最佳實踐
要使甘特圖適用於專案或組織，請遵循以下最佳實踐方法：
- 分組輸入任務：這使讀者很容易理解他們所看的內容。
- 將任務分解為更精細的組件：任務越詳細，甘特圖的效果就越好。
- 確定負責的團隊：為每個團隊或公司分配一項任務，可以促使人們承擔責任，也可以更好地規劃資源。
- 輸入準確的開始和結束日期：這對於良好的規劃至關重要，如果您不知道確切的日期，請做出最佳猜測。
- 包括假期和休息時間：您希望專案盡可能準確，因此納入公共假期和計畫休假是很重要的。如有疑問，請規劃額外的時間，因為它允許時間浮動。請始終檢查人力供應情形。
- 記下相依關係：絕對需要完成一項任務後，才能開始下一項任務。
- 使用附註：寫下所有可能的相關資訊。如果有一天專案經理不在，其他任何人都應該能夠接手該專案，並瞭解現在正在發生什麼事。
甘特圖的替代品
關鍵路徑網路圖
關鍵路徑網路圖在視覺上優於甘特圖，因為它們可以簡單且清晰地顯示任務關係而不會混亂，但是，它們不像甘特圖那樣直觀。
此圖是整個專案的視覺化呈現，任務之間最長的路徑為整體時間框架，或稱為「關鍵路徑」，它使用箭頭和形狀來建立任務和路徑之間的通道。
專案管理時間表
想像一個按時間順序來顯示事件的長條圖，沒有複雜的細節，也沒有額外的資訊。專案管理時間表只是向利益相關者展示整個專案的高階視圖，沒有更詳細的細節。
雖然這些圖表很適合總覽，但它們不能取代甘特圖。
看板或 Scrum 板
看板或 Scrum 板使用可以移動的卡片系統，因此非常靈活。同事們很容易看到任務在哪裡，這讓溝通變得簡單。它們可以是實體或虛擬的面板，並且可以由一個團隊一起建立以管理各個衝刺目標，很容易修改、調整和理解。這些面板本質上是將便利貼放到直欄中。
Scrum 板與看板很類似，因為衝刺目標是按時間順序排列的。通道分為垂直和水平兩個方向，旨在追蹤每個衝刺目標的任務。通常，通道包括待辦事項、進行中、測試中、已完成。看板雖然適用於軟體開發，但可能不適用於任何其他類型的專案。
PERT 圖表
方案評估審查技巧 (Program Evaluation Review Technique，PERT) 圖表使用一系列方塊和箭頭來建立專案佈局，其中包括子任務、相依關係、里程碑、關鍵路徑和時程細節，看起來不像長條圖，而是用箭頭相連的一系列表格，形成一個跨職能流程圖。
甘特圖的優點
清晰呈現資訊
甘特圖的佈局和設計可以讓您一目瞭然地理解正在發生什麼事情，很容易看清各個任務、子任務、里程碑和專案。您還可以查看分配給任務的團隊成員、專案狀態、專案完成百分比和待處理工作。
建立和分發圖表之後，團隊應該很容易看見他們要執行哪些任務、影響他們的時間框架、以及整體專案狀態。
更好的資源分配
如果多項任務需要相同的設備或由相同的團隊來完成，那麼甘特圖可以清楚顯示何時何地可以完成，也很容易看出團隊或設備何時過度負荷，讓專案經理有機會採取行動來避免延誤。
任務管理
團隊成員可以看到他們何時需要執行什麼任務，並可以相應地規劃自己的工作量。如果圖表很容易在整個組織中共用，那麼所有各方都能知道專案的目前進度和未來進展。
複雜的資訊管理
雖然任務清單或替代的專案管理圖表可能適用於較小的專案，但甘特圖是唯一能處理大型複雜專案的複雜圖表。
甘特圖的缺點
可能很難理解
一旦新增了所有內容並進行顏色編碼，甘特圖就會變得複雜。資源、相依關係、截止日期、延遲時間、里程碑等資訊，全都融入一份可讀圖表之中，因此需要一番研究後才能充分理解。
不靈活
甘特圖缺乏靈活性。如果一個專案是在敏捷框架下執行，那麼甘特圖就會變得過於繁瑣，每天都需要重新規劃和重新安排時間，才能反映出專案的靈活性。
更新很耗時
更新一個專案需要做很多工作，因此可能會遺漏一些更改，使圖表過時並阻礙有效溝通。過去，甘特圖是在紙上手工繪製，每次發生變化時都需要對整個專案進行全面重新繪製，像是下雨造成延遲，要重寫一次圖表，如果採購材料有問題又導致延遲，那麼又要再重新繪製一次。
然而，隨著專案管理軟體的出現，這項工作已經大大減少，許多程式可以在需要時自動調整。
不能協作
許多專案管理軟體選項會使協同作業變得困難或幾乎不可能，甘特圖也是如此，難以列印和共用。
什麼時候應該使用甘特圖？
如果您的專案很複雜，並且分散到眾多團隊或地理位置，那麼甘特圖就是唯一的選擇。雖然可以使用看板或 Scrum 板來管理較小型的專案或軟體開發，但它們不夠複雜精密。
如果組織擁有出色的軟體，就能消除甘特圖固有的大多數挑戰，讓團隊可以更改篩選條件和可見度來幫助安排時程和規劃。管理良好的甘特圖可以實現問責制、透明度和輕鬆管理，它們應確保最佳資源分配，並納入可以節省時間和提高生產力的措施。最後，甘特圖可用於資料驅動的決策過程，並確保及時完成專案。