商業詞彙是什麼?

商業詞彙是一份業務術語及其定義的列表,組織用它來確保在分析資料時,全公司均使用相同的定義。商業詞彙會形成通用的業務用語,供組織中的每個人使用。統一且通用的語言是資料治理的關鍵要素,讓大家對於關鍵業務概念、術語及它們之間的關係具有一致理解,確保組織內所有人可以感知和正確管理他們的資料。

商業詞彙範例

商業詞彙是資料治理的重要一環,如果沒有商業詞彙,您就無法確定公司中的每個人說的是同一種語言。例如,某部門可能將術語「客戶」定義為公司,另一個部門則將同一個術語「客戶」定義為個人。為了防止這種差異,商業詞彙能為全公司所用的每個業務術語提供一個明確定義。這除了確保企業能夠信任他們的資料、防止報告中出現錯誤資訊,甚至可以幫助避免計算錯誤和潛在的錯誤分析。

每個商業詞彙均含有中繼資料,用以指定資料的意義或語境。這通常是衍生自資料治理計畫的產物,主要由業務部門控制,而非 IT 部門。

商業詞彙可促進資料在整個組織內的可見度、語境、控制和合作。針對法規遵循和資料治理計畫,商業詞彙可以打破組織性和技術性的溝通壁壘,協助整合員工,讓他們根據一致的資料交流來瞭解其他部門的想法,增加部門之間的信任。

商業詞彙是一份列表,列出術語、縮寫、核准標準、優先程度和同義字。這份列表不限任何格式,都會將所有資料對應至一份中央資料目錄。以便使用者能夠輕鬆找到所需的資料。因為它有助於瞭解誰正在使用該資料,並確保使用者遵守各項標準,所以也有助於治理。

商業詞彙與資料字典

「商業詞彙」一詞經常與「資料字典」混淆,但它們的用途是截然不同的。商業詞彙用來定義業務術語的實際含義,其使用對象是針對商業受眾,用以確保整個組織在適當的語境下使用正確的術語。然而,資料字典是用來定義和描述資料集與欄位的屬性,這對技術人員管理資料來說最有用。

資料字典側重於具體資料資產,而商業詞彙側重於業務術語和概念。資料字典通常由資料集列表(通常為表格形式)及欄位(通常為資料欄)組成,而商業詞彙則包含業務術語及定義的列表。資料字典的目標是清楚表示資料資產和資料庫,商業詞彙則提供共用詞彙表做為對基本業務概念的理解基礎。

由於資料字典本質上更具技術性,所以通常由 IT 部門構建和擁有,而商業詞彙則一般由業務部門負責。一個組織的每個資料來源都可以有各自的資料字典,但整個組織只能使用一個商業詞彙。資料字典一般用於記錄資料來源、資料建模、設計資料庫,商業詞彙則用於資料治理和需求分析。

但是,這兩者彼此相輔相成,用以描述資料的各個方面,以便公司全面掌握他們的資料。

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商業詞彙的好處

在現今複雜的環境中,商業詞彙需要經常更新,以確保組織內每個人之間溝通一致。這也有助於確保每個人是以相同的方式來查看和使用資料,讓整個組織得以建立一套必要的標準。而且,由於組織越來越難以理解和適當地管理全部資料,所以良好的商業詞彙管理,是確保每個人使用相同資訊的最佳方法之一。除此之外,商業詞彙還有其他好處:

建立術語之間的關係,以加快資料搜尋

商業詞彙的最大好處之一,是它定義了業務術語之間的關係,讓使用者更容易搜尋術語。完善的商業詞彙除了可提供術語的定義和範例,並會展示術語之間的關係。它可以連結所有與該術語相關的其他具體內容,包括 KPI、程序、資料庫和系統、資料擁有者、管理員等。只有當您可以判斷業務術語與這些其他資料來源之間的關係時,業務術語才能真正發揮效用,而商業詞彙可以串聯技術單位和業務單位所用的業務術語。

增進合作

由於商業詞彙為整個組織中的每個人提供相同的術語定義,因此部門之間可以更有效地溝通。如果您問一個組織內的兩個人「bi-weekly」是什麼意思,你很可能會得到「兩週一次」或「一週兩次」兩個不同答案。有了商業詞彙,員工就不需要猜測或反覆解釋他們想要表達的意思,而是可以參考一個中心定義,從而節省每個人的時間。商業詞彙有助於消弭各部門之間的差異,尤其是業務和 IT 部門之間。特別是在連接資料字典時,商業詞彙由於會納入與業務術語和關聯資料鏈有關的底層中繼資料,因而能使技術使用者更容易匹配相關的中繼資料。

定義資料治理角色

商業詞彙可支援合作工作流程的管理和核准程序,為具有既定資料治理角色和職責的事件關係人提供可見度,避免業務和跨功能團隊各自為政。當他們獨自工作時,他們會傾向於根據自己的知識來定義業務術語,這通常不符合標準策略和最佳實務做法,此時商業詞彙便能讓整個企業一致地使用這些術語。

為了正確建立和維護商業詞彙,應將所有與建立商業詞彙有關的各項任務角色(建立、編輯、核准和發佈商業詞彙內容)分配給業務使用者,如此可確保商業詞彙中的所有項目和過程中涉及的所有人員,都具有端對端的可追溯性和可歸責性。同樣重要的是,必須根據組織需求,定期審校和重新發佈商業詞彙,以確保它保持最新狀態並與當前業務緊密相關。以明確程序及時更新並遵守嚴格標準的商業詞彙,將能有效提高全公司的資料可信度。

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建立可衡量的資料品質

商業詞彙可在整個組織內提供一致的交流、理解和處理基礎,我們建議組織以文件記下如何定義、輸入、修改和發佈術語的標準。一個組織應該只使用單一文件,來標準化整個公司建立有品質的定義的方法。例如,這類標准文件可能包括多項規則,像是下定義時不能使用出現在所定義詞彙標題中的任何字詞、定義中不能包含首字母縮寫或簡稱、定義必須是敘述性說明、等等,所有這些規則都有助於增進資料的清晰度和一致性。

對商業詞彙進行妥善治理,可提供資料品質衡量指標。一旦建立並遵守該品質要求,您就可以開始透過人們存取商業詞彙的頻率(存取次數越少,代表定義得越好)、減少使用同義詞的次數、避免誤解的次數等數據,來測試您的資料品質。當有問題出現時,就很容易找出問題所在,並加以補救。

商業詞彙可以防止溝通不良,將組織中的各個部門統整起來,提供透明度,並確保在公司範圍內,所有資料和業務術語都是準確且易於理解的。它也是培訓新員工的好用工具,採用最佳實務做法來定義和分類術語,即可使您的資料更具可信度和可查找性,讓使用者輕鬆獲得清晰認知。