什么是流程自动化？
流程自动化使用技术来自动化复杂业务流程。它通常具有三个功能：自动化流程、集中信息以及减少对人员输入的要求。它旨在消除瓶颈、减少错误和数据丢失，同时提高透明度、跨部门沟通和处理速度。
想想洗车。这个过程是完全自动化的，看起来流程如下：
- 客户选择他们想要的洗涤类型
- 系统要求客户付款
- 收取客户的付款
- 批准交易并建议客户驶入洗车场
- 使用传感器识别车辆何时处于正确位置，并建议驾驶员停车
- 使用一系列传感器来识别汽车的高度和尺寸
- 运行预选和付费的程序。这会用到许多变量，包括冲洗、用肥皂和刷子清洗、打蜡和烘干汽车
- 完成后，建议客户离开洗车场。
虽然这是一个非常简单的自动化，但这个过程大多数人都熟悉，它将数字交易和客户输入无缝集成在一起，然后使用软件、硬件以及与会计系统的通信将其转变为一系列机械自动化。
流程自动化通过消除人工输入来简化系统，从而减少错误、提高交付速度、提高质量、最大限度地降低成本并简化业务流程。它结合了软件工具、人员和流程，以创建完全自动化的工作流程。
流程自动化与机器人流程自动化
有些人互换使用这两个术语。但是，机器人流程自动化 (RPA) 和流程自动化之间存在一些重要因素和差异。尽管它们都实现了业务流程的自动化，但相似之处也就仅此而已。
传统的流程自动化在其应用和集成方面要广泛得多。它包括使用机器执行任务、软件、数据和存储系统，以及集成活动。但是，机器人流程自动化侧重于前端活动，以几乎类似人类操作的方式模拟工作。
流程自动化通常需要 IT 工程师和开发人员的大量投入，而机器人流程自动化则使用可以训练或自我训练的机器人。RPA 通常用于 IT 功能，例如电子邮件回复、数据提取以及人类本来可以执行的其他基本系统任务。
业务流程自动化涵盖了大量任务，包括：
- 管理和收集数据文件
- 自动执行重复性任务
- 连接和集成数据源和服务
组织何时会使用流程自动化？
需要自动化的常见流程包括开具发票、销售订单、会计核对、数据输入、系统查询、工资单、员工或供应商入职或者员工离职。
流程自动化何时可以带来巨大好处的一个典型例子是服务公司。他们可能会开始寻找存在瓶颈、容易出错或系统存在缺陷的当前流程。例如，一家想要实现服务单流程自动化的制冷服务公司可能情况如下：
- 客户打电话进来。记录下详细信息，并在工作系统中手动创建工作。
- 这项工作由一名工程师接手，他返回基地，拿起一张记有详细信息的纸。
- 该工程师参与这项作业，并在作业单上写下他们使用的零件、花费的时间、行驶的距离以及任何其他相关信息。
- 工程师当天返回家中。第二天，他们回到办公室并放下文书工作。
- 管理员团队手动处理文书工作、更新系统、根据需要订购部件以及收取里程和消耗品费用。
- 如果作业完成，实例将在开票系统上关闭，并将发票发送给客户。如果零件正在订购或工作需要大量劳动力，则此周期可以无限期地持续下去。
在该系统中，流程中有多个地方可能丢失信息、错过最后期限、现场遗留文书工作或出现许多其他问题。流程自动化消除了所有出现差异和问题的机会。
集成智能手机等硬件使工程师能够以电子方式输入和接收数据。使用车队监控系统，可以从日常使用中获取实际里程并自动应用于工作。
软件在这方面起着巨大的作用。例如，工程师输入他们使用的零件可能会触发自动警报以订购更多传感器或某种类型的电缆，甚至可以直接向供应商发送警报。无需人工审批采购订单，因为该流程已完全自动化，并由系统生成。然后，一旦工作完成，信息就已经在系统中，免除了办公室中数据输入和错误。
这些流程自动化可以出现在任何行业中，以及任何具有多个步骤的任务中。想一想企业内部重复性且容易出现延迟的流程，例如贷款处理和审批、客户服务以及审批管理
如何实现流程自动化
每个组织都不一样，但五个基本步骤保持不变。
1. 确定可以自动化的任务和流程
并非每项任务都能实现自动化。但是，有一些轻松取胜的方法，其中一些流程可以使用现有软件轻松实现自动化。想一想以下组织内任务：
- 重复性
- 时间敏感
- 包括大量的人物和作品
- 需要审核或合规性追踪
- 影响业务中的其他流程和系统
- 基于规则的、标准化的
- 有潜力获得高投资回报
查找这些任务并创建显示当前系统的流程图。
2.设定组织目标
除非你对自己的目标坚定的想法，否则你的改变可能不会带来任何积极、持久的变化。组织需要决定他们的目标是什么，以及自动化将如何帮助实现这些目标。此外，计划如何衡量成功也很重要：减少客户投诉、缩短周转时间、提高盈利能力？
一旦你明确了你的目标，决策就会变得容易得多，因为每一个选择要么让我们更接近目标，要么远离。
3.选择合适的工具
这就需要进行研究以找到最佳解决方案。这可以得益于有成功创建流程自动化系统经验的专业人士的参与。理想的系统简单易懂，具有直观的界面和出色的可用性。它应该是可扩展的，具有适应组织内部未来增长和变化的灵活性。它还应该与现有的软件和工具集成，能够与其他程序进行通信，并拥有处理数据的系统。
4.变更管理
这可以说是向新自动化过渡的最重要一步。获得员工的支持和对员工进行软件使用方面的培训，有助于确保以积极的态度有效地使用该软件。
让团队参与规划流程、获得接受双方更改的反馈循环以及持续的教育都有助于顺利过渡到新流程。
5.测量和监控
您的新流程和使用的工具不是静态的。随着业务需求的变化，系统也应该发生变化。持续监控关键性能指标，如果性能下降，则评估流程并重新评估对系统寿命至关重要的需求。
流程自动化的好处
有了这样一个定制的整体解决方案，流程自动化应该为正确实施流程自动化的任何组织带来很多好处。
管理的透明度
日常业务运营很快就会成为管理层关注的全部内容；总体战略和流程可能在组织运营的细节中得不到关注。坐下来，查看流程工作流，实施流程自动化，使所有者能够真正看清和了解业务。明确定义的系统可以更深入地了解业务，并有可能在将来进行更大的改进。
提高生产力
业务流程自动化仍然是提高组织生产力的关键。仅 RPA 就帮助企业的生产力提高了 86％。消除瓶颈，让人员摆脱耗时的手动任务，并将所有内容无缝集成到一个自动化工作流程中，从而大大提高了公司的生产力。
提高合规性
无论是内部政策和标准，还是外部管理组织和机构，流程自动化系统都能提高合规性。由于所有流程都是自动发生的，因此在流程中没有偷工减料，没有漏掉的步骤，也没有遗忘的步骤。如果企业存在治理、风险或法规遵从性问题，流程自动化应该是其日常运营的重要组成部分。
降低成本
流程自动化最具吸引力的一个好处是降低成本。有企业报告说，成本降低了 59％，这使企业能够创造更多收入，对业务进行再投资或发展。据报道，在不到 12 个月的时间内就实现了投资回报率。
这是由于一系列因素造成的：
- 提高了处理速度
- 减少瓶颈和延迟
- 减少错误
- 腾出时间让员工执行其他任务
善用员工
虽然员工忙于繁琐而重复的任务，但他们并没有充分发挥潜力。通过取消这些任务并将员工分配到业务中更有价值和更有趣的部分，他们将更加满意，从而提高积极的业务成效。
减少错误
错误可能具有破坏性，并在企业内部造成问题。虽然订单错误或地址不正确是可以解决的问题，但这会占用宝贵的时间。如果这些问题开始影响客户，则可能对整个企业产生负面影响，导致客户流失，并且从长远来看为员工增加了工作量。自动化意味着出错的情况变少。
产品自动化的挑战
与任何流程或软件一样，自动化也面临着许多挑战。
难以扩展
这个问题可以分解为一系列促成因素：
- 员工抵制采用
- 工具的局限性（例如不处理非结构化数据）
- 流程变化或意想不到的复杂性
- 管理层缺乏战略指导
- 接口改变或自动化中断
由于这些挑战，许多企业尚未采用流程自动化。
解决方案：如果研究阶段完成的很好，并且员工对新系统认可，许多问题都将得到解决。但是，业务和软件的动态性质意味着需要持续检查系统是否存在问题，并根据需要进行升级。应完成自动化软件测试，以确保流程不会出现故障，并且高级 IT 或管理层需要定期监督，以保持流程不变，或在需要进行升级或更改时提供建议。
实施中的错误
创建流程自动化时最重要的一个步骤就是分解流程的所有步骤。尽管该流程中的一个步骤可能是 “亲自提交给莎拉”，但该流程的这一部分可能有多个步骤。此时是否已清除了文件中不相关的文档？员工是手动将文件编号输入系统的吗？如果漏掉步骤，系统将无法正常工作。
解决方案：在研究阶段，必须分解流程中的每一个微小的渐进步骤。没有模棱两可或假设的余地；这个流程必须非常详细。
尝试一次实现一切
试图一次彻底检修一个庞大的系统是行不通的。它要求所有员工一次接受培训，所有软件和硬件都要投入运行，这可能导致员工的困惑、失望和抵制。
解决方案：一次自动执行一项任务。它甚至可能只是流程的一小部分；例如，如果组织正在更改应付账款流程，请在继续收债之前先自动化报表。这样可以进行很小的渐进式更改，改善训练，并为成功提供更多机会。如果小型任务成功，复杂的业务流程和更具活力的解决方案就更有可能成功。
无目标管理
在项目开始时设定的那些目标和关键绩效指标常常被放弃。一旦系统运行，签入这些工作流并持续实现目标将成为一项可能被丢弃或忽略的任务。但是，这样流程就变成非自动化。员工意识到漏掉了一个步骤，因此决定每天手动介入以完成一项职能。或者任务变得非常缓慢，以至于一个为期两天的目标变成了一个为期五天的目标。
解决方案：需要对系统进行监控和持续管理。一旦实施，系统就可能需要进行更改或调整；对业务的动态性持开放态度对于成功至关重要。