什么是业务流程分析?

业务流程分析是指研究数据和深入分析业务的过程,通常是实时的,以找到提高业务效率和盈利能力的方法。它仔细审查所涉及的流程和文件,各方和利益攸关方,以及沟通和信息交换。

业务流程分析是一种数字工具,用于对组织日常业务中生成的数据执行业务流程分析。

业务流程分析模型

业务流程分析的目标是让组织获得对内部和外部多个系统的复杂业务流程的端到端可见性。通过业务流程分析,组织可以确定需要改进的核心流程,并相应地对其进行优化。

如果您的企业正在经历:

  • 客户投诉增加
  • 订单配送延迟
  • 未自动化或未优化的流程
  • 您的团队发现缺少该流程,并希望用新流程取代

那就是该执行业务流程分析的时候了。

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业务流程分析方法

业务流程分析包括大量的技巧和技能:

  • 评估周转时间
  • 衡量运行成本
  • 流程的质量和性能
  • 通过静态或动态视觉模型进行流程建模
  • 从头到尾收集数据
  • 价值链分析
  • 功能分解

总之,对企业各个部分进行评估可以提供全面的概览,并实现彻底和有针对性的改进。以下是业务流程分析中遵循的核心步骤:

1.确定需要改进的流程

此处的目标是查看对实现业务目标至关重要的流程,找出其中的缺陷并加以消除。

2.建立业务流程分析师的核心团队

通常,最佳洞见来自与所分析流程密切相关的人员。他们每天都在使用流程,并已经熟悉协议、步骤、瓶颈和缺陷,并且可能有改进的想法。即使聘请了数据科学家等外部专业人员,他们仍然可以与您的团队会面,一起集思广益解决方案。

3.创建 “原样” 流程图

将业务流程的各个组成部分(包括不同形式)拼合在一起,要创建当前实践最准确的视觉呈现:

  • 流程发起者事件是一个良好起点。例如,关于前一个流程段到达或完成的关键通信。
  • 在标准流程格式中,责任是通过使用通道来定义的,即图表中描述团队任务或职位任务的区域。
  • 按通道定义任务及其关系。例如,在每个通道中,指明需要完成的任务,是继续前面的沟通、概述下一步,还是指定应该执行该步骤的个人。关联后续事件。
  • 通过定义的行为标记流程的结束,例如 “订单已完成” 或 “查询已解决”。

本练习将过程定义为 “原样”,即它现在存在的方式。这有助于识别将在后续步骤中消除的缺陷和瓶颈。

4.建模 “未来” 流程

顾名思义,“未来” 模式旨在反映新的和改进的流程,与组织的目标保持一致。

业务流程分析中采用的技术

有一些标准的数据分析技术可用于整个业务流程分析,包括:

  1. 差距分析:查找特定流程中缺失的信息。
  2. 增值分析:它阐明了现有流程中的每一项活动是否都能为流程增值,是否有助于实现预期的结果,以及是否有助于实现组织的目标。如果存在不一致的活动或步骤,则必须将其删除。
  3. 根本原因分析:顾名思义,它揭示了问题的根本原因以及解决问题可以采取的措施。
  4. 观察:这包括观察现场或实地的操作,并注意事件的实际发展情况。
  5. 经验审查:从对相关流程有第一手现场或实地经验的人员那里获得有价值的信息。

运行业务流程分析的好处

业务流程分析最常见的好处包括:

  • 清晰的流程文档,更深入地了解流程中的步骤。
  • 生成有关流程是否实现预期结果的有用信息。
  • 确定导致流程完成延迟的障碍。
  • 确定哪些用户操作阻碍了流程。
  • 查明效率低下的根源。
  • 为参与相关流程的新员工创建更好的培训材料和计划。

通过使用诸如业务流程自动化软件之类的工具,业务流程分析变得更加强大。这使组织能够使用数据来分析当前流程对业务目标的贡献,并查看改进建议。

事实上,自动化这些流程在精简和简化复杂、混乱或冗余的流程方面具有总体优势。自动化有一个受欢迎的附带后果,就是它为更高效的业务流程分析提供了数据和见解。

自动化流程具有以下优势:

  • 更高效的工作流程,也更易于分析
  • 流程中涉及的所有步骤具有更高的可见性
  • 成本最小化
  • 更高的利润率
  • 实时流程更新和报告生成
  • 细致的数据收集
  • 集中式数据存储和轻松访问数据集
  • 通过预测分析进行数据驱动的业务决策
  • 更有效地利用人力和资源

从业务流程分析的角度来看,数据具有特殊的价值。

业务流程分析:几个关键应用领域

公司将业务流程分析应用于各种咨询服务以及解决方案的实施。它对以下情况特别有用:

  • 记录隐性知识或将日常操作写在纸上的流程,有时还记录未记录的流程。例如,私营部门和公共部门都使用业务流程分析来设计和更新流程手册。
  • 分析国际贸易中的行动、文件和数据,以及商业、物流、财务程序和规章制度。
  • 清除重复且不必要的耗时元素,例如多个表单或冗余数据捕获。
  • 发现改进机会,例如缩减数据需求或减少不必要的文档数量。

业务流程分析的应用示例

大多数行业和工作流都能从业务流程分析中获得重大收益。以下是其在金融、零售和医疗保健行业应用的几个关键示例。

财务:贸易结算流程

通过了解贸易结算流程,企业可以管理客户体验并答复询问状态的问题。它还有助于避免可能因错过操作或错误而受到的处罚,通过更快的直通式处理降低结算风险。

业务流程分析是贸易便利化举措的核心,这些举措与改变 “原样” 运营和流程有关。在需要改进以简化连接相关方的 “未来” 流程的情况下,它也可用于项目和解决方案设计。

“买入-配送-付款参考数据模型” 是业务流程分析与数据分析相结合的极佳示例。它确定了国际供应链中的关键商业、监管、物流和支付程序。它还概述了利益相关者之间的信息流,尤其是供应商、客户、中介机构和权威机构之间的信息流。

此模型可用于范围界定阶段,也可用于详细的 “未来” 流程建模阶段,以定义本地业务流程需求。它还为制定国际供应贸易可能需要的全球统一的数据交换规范奠定了基础。

零售:供应链分析

业务流程分析可以帮助您跟踪链中每个环节的订单履行情况。如果商品在运输途中出现任何不可避免的延误、损坏或丢失,关注订单的实时状态对于管理买家的期望非常有用。它还有助于采取先发制人的措施来应对此类事件中任何潜在的收入损失。

在实体零售店中,业务流程分析与数据分析相结合,有助于缩小主要收入驱动因素的范围。例如,现代销售点硬件和软件具有生成重要指标报告的功能。您不仅可以量化买家数量,还可以量化您的主要卖家、主要营业时间、客流量、购物篮规模、销售趋势和利润率。

医疗保健:大量数据管理

传统上,与大多数其他行业相比,医疗保健业使用业务数据的频率和全面程度要低得多,但现在这种情况正在发生变化。

在医疗保健领域应用业务流程分析可将数据转换为可传回给最终用户的信息。电子病历和其他电子数据机制的采用使分析工具的应用更容易追踪,因为它们提供了可据以采取行动的基本电子数据。在收集医疗数据管理方面仍然存在隐私问题,但总体而言,还有很多尚未开发的潜力。

业务流程分析提供了机会,例如能够在提高医疗保健质量的同时提高医疗保健的效率、挖掘通用数据、降低成本以及有效应对灾难等等。使用业务流程分析来管理理赔生命周期还有助于避免处罚和更高效地管理收入周期。

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流程在生成数据以运行业务分析方面的重要性

流程是从头开始建立业务的关键。它们是组织实现其目标和愿望的操作手段。

业务流程分析提供的洞见不仅从客户体验的角度来看至关重要,而且从高层、监管和合规的角度来看也是至关重要的。

要使任何业务流程优化取得成功,都必须准确反映业务执行情况,例如用户如何在各种界面上与您的品牌进行交互、应用程序如何执行以及事情是如何发生的。数据是企业获得这种洞见的最有价值的工具。

为什么现代企业必须利用数据作为业务流程分析的一部分

业务流程分析是成功进行流程分析必不可少的工具。任何在线的企业只要通过日常运营就能产生大量的事件数据。如今,大型企业组织生成的数据量估计将以每年 40% 到 60% 的速度增长。

这些数据存储在数据库、事务日志、社交媒体评论、电子邮件、语音日志等中。它通常过于非结构化、分散和毫无关联,无法一目了然地获得洞见。简单地存储数据根本没有用处。

现在,如果要将这些数据进行跨孤岛整合,并在整个组织内轻松访问,那么它就可以成为名副其实的信息金矿。它包含隐藏在流程中肉眼看不见的洞见和模式。它们有可能让利益相关者进行创新、构思和改造企业的运营方式。

这就是为什么各行各业的商业组织都在考虑数据分析,特别是业务流程分析,以处理和挖掘这些数据,发现其中隐藏的改变游戏规则的知识。

运行业务流程数据分析的优势

借助业务流程分析,您可以识别和定位当前的运营问题,并使用数据消除瓶颈并优化业务流程。

业务流程分析使您能够监控和图形化分析吞吐量以及积压的关键数据。您可以全面了解从所有重要系统到运行核心业务流程的业务流程运营。

业务流程数据分析:主要挑战

利用数据为业务流程分析做出贡献的典型挑战包括:

  • 雇用合适的人员来运行分析。随着数据的指数级增长,数据科学家和分析师的重要性也在提高,但人才仍然相对短缺。
  • 将来自多个不同来源的大量数据集合并和同步到一个分析平台上。这一点至关重要,因为如果有任何遗漏或忽视,过程分析将产生错误的发现和洞见。
  • 组织内部经常存在沟通缺口。从业务流程分析中获得的洞见有时无法提供给最需要的人员或部门。因此,一个过程中的重要要素可能会被遗漏。

简而言之,真正的流程改进建立在对真实过程的准确理解的基础上。流程的自动化可让您实现部分目标。将业务流程分析和数据分析整合到您的日常运营和标准流程中,可以获得宝贵的洞见,您可将其用于优化企业的各个方面。