什么是 BPMS？
业务流程管理套件 (BPMS) 是一种自动化工具，可帮助分析、建模、实施和监控业务流程。它可以识别日常业务实践中耗费公司时间和金钱的漏洞，并有助于对其进行控制。通过这种方式，它提高了公司员工的效率。
客户管理、员工招聘、开票、库存管理和合规性文档（涉及大量复杂的数据管理）等流程可以使用 BPMS 实现自动化。
组织可以在哪里使用 BPMS？
BPMS 应用于组织中的流程以产生业务成效。该流程必须是可重复的或定期完成的，例如雇用员工、运送包裹、支付工资，或者管理合规性证书、许可证、账户、发票、客户服务、IT 和财务。目标是减少由于人为错误而导致的错误和延迟。
BPMS 在日常商业生活中的一些常见用途包括增强采购订单流程、优化内容营销工作流程以及管理医疗保健结果：
改进采购订单流程
在履行采购订单的过程中，有时可能会丢失一些必要的详细信息。这会导致大量混乱、时间浪费和生产力损失。采购订单有几个主要阶段，在此过程中的任何时候数据都可能丢失：
- 采购订单的创建及其所经历的审批流程
- 订单的处理
- 订单的配送
- 完成该流程的付款程序
任何处理批量订单的组织都知道拥有一个万无一失的系统来保持订单流动的重要性。如果不这样做，企业将面临巨大的风险。这就是 BPMS 的用武之地，以确保整个过程是无缝的，并且在此过程中不会遇到任何障碍（或数据丢失）。
内容营销
内容营销看起来很简单，无非就是了解产品和客户，开发信息传递，创建内容并将其发送出去。但是，除此之外，它还包括很多内容。内容营销过程的平均周期很长：
- 编写符合简介的内容，通常提供多个选择
- 编辑，要经过层层把关并提交到不同的部门
- 设计，以确保更好的品牌形象
- 发布资料并将其分发到各种媒体
- 监控内容的效果并收集分析和洞见。
BPMS 解决方案可确保从一个环节到另一个环节的顺畅工作流程。它还为所有相关人员提供了发现任何冗余和低效率的能力，并努力修复这些问题以确保获得更好的结果。
医疗保健管理
住院治疗可能对患者造成很大痛苦。入院和出院过程中的任何中断只会加剧这种痛苦。仅入院过程就有几个阶段，从信息收集、获取病历、保险详细信息和房间偏好。账单的生成牵扯到几个部门，从护理到外科手术，再到家政服务，再到辅助医疗需求等等。BPMS 流程可确保各个阶段的细节不会被遗忘或遗漏。效率得到提高，患者得到照顾，承受的压力更小，并且不会错过任何过程。
BPMS 的类型
BPMS 系统大致可分为三种类型：
- 以集成为中心的 BPMS：该系统处理需要最少或无需人工交互的现有流程。这取决于计算机和基于互联网的应用程序的集成。例如，销售团队使用的数据可以通过集成从存储在客户关系管理 (CRM) 工具中的营销工具接收的数据来获得。尽管这些信息由一个团队使用，但它是从多处整合而来。
- 以人为本的 BPMS：这是一种更直接的方法，其中人是每一步的决策者。不过，他们以可视化界面为指导，以更好地了解决策过程。雇用员工就是一个示例。从发布招聘申请到审查申请和人力资源部门处理，每一步都完全由人工完成。
- 以文档为中心的 BPMS：此流程完全取决于流程文档。它需要在工作流程的每一点进行多次批准。以预算审批为例，以文档为中心的 BPMS 需要在多个层面进行审批。
BPMS 工作原理
高效的 BPMS 不仅需要改进流程，还需要这些流程的自动化，而这一切都由软件来处理。该软件可以规划整个流程工作流，并在虚拟环境中对其进行测试，同时假设变量和结果，识别瓶颈并消除瓶颈。然后部署新测试的流程。BPMS 并不止于此。接下来，它将持续监控工作流的有效性和效率。
BPM 套件工作流基于业务流程管理步骤：分析、设计、建模、执行、监控和优化。
分析
这是研究现有做法并分析其延迟的过程。我们会对工作流的各个方面进行分析，并制定指标以进行比较。该过程的初始版本称为 “原样”。
设计
此过程涉及通过设计更高效的工作流来纠正 “原样” 流程的缺陷和延迟。该设计旨在纠正导致瓶颈和效率低下的工作流和流程。它针对标准操作流程中的所有警报和升级，并通过更高效的流程进行纠正。
建模
现在，该设计通过修复每个流程的问责制和冗余的方式来显示在流程图中。它引入了诸如 “if” 和 “when” 之类的条件循环，每个点都有变量，以确定旧流程的不同结果，例如当未达目标输出到或上一步的结果是否令人满意时要采取的步骤。
理想的业务建模工具应该易于阅读，易于沟通，价格便宜，符合行业标准，并具有冗余功能。模型应具有图形界面以及工作流编辑器和模拟器。该流程的这种模型称为 “待定” 流程。
执行
成功建模和仿真工作流设计后，下一步就是执行流程。在将其部署到更大的群体之前，先在较小的群体中对其进行测试。为保护敏感信息，实施了访问限制。这些流程要么是自动的，要么是手动的。
监控
在这里，跟踪各个流程并得出统计数据。分析每一步的绩效以确定其有效性。它还有助于识别瓶颈和安全漏洞。根据企业需要的信息，可以使用不同级别的监控。它可以是实时的，也可以是临时的。监控涉及流程挖掘，在此过程中，对事件日志进行分析，并在当前流程和先前流程之间进行比较。它会暴露了两个流程之间的差异和瓶颈。
优化
在此步骤中，将分析从监控中获得的数据，并实施所需的任何更改以提高工作流的效率。
理想 BPMS 的特点
BPMS 的目标是尽可能多地实现业务自动化，并高效运行以获得长期利益。但是，设计不当且不直观的软件可能弊大于利。理想的 BPMS 必须具有以下功能：
- 用于流程设计的用户友好界面
- 直观、简化的流程图
- 基于云的存储可提供更好的稳定性和可靠性
- 可自定义和集成的仪表板和报表
- 自动实时警报。
BPMS 面临的挑战
与大多数企业转向自动化一样，最大的挑战将是软件是否具备提供正确解决方案的可靠性。有效的 BPMS 将易于使用，不需要额外的服务来解码其分析。
维护和升级方面的挑战
大多数传统封装的 BPMS 都难以维护和升级。它们需要专家和内部人才的额外培训才能进行维护和解码。比起其最初目的，这样做成本更高且更加不可靠。它们是一次性购买的，许可证升级的成本很高。这些软件包可能变得难以维护和升级，并且通常对市场情况不太了解。它们还需要专业人员随时操作它，从长远来看，这使其变得不可靠。
基于云的 BPMS 工具基于软件即服务 (SaaS) 模式，克服了所有这些挑战。这使得设置和部署变得容易。借助全天候支持，数据可以随时随地访问。由于基于云的工具采用订阅方式，而不是一次性支付许可证费用，因此它允许公司在扩展之前以较小的规模进行尝试。与传统封装的工具相比，这使其更具成本效益。
多功能的挑战
具有太多复杂功能的 BPMS 也是需要避免的事情。这会再次要求该组织接受额外的培训和成本管理，才能使用这些方面的软件。功能过多也可能导致集成问题。复杂的功能不仅使人们难以理解该软件，而且难以与其他平台（如MS Office Suite，G Suite 或其他管理套件）集成。集成对于解码用于分析或基本决策的信息至关重要。它有助于传达分析结果和其他生成的报告，无需额外干预。
基于云的解决方案允许用户选择退出不需要的功能，从而简化功能的数量。这些功能可以随时添加或删除，是一种更经济实惠的选择。
购买精心设计的套件所面临的挑战
另一个关键挑战是如何获得良好、直观的设计。简单的界面使所有利益相关者都能更轻松地参与决策，而不必让更多的人才来解码信息。太多的功能需要许多用户对其进行解码。同样，设计中的功能太少会过于简化决策过程，可能无法提供准确的结果。
提高用户友好性
BPMS 的理念是简化业务流程并提高其效率。流程的设计不仅应该允许每个参与的利益相关者控制任务的设置，还应该使用功能性仪表板和用户友好的界面，且无需进行编码。
内部部署选项将无法获得适当的售后客户支持。这些产品以一次性套餐的形式出售，升级选项有限。当技术发生变化时，为该软件包进行培训所花费的时间将白费。集成应该是 BPMS 的一项关键功能。任何组织中的信息和数据都会跨系统和部门移动，因此预先集成 MS Office、G Suite、会计和人力资源套件等平台是解码和理解 BPMS 数据的理想选择。
尽管 BPMS 的理念是跨部门实现流程自动化，但过多的流程图和图迫使整个系统像编程精良的机器人一样运行。应该以允许用户使用可视化模型根据自己的观点来映射流程为目标。这样系统能够管理更复杂的流程，而不是使用严格 “是” 或 “否” 规则获得有限的结果。系统应遵循更加以人为本的工作流。
自动化是实施 BPMS 的关键目标。尽管 BPMS 是一个系统，而不是特定的软件或硬件，但个体技术在使 BPMS 更高效和更有效方面起着重要作用。该软件可自动执行 BPMS 的大部分功能，例如建模和监控。它消除了为此目的雇用和维护专门技能的成本。由一个软件完成所有这些繁重的工作，也使移动该技术变得更加容易，而无需太多开销。理想的 BPMS 应该使所有利益相关者和用户的流程变得简单、直观、自动化和顺畅。