O que é a análise de causa raiz?

Todo problema tem uma causa, e a análise de causa raiz é o termo coletivo que abrange todas as ferramentas, técnicas e abordagens que as organizações usam para encontrar a causa dos problemas. Enquanto algumas abordagens de análise de causa raiz tendem a identificar as verdadeiras causas raiz, outras são voltadas para a solução genérica de problemas. Algumas outras abordagens existem para fornecer suporte às atividades de análise de causa raiz.

Por que a necessidade de análise de causa raiz

Problemas recorrentes são a ruína da manufatura. Esses problemas resultam em uma quantidade injustificada de desperdício, como mau funcionamento da máquina, redesenho de um produto, desperdício de recursos e perda de tempo. Muitas vezes, quando os técnicos reparam ou resolvem problemas, as organizações acreditam que a causa principal foi tratada. Na maioria dos casos, os técnicos resolvem apenas os sintomas, e o problema principal volta a ocorrer.

Quando realizada corretamente, uma análise de causa raiz identifica os problemas específicos que levam a problemas com os sistemas. Ele identifica qualquer elemento não conforme e fornece dados para evitar que isso aconteça novamente.

Quando as organizações realizam análises de causa raiz, elas descobrem o que aconteceu, por quê e como evitar que isso ocorra novamente. A análise de causa raiz também descreve quaisquer melhorias que os técnicos precisam fazer para garantir que o problema não se repita. Com o uso correto da análise de causa raiz, as organizações podem eliminar problemas repetidos.

Os métodos de análise de causa raiz não se destinam apenas aos processos de fabricação, embora seja onde são usados principalmente. Existem outras setores onde ela pode ser aplicada. Suas diversas metodologias são utilizadas de forma estruturada para solucionar problemas como:

• Problemas de controle de qualidade
• Análise de incidentes de saúde
• Análise de acidentes
• Análise de falhas em engenharia
• Transições de gerenciamento e atividades de melhoria
• Análise de computadores e software
• Pedidos ou envios incorretos

A análise de causa raiz se aplica a muitos tipos de problemas que qualquer empresa pode enfrentar no dia a dia. Os processos podem ser mapeados e analisados e qualquer causa raiz pode ser encontrada e corrigida. O resultado é um cliente satisfeito e uma empresa que economiza nos custos de operação.

Como funciona a análise de causa raiz?

A análise de causa raiz é uma etapa dos exercícios de solução de problemas organizacionais, e há muitas ferramentas de análise de causa raiz que as organizações podem usar. Embora alguns desses exercícios possam ser realizados por um indivíduo em nome da organização, geralmente uma equipe multifuncional alcança os melhores resultados. As chances de encontrar a causa raiz real aumentam com uma equipe no local.

Numerosos processos de resolução de problemas (como 8D, Six Sigma/DMAIC ou mesmo Kaizen) fazem uso da análise de causa raiz, que é uma etapa crítica em cada um deles.

Passo 1: montar uma equipe

Uma equipe de análise de causa raiz precisa ter uma compreensão clara e um conhecimento profundo dos processos que examinam, pois realizarão quaisquer medidas corretivas. Os membros da equipe precisam representar todos os aspectos da questão: desde a avaliação da qualidade até os protocolos de processo. Cada membro da equipe traz conhecimento e experiência únicos.

Etapa 2: começar pelo problema

Antes de tentar a análise de causa raiz, uma equipe deve identificar e definir o problema:

• Quem descobriu primeiro o problema?
• O que aconteceu exatamente, com o máximo de detalhes possível?
• Em que ponto do processo esse problema foi percebido?
• Quando o problema foi encontrado?
• Quantas vezes aconteceu até agora?
• Existe um padrão de ocorrência?
• Como o problema foi detectado?

Com todas essas informações, a equipe pode querer descobrir detalhes específicos para obter uma compreensão mais completa do problema. Pode haver uma necessidade neste momento de contenção de curto prazo ou medidas corretivas. A equipe precisará revisar todas as informações coletadas para definir o possível problema com base nos fatos e dados. Uma vez que eles identificam o problema, o processo de análise de causa raiz começa.

Etapa 3: usar as ferramentas corretas para análise de causa raiz

Várias ferramentas são usadas na análise de causa raiz e todas são projetadas de forma diferente:

É / Não é

Esse método pode ser usado em qualquer ponto da análise de causa raiz, como na definição do escopo de um problema ou no planejamento de uma solução. Em ambos os casos, ajuda a equipe a se concentrar e decidir o que deve e o que não deve ser incluído. Se as fronteiras do problema não estiverem claramente definidas, a equipe pode acabar perdendo o controle e trabalhando em problemas de pouca consequência. No processo é/não é, a equipe responde a uma série de perguntas, como:

• A quem esse problema afeta?
• A equipe em questão tem a autoridade necessária para resolver esse problema?
• O que já se sabe sobre o problema?
• O cliente será impactado de alguma forma?
• A equipe pode fazer algo sobre isso?

A equipe deve fazer essas perguntas para chegar a uma definição e escopo claros do problema.

Diagrama de Ishikawa

Também conhecido como diagrama espinha de peixe, esta é uma ferramenta útil que chega às causas mais prováveis de um problema. O nome vem do fato de que a imagem final se assemelha a um esqueleto de peixe com o problema sendo delineado em uma caixa no final. O corpo do diagrama analisa os 6Ms: homem, material, método, máquina, medição e mãe-natureza (o último sendo uma referência ao meio ambiente).

O diagrama é criado da direita para a esquerda, com cada “osso” principal se ramificando em menores, com detalhes relacionados mais sutis. É aqui que a equipe faz um brainstorming e apresenta o maior número possível de possibilidades. Todas as ideias devem ser colocadas na posição correta no diagrama. Quando todas as possibilidades estiverem no quadro, a equipe poderá avaliar as causas potenciais com base nos níveis de importância e na probabilidade de falha dessa possibilidade. Uma hierarquia pode ser construída dessa maneira. De dentro da hierarquia, a equipe pode optar por se aprofundar em causas específicas para investigar mais.

Os 5 porquês

Simplesmente pergunte “por quê?” até que você passe por todos os sintomas e chegue à causa raiz. Esta é uma ferramenta que é frequentemente usada em atividades de resolução de problemas. Ela pode ser usada sozinha ou com outras ferramentas de análise, como o diagrama de causa e efeito.

Empregar os cinco porquês funciona melhor quando as pessoas que respondem às perguntas são aquelas que trabalham na questão de maneira prática. Repetir o “porquê” ajuda a ir até a causa raiz. Uma regra geral é que, no momento em que o quinto “porquê” for perguntado, você identificou a causa raiz (antes disso você pode acabar abordando um sintoma). No formato dos cinco porquês, você também pode ter três maneiras distintas de abordar os problemas: por que algo ocorreu, por que não foi detectado antes e por que os sistemas falharam para que isso ocorresse? Quando cada área é explorada, as chances de entender a causa aumentam.

Modos de falha e análise de efeitos

Essa ferramenta ajuda a identificar vários motivos de falha que podem existir em qualquer sistema ou processo. Em empresas maiores, se for detectado um problema sério com o processo ou com o produto, toda a equipe terá que trabalhar na revisão de todos os modos de falha e efeitos específicos do problema. A equipe deve determinar se o problema (ou o impacto da falha) foi determinado pelos modos de falha e método de análise de efeitos, e com que precisão essa equipe avaliou o risco. Se o problema não for identificado por esta etapa, a equipe terá que fazer o seguinte:

• Determinar que o problema atual é um problema de projeto ou processo
• Determinar o impacto descrevendo a gravidade do problema
• Listar todas as causas possíveis e o número de vezes que ocorreram

Se um processo estiver sob revisão, os princípios de modos de falha e análise de efeitos devem ser aplicados ao fluxo ou diagrama do processo para encontrar a causa raiz. A equipe pode então identificar um ponto de fuga no processo mais próximo de onde a causa raiz não foi detectada. Neste ponto, eles terão que documentar quaisquer controles em vigor que estejam impedindo a detecção do problema. Eles devem fazer uma lista de possíveis ações adicionais que podem impedir a recorrência do problema e, em seguida, executar uma solução oportuna.

Etapa 3: formar um plano de ação

Quando a equipe encontrar a causa raiz com qualquer ferramenta, terá que apresentar as medidas corretas e ações corretivas. Além disso, a equipe desenvolverá um plano para a implementação dessas medidas corretivas, que geralmente são de duas categorias: soluções de curto prazo ou de longo prazo.

Soluções de curto prazo podem ser implementadas em menos de uma semana. Qualquer coisa maior que uma semana é classificada como uma medida de longo prazo.

Medidas de longo prazo, também chamadas de medidas permanentes, geralmente são complexas e podem precisar de recursos adicionais para serem implementadas com precisão. Elas devem ser implementadas no prazo de um mês ou serão entregues à equipe de melhoria contínua para avaliação regular.

Dentro da avaliação regular, as medidas corretivas devem ser definidas e alcançáveis pelo membro da equipe designado. O plano de ação deve ser abrangente e incluir prazos para cada medida corretiva. Em alguns casos, as medidas corretivas exigirão o trabalho em equipe de vários departamentos, em sequência ou em conjunto. Nesses casos, os planos de ação devem criar um rastreador para avaliação de progresso apropriada.

Etapa 4: plano de verificação

Um plano de verificação, ou plano de validação, é usado para documentar o impacto das medidas corretivas. Isso pode ser feito por meio de gravação de dados ou ferramentas de auditoria usadas na análise de causa raiz. As equipes podem coletar evidências para validar a eficácia das medidas. Além disso, a equipe deve se reunir em um mês para revisar a eficiência de suas soluções e garantir que nada mais seja necessário.

Dicas para realizar uma análise eficaz da causa raiz

Continue fazendo perguntas: faça perguntas que esclareçam mais as informações para aproximá-lo de respostas melhores. Quanto mais cada causa potencial for interrogada, mais chances você terá de encontrar a causa raiz e não um sintoma. Depois de identificar a causa raiz, examine-a mais detalhadamente com perguntas como: existe uma alternativa para essa possibilidade ou por que essa é a resposta? Trabalhar de forma simples, com perguntas como “por quê” e “como” e “o quê” é o melhor caminho a seguir.

Use o trabalho em equipe e novos olhos: a análise de raízes requer trabalho em equipe e várias mentes. Trazer um novo conjunto de olhos ajuda a ver as coisas de uma perspectiva diferente. Obter pontos de vista adicionais pode levar os membros da equipe a desafiar suas suposições.

Planeje a análise futura: esteja preparado para versões futuras da análise de causa raiz. Faça anotações e analise o processo que você adotou. Procure técnicas e métodos que funcionem com seus requisitos específicos: negócio ou ambiente. É uma boa ideia realizar uma análise de causa raiz também para seus sucessos, para que você possa repeti-los no futuro.

A análise de causa raiz é a ferramenta ideal para entender onde ocorrem os problemas. Normalmente é usada para diagnosticar problemas, mas funciona bem também para analisar a causa do sucesso. Com essa forma de análise, você pode priorizar e nutrir fatores-chave, bem como criar modelos que possam replicar o sucesso.