O que são dados de referência?

Os dados de referência são um subconjunto especial de dados mestre usados para classificação em toda a organização. Eles podem ser usados no gerenciamento de dados para definir as características de um identificador. Se os dados forem mandados externamente ou criados internamente, eles são inequívocos e inegociáveis. Os dados de referência incluem hierarquias complexas, mapeamentos e muito mais. Os dados de referência podem ser originados internamente (dentro de uma organização) ou externamente (coletados de outras fontes de dados). Também pode ser descrito em relacionamentos um para um, um para muitos ou hierarquias.

Organizações, como o MDM Institute, descrevem duas variedades principais de dados de referência: dados de referência de vários domínios versus dados de referência em tempo real. Os dados de referência de vários domínios não são específicos do setor e podem abranger várias áreas funcionais (finanças, risco e conformidade, recursos humanos, etc.) e tipos de conteúdo (códigos de país ISO e outros dados de referência não voláteis) que devem ser controlados e compartilhados. Os dados de referência em tempo real são normalmente usados na indústria de mercado de capitais (corretores, gestores de ativos e firmas de serviços de títulos), bem como no comando e controle de mercados militares / de inteligência. Ele também é cada vez mais usado em aplicativos de Internet das Coisas (IoT) que exigem marcação de metadados de fontes de dados de streaming em big data lakes (grandes repositórios de dados).

De acordo com o MDM Institute, os dados de referência podem ser públicos ou privados e conectam diferentes domínios e aplicativos em valores e semânticos consistentes para criar visualizações e hierarquias de vários domínios. Por exemplo, dados que conectam clientes e produtos, como informações de contabilidade de custo / receita, pessoal de vendas, unidades de negócios, geografias ou dados do setor, seriam incluídos nos dados de referência.

Qual é a diferença entre dados de referência e dados mestre?

É importante entender a diferença entre dados de referência e dados mestre . Onde os dados mestre representam as partes principais do negócio, incluindo dados do cliente e dados relacionados às atividades e transações comerciais, os dados de referência representam um conjunto de dados permitidos a serem usados dos dados mestre para classificação. Além disso, as alterações nos dados de referência geralmente ocorrem lentamente ao longo do tempo, como um reflexo direto de quaisquer alterações nos processos de negócios, enquanto as alterações nos dados mestre ocorrerão nos processos de negócios padrão. Embora os dados de referência raramente sejam alterados, essas pequenas alterações ao longo do tempo devem ser gerenciadas e sincronizadas em toda a organização. Esse é um desafio que muitas empresas enfrentam e devem combater com princípios de governança e gerenciamento de dados de referência consistentes.

Exemplos de dados de referência

Aqui estão alguns exemplos de dados de referência:

• Códigos postais
• Códigos de transação
• Centros de custo
• Hierarquias financeiras
• Códigos de estado ou país
• Moedas
• Tipos de unidade organizacional
• Códigos de idioma
• Segmentos de clientes
• Tarefas e processos de negócios

Por que os dados de referência são importantes?

Por causa das conexões complexas entre domínios e aplicativos compostos de dados de referência, o gerenciamento desses dados pode apresentar alguns desafios. É por isso que o gerenciamento de dados de referência ( RDM ) é tão importante para lidar com problemas potenciais como governança, controle de versão e hierarquias personalizadas. Os dados de referência devem ser definidos em relação aos termos de negócios e configurados em relação às regras criadas pela empresa, gerenciados em hierarquias, compartilhados para colaboração e monitorados para alterações feitas por diferentes usuários, qualidade de dados e relatórios.

Os dados de referência estão em todos os lugares e devem ser gerenciados para que os sistemas de uma organização operem em sincronia com dados interoperáveis e precisos. Sem esse gerenciamento, os dados de referência são isolados dentro de uma organização e normalmente definidos e gerenciados de forma diferente de aplicativo para aplicativo, perdendo a precisão e tornando-se ineficientes em termos de custos.

Benefícios do gerenciamento e distribuição de dados de referência

Variações nos dados de referência de uma organização podem causar sérios problemas de qualidade de dados, causando tempo de inatividade, imprecisão e tomada de decisão inadequada. Mas com uma forma centralizada de gerenciar seus dados de referência, uma organização pode capitalizar os benefícios listados abaixo:

• Custos de TI reduzidos : com uma central para armazenar e gerenciar dados de referência, as organizações podem cortar os custos de armazenamento associados de vários sistemas. Isso também irá acelerar o tempo e o dinheiro gastos na modificação de dados de referência em toda a empresa.
• Atualizações ágeis : Isso também ajudará a reduzir os esforços envolvidos na alteração e atualização dos dados de referência. Por sua vez, reduzindo o tempo necessário para projetos de integração de dados.
• Riscos reduzidos : conforme mencionado, dados de referência insatisfatórios significam dados de baixa qualidade, o que pode ser arriscado em termos de tomada de decisões de negócios sobre dados imprecisos e em termos de cumprimento das regulamentações de dados. Ao colocar controles em torno dos dados de referência e auditar alterações neles, as organizações podem reduzir muito o risco de dados incorretos ou inconsistentes.
• Relatórios de BI aprimorados : os dados de referência também informam os relatórios de inteligência de negócios ( BI). O melhor gerenciamento dos dados de referência garante que os relatórios de uma organização sejam precisos e confiáveis para os usuários de negócios possa usar nos processos de tomada de decisão.

Quem tem dados de referência?

Todas as empresas em todos os setores possuem dados de referência. Abaixo estão alguns setores nos quais os dados de referência são extensos e o gerenciamento bem-sucedido deles é, portanto, crucial:

• Serviços bancários e financeiros : os identificadores seguros são frequentemente usados no setor financeiro para fazer negócios ou concluir transações. Esses marcadores são uma forma de dados de referência e essenciais para a indústria.
• Governo / setor público : os dados de referência são frequentemente usados por governos e outros órgãos reguladores para rastrear registros públicos e manter a consistência em várias organizações.
• Saúde : No setor de saúde, os dados de referência são essenciais para garantir associações precisas entre os resultados do laboratório e as informações do paciente, por exemplo.
• Viagem e hospitalidade : companhias aéreas, hotéis, locadoras de veículos e outras empresas relacionadas a viagens dependem de dados de referência para organizar grandes operações e manter experiências de cliente excepcionais.
• Comércio eletrônico : à medida que mais e mais empresas se movem on-line e se distanciam dos modelos tradicionais de negócios, as operações de comércio eletrônico e, portanto, os dados de referência continuarão a crescer em importância. Códigos de transação, informações do cliente e outros dados devem ser vinculados de forma consistente para segurança e eficiência.