O que é a mineração de processos?

A mineração de processos é uma técnica projetada para descobrir, monitorar e melhorar os processos de negócios reais, extraindo o conhecimento prontamente disponível dos logs de eventos dos sistemas de informação.

A mineração de processos ajuda as organizações a obter uma compreensão completa dos processos de suporte aos seus clientes por meio do exame dos processos reais, que geralmente diferem dos processos documentados que eles usam atualmente.

A mineração de processos descobre, monitora e melhora os processos reais com base nas informações dos logs de eventos de negócios. A mineração de processos inclui:

• Descoberta e extração automatizada de processos
• Monitoramento de conformidade
• Mineração de redes sociais
• Construção automatizada de modelos de simulação
• Extensão e reparo de modelos
• recomendações baseadas em histórico
• E mais!

Para descobrir e otimizar processos de negócios, a mineração de processos geralmente segue uma série de etapas:

1. Selecione qualquer processo de negócios
2. Colete logs de eventos de todos os sistemas (geralmente feito automaticamente)
3. Reconstrua e visualize o processo a partir de dados transacionais
4. Identifique e implemente melhorias usando inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina (ML) e modelos de análise
5. Monitore e faça melhorias continuamente com base nessas informações

A mineração de processos permite que os clientes identifiquem problemas de processos de negócios e criem uma lista priorizada mostrando onde estão as ineficiências mais caras em seus negócios. Os benefícios adicionais incluem:

• Maior eficiência com a remoção de gargalos, a melhoria dos tempos de ciclo e a simplificação dos processos
• Redução de custos associada à duplicação, ao retrabalho e a processos manuais
• Conformidade aprimorada ao detectar processos sem conformidade ou fraudes
• Otimização contínua dos negócios, melhorando os processos e monitorando-os em tempo real
• Melhor atendimento e satisfação do cliente por meio de processos aprimorados centrados no cliente

Para obter economias de custo significativas, novas e sustentáveis e melhorias contínuas sem prejudicar sua capacidade de entrega, você precisa de maior transparência e informações sobre seus negócios. Com a mineração de processos orientada por inteligência, os principais interessados podem visualizar, identificar e quantificar rapidamente gargalos e ineficiências em seus negócios. Assim, eles podem identificar uma lista priorizada de mudanças, com as evidências para fornecer melhorias de economia de custos.

Os usuários de negócios e as principais partes interessadas podem detalhar o quanto for necessário para ver a eficiência dos processos e, se houver problemas, o que são e onde eles estão ocorrendo. Esse recurso funciona em todos os sistemas e linhas de negócios:

• Captação de novos clientes e atendimento ao cliente
• Processamento de pedidos, investigações e acordos
• Administração de apólices e ajustes de médio prazo
• Reguladores de sinistros de terceiros, reparadores e assim por diante
• Subscrição
• Compras, RH, finanças e muito mais

Com a mineração de processos, as organizações podem identificar oportunidades de redução de custos anteriormente desconhecidas e mostrar evidências e métricas de problemas.

Por que usar a mineração de processos?

Você tem processos padrão para cada parte do seu negócio. Existe um mapa de rotas claramente definido para cada processo. Por exemplo, aquisição de novas apólices, processamento de pedidos e envio de produtos são exemplos de processos de negócios. Mas, você sabe com que frequência esses processos saem dos trilhos? Ou quais são as consequências quando isso acontece? Sabe onde em seus processos acontecem essas variações da norma? O número de variações pode chegar às centenas ou mesmo aos milhares. A maioria das empresas hoje enfrenta problemas em suas organizações devido a processos de negócios mal compreendidos.

Tradicionalmente, esse tipo de análise era feito manualmente, por meio de entrevistas com funcionários. No entanto, isso era muito propenso a erros, pois dois indivíduos geralmente podem ter visões muito diferentes do mesmo processo, com informações incompletas. Este é um processo muito longo e propenso a erros.

Agora, com a mineração de processos, você pode acessar seu recurso mais precioso: seus dados operacionais e arquivos de log. Todas as transações e interações do usuário são registradas em seus sistemas (Apólices, Pedidos, CRM, por exemplo) como uma pegada digital. Essa pegada digital pode ser analisada para reconstruir como os processos de negócios estão realmente sendo executados, em vez de apenas o que o fluxograma do proprietário do processo mostra. Este é um processo muito rápido e oferece às organizações uma maneira fácil de identificar gargalos.

A mineração de processos, usando IA e ML, pode informar uma empresa onde estão os gargalos e ajudá-la a melhorar os processos. Os resultados da análise de IA são apresentados em uma visualização muito simples para criar visibilidade aos envolvidos, mas também pode apresentar detalhes específicos aos proprietários de processos e às principais partes interessadas de todos os processos principais.

Os esforços de mineração de processos permitem que você analise qualquer parte do seu negócio e obtenha as especificidades de qualquer processo, como tempo, custo ou recursos. A mineração de processos é como colocar sua empresa em um scanner de ressonância magnética. Ela descobre detalhes que eram, até agora, invisíveis. A mineração de processos permite que as organizações vejam claramente o que está funcionando e o que não está funcionando em toda a empresa e por quê. A mineração de processos apresenta métricas e a causa raiz dos problemas para que a organização possa tomar as medidas necessárias para que os processos funcionem sem problemas. A mineração de processos pode levar a economias de custo transformacionais para qualquer organização.

Benefícios da mineração de processos

Com mais informações sobre seus processos de negócios, os benefícios da mineração de processos são muitos:

Descobrir

Descubra o que realmente está acontecendo em seus processos de negócios a partir de dados ao vivo dos aplicativos. Você pode ver como seus processos de negócios operam a partir de dados operacionais reais.

Analisar

Analise seus processos e encontre a causa raiz das ineficiências. Entenda onde você gasta tempo e em quais atividades e identifique onde os gargalos estão localizados. Encontre padrões e comportamentos observando como os recursos executam as atividades do processo.

Verificar

Verifique o desempenho planejado versus o real para que contramedidas possam ser tomadas quando necessário para causar o maior impacto. Pontue seus processos em relação a modelos de referência para obter um desempenho ideal.

Previsão

Use informações de casos históricos para prever o caminho, custo, complexidade e duração de seus casos em andamento. Crie modelos de análise preditiva que possam ser aplicados à sua organização para melhorar a identificação de problemas.

Como funciona a mineração de processos?

Primeiro, a mineração de processos descobre como os processos de negócios funcionam com base em dados reais obtidos dos sistemas operacionais de uma organização. Essa descoberta é realizada automaticamente usando análises descritivas avançadas para descobrir o “processo real”. Com esses dados, a mineração de processos descobre gargalos, determina as atividades mais demoradas e identifica áreas de melhoria em seus processos. Em seguida, usando IA e modelos analíticos, a mineração de processos classifica seus processos de negócios em relação a modelos de referência e aborda problemas de conformidade.

A mineração de processos identifica processos de negócios que são bons candidatos à automação e medição de desempenho antes e depois. Em seguida, os administradores da mineração de processos trabalham com os proprietários do negócio para determinar as áreas de melhoria com base em KPIs e benchmarks do setor, fazendo sugestões para reequilibrar os recursos com base nesse desempenho. Por fim, usando informações de casos históricos, a mineração de processos pode prever os caminhos, custos, complexidade e duração de seus casos em andamento.

Como você pode ver na imagem acima, os processos de negócios geralmente envolvem mover um projeto da posição “a” para “d”. No entanto, existem muitas rotas para chegar lá. Você pode ter diversas variantes em seu modelo. A mineração de processos é capaz de extrair automaticamente todas as variantes possíveis. Sempre que você encontrar uma variante específica, um caso será gerado. Um caso é uma coleção de atividades executadas ao longo do tempo, geralmente por uma pessoa ou sistemas. Ao detalhar todos os dados e visualizações gerados pela mineração de processos, você pode começar a descobrir quais processos seguem rotas típicas e aqueles que têm muitas variantes. A partir daí, você pode fazer melhorias.

Os recursos mais técnicos da mineração de processos incluem:

• Conectividade e extração de dados de log de eventos
• Preparação e e virtualização de dados para unificá-los dados e torná-los utilizáveis
• Computação do algoritmo de mineração de processos
• Armazenamento de variantes, casos e métricas em tabelas
• Visualização e exploração de processos e dados
• Combinação com modelos de IA e ML
• Gerenciamento de casos para levantamento, rastreamento e automação

Estudo de caso de mineração de processos

As organizações que implementaram a mineração de processos obtiveram até 25% de economia de tempo ao descobrir e corrigir gargalos. Na verdade, a Invitalia, a agência nacional de investimento interno e desenvolvimento econômico da Itália, precisava de uma maneira de gerenciar uma grande quantidade de aplicativos e otimizar processos para revisá-los. Seus antigos processos de negócios criaram uma visão incompleta e desatualizada do desempenho da organização. A Invitalia queria reavaliar e melhorar seus processos de negócios de ponta a ponta para economizar tempo e aumentar a escalabilidade para uma melhor tomada de decisão. A organização trabalhou em conjunto com a TIBCO LABS para criar uma solução de mineração de processos e análise visual para melhorar a execução de processos de negócios em toda a empresa. Os resultados foram a redução de tempo e custo, com a identificação e remoção de gargalos. A Invitalia alcançou 100% de conformidade operacional com a segregação de funções, de acordo com a política da empresa, e obteve aprovação de financiamento 35% mais rápida.