O que é a automação de processos?

A automação de processos usa tecnologia para automatizar processos de negócios complexos. Ela normalmente tem três funções: automatizar processos, centralizar informações e reduzir a necessidade de entrada manual. Ela foi projetada para remover gargalos e reduzir erros e perda de dados, ao mesmo tempo em que aumenta a transparência, a comunicação entre os departamentos e a velocidade de processamento.

Pense em uma lavagem de carro. O processo, que é totalmente automatizado, se parece com isso:

• O cliente escolhe o tipo de lavagem que deseja
• O sistema solicita o pagamento do cliente
• Recebe o pagamento do cliente
• Aprova a transação e informa o cliente para dirigir o carro até o lava-jato
• Identifica quando o carro está na posição correta usando um sensor e avisa o motorista para parar
• Usa uma variedade de sensores para identificar a altura e o tamanho do carro
• Executa o programa pré-selecionado e pago. Isso inclui uma série de variáveis, incluindo enxágue, lavagem com sabão e escovas, aplicação de cera e secagem do carro com secador
• Quando concluído, informa o cliente para sair do lava-jato.

Embora seja uma automação muito simples, esse processo é aquele com o qual a maioria das pessoas está familiarizada e integra perfeitamente uma transação digital e a entrada do cliente e transforma isso em uma série mecânica de automações usando software, hardware e comunicação com um sistema de contabilidade.

A automação de processos agiliza um sistema removendo entradas manuais, o que diminui erros, aumenta a velocidade de entrega e a qualidade, minimiza custos e simplifica o processo de negócios. Ela incorpora ferramentas de software, pessoas e processos para criar um fluxo de trabalho totalmente automatizado.

Automação de processos vs. automação de robótica de processos

Algumas pessoas usam esses dois termos de forma intercambiável. No entanto, existem alguns fatores e diferenças importantes entre a automação robótica de processos (RPA) e a automação de processos. Embora ambas automatizem os processos de negócios, é aí que as semelhanças terminam.

A automação de processos tradicional é muito mais ampla em suas aplicações e integrações. Inclui o uso de máquinas para executar tarefas, software, sistemas de dados e armazenamento e atividades de integração. No entanto, a automação robótica de processos é focada em atividades de front-end e emula o trabalho da mesma maneira que um humano faria.

A automação de processos geralmente requer uma grande contribuição de engenheiros e desenvolvedores de TI, enquanto a automação robótica de processos usa robôs que podem ser treinados ou autotreinados. O RPA geralmente é usado para funções de TI, como respostas de e-mail, extração de dados e outras tarefas básicas do sistema que um humano executaria.

A automação de processos de negócios abrange uma enorme variedade de tarefas, incluindo:

• Gerenciar e coletar arquivos de dados
• Automatizar tarefas repetitivas
• Conectar e integrar fontes de dados e serviços

Quando uma organização usaria a automação de processos?

Processos comuns a serem automatizados incluem faturamento, pedidos de vendas, reconciliação contábil, entrada de dados, consultas ao sistema, folha de pagamento, contratação de funcionários ou fornecedores ou desligamentos de funcionários.

Um exemplo típico de quando a automação de processos pode ser extremamente benéfica é em uma empresa de serviços. Ela pode começar a procurar um processo atual que tenha gargalos, seja propenso a erros ou tenha lacunas no sistema. Por exemplo, uma empresa de serviços de refrigeração que deseja automatizar seu processo de folha de serviço pode ver a seguinte situação:

• Um cliente faz uma chamada. Os detalhes são anotados e um trabalho é criado manualmente em um sistema de tarefas.
• A tarefa é assumida por um engenheiro que retorna à base e pega um pedaço de papel com os detalhes.
• O engenheiro realiza o trabalho e escreve na folha de trabalho as peças utilizadas, o tempo gasto, a distância percorrida e qualquer outra informação relevante.
• O engenheiro volta para casa. No dia seguinte, volta ao escritório e entrega a papelada.
• A equipe administrativa processa manualmente a papelada, atualiza o sistema, solicita peças conforme necessário e cobra quilometragem e consumíveis.
• Se o trabalho for concluído, a instância será fechada no sistema de faturamento e a fatura enviada ao cliente. Se forem pedidas peças ou o trabalho exigir mão de obra substancial, esse ciclo pode continuar indefinidamente.

Nesse sistema, há vários pontos no processo onde informações e prazos podem ser perdidos, papelada deixada no local ou qualquer outro tipo de problema. A automação de processos elimina todas as oportunidades de variação e problemas.

A incorporação de hardware, como smartphones, permite que os engenheiros insiram e recebam dados eletronicamente. Usando sistemas de monitoramento de frota, a quilometragem real pode ser obtida do uso diário e aplicada automaticamente à tarefa.

O software desempenha um papel enorme nisso. Por exemplo, o engenheiro que informa as peças que foram usadas pode acionar um alerta automático para solicitar mais sensores ou um tipo de cabo, ou até mesmo enviar um alerta diretamente ao fornecedor. Não há necessidade de aprovação manual dos pedidos de compra, pois o processo é totalmente automatizado e gerado pelo sistema. Assim, uma vez finalizado o trabalho, as informações já estão no sistema, economizando na entrada de dados e em erros no escritório.

Essas automações de processos podem acontecer em qualquer setor e em qualquer tarefa que tenha várias etapas. Pense em processos dentro de uma empresa que são repetitivos e propensos a atrasos, como processamento e aprovações de empréstimos, atendimento ao cliente e gerenciamento de aprovações

Como implementar a automação de processos

Cada organização é diferente, mas os cinco passos básicos permanecem os mesmos.

1. Identifique tarefas e processos que podem ser automatizados

Nem todas as tarefas podem ser automatizadas. No entanto, existem algumas indicações claras, onde alguns processos podem ser facilmente automatizados com o software existente. Pense em tarefas dentro de uma organização que:

• São repetitivas
• Exigem rapidez
• Incluem um número de pessoas e peças
• Precisam de trilhas de auditoria ou conformidade
• Impactam outros processos e sistemas dentro do negócio
• São baseadas em regras, padronizadas
• Têm o potencial de alto retorno sobre o investimento

Encontre essas tarefas e crie um mapa de processo que mostre o sistema atual.

2. Defina suas metas organizacionais

A menos que você tenha uma ideia firme de onde quer chegar, suas mudanças podem não resultar em nenhuma transformação positiva e duradoura. A organização precisa decidir quais são seus objetivos e como a automação ajudará a alcançá-los. Também é importante planejar como o sucesso será medido: menos reclamações de clientes, uma queda no tempo de resposta, um aumento na lucratividade?

Uma vez que você tenha esclarecido seus objetivos, a tomada de decisão se torna muito mais fácil, pois cada escolha simplesmente significa avaliar se nos aproximamos ou afastamos de nossos objetivos.

3. Escolha as ferramentas certas

É aqui que a pesquisa é necessária para encontrar as melhores soluções. É possível se beneficiar do envolvimento de profissionais com experiência na criação de sistemas de automação de processos bem-sucedidos. O sistema ideal é simples e fácil de entender, com interfaces intuitivas e ótima usabilidade. Deve ser escalável, com flexibilidade para crescimento futuro e mudanças dentro da organização. Ele também deve se integrar com software e ferramentas existentes, ser capaz de se comunicar com outros programas e ter um sistema para lidar com dados.

4. Gerenciamento de mudanças

Este é sem dúvida o passo mais importante na transição para a nova automação. Conseguir a adesão dos funcionários e treiná-los no uso do software ajuda a garantir que ele seja usado de forma eficaz e com uma atitude positiva.

Envolver a equipe no processo de planejamento, obter um ciclo de feedback aberto a mudanças de ambos os lados e educação contínua ajudam a fazer uma transição suave para o novo processo.

5. Medir e monitorar

Seu novo processo e as ferramentas usadas não devem ser estáticos. À medida que as necessidades do negócio mudam, o sistema também deve mudar. Monitore continuamente os principais indicadores de desempenho e, se o desempenho cair, avalie o processo e reavalie as necessidades vitais para a longevidade do sistema.

Benefícios da automação de processos

Com uma solução holística e sob medida, a automação de processos deve fornecer uma série de aspectos positivos para qualquer organização que a implemente corretamente.

Transparência na gestão

As operações do dia a dia podem rapidamente passar a ser tudo o que a administração percebe; a estratégia e o processo gerais podem se perder nas minúcias da administração da organização. Analisar com cuidado os fluxos de trabalho do processo e implementar a automação de processos permite que os proprietários realmente vejam e entendam o negócio. Sistemas claramente definidos proporcionam informações mais profundas sobre o negócio e possibilidade de mais melhorias no futuro.

Melhoria da produtividade

A automação de processos de negócios continua sendo a chave para melhorar a produtividade das organizações. O RPA por si só ajudou a melhorar a produtividade nas empresas em 86%. A remoção de gargalos e tarefas manuais e demoradas e a integração perfeita de tudo em um único fluxo de trabalho automatizado aumentam drasticamente a produtividade das empresas.

Aumentar a conformidade

Seja com políticas e padrões internos ou órgãos e agências governamentais externas, os sistemas de automação de processos aumentam a conformidade. Como todos os processos acontecem automaticamente, não há atalhos ou etapas perdidas e esquecidas em um processo. Se uma empresa tiver preocupações com governança, risco ou conformidade, a automação de processos deve ser uma parte vital de suas operações diárias.

Reduzir custos

Um dos benefícios mais atrativos da automação de processos é a redução de custos. Algumas empresas relataram uma redução de custos de 59%, permitindo criar mais receita, reinvestir nos negócios ou crescer. O retorno do investimento foi alcançado em menos de 12 meses.

Isso se deve a uma série de fatores:

• Maior velocidade de processamento
• Menos gargalos e atrasos
• Menos erros
• Liberação de tempo para a equipe realizar outras tarefas

Melhor utilização da equipe

Enquanto os funcionários estão ocupados com tarefas tediosas e repetitivas, eles não estão sendo usados em todo o seu potencial. Ao remover essas tarefas e alocar os funcionários para áreas mais valiosas e interessantes do negócio, eles ficarão mais satisfeitos, aumentando os resultados positivos do negócio.

Menos erros

Erros podem ser disruptivos e criar problemas dentro de um negócio. Embora um pedido errado ou um endereço incorreto sejam problemas que podem ser resolvidos, isso consome um tempo valioso. Se esses problemas começarem a afetar os clientes, isso pode prejudicar todo o negócio, contribuir para a rotatividade e criar mais trabalho para a equipe a longo prazo. Automação significa muito menos possibilidade de erros.

Desafios da automação de produtos

Como qualquer processo ou software, a automação tem vários desafios.

Difícil de escalar

Este problema pode ser dividido em uma série de fatores contribuintes:

• Resistência à adoção pelos funcionários
• Limitações das ferramentas (como não manipular dados não estruturados)
• Variações de processos ou complexidade inesperada
• Falta de direcionamento estratégico da administração
• Mudança de interfaces ou quebra de automação

Muitas empresas não adotaram a automação de processos devido a esses desafios.

Solução: muitos problemas são resolvidos se a fase de pesquisa for concluída corretamente e houver excelente aprovação da equipe do novo sistema. No entanto, a natureza dinâmica dos negócios e do software significa que o sistema precisa ser verificado consistentemente quanto a problemas e atualizado conforme necessário. Testes de software automatizados devem ser concluídos para garantir que não haja falhas nos processos, e a supervisão regular da gestão ou TI sênior é necessária para manter os processos em funcionamento ou avisar quando atualizações ou alterações precisarem ser feitas.

Erros na implementação

Uma das etapas mais importantes ao criar uma automação de processo é detalhar todas as etapas de um processo. Embora uma etapa do processo possa ser 'entregar arquivo para Sarah', pode haver várias etapas nessa parte do processo. Os documentos irrelevantes do arquivo são eliminados nesse ponto? Isso ocorre quando o funcionário insere manualmente o número do arquivo no sistema? Se etapas forem ignoradas, o sistema não funcionará.

Solução: na fase de pesquisa, cada pequeno passo incremental no processo deve ser detalhado. Não há espaço para ambiguidade ou suposições; o processo deve ser incrivelmente detalhado.

Tentar implementar tudo de uma vez

Tentar revisar um sistema enorme de uma só vez não funcionará. Isso exige que todos os funcionários sejam treinados ao mesmo tempo e que todos os softwares e hardwares estejam operacionais, o que pode levar a confusão, decepção e resistência dos funcionários.

Solução: automatize uma tarefa por vez. Pode até ser uma pequena parte do processo; por exemplo, se uma organização estiver alterando o processo de contas a pagar, comece automatizando os extratos antes de prosseguir com a cobrança de dívidas. Isso permite pequenas mudanças incrementais, melhor treinamento e dá mais chances de sucesso. Se pequenas tarefas forem bem-sucedidas, processos de negócios complexos e soluções mais dinâmicas terão maior probabilidade de sucesso.

Sem gerenciamento de metas

As metas e indicadores-chave de desempenho que foram estabelecidos no início do projeto são muitas vezes deixados de lado. Assim que o sistema estiver em execução, verificar esses fluxos de trabalho e a realização contínua de metas se torna uma tarefa que pode ser descartada ou ignorada. No entanto, é aí que os processos se tornam não automatizados. Um funcionário percebe que uma etapa foi perdida e decide intervir manualmente todos os dias para concluir uma função. Ou então a tarefa se torna tão lenta que a meta de um processo de dois dias se transforma em um processo de cinco dias.

Soluções: o monitoramento e o gerenciamento contínuo do sistema são necessários. É possível que o sistema precise mudar ou se adaptar uma vez implementado; estar aberto à natureza dinâmica do negócio é importante para o sucesso.