O que são dados mestres?

Dados mestres são o conjunto de identificadores que fornecem contexto sobre dados de negócios, como localização, cliente, produto, ativo etc. São os dados principais absolutamente essenciais para a execução de operações em uma empresa ou unidade de negócios. Caso contrário, não haveria como comparar uniformemente os dados entre os sistemas. No entanto, nem todos os dados mestres são criados iguais. O tipo de dados designado como dados mestres pode variar de acordo com o setor. Mesmo dentro de diferentes entidades de negócios dentro do mesmo setor, os exemplos de dados mestres podem ser independentes ou não ter muito em comum.

Em geral, os dados capturados pelas empresas se enquadram em uma destas três categorias:

• Dados transacionais: dados transacionais são dados gerados por vários aplicativos durante a execução ou suporte a processos de negócios diários.
• Dados analíticos : dados analíticos, como o nome sugere, surgem por meio de cálculos ou análises executadas nos dados transacionais.
• Dados mestres: dados mestres representam os objetos de negócios reais e críticos sobre os quais essas transações são realizadas, levando também em consideração os parâmetros nos quais a análise de dados é realizada.

Os três tipos de dados são melhor exemplificados na frase a seguir, que resume uma transação comercial comum:

O comprador X fez um pedido de 10 SKUs Y, em DD-MM-AAAA, totalizando $ 5000.

Nessa situação, o comprador e o produto são compostos por dados mestres, pois estão no centro da transação; sem eles, o processo de transação não existiria. Os dados secundários gerados como resultado dessa interação se enquadram nos dados transacionais (como o valor, a data, a quantidade comprada, o número da fatura ou os identificadores de imposto). Além disso, informações como os tamanhos médios de pedidos para esse cliente específico e o valor médio do pedido, que é extraído por meio de escavação em um conjunto de dados acumulados, são considerados dados analíticos. Observe que todos os três tipos de dados estão vinculados e, na natureza das transações comerciais do dia a dia, uma organização precisa que todos os três tipos funcionem perfeitamente juntos.

Este exemplo facilita a compreensão da definição de dados mestres: dados sobre as entidades comerciais que fornecem contexto para transações comerciais.

Os dados mestres formam um dos principais ativos de dados de uma empresa. Algumas empresas são até adquiridas para acesso ao conjunto de dados mestres de seus clientes.

Categorias e componentes de dados mestres

Como o exemplo acima sugere, as categorias mais comuns de dados mestres, juntamente com seus componentes, são:

• Partes: indivíduos e organizações, além de todo o espectro de funções aninhadas neles: scouts, compradores, fornecedores, clientes e funcionários.
• Produtos: commodities negociadas entre as partes
• Estruturas financeiras: ativos, contas, documentos, etc.
• Conceitos de localização: territórios de vendas, filiais, escritórios

Os dados mestres são necessários para vários processos de negócios, bem como para seus sistemas de TI. Portanto, é necessário padronizar os formatos dos dados mestres, sincronizar valores e gerenciar dados adequadamente para obter uma integração bem-sucedida no sistema.

Os dados mestres geralmente são de natureza não transacional. A exceção a isso é quando as informações sobre componentes de dados mestres, como partes ou produtos, são listadas apenas em documentos transacionais, como faturas e recibos, e não são registradas separadamente (embora devam ser).

Os dados mestres são frequentemente agrupados em conjuntos de dados de registro mestre, que podem abranger “dados de referência” associados a eles. No entanto, é importante separar os dados mestres dos dados de referência. Os dados de referência associados são como dados adicionais vinculados, como o código postal em um endereço de filial em um conjunto de dados de registro mestre do cliente.

Gerenciamento rápido de dados mestres

O Gerenciamento de dados mestres (MDM) é um serviço de dados unificado que abrange a tecnologia, as ferramentas e os processos necessários para unificar e coordenar os dados principais de várias fontes, em toda a organização de negócios. Em outras palavras, é uma solução habilitada para tecnologia projetada para manter o conjunto de dados mestres compartilhados entre os departamentos de maneira uniforme e consistente, tornando-o confiável e acessível o tempo todo.

Um bom gerenciamento de dados mestres é necessário para garantir a consistência, integridade e precisão dos dados dentro de uma entidade comercial e seus associados. As ferramentas devem garantir dados limpos e consistentes no longo prazo, não apenas no curto prazo. O gerenciamento de dados mestres ajuda a evitar confusão, eliminando erros manuais e silos e versões duplicadas de conjuntos de dados e estabelecendo um cronograma confiável de eventos.

O papel fundamental que os dados mestres desempenham na identificação, organização e compreensão dos dados operacionais inspirou todo o campo do gerenciamento de dados mestres. As empresas precisavam organizar melhor e melhorar a consistência e a qualidade de seus principais ativos de dados. Os dados podem ficar dispersos e confusos se não forem bem gerenciados.

Os dados mestres precisam ser armazenados adequadamente para facilitar boas análises e previsões de negócios também. Uma organização precisa encontrar facilmente a resposta para as seguintes perguntas:

• Quem são nossos melhores clientes e onde estão localizados?
• Quais produtos geram as melhores margens em que devemos investir?
• Quantos funcionários são necessários para que uma determinada transação seja realizada?

Problemas decorrentes da falta de gerenciamento de dados mestres

Os problemas e desafios típicos que surgem com dados mestres mal gerenciados são os seguintes:

Redundância de dados

A importância dos dados mestres para os processos de negócios está na raiz da redundância de dados, pois vários departamentos podem manter dados em vários aplicativos não uniformes. Por exemplo, a equipe de vendas manterá as informações no software de gerenciamento de recursos do cliente, enquanto o departamento de contabilidade as manterá no software de contabilidade. As mesmas informações do cliente acabam sendo divididas várias vezes, aumentando os custos e, às vezes, causando confusão.

Inconsistências de dados

Parte disso pode ser atribuída ao erro manual na entrada e manutenção de dados, destacando a necessidade de sistemas automatizados de gerenciamento de dados. Também pode resultar da redundância de dados e da consolidação de informações de vários aplicativos, conforme mencionado acima.

Ineficiências dos processos de negócios

Quando os dados mestres são armazenados com redundâncias, podem afetar negativamente o fluxo de processo de ponta a ponta de uma empresa. Por exemplo, quando existem diferentes versões de dados mestres, cada uma das diferentes ações para atendimento de pedidos, como pedido para envio, faturamento e outros fluxos de processo, se conecta a um conjunto de dados mestres diferente. Isso impede a execução bem-sucedida: um item pode ser enviado para o endereço errado, ou um endereço desatualizado aparece em uma fatura. Ter um sistema integrado de gerenciamento de dados mestres pode ajudar uma empresa a evitar todos esses problemas e suas despesas associadas.

Mudanças rápidas no modelo de negócios

Nesta era de tecnologia em rápida evolução e ajustes no modelo de negócios causados por uma infinidade de fatores, eventos disruptivos são comuns e devem ser esperados. Disrupções podem ampliar cada um dos problemas discutidos acima.

Os benefícios do gerenciamento de dados mestres

Dados mestres bem gerenciados de fato conferem uma vantagem a todos os aspectos da empresa e a todas as partes interessadas, melhorando, em última análise, os resultados dos negócios:

• Dados mestres bem mantidos e gerenciados impulsionam iniciativas de negócios e ajudam a simplificar processos em empresas B2B e B2C
• O gerenciamento de dados mestres garante melhor conformidade regulatória e um processo de integração de produtos aprimorado
• Ajudam a criar experiências mais personalizadas para o cliente, impulsionando as vendas e melhorando o relacionamento com o cliente
• O gerenciamento de dados mestres ajuda com melhor segmentação e geração de relatórios de clientes
• Traz um maior grau de controle sobre todos os conjuntos e subconjuntos de dados
• Otimiza recursos, rastreando com precisão ativos como equipamentos, sua localização, uso e registros de manutenção
• Quando os dados mestres são bem gerenciados, as informações de produto mais relevantes e recentes podem ser disponibilizadas para os clientes e parceiros comerciais certos.

Quando os dados mestres são armazenados como um registro mestre único e granular com detalhes precisos sobre cada pessoa, lugar ou coisa associada a uma organização comercial, eles são uma fonte consistente e rentável de dados críticos para os negócios. Podem então ser usados em todos os setores para decisões de negócios mais bem informadas.