O que é a otimização de estoque?
A otimização de estoque é um conjunto de práticas recomendadas para organizações que desejam usar menos capital enquanto mantêm um estoque vendável. Essa é uma parte vital do gerenciamento de estoque que leva em consideração a volatilidade da oferta e da demanda. É um método de equilibrar as restrições de investimento com os objetivos de negócios e metas de cumprimento em uma grande variedade de unidades de manutenção de estoque.
A otimização de estoque mantém os armazéns e as cadeias de suprimentos funcionando e ajuda a manter a liquidez dos negócios. Ela ajuda as empresas a saber exatamente qual quantidade comprar para unidades de manutenção de estoque, permite que elas estejam prontamente disponíveis para atendimento de pedidos em tempo hábil e reduz o excesso de estoque que se torna obsoleto a longo prazo.
Os principais ingredientes de uma fórmula de otimização de estoque que funciona
Existem algumas partes importantes para um processo de otimização de estoque bem-sucedido:
- Previsão de demanda com a transformação digital
- Padronização de políticas de estoque
- Gerenciamento de ciclos de vida de produtos para todos os SKUs
- Contabilização de incertezas na oferta e demanda
- Supervisionamento dos prazos de entrega, padrões de entrega ou cronogramas do fornecedor
- Acompanhamento de mudanças no comportamento do comprador
- Atenção à sazonalidade e a campanhas promocionais
Previsão de demanda
Prever com precisão as quantidades de estoque para o próximo ciclo de vendas é um elemento crucial da otimização de estoque. Para alcançar os números ideais, as empresas devem levar em consideração os dados de vendas da conta, as informações da força de vendas ou do pessoal local e os dados de oferta e demanda do ano anterior.
Para melhor otimizar, as empresas devem estar alertas para quaisquer mudanças nas tendências ou avanços tecnológicos que possam tornar um produto obsoleto. Evite ficar preso a estoques não vendáveis e perdas de capital. O aprendizado de máquina pode ajudar de várias maneiras, desde avaliações rápidas dos dados do ano anterior até previsões sobre o volume de vendas atual.
Estabelecimento de uma política de estoque bem pensada
Uma política de estoque garante que os funcionários identifiquem e rotulem com precisão as unidades de manutenção de estoque mais importantes que geram fluxo de caixa. Essencialmente, uma política de estoque é uma ferramenta de otimização que mantém o controle dos itens de estoque que são indispensáveis ao negócio ou à produção.
Para otimizar melhor, é necessário seguir práticas padrão como análise ABC ou XYZ:
A análise ABC ajuda a classificar os itens de estoque com base em seu “valor de consumo”. É o valor total do item consumido durante um período especificado e geralmente é calculado anualmente.
As peças “A” apresentam o maior valor de consumo, seguidas de B (intermediário) e C, que apresenta o menor consumo.
Além disso, a regra 80/20, também conhecida como Princípio de Pareto, se aplica aqui. Propõe que 80% das consequências provêm de 20% das causas. Isso significa que as peças A, por serem a maior porcentagem de peças consumidas, formam a menor porcentagem de estoque de peças, e as peças C compõem a maior porcentagem do estoque.
A análise XYZ é útil ao classificar os itens de estoque de acordo com a variabilidade de sua demanda e com a confiabilidade de suas necessidades futuras.
As peças X, que apresentam a menor variação em sua demanda, podem ser as previsões mais confiáveis. O Princípio de Pareto está em jogo aqui também. As peças X representam a maior porcentagem do valor do estoque, mas a menor porcentagem do estoque. Por outro lado, as peças Z são aquelas que compreendem a maior porcentagem de estoque e, portanto, a menor faixa de valor de estoque.
Seguir o ciclo de vida do produto
Sempre que um novo produto chega ao mercado, ele cria demanda futura com base no impacto que gera e na popularidade que conquista. O fator novidade confere uma vantagem de pioneirismo ao vendedor, com a demanda pelo item crescendo exponencialmente até se estabilizar em uma unidade de estoque estável e financiável. O limite de tempo aqui pode ser finito, exceto para certos produtos perenes que estão constantemente em demanda. Para outros, as vendas podem se tornar esporádicas antes de entrar em uma tendência de demanda negativa e finalmente desaparecer.
Cada vendedor deve ser capaz de ler o estágio correto do ciclo de vida do produto para cada unidade de manutenção de estoque. Saber onde seus produtos estão agora o ajudará a descobrir para onde eles estão logicamente indo e quais manter em estoque e quais descartar. Isso confere uma vantagem incrível na otimização de estoque.
Contabilização de incertezas na oferta e demanda de produtos
Fornecedores ou vendedores não podem mais solicitar que os clientes aguardem um item indisponível. Com sites agregadores e mercados de comércio eletrônico, as empresas são colocadas em pé de igualdade, e a incapacidade de fornecimento de uma empresa se transforma em vantagem competitiva de outra.
As pequenas e médias empresas estão especialmente em risco de perda de clientes se não puderem estocar ou reabastecer na velocidade das empresas maiores com cadeias de suprimento mais extensas. Portanto, ter uma rede de fornecedores confiáveis é muito importante, assim como manter métodos de backup para adquirir unidades de manutenção de estoque. Manter-se informado sobre prazos de entrega, padrões de entrega e cronogramas do fornecedor ajuda bastante no gerenciamento da disponibilidade de itens para os clientes.
Tornar-se digital: automatizar o gerenciamento de estoque é inevitável
Adotar o gerenciamento automatizado de estoque (em vez de usar meios desatualizados como o Excel) é uma das medidas mais inteligentes que pequenas e médias empresas podem adotar para nivelar o jogo contra concorrentes maiores. O gerenciamento manual de estoque pode causar erros que variam de pequenos a colossais. As consequências podem variar de atrasos ou avaliações de serviço ruins a uma grande quantidade de estoque não vendável e capital congelado. Varejistas tradicionais, varejistas eletrônicos e profissionais de comércio eletrônico podem se beneficiar da automação e atualização de suas operações.
A Internet das Coisas (IoT) está transformando a maneira como os varejistas operam tradicionalmente. Nos setores de gerenciamento de estoque e otimização de estoque, tecnologias inovadoras, como prateleiras inteligentes, proporcionam melhores resultados de negócios. Por exemplo, essas tecnologias fornecem notificações em tempo real sobre os números de vendas e alertas quando qualquer unidade de manutenção de estoque começa a ficar abaixo do nível de reabastecimento. Os erros manuais são erradicados e a tecnologia inteligente evita o excesso de estoque e a escassez. A otimização do estoque mantém o fluxo de caixa contínuo, evita o excesso de estoque e reduz os custos de armazenamento ou manutenção.
Seguir o comportamento do comprador e acompanhar tendências
Muitas vezes, os vendedores gostariam de poder ler a mente de seus clientes. O gerenciamento automatizado de estoque, com o toque de um botão, pode fornecer dados e relatórios detalhados. Dados e análises são uma ferramenta insubstituível no arsenal dos vendedores modernos para entender a mente de sua base de consumidores. A análise de dados e comportamento pode ajudar os varejistas a prever quais itens de seu estoque serão vendidos e quais itens devem ser eliminados.
O rastreamento de tendências de compra também oferece informações sobre quais itens podem ser descarregados por meio de promoções, vendas e campanhas para gerar dinheiro estável ou rápido. Esse novo capital pode ser investido na aquisição de itens requisitados que maximizem as vendas.
Atenção à sazonalidade e a campanhas promocionais
A sazonalidade pode ser difícil de navegar para os varejistas. Um casaco xadrez pode ter sido a última moda em uma temporada, mas sai de moda rapidamente assim que chega o próximo inverno. Embora a moda seja cíclica, armazenar mercadorias não vendidas pode aumentar os custos de manutenção e reter capital. Essa é uma área em que a previsão é complexa e pode dificultar a otimização do estoque.
Uma forma de descarregar o excesso de estoque é por meio de campanhas promocionais de “fim de temporada”, que é outra importante ferramenta para gestão e otimização de estoque no varejo.
Vantagens da otimização de estoque
Embora a otimização de estoque seja muito útil nos melhores momentos, ondas econômicas imprevisíveis destacam como as empresas devem investir na otimização de estoque.
A maior vantagem da otimização de estoque é um fluxo de caixa desbloqueado.
A otimização de estoque reduz muito os custos associados à propriedade, ao armazenamento e ao gerenciamento do estoque de uma organização, principalmente no contexto de armazém e despesas gerais. Com o aumento dos custos de combustível, os custos de envio também estão aumentando. Impostos e aluguéis podem reduzir uma parcela significativa da receita do negócio.
A otimização de estoque ajuda a estabelecer uma quantidade “perfeita”. Enquanto a demanda esperada é atendida com segurança, os custos caem e o varejista tem mais controle sobre qual novo estoque comprar e quando. A previsão e o planejamento de compras de estoque com antecedência fornecem uma proteção significativa contra os desafios de envio e fornecimento.
A otimização de estoque gera um estoque de alto desempenho que tem o potencial máximo de grande giro financeiro, proporcionando um fluxo de caixa constante para as empresas.
O objetivo final de qualquer empresa de varejo é gerar uma base cada vez maior de clientes satisfeitos e recorrentes que formam a força vital do negócio. Com um sistema de gerenciamento de estoque otimizado, é possível agilizar outros aspectos do negócio e direcioná-los para o atendimento pontual dos pedidos, o que, por sua vez, aumenta a satisfação do cliente.
Em tempos imprevisíveis, a interrupção de cadeias de suprimentos estabelecidas há muito tempo pode desestabilizar marcas de peso. A otimização de estoque é uma rede de segurança em um cenário econômico imprevisível.
Em manufatura e tecnologia, a otimização de matéria-prima, suprimentos e infraestrutura de tecnologia pode enxugar o funcionamento até que uma demanda mais constante seja estabelecida. A incerteza da demanda do cliente está desafiando os modelos estabelecidos de previsão de manufatura ou distribuição. A redução do estoque durante tempos imprevisíveis (descarregando o excesso de estoque ou suspendendo novas compras) é pré-requisito para um melhor desempenho operacional e maior retorno financeiro quando a situação melhora.
Desafios na otimização de estoque
As tendências recentes em estoques e cadeias de suprimento criaram desafios para empresas novas e estabelecidas.
Otimização de estoque para impedir ou compensar a interrupção da cadeia de suprimentos
Um grande desafio para varejistas e fabricantes é a interrupção da cadeia de suprimentos devido a fatores como bloqueios globais e desastres naturais. Os processos de otimização de estoque terão que contribuir para tornar as cadeias de suprimento tão robustas e inquebráveis quanto possível para evitar desabastecimento e garantir que os consumidores continuem recebendo o que precisam, quando precisam.
Atendimento da demanda volátil do consumidor
Outro desafio é acompanhar as mudanças nas preferências dos clientes. Qual varejista não viu um produto se tornar uma sensação da noite para o dia? Em tais situações, aqueles que têm o produto em estoque encontraram ouro. Quem não tem o produto enfrenta custos de aquisição mais elevados. Quando a tendência desaparece rapidamente, os varejistas podem ficar com estoque morto. Embora pareça uma proposta assustadora, as empresas devem otimizar com precisão o estoque por meio de ferramentas e técnicas de previsão para evitar problemas de estoque.
Manter o impulso do atendimento de pedidos
Desafios operacionais e interrupções na cadeia de suprimento perturbam efetivamente o funcionamento do gerenciamento de estoque. Como resultado, o pessoal de estoque fica preso entre os desafios de manter as vendas, reabastecer o estoque e movimentar o estoque parado – e além disso manter os clientes satisfeitos. As empresas que não possuem processos automatizados para otimização de estoque serão sobrecarregadas com uma força de trabalho cada vez mais estressada, resultando em mais erros humanos e clientes insatisfeitos. A automação oferece às empresas uma vantagem competitiva na otimização de estoque e um escudo para proteção contra qualquer crise que esteja se formando em seguida.