O que é BPMS?

O Business Process Management Suite (BPMS) é uma ferramenta de automação que ajuda a analisar, modelar, implementar e monitorar processos de negócios. Ele identifica vulnerabilidades nas práticas comerciais cotidianas que estão custando tempo e dinheiro à empresa e ajuda a controlá-las. Com isso, aumenta a eficiência dos funcionários da empresa.

Processos como gerenciamento de contas, contratação de funcionários, faturamento, gerenciamento de estoque e documentação de conformidade (que envolvem muito gerenciamento de dados complicado) podem ser automatizados usando o BPMS.

Onde as organizações podem usar o BPMS?

O BPMS é aplicado aos processos em uma organização para produzir um resultado de negócios. O processo deve ser repetível ou feito regularmente, como contratar um funcionário, enviar um pacote, pagar salários ou gerenciar certificados de conformidade, licenças, contas, faturamento, atendimento ao cliente, TI e finanças. O objetivo é reduzir o erro e as latências devido a erros humanos.

Alguns usos comuns do BPMS no dia a dia dos negócios incluem aprimorar os processos de pedidos de compra, otimizar os fluxos de trabalho de marketing de conteúdo e gerenciar os resultados da assistência médica:

Aprimorando os processos de pedidos de compra

Durante o processamento dos pedidos de compra, às vezes, vários detalhes necessários podem ser perdidos ao longo do caminho. Isso causa muita confusão, perda de tempo e perda de produtividade. Existem alguns estágios principais de um pedido de compra, e os dados podem se perder a qualquer momento ao longo dessa jornada:

• A criação do pedido de compra e o processo de aprovação pelo qual ele passa
• O processamento do pedido
• A entrega do pedido
• Os procedimentos de pagamento que completam o processo

Qualquer organização que lida com pedidos em grandes quantidades sabe a importância de ter um sistema infalível para manter o fluxo de pedidos em movimento. As empresas correm um risco enorme quando não o fazem. É aqui que o BPMS entra em cena para garantir que todo o processo seja contínuo e não encontre nenhum obstáculo (ou perda de dados) ao longo do caminho.

Marketing de conteúdo

O marketing de conteúdo pode parecer bastante simples – conheça o produto e o cliente, desenvolva mensagens, crie o conteúdo e envie-o. No entanto, há muito mais do que isso. O processo médio de marketing de conteúdo passa por um longo ciclo:

• Escrever conteúdo para um resumo, muitas vezes com várias opções
• Edição, que passa por uma hierarquia e diferentes departamentos
• Projetando para garantir uma melhor marca
• Publicar material e distribuí-lo em várias mídias
• Monitorar o efeito do conteúdo e coletar análises e informações.

As soluções BPMS garantem um fluxo de trabalho tranquilo de um segmento para outro. Também oferece a todos os envolvidos a capacidade de identificar redundâncias e ineficiências e trabalhar para corrigi-las para garantir melhores resultados.

Gestão de saúde

A hospitalização pode ser bastante traumática para os pacientes. Quaisquer interrupções no processo de internação e alta só aumentam essa angústia. O processo de internação sozinho tem várias etapas, que vão desde a coleta de informações, obtenção de registros médicos, detalhes do seguro e preferência de quarto. A geração de contas acontece em conjunto com vários departamentos - de enfermagem a cirurgia, limpeza, necessidades médicas auxiliares e muito mais. Os processos de BPMS garantem que os detalhes não sejam esquecidos ou perdidos durante as várias etapas. A eficiência é aumentada, o paciente é cuidado e experimenta menos estresse, e nenhum processo é perdido.

Tipos de BPMS

O sistema BPMS pode ser amplamente classificado em três tipos:

• BPMS centrado na integração: este sistema lida com processos existentes que requerem interação humana mínima ou nenhuma. Depende da integração de aplicativos baseados em computador e internet. Por exemplo, os dados usados por uma equipe de vendas podem ser obtidos pela integração de dados recebidos de uma ferramenta de marketing que os armazena em uma ferramenta de CRM (Customer Relationship Management). Embora as informações sejam usadas por uma equipe, elas foram derivadas de uma integração de vários pontos.
• BPMS centrado no ser humano: esta é uma abordagem mais direta em que os humanos são os tomadores de decisão em cada etapa. Eles são, no entanto, guiados por uma interface visual para entender melhor o processo de tomada de decisão. Um exemplo disso é a contratação de um funcionário. Em cada etapa – desde a publicação de uma solicitação de contratação até a revisão da solicitação e processamento pelo departamento de RH – o processo é totalmente feito por humanos.
• BPMS centrado em documentos: este processo é totalmente orientado por um documento de processo. Requer várias aprovações em cada ponto do fluxo de trabalho. Um exemplo disso seria uma aprovação de orçamento que requer aprovação em vários níveis; é um BPMS centrado em documentos.

Como funciona o BPMS?

Um BPMS eficiente requer não apenas a melhoria dos processos, mas também a automação desses processos, que são todos tratados por software. Este software projeta todo o fluxo de trabalho do processo e o testa em um ambiente virtual, assumindo variáveis e resultados, identificando gargalos e eliminando-os. O processo recém-testado é então implantado. O BPMS não para por aí. A partir daqui, ele monitora continuamente o fluxo de trabalho quanto à eficácia e eficiência.

O fluxo de trabalho do BPMS é baseado nas etapas de gerenciamento de processos de negócios: análise, design, modelagem, execução, monitoramento e otimização.

Análise

Este é o processo de estudar as práticas existentes e analisá-las quanto a latências. Cada aspecto do fluxo de trabalho é analisado, e as métricas são colocadas em prática para comparação. Essa versão inicial do processo é chamada 'como está'.

Design

Esse processo envolve a correção das falhas e latências dos processos 'como estão', projetando um fluxo de trabalho mais eficiente. O design visa corrigir o fluxo de trabalho e os processos que levam a gargalos e ineficiência. Ele visa todos os alertas e escalações dentro dos processos de operação padrão e os corrige com um processo mais eficiente.

Modelagem

O design agora é representado em um fluxograma, fixando a responsabilidade e as redundâncias em cada processo. Ele introduz loops condicionais como 'se' e 'quando' com variáveis em cada ponto para determinar resultados diferentes dos antigos processos, como etapas a serem seguidas quando a saída de destino não for atendida ou se o resultado da etapa anterior for satisfatório.

As ferramentas ideais de modelagem de negócios devem ser fáceis de ler, simples de comunicar, baratas, atualizadas com os padrões do setor e ter redundâncias. O modelo deve ter uma interface gráfica e um editor e simulador de fluxo de trabalho. Este modelo do processo é chamado de processo 'ser' (to be).

Execução

Depois de modelar e simular com sucesso o design do fluxo de trabalho, o próximo passo é executar o processo. Ele é testado em um grupo menor antes de ser implantado em grupos maiores. As restrições de acesso são implementadas para proteger informações confidenciais. Esses processos são automatizados ou manuais.

Monitoramento

Aqui, os processos individuais são rastreados e as estatísticas são derivadas. O desempenho em cada etapa é analisado para determinar sua eficácia. Também ajuda a identificar gargalos e vulnerabilidades de segurança. Vários níveis de monitoramento podem ser usados, dependendo da informação que o negócio deseja. Pode variar de tempo real a ad hoc. O monitoramento envolve mineração de processos, onde os logs de eventos são analisados e comparados entre o processo atual e o processo anterior. Ele expõe as discrepâncias e gargalos entre os dois processos.

Otimização

Essa é a etapa em que os dados obtidos no monitoramento são analisados e as alterações necessárias são implementadas para tornar o fluxo de trabalho mais eficiente.

Características de um BPMS ideal

O objetivo do BPMS é automatizar o máximo possível do negócio e executá-lo com eficiência para benefícios de longo prazo. No entanto, um software mal projetado e pouco intuitivo pode causar mais danos do que benefícios. Um BPMS ideal deve ter as seguintes características:

• Interface amigável para o design do processo
• Um diagrama de processo intuitivo e simplificado
• Armazenamento baseado em nuvem para melhor estabilidade e confiabilidade
• Painéis de controle e relatórios personalizáveis e integrados
• Alertas automatizados em tempo real.

Desafios do BPMS

Como acontece com a maioria das empresas que migram para a automação, o maior desafio será a confiabilidade do software para apresentar as soluções certas. Um BPMS eficaz será simples de usar e não precisará de serviços adicionais para decodificar suas análises.

Desafios na manutenção e atualização

A maioria dos BPMS empacotados tradicionalmente são difíceis de manter e atualizar. Eles exigem treinamento adicional por especialistas e um talento interno para manter e decodificar, o que aumenta os custos e diminui a confiabilidade. Eles vêm com uma compra única, e as atualizações de licença têm um custo alto. Esses pacotes podem se tornar difíceis de manter e atualizar e muitas vezes não são intuitivos com as condições do mercado. Eles também precisarão de pessoas especializadas operando-o o tempo todo, tornando-o não confiável a longo prazo.

As ferramentas BPMS baseadas em nuvem superam todos esses desafios, pois são baseadas em um modelo de software como serviço (SaaS). Isso facilita a configuração e a implantação. Os dados podem ser acessados a qualquer hora, de qualquer lugar, com suporte 24 horas. Como as ferramentas baseadas em nuvem vêm com uma assinatura em vez de um custo de licença único, uma empresa pode experimentar em uma escala menor antes de expandir. Isso torna o BPMS mais econômico em comparação com ferramentas empacotadas tradicionalmente.

Desafios de vários recursos

BPMS com muitos recursos complexos também são algo a ser evitado. Isso novamente exigirá que a organização passe por treinamento adicional e gerenciamento de custos para usar esses aspectos do software. Muitos recursos também podem levar a problemas de integração. Recursos complexos dificultam não apenas a compreensão do software, mas também a integração com outras plataformas, como MS Office Suite, G Suite ou outros pacotes de gerenciamento. A integração é fundamental para decodificar as informações geradas para análise ou tomada de decisão básica. Ela ajuda na comunicação de análises e outros relatórios gerados sem a necessidade de intervenção adicional.

As soluções baseadas em nuvem permitem que os usuários simplifiquem o número de recursos, permitindo excluir os desnecessários. Eles podem ser adicionados ou removidos a qualquer momento, o que é uma opção mais econômica.

Desafios na aquisição de um pacote bem projetado

Outro desafio importante é obter um design bom e intuitivo. Uma interface simples facilita a participação de todas as partes interessadas na tomada de decisões sem a necessidade de envolver talentos adicionais para decodificar as informações. Muitos recursos exigem que muitos usuários os decodifiquem. Da mesma forma, poucos recursos no projeto simplificam demais o processo de tomada de decisão e podem não fornecer resultados precisos.

Maior facilidade de uso

A ideia do BPMS é simplificar os processos de negócios e torná-los mais eficientes. O design do processo não deve apenas permitir que todas as partes interessadas assumam o controle da configuração de suas tarefas, mas também deve ocorrer sem codificação, com um painel funcional e uma interface amigável.

As opções no local não terão suporte ao cliente adequado no pós-venda. Elas são vendidas como pacotes únicos com opções de atualização limitadas. O tempo gasto em treinamento para este pacote será desperdiçado quando a tecnologia mudar. A integração deve ser uma funcionalidade-chave de um BPMS. Informações e dados em qualquer organização se movem entre sistemas e departamentos; portanto, a pré-integração com plataformas como MS Office, G Suite, contabilidade e pacotes de RH é ideal para decodificar e entender os dados de BPMS.

Embora a ideia do BPMS seja a automação de processos entre departamentos, muitos fluxogramas e mapas forçam todo o sistema a funcionar como um robô fortemente programado. O objetivo deve ser permitir que o usuário mapeie os processos de acordo com seu ponto de vista usando um modelo visual. Isso permite que o sistema gerencie processos mais complexos em vez de regras rígidas de sim ou não que limitam os resultados. Os sistemas devem seguir um fluxo de trabalho mais centrado no ser humano.

A automação é o principal objetivo ao implementar um BPMS. Embora o BPMS seja um sistema e não um software ou hardware específico, a tecnologia individual desempenha um papel importante em tornar o BPMS mais eficiente e eficaz. O software automatiza a maioria das partes do BPMS, como modelagem e monitoramento. Elimina o custo de empregar e manter conjuntos de habilidades especializadas para essa finalidade. Ter um software para fazer todo esse trabalho pesado também facilita a mobilidade com a tecnologia sem muitas despesas gerais. Um BPMS ideal deve tornar os processos simples, intuitivos, automatizados e transparentes para todas as partes interessadas e usuários.