O que é um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que mostra uma progressão de tarefas em uma linha do tempo geral de um projeto, semelhante a um gráfico de barras. À esquerda, há uma lista de tarefas ou eventos que percorrem a página. Na parte superior, há uma escala de tempo que percorre a duração do projeto. As tarefas são alocadas em um período de tempo e, em seguida, uma barra é construída para cada tarefa (a barra é a data de início e término dessa tarefa).
Há várias maneiras de personalizar o gráfico ou incluir informações extras. Cores diferentes podem ser usadas para diferentes fases do projeto. Rótulos podem ser adicionados para alocar a divisão ou recurso correto. Setas podem ser adicionadas para mostrar a interdependência entre as tarefas. E, quando as tarefas estiverem concluídas ou em andamento, a cor da barra pode mudar para refletir isso.
O gráfico de Gantt foi criado pela primeira vez em meados da década de 1890 pelo engenheiro polonês Karol Adamiecki, que o chamou de harmonograma. Ele dirigiu siderúrgicas na Polônia e estava interessado em técnicas de gerenciamento de projetos. Quinze anos depois, um engenheiro americano, Henry Gantt, criou sua própria versão do gráfico e o tornou popular.
Agora, os gráficos de Gantt são usados em todo o mundo como uma maneira aceita de rastrear o cronograma do projeto.
Por que usar um gráfico de Gantt?
Um gráfico de Gantt é uma maneira excepcional de mostrar uma série de informações importantes:
- Toda a duração do projeto
- Cada tarefa nesse projeto (ou nesse estágio do projeto)
- Quanto tempo cada tarefa levará
- Quais tarefas se sobrepõem
- Como as tarefas se relacionam
Mais importante, o gráfico de Gantt é vital para cumprir o cronograma do projeto. Por exemplo, se um projeto tem uma instalação de linha de gás que deve ser concluída antes que o eletricista possa começar, e se a fiação precisa ser feita antes do encanamento, pequenos atrasos podem empurrar as tarefas mais adiante no projeto e potencialmente adiar a data de término do projeto.
Um gráfico de Gantt é útil em muitos estágios de um projeto, não apenas no início:
- Acompanhamento dos cronogramas do projeto
- Até que ponto as tarefas individuais progrediram
- Quais recursos estão sendo usados por qual tarefa (ou seja, se houver um elevador tipo tesoura no local e o eletricista o estiver usando quando o engenheiro de ar-condicionado precisar usá-lo)
- Pode ajudar a identificar dias de folga (float) e prazos ameaçados
Práticas recomendadas para gráficos de Gantt
Para fazer um gráfico de Gantt funcionar para um projeto ou organização, siga as práticas recomendadas:
- Insira tarefas em grupos: isso facilita para os leitores entenderem o que estão vendo.
- Divida as tarefas em componentes granulares: os gráficos de Gantt funcionam melhor quando as tarefas são detalhadas.
- Identifique equipes responsáveis: alocar uma tarefa por equipe ou empresa define responsabilidades e também permite um melhor planejamento de recursos.
- Insira datas de início e término precisas: isso é vital para um bom planejamento. Se você não tiver certeza das datas exatas, dê o seu melhor palpite.
- Inclua feriados e folgas no trabalho: você deseja que o projeto seja o mais preciso possível; portanto, incluir feriados públicos e planejados é vital. Em caso de dúvida, planeje o tempo extra, pois ele inclui o tempo de float. Verifique sempre a disponibilidade da equipe.
- Anote as dependências: exige que uma tarefa seja concluída antes que a próxima possa ser iniciada.
- Use notas: anote todas as informações relevantes possíveis. Se o gerente de projeto não estiver lá um dia, qualquer outra pessoa deve ser capaz de pegar o projeto e entender o que está acontecendo.
Alternativas para um gráfico de Gantt
Diagramas de rede de caminho crítico
Os diagramas de rede de caminho crítico são visualmente superiores aos gráficos de Gantt porque são simples e mostram claramente as relações entre as tarefas. No entanto, eles não são tão intuitivos quanto os gráficos de Gantt.
O diagrama é uma indicação visual de todo o projeto, com o caminho mais longo entre as tarefas sendo o prazo geral ou “caminho crítico”. O diagrama usa setas e formas para criar tarefas e os percursos entre os caminhos.
Cronograma de gerenciamento de projetos
Imagine uma única barra mostrando uma sequência cronológica de eventos. Sem detalhes complicados, sem informações extras. Um cronograma de gerenciamento de projetos simplesmente mostra a visão de alto nível de um projeto geral para as partes interessadas, sem os detalhes mais sutis.
Embora seja excelente para uma visão geral, não pode substituir um gráfico de Gantt.
Quadros Kanban ou Scrum
O uso de um sistema de cartões que podem ser movidos torna os quadros Kanban ou Scrum ultraflexíveis. É fácil para os colegas verem onde estão as tarefas, simplificando a comunicação. Estes quadros podem ser físicos ou virtuais e ser criados juntos como uma equipe para gerenciar sprints. Eles são fáceis de modificar, ajustar e entender. Esses quadros são essencialmente uma nota adesiva colocada em uma coluna.
Um quadro Scrum é semelhante a um quadro Kanban, pois os sprints são organizados cronologicamente. Existem raias verticais e horizontais, projetadas para rastrear as tarefas de cada sprint. Normalmente, as raias incluem A fazer, Em andamento, Testes e Concluídos. Embora apropriado para o desenvolvimento de software, um quadro Kanban pode não ser aceitável para outro tipo de projeto.
Gráfico PERT
Um gráfico de Técnica de Revisão de Avaliação de Programa (PERT) usa uma série de caixas e setas para criar um layout de projeto. Inclui subtarefas, dependências, marcos, caminhos críticos e detalhes de agendamento. Ao invés de um gráfico de barras, parece uma série de tabelas vinculadas com setas para formar um fluxograma multifuncional.
Vantagens dos gráficos de Gantt
Apresenta claramente as informações
O layout e o design de um gráfico de Gantt facilitam a visualização rápida do que está acontecendo. Tarefas, subtarefas, marcos e projetos são de fácil visualização. Você também pode ver os membros da equipe alocados para as tarefas, status do projeto, porcentagem do projeto concluído e trabalho pendente.
Depois que o gráfico for criado e distribuído, a equipe deverá ver facilmente suas tarefas, os prazos que as afetam e o status geral do projeto.
Melhor alocação de recursos
Se várias tarefas exigem o mesmo equipamento ou a mesma equipe para concluí-las, um gráfico de Gantt mostra claramente onde e quando isso é possível. É simples ver quando as equipes ou equipamentos estão sobrecarregados, permitindo que o gerente de projeto tome medidas para evitar atrasos.
Gerenciamento de tarefas
Os membros da equipe podem ver quando são necessários para uma tarefa e podem planejar sua carga de trabalho de acordo. Se o gráfico for compartilhado facilmente em uma organização, todas as partes saberão onde o projeto está e para onde está indo.
Gerenciamento de informações complexas
Embora uma lista de tarefas ou gráficos alternativos de gerenciamento de projetos possam funcionar para projetos menores, um gráfico de Gantt é o único que é complexo o suficiente para projetos grandes e complicados.
Desvantagens dos gráficos de Gantt
Pode ser de difícil entendimento
Os gráficos de Gantt podem se tornar complicados quando tudo é adicionado e codificado por cores. Recursos, dependências, prazos, atrasos e marcos, tudo isso transforma um gráfico perfeitamente legível em algo que precisa ser estudado para ser entendido.
Inflexibilidade
Os gráficos de Gantt não têm flexibilidade. Se um projeto opera em uma estrutura ágil, os gráficos de Gantt se tornam muito complicados. Cada dia requer replanejamento e reprogramação para refletir a natureza flexível do projeto.
Demora na atualização
Dá muito trabalho atualizar um projeto. Como resultado, algumas mudanças podem ser perdidas, tornando o gráfico desatualizado e dificultando uma comunicação eficaz. No passado, os gráficos de Gantt eram feitos à mão, em papel, exigindo um redesenho completo do projeto toda vez que algo mudava. Um atraso causado por chuva? Uma reescrita. Um problema de fornecimento de materiais? Mais um atraso, mais um redesenho.
No entanto, com o advento do software de gerenciamento de projetos, esse esforço é consideravelmente reduzido e muitos programas podem ajustá-lo automaticamente conforme necessário.
Não colaborativo
Muitas opções de software de gerenciamento de projetos tornam difícil ou quase impossível ter um esforço colaborativo. Os gráficos de Gantt também são difíceis de imprimir e compartilhar.
Quando você deve usar um gráfico de Gantt?
Se o seu projeto for complexo e estiver espalhado por várias equipes ou localizações geográficas, um gráfico de Gantt é a única opção. Embora projetos menores ou desenvolvimentos de software possam ser gerenciados com Kanban ou Scrum, eles não são complexos o suficiente.
Se a organização tiver um ótimo software, isso pode erradicar a maioria dos desafios inerentes aos gráficos de Gantt. As equipes podem alterar os filtros e a visibilidade para ajudar no agendamento e no planejamento. Um gráfico de Gantt bem gerenciado proporciona responsabilidade, transparência e facilidade de gerenciamento. Devem garantir a melhor alocação de recursos e incluir medidas de economia de tempo e aumento da produtividade. Por fim, os gráficos de Gantt permitem decisões baseadas em dados e conclusão oportuna de projetos.