O que é um glossário comercial?

Um glossário comercial é uma lista de termos comerciais e suas definições que as organizações usam para garantir que as mesmas definições sejam usadas em toda a empresa ao analisar dados. Um glossário comercial produz um vocabulário comercial comum, usado por todos em uma organização. Uma linguagem unificada e comum é um componente chave da governança de dados. Ter um entendimento comum dos principais conceitos e termos de negócios e dos relacionamentos entre eles garante que as organizações entendam seus dados e os governem adequadamente.

Um glossário comercial é uma parte importante da governança de dados. Sem ele, você não pode ter certeza de que todos em uma empresa estão falando a mesma língua. Por exemplo, um departamento pode definir o termo “cliente” como uma empresa, enquanto outro departamento pode se referir ao termo cliente como um indivíduo. Um glossário comercial evita essa discrepância fornecendo uma definição para cada termo comercial usado em toda a empresa. Ele garante que as empresas possam confiar em seus dados e evita informações incorretas nos relatórios. Pode até ajudar a evitar erros de cálculo e análises potencialmente errôneas.

Um glossário comercial contém metadados que atribuem significado ou contexto semântico aos dados. Um glossário comercial geralmente é um artefato produzido por uma iniciativa de governança de dados e geralmente é controlado pela empresa, e não pela TI.

Um glossário comercial promove visibilidade, contexto, controle e colaboração de dados em toda a organização. Para iniciativas de conformidade regulatória e governança de dados, ele pode quebrar silos organizacionais e técnicos. Um glossário comercial também pode unificar os funcionários porque eles podem entender como outros departamentos estão pensando com base na troca consistente de dados. Isso aumenta a confiança entre os departamentos.

Um glossário comercial que lista os relacionamentos entre termos, acrônimos, padrões aprovados, priorização e sinônimos mapeia todos os dados, independentemente do formato em que estejam, para um catálogo central de dados. Isso ajuda os usuários a saber onde estão os dados para que possam encontrá-los facilmente. Também é benéfico para fins de governança, pois ajuda você a entender quem está usando os dados e garantir que eles estejam seguindo os padrões.

Glossário comercial x Dicionário de dados

O termo glossário comercial muitas vezes se confunde com dicionário de dados, mas eles têm usos muito diferentes. Um glossário comercial destina-se a um público empresarial. Ele define o que os termos comerciais realmente significam para garantir seu uso correto e no contexto adequado em toda a organização. Enquanto isso, um dicionário de dados é mais útil para funcionários técnicos gerenciarem dados. Ele define e descreve os atributos dos conjuntos de dados e seus campos.

Um dicionário de dados se concentra em ativos de dados físicos, enquanto o foco de um glossário comercial são termos e conceitos de negócios. Um dicionário de dados geralmente consiste em uma lista de conjuntos de dados (geralmente na forma de tabelas) e seus campos (geralmente representando as colunas), enquanto um glossário comercial contém uma lista de termos comerciais e suas definições. O objetivo de um dicionário de dados é entender claramente os ativos de dados e bancos de dados, enquanto um glossário comercial fornece um vocabulário comum e a compreensão dos conceitos básicos de negócios.

Por ser de natureza mais técnica, um dicionário de dados normalmente é construído e de propriedade do departamento de TI, enquanto a empresa tende a ser responsável pelo glossário comercial. Uma organização pode ter um único dicionário de dados por fonte de dados, mas terá um único glossário comercial para toda a organização. Os dicionários de dados geralmente são usados para documentar fontes de dados, modelar dados e projetar bancos de dados, enquanto os glossários comerciais são usados para governança de dados e análise de requisitos.

No entanto, os dois trabalham juntos para descrever diferentes aspectos de modo que as empresas possam obter uma visão completa de seus dados.

Benefícios de um glossário comercial

Ter um glossário comercial atualizado com frequência é uma necessidade no ambiente complexo de hoje. Ele garante uma comunicação consistente entre todos em uma organização. Também garante que todos estejam visualizando e usando os dados da mesma maneira. Ele cria um padrão necessário em toda a organização. E, como está se tornando cada vez mais difícil para as organizações entender os dados e governá-los adequadamente, um glossário comercial bem gerenciado é uma das melhores maneiras de garantir que todos trabalhem com as mesmas informações. Outros benefícios incluem:

Estabelece relacionamentos entre os termos para uma busca mais rápida de dados

Um dos maiores benefícios de um glossário comercial é que ele define os relacionamentos entre os termos comerciais e facilita a pesquisa de termos para os usuários. Um glossário comercial abrangente definirá termos, fornecerá exemplos e mostrará como os termos se relacionam entre si; ele será vinculado a todos os outros artefatos associados a esse termo, incluindo KPIs, processos, bancos de dados e sistemas, proprietários de dados e administradores. Os termos comerciais são úteis apenas quando você pode relacioná-los a essas outras fontes de dados. Um glossário comercial também vinculará termos comerciais entre entidades técnicas e comerciais.

Permite a colaboração

Como um glossário comercial fornece a todos a mesma definição de termos a serem usados em toda a organização, os departamentos podem se comunicar de forma mais eficaz. Se você perguntar a duas pessoas diferentes de uma organização o que significa quinzenal, provavelmente obterá duas respostas diferentes. Com um dicionário de negócios, os funcionários não precisam mais adivinhar ou explicar repetidamente o que significam e podem se referir a um local central, economizando o tempo de todos. Um glossário comercial ajuda a preencher as lacunas entre os departamentos, principalmente entre os negócios e a TI. Especialmente quando vinculado a um dicionário de dados, um glossário comercial também incluirá os metadados subjacentes associados aos termos comerciais e à linhagem de dados associada, facilitando a correspondência do público técnico com os metadados associados.

Define as funções de governança de dados

Um glossário comercial permite o gerenciamento colaborativo do fluxo de trabalho e os processos de aprovação, dando visibilidade às partes interessadas — com funções e responsabilidades de governança de dados estabelecidas. Um glossário comercial impede que as equipes de negócios e multifuncionais trabalhem em silos onde tendem a definir os termos comerciais de acordo com seu próprio conhecimento, muitas vezes não seguindo as políticas padrão e as melhores práticas. Também dá acesso aos termos para toda a empresa.

Para criar e manter adequadamente um glossário comercial, os usuários corporativos devem receber funções para todas as tarefas associadas à criação: criar, editar, aprovar e publicar o conteúdo do glossário comercial. Isso garante rastreabilidade de ponta a ponta e responsabilidade dos itens no glossário comercial e das pessoas envolvidas nos processos. Novamente, é importante revisar e republicar um glossário comercial regularmente com base nas necessidades de sua organização para garantir que ele permaneça atualizado e relevante para os negócios. Um glossário comercial atualizado com processos claros e em conformidade com padrões rígidos aumentará a confiança dos dados em toda a empresa.

Estabelece qualidade mensurável de seus dados

Um glossário comercial proporciona troca consistente, compreensão e processamento em toda a organização. Recomenda-se que as organizações documentem um padrão de como definir, inserir, revisar e publicar termos. Uma organização deve usar um documento que padronize como uma definição de qualidade é criada em toda a empresa. Alguns exemplos de um documento de padrões podem incluir regras como: definições não podem usar nenhuma das palavras encontradas no título do termo que está sendo definido; uma definição não pode incluir acrônimos ou abreviações; a definição deve ser descritiva; e assim por diante. Tudo isso leva à clareza e consistência nos dados.

A governança adequada de um glossário comercial fornece medição de qualidade de seus dados. Uma vez que a qualidade tenha sido estabelecida e seguida, você pode começar a testar a qualidade de seus dados pela frequência com que as pessoas acessam o dicionário de negócios (quanto menos acessam, melhores são as definições), menos usos de sinônimos e diminuição dos mal-entendidos. Quando surgirem problemas, será fácil identificar onde ele está e resolvê-lo.

Um glossário comercial pode evitar uma comunicação ruim e unificar os departamentos da sua organização. Um glossário comercial oferece transparência e garante que os dados e os termos comerciais sejam precisos e compreendidos em toda a empresa. É também uma ferramenta útil para treinar novos funcionários. As práticas recomendadas sobre como definir termos e como eles são classificados criam confiança e capacidade de localização para seus dados e clareza para os usuários.