공정 자동화란 무엇입니까?

공정 자동화는 복잡한 비즈니스 프로세스를 자동화하는 기술을 사용하는 것입니다. 일반적으로 처리 자동화, 정보 중앙 집중화 및 사람의 입력 요구 사항 감소의 세 가지 기능이 있습니다. 병목 현상을 제거하고 오류 및 데이터 손실을 줄이는 동시에 투명성, 부서 간 소통 및 처리 속도를 높이도록 설계되었습니다.

세차장을 생각해보십시오. 완전히 자동화된 공정은 다음과 같습니다.

• 고객이 원하는 세탁 유형 선택
• 시스템에서 고객에게 지불 요청
• 고객으로부터 지불 받기
• 거래를 승인하고 고객에게 세차장으로 운전하라고 지시
• 센서를 사용하여 차량이 올바른 위치에 있을 때를 식별하고 운전자에게 정지하도록 지시
• 다양한 센서를 사용하여 차량의 높이와 크기 식별
• 미리 선택한 유료 프로그램 실행. 여기에는 헹굼, 비누와 브러시로 씻기, 왁스 도포 및 자동차 건조를 포함한 다양한 변수가 포함됩니다.
• 완료되면 고객에게 세차장에서 나오라고 지시

매우 간단한 자동화이지만 이 프로세스는 대부분의 사람들에게 친숙한 프로세스이며 디지털 거래와 고객의 입력을 원활하게 통합하고 소프트웨어, 하드웨어 및 회계 시스템에 대한 통신을 사용하여 이를 일련의 기계적 자동화로 바꿉니다.

공정 자동화는 인간의 입력을 제거함으로써 시스템을 능률화하여 오류를 줄이고, 제공 속도를 높이고, 품질을 높이고, 비용을 최소화하고, 비즈니스 프로세스를 단순화합니다. 소프트웨어 도구, 인력 및 프로세스를 통합하여 완전히 자동화된 워크플로를 만듭니다.

공정 자동화 대 로봇 프로세스 자동화

어떤 사람들은 이 두 용어를 구별없이 사용합니다. 그러나 로봇 프로세스 자동화(RPA)와 공정 자동화 사이에는 몇 가지 중요한 요소와 차이점이 있습니다. 둘 다 비즈니스 프로세스를 자동화하지만 유사점은 이것뿐입니다.

기존 공정 자동화는 애플리케이션 및 통합에서 훨씬 더 광범위합니다. 여기에는 작업, 소프트웨어, 데이터 및 저장 시스템, 통합 활동을 수행하기 위한 기계의 사용이 포함됩니다. 그러나 로봇 프로세스 자동화는 프론트 엔드 활동에 초점을 맞추고 인간이 하는 것과 거의 동일한 방식으로 작업을 모방합니다.

공정 자동화는 종종 IT 엔지니어와 개발자로부터 많은 정보 입력을 필요로 하는 반면 로봇 프로세스 자동화는 훈련을 받거나 스스로 훈련할 수 있는 로봇을 사용합니다. RPA는 일반적으로 이메일 회신, 데이터 추출 및 기타 기본 시스템 작업과 같은 IT 기능에 사용됩니다.

비즈니스 공정 자동화는 다음을 포함한 광범위한 작업을 취급합니다.

• 데이터 파일 관리 및 수집
• 반복 작업 자동화
• 데이터 소스 및 서비스 연결 및 통합

조직은 언제 공정 자동화를 사용합니까?

자동화할 일반적인 프로세스에는 송장 발행, 판매 주문, 회계 조정, 데이터 입력, 시스템 쿼리, 급여, 직원 또는 공급업체 온보딩 또는 직원 해고 등이 포함됩니다.

공정 자동화가 매우 유용하게 사용될 수 있는 전형적인 예는 서비스 회사입니다. 공정 자동화는 병목 현상이 있거나 오류가 발생하기 쉽거나 시스템에 공백이 있는 현재 프로세스를 찾는 것으로 시작할 수 있습니다. 예를 들어 서비스 시트 프로세스를 자동화하려는 냉동 서비스 회사는 다음과 같은 프로세스를 가질 수 있습니다.

• 고객으로부터 전화가 옵니다. 작업 시스템에서 세부 정보를 기록하고 작업이 수동으로 생성됩니다.
• 작업은 엔지니어가 기지로 돌아와 세부 사항이 적힌 물리적인 종이를 집는 것입니다.
• 엔지니어는 작업에 참가하여 작업 시트에 사용한 부품, 소요 시간, 이동 거리 및 기타 관련 정보를 기록합니다.
• 엔지니어는 일을 끝내고 집에 갑니다. 다음날 사무실로 돌아와 서류를 제출합니다.
• 관리 팀은 수동으로 서류를 처리하고, 시스템을 업데이트하고, 필요에 따라 부품을 주문하고, 마일리지 및 소모품을 청구합니다.
• 작업이 완료되면 송장 발행 시스템에서 인스턴스가 닫히고 고객에게 송장이 전송됩니다. 부품을 주문 중이거나 작업에 상당한 노동력이 필요한 경우 이 주기는 무기한 계속될 수 있습니다.

해당 시스템에는 프로세스의 여러 위치에서 정보가 손실될 수 있고, 마감일을 놓치거나, 현장에 남아 있는 서류 작업 또는 기타 여러 문제가 발생할 수 있습니다. 프로세스 자동화는 변동과 문제의 모든 기회를 빼앗습니다.

스마트폰과 같은 하드웨어를 통합하면 엔지니어가 전자적으로 데이터를 입력하고 수신할 수 있습니다. 플릿 모니터링 시스템을 사용하여 일상적으로 사용한 실제 마일리지를 가져와 자동으로 작업에 적용할 수 있습니다.

여기에서 소프트웨어가 큰 역할을 합니다. 예를 들어 엔지니어가 사용한 부품을 입력하면 더 많은 센서나 케이블 유형을 주문하기 위해 자동 경고를 트리거하거나 공급업체에 직접 경고를 보낼 수도 있습니다. 프로세스가 완전히 자동화되고 시스템에 의해 생성되므로 구매 주문을 수동으로 승인할 필요가 없습니다. 그런 다음 작업이 완료되면 정보가 시스템에 이미 있기 때문에 사무실의 데이터 입력 및 오류가 저장됩니다.

이러한 공정 자동화는 모든 산업과 여러 단계로 구성된 모든 작업에서 발생할 수 있습니다. 대출 처리 및 승인, 고객 서비스, 승인 관리와 같이 반복적이고 지연되기 쉬운 비즈니스 내 프로세스를 생각해 보십시오.

공정 자동화를 구현하는 방법

모든 조직은 서로 달라도 다섯 가지 기본 단계는 동일합니다.

1. 자동화할 수 있는 작업 및 프로세스 식별

모든 작업을 자동화할 수 있는 것은 아닙니다. 그러나 일부 프로세스는 기존 소프트웨어로 쉽게 자동화할 수 있는 쉬운 승리가 있습니다. 조직 내에서 다음과 같은 작업에 대해 생각해 보십시오.

• 반복적인 작업
• 시간에 민감한 작업
• 많은 사람과 조각을 포함하는 작업
• 감사 또는 규정 준수 추적이 필요한 작업
• 비즈니스 내의 다른 프로세스 및 시스템에 영향을 주는 작업
• 규칙 기반, 표준화된 작업
• 높은 투자 수익률을 얻을 수 있는 가능성이 있는 작업

이러한 작업을 찾아 현재 시스템을 보여주는 프로세스 맵을 만드십시오.

2. 조직 목표 설정

진행하려는 방향에 대한 확고한 생각이 없다면 변화가 긍정적이고 지속적인 변화를 가져오지 못할 수도 있습니다. 조직은 목표가 무엇이고 자동화가 목표를 달성하는 데 어떻게 도움이 되는지 결정해야 합니다. 또한 객 불만 감소, 처리 시간 감소, 수익성 증가여부 등 성공을 측정하는 방법을 계획하는 것이 중요합니다.

목표를 명확히 하고 나면 목표에 더 가까워지거나 멀어지는 가 하는 모든 선택이 단순해지기 때문에 의사 결정이 훨씬 쉬워집니다.

3. 올바른 도구 선택

이것이 최고의 솔루션을 찾기 위한 연구가 필요한 곳입니다. 이것은 성공적인 공정 자동화 시스템을 만든 경험이 있는 전문가를 참여시키는 것이 좋습니다. 이상적인 시스템은 직관적인 인터페이스와 뛰어난 사용성을 갖춘 간단하고 이해하기 쉽습니다. 조직 내에서 미래의 성장과 변화를 위한 유연성과 함께 확장 가능해야 합니다. 또한 기존 소프트웨어 및 도구와 통합되고 다른 프로그램과 통신할 수 있어야 하며 데이터를 처리하는 시스템이 있어야 합니다.

4. 변경 관리

이것은 새로운 자동화로 전환하는 데 있어 가장 중요한 단계입니다. 직원의 동의를 얻고 직원에게 소프트웨어 사용을 교육하면 소프트웨어를 긍정적이고 효과적으로 사용하는 데 도움이 됩니다.

계획 프로세스에 팀을 참여시키고, 양쪽에서 변화할 수 있는 피드백 루프를 얻으며, 지속적인 교육을 통해 새로운 프로세스로 원활하게 전환할 수 있습니다.

5. 측정 및 모니터링

새로운 프로세스와 사용하는 도구는 고정된 것이 아닙니다. 비즈니스 요구 사항이 변경되면 시스템도 변경되어야 합니다. 핵심 성과 지표를 지속적으로 모니터링하여 성능이 떨어지면 프로세스를 평가하고 시스템 수명에 필수적인 요구 사항을 재평가합니다.

공정 자동화의 이점

공정 자동화는 이러한 맞춤형 전체론적 솔루션을 통해 이를 올바르게 구현하는 모든 조직에 많은 이점을 제공할 것입니.

경영의 투명성

경영진은 일상적인 비즈니스 운영 전반에 대해 빠르게 통지할 수 있습니다. 조직 운영의 세세한 부분에서 중요한 전략과 프로세스가 사라질 수 있습니다. 공정 워크플로를 살펴보고 공정 자동화를 구현하면 소유자가 비즈니스를 진정으로 알아보고 이해할 수 있습니다. 명확하게 정의된 시스템은 비즈니스에 대한 더 깊은 통찰력과 미래에 더 큰 개선 가능성을 열어줍니다.

생산성 향상

비즈니스 공정 자동화는 계속해서 조직의 생산성을 향상시키는 핵심입니다. RPA만으로도 기업의 생산성을 86% 향상시키는 데 도움이 되었습니다. 병목 현상을 제거하고 시간이 많이 소요되는 수동적인 인위적 작업을 제거하고 모든 것을 하나의 자동화된 워크플로에 원활하게 통합하면 기업의 생산성이 크게 향상됩니다.

규정 준수 향상

내부 정책 및 표준 또는 외부 관리 기관 및 에이전시에 관계없이 프로세스 자동화 시스템은 규정 준수를 향상시킵니다. 모든 공정은 자동으로 진행되므로 공정에서의 대충 진행, 단계 누락, 단계 잊어짐이 발생하지 않습니다. 기업에 거버넌스, 위험 또는 규정 준수 문제가 있는 경우 공정 자동화는 일상적인 운영의 중요한 부분이 되어야 합니다.

비용 절감

공정 자동화의 가장 매력적인 이점 중 하나는 비용 절감입니다. 기업들은 59%의 비용 절감을 보고했으며, 이를 통해 기업은 더 많은 수입을 창출하고, 비즈니스에 재투자하거나, 성장할 수 있습니다. 투자 수익(ROI)은 12개월 이내에 달성된 것으로 보고되었습니다.

이는 다음과 같은 다양한 요인 때문입니다.

• 처리 속도 향상
• 병목 현상 및 지연 감소
• 오류 감소
• 직원이 다른 작업을 수행할 수 있는 시간 확보

직원 활용도 향상

직원들은 지루하고 반복적인 작업으로 바쁘게 일해도 잠재력을 최대한 발휘하지 못하고 있습니다. 이러한 작업을 제거하고 직원을 비즈니스의 더 가치 있고 흥미로운 부분에 배치함으로써 직원 만족도를 높이고 긍정적인 비즈니스 결과를 높일 수 있습니다.

오류 감소

오류는 업무에 지장을 주고 문제를 일으킬 수 있습니다. 주문이 잘못되거나 주소가 잘못되면 해결할 수는 있지만 귀중한 시간이 낭비됩니다. 이러한 문제가 고객에게 영향을 미치기 시작하면 전체 비즈니스에 부정적인 영향을 미치고 고객 이탈이 발생할 수 있으며 장기적으로 직원들에게 더 많은 작업 부하를 줄 수 있습니다. 자동화는 오류에 대한 훨씬 적은 용량을 의미합니다.

제품 자동화의 과제

다른 프로세스나 소프트웨어와 마찬가지로 자동화에는 여러 가지 문제가 있습니다.

확장의 어려움

이 문제는 다음과 같은 범위의 기여 요인으로 나눌 수 있습니다.

• 채택에 대한 직원의 반대
• 도구의 한계(예: 비정형 데이터를 처리하지 못함)
• 프로세스의 변형 또는 예상치 못한 복잡성
• 경영진의 전략적 방향성 부족
• 인터페이스 변경 또는 자동화 중단

많은 기업이 이러한 문제로 인해 공정 자동화를 도입하지 못하고 있습니다.

솔루션: 연구 단계가 올바르게 완료되고 우수한 직원들이 새 시스템을 인정하면 많은 문제가 해결됩니다. 그러나 비즈니스 및 소프트웨어의 동적 특성으로 인해 시스템에 문제가 있는지 지속적으로 확인하고 필요에 따라 업그레이드해야 합니다. 프로세스가 중단되지 않도록 자동화된 소프트웨어 테스트를 완료해야 하며, 프로세스를 자기 상태로 유지하거나 업그레이드 또는 변경이 필요한 시기를 조언하기 위해 고위 IT 또는 경영진의 정기적인 감독이 필요합니다.

구현에서의 오류

공정 자동화를 생성할 때 가장 중요한 단계 중 하나는 프로세스의 모든 단계를 분해하는 것입니다. 프로세스의 한 단계는 '사라에게 파일 제출'일 수 있지만 프로세스의 해당 부분에는 여러 단계가 있을 수 있습니다. 그 시점에서 파일이 관련 없는 문서를 제거할 수 있을까요? 직원이 시스템에 파일 번호를 수동으로 입력하는 경우일까요? 단계를 건너뛰면 시스템이 작동하지 않습니다.

솔루션: 연구 단계에서 프로세스의 각 작은 증분 단계를 세분화해야 합니다. 모호하거나 가정하지 말아야 합니다. 그 과정은 엄청나게 상세해야 합니다.

한 번에 모든 것을 구현하기 위한 시도

대규모 시스템을 한 번에 한꺼번에 뜯어고치려는 것은 소용이 없습니다. 모든 직원이 한 번에 교육을 받아야 하고 모든 소프트웨어와 하드웨어가 작동해야 하므로 직원의 혼란, 실망, 반발을 초래할 수 있습니다.

솔루션: 한 번에 하나의 작업을 자동화하십시오. 프로세스의 작은 부분일 수도 있습니다. 예를 들어, 조직이 미지급금 프로세스를 변경하는 경우 부채 추심을 진행하기 전에 명세서 자동화부터 시작하십시오. 이것은 작고 점진적인 변화를 허용하고 더 나은 교육을 가능하게 하며 더 많은 성공 기회를 제공합니다. 작은 작업이 성공하면 복잡한 비즈니스 프로세스와 보다 동적인 솔루션이 성공할 가능성이 더 높아집니다.

목표 관리 없음

프로젝트 초기에 설정한 목표와 핵심 성과 지표는 종종 방치됩니다. 시스템이 실행되면 해당 워크플로와 지속적인 목표 달성을 확인하는 것이 중단되거나 무시될 수 있는 작업이 됩니다. 그러나 이것은 프로세스가 자동화되지 않는 경우입니다. 한 직원이 한 단계를 놓쳤다는 것을 깨닫고 매일 수동으로 단계를 수행하여 기능을 완료하기로 결정합니다. 또는 작업이 너무 느려서 2일 프로세스의 목표가 미끄러져 5일 프로세스로 바뀝니다.

솔루션: 시스템의 모니터링과 지속적인 관리가 필요합니다. 시스템이 구현되면 변경하거나 적응해야 할 수도 있습니다. 비즈니스의 역동적인 특성에 개방적인 태도를 취하는 것이 성공에 중요합니다.