BPMS란 무엇입니까?

BPMS(비즈니스 프로세스 관리 제품군)는 비즈니스 프로세스를 분석, 모델링, 구현 및 모니터링하는 데 도움이 되는 자동화 도구입니다. 시간과 비용을 소모하는 회사의 일상적인 비즈니스 관행의 취약점을 식별하고 이를 제어하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 회사 직원의 효율성을 높입니다.

BPMS 다이어그램

계정 관리, 직원 채용, 송장 발행, 재고 관리 및 규정 준수 문서화(복잡한 데이터 관리가 많이 포함됨)와 같은 프로세스는 BPMS를 사용하여 자동화할 수 있습니다.

조직은 어디에서 BPMS를 사용할 수 있습니까?

BPMS는 조직의 프로세스에 적용되어 비즈니스 결과를 생성합니다. 이 프로세스는 직원 고용, 패키지 배송, 급여 지급 또는 규정 준수 인증서, 라이선스, 계정, 송장 발행, 고객 서비스, IT 및 재무의 관리와 같이 반복적이거나 정기적으로 수행하는 것이어야 합니다. 목표는 인적 오류로 인한 오류 및 대기 시간을 줄이는 것입니다.

일상적인 비즈니스 활동에서 BPMS 적용의 일반적인 용도의 일부로 구매 주문 프로세스 향상, 콘텐츠 마케팅 워크플로 최적화 및 의료 결과 관리가 포함됩니다.

구매 주문 프로세스 향상

구매 주문이 이행되는 과정에서 때때로 많은 필요한 세부 정보가 도중에 손실될 수 있습니다. 이로 인해 많은 혼란, 시간 낭비, 생산성 손실이 발생할 수 있습니다. 구매 주문에는 몇 가지 주요 단계가 있으며 이 과정의 어느 시점에서든 데이터가 손실될 수 있습니다.

  • 구매 주문 생성 및 승인 프로세스
  • 주문 처리
  • 주문 배달
  • 프로세스 완료에 따른 지불 절차

대량 주문을 처리하는 모든 조직은 주문 흐름을 유지하기 위해 완벽한 시스템을 갖추는 것의 중요성을 알고 있습니다. 그렇게 하지 않을 경우 기업은 막대한 위험에 처해질 수 있습니다. 이럴 경우 BPMS는 전체 프로세스가 원활하고 도중에 어떠한 장애(또는 데이터 손실)도 없도록 보장합니다.

콘텐츠 마케팅

컨텐츠 마케팅은 제품과 고객을 파악하고, 메시지를 개발하고, 컨텐츠를 만든 후 발송하는 매우 간단한 단계처럼 보일 수 있습니다. 그러나 그것보다 훨씬 더 많은 것이 있습니다. 평균적인 콘텐츠 마케팅 프로세스는 다음을 포함하는 긴 주기를 거칩니다.

  • 간결하며 종종 여러 옵션과 일치하도록 콘텐츠 작성
  • 계층 구조를 통해, 그리고 서로 다른 부서로 이동하는 편집
  • 더 나은 브랜딩을 제공하는 디자인
  • 자료 발행 및 각종 매체에 배포
  • 콘텐츠 효과 모니터링 및 분석 및 통찰력 수집

BPMS 솔루션을 사용하면 한 세그먼트에서 다른 세그먼트로 워크플로가 원활해집니다. 또한 모든 관련자들이 비효율성과 중복성을 발견하고 이를 수정하여 더 나은 결과를 얻을 수 있도록 하는 기능을 제공합니다.

의료 관리

입원은 환자에게 매우 큰 트라우마를 줄 수 있습니다. 입원 및 퇴원 절차에 차질이 생기면 이 고통만 가중됩니다. 입원 절차만 해도 정보 수집, 의료 기록 획득, 보험 세부 정보 및 객실 선호에 이르기까지 여러 단계가 있습니다. 청구서 생성은 간호에서 수술, 하우스키핑, 보조 의료 요구 등에 이르기까지 여러 부서에서 발생합니다. BPMS 프로세스는 다양한 단계에서 세부 사항이 잊혀지거나 누락되지 않도록 보장합니다. 효율성이 증가하고 환자가 관리를 받고 스트레스를 덜 받으며 누락되는 프로세스가 없습니다.

BPMS의 종류

BPMS 시스템은 크게 다음의 세 가지 유형으로 분류할 수 있습니다.

  • 통합 중심 BPMS: 이 시스템은 사람의 상호 작용을 최소화하거나 전혀 필요로 하지 않는 기존 프로세스를 다룹니다. 이 시스템은 컴퓨터와 인터넷 기반 애플리케이션의 통합에 의존합니다. 예를 들어 영업 팀에서 사용하는 데이터는 CRM(고객 관계 관리) 도구에 저장하는 마케팅 도구에서 받은 데이터를 통합하여 얻을 수 있습니다. 정보는 비록 한 팀에서 사용할지라도 여러 지점을 통합하여 파생되었습니다.
  • 인간 중심의 BPMS: 이것은 각 단계에서 인간이 의사 결정자가 되는 보다 직접적인 접근 방식입니다. 그러나 인간은 의사 결정 과정을 더 잘 이해할 수 있도록 시각적 인터페이스를 통해 안내를 받게 됩니다. 대표적인 것은 직원 채용을 들 수 있습니다. 채용 요청 게시부터 HR 부서의 요청 검토 및 처리까지 각 단계에서 프로세스가 완전히 사람에 의해 수행됩니다.
  • 문서 중심 BPMS: 이 프로세스는 전적으로 프로세스 문서에 의해 주도됩니다. 이 프로세스에서는 워크플로의 각 지점에서 여러 승인이 필요합니다. 여러 단계의 승인이 필요한 예산 승인이 문서 중심의 BPMS에 대한 예로 들 수 있습니다.
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BPMS는 어떻게 작동합니까?

효율적인 BPMS는 프로세스의 개선뿐만 아니라 이러한 프로세스의 자동화가 필요하며 이 모든 작업은 소프트웨어로 처리되어야 합니다. 이 소프트웨어는 전체 프로세스 워크플로를 계획하고 가상 환경에서 테스트하는 동시에 변수와 결과를 가정하고 병목 현상을 식별하고 제거합니다. 그런 다음 새로 테스트된 프로세스를 배포합니다. BPMS는 이것이 끝이 아닙니다. 이후부터 효율성과 효과성을 위해 워크플로를 지속적으로 모니터링합니다.

BPM 제품군 워크플로는 분석, 설계, 모델링, 실행, 모니터링 및 최적화와 같은 비즈니스 프로세스 관리 단계를 기반으로 합니다.

분석

기존 관행을 연구하고 그것의 대기 시간을 분석하는 과정입니다. 워크플로의 모든 측면을 분석하고 지표를 배치하여 비교합니다. 이 초기 버전의 프로세스를 '있는 그대로(as is)'라고 합니다.

설계

이 프로세스에는 보다 효율적인 워크플로를 설계하여 '있는 그대로' 프로세스의 결함과 대기 시간을 수정하는 작업이 포함됩니다. 이 디자인은 병목 현상과 비효율을 초래하는 워크플로와 프로세스를 수정하는 것을 목표로 합니다. 표준 운영 프로세스 내의 모든 경고 및 에스컬레이션을 대상으로 하며 보다 효율적인 프로세스로 이를 수정합니다.

모델링

디자인은 이제 각 프로세스에서 책임과 중복을 수정하여 순서도에 표시됩니다. 목표 출력이 충족되지 않거나 이전 단계의 결과가 만족스러운 경우 취해야 할 단계와 같이 이전 프로세스와 다른 결과를 결정하기 위해 각 지점에 변수가 있는 'if' 및 'when'과 같은 조건부 루프를 도입합니다.

이상적인 비즈니스 모델링 도구는 읽기 쉽고, 의사 소통이 간단하고, 저렴하고, 최신 업계 표준을 유지하며, 중복이 있어야 합니다. 모델에는 그래픽 인터페이스와 워크플로 편집기 및 시뮬레이터가 있어야 합니다. 이 프로세스 모델을 'to be' 프로세스라고 합니다.

실행

워크플로 디자인을 성공적으로 모델링하고 시뮬레이션한 후 다음 단계는 프로세스를 실행하는 것입니다. 프로세스는 더 큰 그룹에 배포하기 전에 작은 그룹에서 검사하게 됩니다. 민감한 정보를 보호하기 위해 액세스 제한이 설정되어 있습니다. 이러한 프로세스는 자동 또는 수동입니다.

모니터링

여기에서 개별 프로세스를 추적하고 통계를 도출합니다. 각 단계의 성과를 분석하여 효율성을 판단합니다. 또한 모니터링을 통해 병목 현상과 보안 취약점을 식별할 수 있습니다. 기업이 원하는 정보에 따라 다양한 수준의 모니터링을 사용할 수 있습니다. 실시간에서 임시까지 다양할 수 있습니다. 모니터링에는 이벤트 로그를 분석하고 현재 프로세스와 이전 프로세스를 비교하는 프로세스 마이닝이 포함됩니다. 이를 통해 두 프로세스 간의 불일치와 병목 현상을 노출합니다.

최적화

이 단계는 모니터링을 통해 얻은 데이터를 분석하고 필요한 변경을 진행하여 워크플로를 보다 효율적으로 만드는 단계입니다.

이상적인 BPMS의 특징

BPMS의 목표는 가능한 한 많은 비즈니스를 자동화하고 효율적으로 실행하여 장기적 이점을 얻는 것입니다. 그러나 잘못 설계되고 직관적이지 않은 소프트웨어는 득보다 실이 더 많을 수 있습니다. 이상적인 BPMS에는 다음과 같은 기능이 포함되어 있어야 합니다.

  • 프로세스 설계를 위한 사용자 친화적인 인터페이스
  • 직관적이고 단순화된 프로세스 다이어그램
  • 더 나은 안정성과 신뢰성을 제공하는 클라우드 기반 스토리지
  • 사용자 정의 및 통합이 가능한 대시보드 및 보고서
  • 자동화된 실시간 알림

BPMS의 도전 과제

자동화로 전환하는 대부분의 기업에서와 마찬가지로 가장 큰 도전 과제는 올바른 솔루션을 제공하는 소프트웨어의 안정성입니다. 효과적인 BPMS는 사용이 간편하고 분석을 디코딩하기 위한 추가 서비스가 필요하지 않습니다.

유지 관리 및 업그레이드의 도전 과제

기존 패키지형 BPMS는 대부분 유지보수 및 업그레이드가 어렵습니다. 이를 유지 및 디코딩하려면 전문가와 사내 인재의 추가 교육이 필요합니다. 이 BPMS는 원래 의도했던 것보다 더 비싸고 신뢰할 수 없게 됩니다. 일회성 구매로 제공되며 라이선스 업그레이드에는 엄청난 비용이 듭니다. 이러한 패키지는 유지 관리 및 업그레이드가 어려워질 수 있으며 시장 상황에 직관적이지 않은 경우가 많습니다. 그들은 또한 그것을 항상 운영하는 전문 인력이 필요하여 장기적으로 신뢰할 수 없게 만들 것입니다.

클라우드 기반 BPMS 도구는 SaaS(서비스형 소프트웨어) 모델을 기반으로 하므로 이러한 모든 문제를 극복합니다. 이 도구를 사용하면 설정 및 배포가 쉽습니다. 24시간 지원으로 언제 어디서나 데이터에 액세스할 수 있습니다. 클라우드 기반 도구는 일회성 라이선스 비용 대신 구독을 통해 제공되기 때문에 회사는 확장하기 전에 작은 규모에서 사용해 볼 수 있습니다. 따라서 기존의 패키지 도구에 비해 비용 효율성이 높아집니다.

다중 기능의 도전 과제

복잡한 기능이 너무 많은 BPMS도 피해야 할 부분입니다. 이를 위해 조직은 이러한 소프트웨어 사용을 위한 추가 교육 및 비용 관리를 받아야 합니다. 기능이 너무 많으면 통합할 때 문제가 발생할 수도 있습니다. 복잡한 기능으로 인해 소프트웨어가 이해하기 어려울 뿐만 아니라 MS Office Suite, G Suite 또는 기타 관리 제품군과 같은 다른 플랫폼과 통합하기가 어렵습니다. 통합은 분석 또는 기본 의사 결정을 위해 생성된 정보를 해독하는 데 매우 중요합니다. 별도의 개입 없이 생성된 분석 및 기타 보고서를 전달할 수 있습니다.

사용자는 클라우드 기반 솔루션을 통해 불필요한 기능을 선택하지 않을 수 있어 기능의 수를 간소화할 수 있습니다. 선택하지 않은 기능들은 언제든지 추가하거나 제거할 수 있으며 그러므로 보다 예산 친화적인 옵션입니다.

잘 설계된 제품군을 구입하는 데 따른 도전 과제

또 다른 주요 도전 과제는 훌륭하고 직관적인 디자인을 얻는 것입니다. 모든 이해 관계자는 단순한 인터페이스를 통해 정보를 해독하기 위해 추가 인력을 투입하지 않고도 의사 결정에 더 쉽게 참여할 수 있습니다. 너무 많은 기능을 디코딩하려면 많은 사용자가 필요합니다. 마찬가지로, 설계에 기능이 너무 적으면 의사 결정 과정이 지나치게 단순화되어 정확한 결과를 얻지 못할 수 있습니다.

향상된 사용자 친화성

BPMS의 아이디어는 비즈니스 프로세스를 단순화하고 더 효율적으로 만드는 것입니다. 프로세스 설계는 관련된 모든 이해관계자가 작업 설정을 제어할 수 있도록 해야 할 뿐만 아니라 기능적 대시보드와 사용자 친화적인 인터페이스를 갖춘 코딩이 없어야 합니다.

온프레미스 옵션에는 적절한 포스트 세일즈 고객 지원이 제공되지 않습니다. 업그레이드 옵션은 제한된 일회성 패키지로 판매됩니다. 기술이 변경되면 이 패키지에 대한 교육에 소요된 시간은 헛된 것이 될 것입니다. 통합은 BPMS의 핵심 기능이어야 합니다. 모든 조직의 정보와 데이터는 시스템과 부서 간에 이동하므로 MS Office, G Suite, 회계 및 HR 제품군과 같은 플랫폼과의 사전 통합은 BPMS 데이터를 디코딩하고 이해하는 데 이상적입니다.

BPMS의 개념은 여러 부서에 걸친 프로세스를 자동화하는 것이지만, 너무 많은 순서도와 지도가 있으면 전체 시스템이 과도하게 프로그래밍된 로봇처럼 작동해야 합니다. 목표는 사용자가 시각적 모델을 사용하여 자신의 관점에 따라 프로세스를 매핑할 수 있도록 하는 것이어야 합니다. 따라서 시스템은 결과를 제한하는 엄격한 예 또는 무규칙보다 더 복잡한 프로세스를 관리할 수 있습니다. 시스템은 보다 인간 중심적인 워크플로를 따라야 합니다.

자동화는 BPMS 구현에서 핵심 목표입니다. BPMS는 특정 소프트웨어나 하드웨어가 아닌 시스템이지만 개별적인 기술은 BPMS를 보다 효율적이고 효과적으로 만드는 데서 큰 역할을 합니다. 이 소프트웨어는 모델링 및 모니터링과 같은 BPMS의 대부분의 부분을 자동화합니다. 이런 목적을 위해 전문화된 기술을 사용하고 유지하는 비용을 없애줍니다. 소프트웨어가 이 모든 무거운 작업을 수행하면 많은 오버헤드 없이 기술을 사용하여 더 쉽게 이동할 수 있습니다. 이상적인 BPMS는 모든 이해 관계자와 사용자를 위해 프로세스를 단순하고 직관적이며 자동화되고 원활하게 되어야 합니다.