Cosa sono i Reference Data?

I Reference Data sono un sottoinsieme speciale di Master Data da utilizzare per la classificazione in tutta l'organizzazione. Possono essere usati nel Data Management per definire le caratteristiche di un identificatore. Sia che si tratti di dati imposti dall'esterno o creati internamente, sono univoci e non negoziabili. I Reference Data comprendono gerarchie complesse, mappature e altro. I Reference Data possono essere originati sia internamente (all'interno di un'organizzazione) che esternamente (raccolti da altre fonti di dati). Essi possono anche essere descritti in relazioni one-to-one, relazioni one-to-many o gerarchie.

Le organizzazioni, come l'MDM Institute, descrivono due varietà principali di Reference Data: Reference Data multidominio e Reference Data in tempo reale. I Reference Data multidominio non sono specifici del settore e possono abbracciare più aree funzionali (finanza, rischio e conformità, risorse umane, ecc.) e tipi di contenuto (codici Paese ISO e altri dati di riferimento non volatili) da padroneggiare e condividere. I Reference Data in tempo reale sono generalmente utilizzati nel settore dei mercati dei capitali (broker, gestori patrimoniali e società di servizi finanziari) e nei mercati di comando e controllo militare/intelligence. Sono inoltre sempre più utilizzati in applicazioni di Internet of Things (IoT) che richiedono l'etichettatura dei metadati delle fonti di streaming data in laghi di big data.

Secondo l'MDM Institute, i Reference Data possono essere pubblici o privati e collegano diversi domini e applicazioni attraverso valori coerenti e semantica, per creare viste e gerarchie multidominio. Per esempio, i dati che collegano i clienti e i prodotti come le informazioni di contabilità costi/ricavi, il personale di vendita, le unità di business, le aree geografiche o i dati di settore sarebbero tutti inclusi nei Reference Data.

Qual è la differenza tra Reference Data e Master Data?

È importante capire la differenza tra i reference data e master data. Dove i master data rappresentano parti fondamentali del business, inclusi i dati dei clienti e i dati correlati alle attività e alle transazioni aziendali, i Reference Data rappresentano un insieme di dati ammissibili da utilizzare dai Master Data per la classificazione. Inoltre, i cambiamenti nei Reference Data spesso si verificano lentamente nel tempo come diretta conseguenza di eventuali modifiche ai processi aziendali, mentre i cambiamenti nei master data si verificheranno all'interno dei processi aziendali standard. Anche se i Master Data vengono modificati raramente, quei piccoli cambiamenti nel tempo devono essere gestiti e sincronizzati in tutta l'organizzazione. Questa è una sfida che molte aziende si trovano ad affrontare e devono contrastare una Reference Data Management e principi di governance coerenti.

Esempi di Reference Data

Ecco alcuni esempi di Reference Data:

• Codici postali
• Codici di transazione
• Centri di costo
• Gerarchie finanziarie
• Codici di stato o di Paese
• Valute
• Tipi di unità organizzative
• Codici di lingua
• Segmenti di clienti
• Compiti e processi aziendali

Perché i Reference Data sono importanti?

A causa delle complesse connessioni tra domini e applicazioni costituite da Reference Data, la gestione di tali dati può presentare alcune sfide. Ecco perché la Reference Data Management (RDM) è così importante per gestire potenziali problemi come la governance, il controllo delle versioni e le gerarchie personalizzate. I Reference Data devono essere definiti in base a termini aziendali e impostati in base a regole create dall'azienda, gestiti in gerarchie, condivisi per la collaborazione e monitorati per le modifiche apportate da diversi utenti, la Data Quality e la reportistica.

I Reference Data sono ovunque e devono essere gestiti in modo che i sistemi di un'organizzazione operino in sincronia con dati interoperabili e accurati. Senza questa gestione, i Reference Data saranno isolati all'interno di un'organizzazione e generalmente definiti e gestiti in modo diverso da un'applicazione all'altra, perdendo precisione e diventando inefficienti dal punto di vista dei costi.

Vantaggi della gestione e della distribuzione dei Reference Data

Le variazioni nei Reference Data di un'organizzazione possono causare seri problemi di qualità dei dati, provocando tempi di inattività, imprecisione e un cattivo processo decisionale. Ma con un modo centralizzato di gestire i suoi Reference Data, un'organizzazione può sfruttare i vantaggi elencati di seguito:

• Riduzione dei costi informatici: Con un luogo centrale per l'archiviazione e la gestione dei Reference Data, le organizzazioni possono tagliare i costi di archiviazione associati a più sistemi. Questo accelererà anche il tempo e il denaro spesi per modificare i Reference Data in tutta l'azienda.
• Aggiornamenti agili: Questo aiuterà anche a ridurre gli sforzi coinvolti nella modifica e nell'aggiornamento dei Reference Data. A sua volta, riducendo il tempo necessario per i progetti di Data Integration.
• Rischi ridotti: Come menzionato, Reference Data scadenti significano scarsa Data Quality, il che può essere rischioso al momento di prendere decisioni aziendali su dati imprecisi e in termini di rispetto dei regolamenti sui dati. Applicando dei controlli sui Reference Data e verificando le modifiche apportate ad essi, le organizzazioni possono ridurre notevolmente il rischio di dati errati o incoerenti.
• Miglioramento della reportistica BI: I Reference Data informano anche la reportistica di business intelligence (BI). Una migliore gestione dei Reference Data garantisce che i report di un'organizzazione siano accurati e affidabili per gli utenti aziendali da utilizzare nei processi decisionali.

Chi possiede i Reference data?

Ogni azienda in ogni settore possiede Reference Data. Qui di seguito sono riportati alcuni settori in cui i Reference Data sono estesi e la loro gestione proficua è quindi cruciale:

• Servizi bancari e finanziari: Gli identificatori sicuri sono spesso utilizzati nel settore finanziario per effettuare operazioni o completare transazioni. Questi marcatori rappresentano una forma di Reference Data e sono essenziali per il settore.
• Governo / settore pubblico: I Reference Data sono spesso utilizzati dai governi e da altri enti normativi per tracciare i registri pubblici e mantenere la coerenza tra diverse organizzazioni.
• Healthcare: Nel settore sanitario, i Reference Data sono fondamentali per garantire associazioni precise tra i risultati di laboratorio e le informazioni sui pazienti, per esempio.
• Viaggi e ospitalità: Compagnie aeree, hotel, auto a noleggio e altre aziende nel settore dei viaggi dipendono dai Reference Data per organizzare grandi operazioni e mantenere un'esperienza cliente eccezionale.
• eCommerce: Poiché sempre più aziende stanno passando alla modalità online e si allontanano dai tradizionali modelli di business brick-and-mortar, le operazioni di eCommerce e, pertanto, i Reference Data continueranno a crescere in importanza. I codici delle transazioni, le informazioni sui clienti e altri dati devono essere collegati in modo coerente per la sicurezza e l'efficienza.