Cos'è il process mining?

Il process mining è una tecnica progettata per scoprire, monitorare e migliorare i processi aziendali reali estraendo la conoscenza facilmente disponibile dai registri degli eventi dei sistemi informativi.

Il process mining aiuta le organizzazioni a ottenere una comprensione completa dei processi che assistono i loro clienti attraverso l'esame dei processi reali, spesso differenti dai processi documentati che usano attualmente.

Il process mining scopre, monitora e migliora i processi reali basati sulle informazioni dei registri degli eventi aziendali. Il process mining include:

• Scoperta ed estrazione automatizzata dei processi
• Monitoraggio della conformità
• Estrazione di reti sociali
• Costruzione automatizzata di modelli di simulazione
• Estensione e riparazione di modelli
• Raccomandazioni basate sulla storia
• E altro ancora!

Per scoprire e ottimizzare i processi aziendali, il process mining segue di solito una serie di tappe:

1. Selezionare un qualsiasi processo aziendale
2. Raccogliere i registri degli eventi da tutti i sistemi (di solito viene fatto automaticamente)
3. Ricostruire e visualizzare il processo dai dati transazionali
4. Identificare e attuare miglioramenti utilizzando intelligenza artificiale (IA), machine learning (ML) e modelli di analisi
5. Monitorare continuamente e apportare miglioramenti sulla base di queste informazioni

Il process mining permette ai clienti di identificare i problemi dei processi aziendali e di costruire un elenco prioritario delle inefficienze più costose nelle loro aziende. Ulteriori benefici includono:

• Aumento dell'efficienza eliminando i colli di bottiglia, migliorando i tempi di ciclo e ottimizzando i processi
• Riduzione dei costi associati alla duplicazione, alla rilavorazione e ai processi manuali
• Miglioramento della conformità rilevando processi non conformi o frodi
• Ottimizzazione continua dell'impresa migliorando i processi e monitorandoli in tempo reale
• Miglioramento del servizio e della soddisfazione del cliente attraverso il miglioramento dei processi incentrati sul cliente

Per ottenere risparmi significativi, nuovi e sostenibili sui costi e un miglioramento continuo senza ostacolare la capacità di produzione, si ha bisogno di una maggiore trasparenza e comprensione del proprio business. Con il process mining guidato dall'intelligenza, i principali soggetti interessati possono visualizzare, identificare e quantificare rapidamente i colli di bottiglia e le inefficienze della loro azienda. In questo modo, possono individuare un elenco prioritario di cambiamenti con la prova di ottenere miglioramenti che consentano di risparmiare sui costi.

Gli utenti aziendali e i principali soggetti interessati possono approfondire quanto necessario per verificare l'efficienza di funzionamento dei processi e l'eventuale comparsa di problemi, quali e dove si stanno verificando. Questa capacità funziona in tutti i sistemi e le aree di attività:

• Acquisizione di nuovi clienti e servizio clienti
• Elaborazione di risarcimenti, indagini e liquidazioni
• Gestione delle politiche e adeguamenti a medio termine
• Periti terzi, riparatori e così via
• Sottoscrizioni
• Acquisizioni, risorse umane, finanza e altro

Con il process mining, le organizzazioni possono individuare opportunità di riduzione dei costi precedentemente sconosciute e mostrare prove e misurazione dei problemi.

Perché il process mining?

Disponi di processi standard per ogni parte della tua attività. C'è una mappa del percorso chiaramente delineata per ogni processo nella tua azienda. Per esempio, l'acquisizione di nuove polizze, l'elaborazione delle richieste di risarcimento e la spedizione dei prodotti sono tutti esempi di processi aziendali. Ma sai quanto spesso questi processi vanno fuori strada? O in che misura le cose si bloccano quando ciò succede? O sai dove avvengono nei tuoi processi queste deviazioni dalla norma? Queste deviazioni nei processi possono essere centinaia o addirittura migliaia. La maggior parte delle aziende oggi sperimenta problemi nelle loro organizzazioni a causa di processi aziendali mal interpretati.

Tradizionalmente, questo tipo di analisi veniva fatto manualmente con interviste ai dipendenti. Tuttavia, era molto suscettibile di errore in quanto due individui possono spesso avere punti di vista molto diversi sullo stesso processo con informazioni incomplete. Questo è un processo molto lungo e soggetto a errori.

Ora, con il process mining, puoi attingere alla tua risorsa più preziosa: i tuoi dati operativi e i file di registro. Tutte le transazioni e le interazioni degli utenti sono registrate nei tuoi sistemi (ad esempio polizze, richieste di risarcimento, CRM) come un'impronta digitale. Questa impronta digitale può essere analizzata per ricostruire il modo in cui i processi aziendali sono effettivamente eseguiti, invece di quello che mostra solo il diagramma di flusso del proprietario del processo. Questo è un processo molto veloce che offre alle organizzazioni un modo semplice per individuare i colli di bottiglia.

Il process mining, utilizzando IA e ML, è in grado di dire a un'azienda dove sono i colli di bottiglia e aiutarla a migliorare i processi. I risultati dell'analisi di IA sono presentati con una visualizzazione molto semplice per creare visibilità in sala riunioni, ma supporta anche il drill-down nei dettagli specifici per i proprietari dei processi e i soggetti interessati di tutti i processi principali.

Gli interventi di process mining consentono di scavare a fondo in qualsiasi parte della tua azienda e ottenere le specifiche di qualsiasi processo come tempo, costo o risorse. Il process mining è come fare la risonanza magnetica alla tua impresa. Scopre dettagli che finora erano invisibili. Il process mining permette alle organizzazioni di vedere chiaramente cosa sta funzionando e cosa non sta funzionando nell'azienda e perché. Il process mining fornisce alle organizzazioni dei parametri e la causa principale dei problemi in modo da poter prendere le misure necessarie per far funzionare i processi senza problemi. Può portare a risparmi di costi rivoluzionari per qualsiasi organizzazione.

Vantaggi del process mining

Includendo una maggiore comprensione dei processi aziendali, i vantaggi del process mining sono molti:

Scoperta

Scopri cosa sta realmente accadendo nei tuoi processi aziendali dai dati delle applicazioni dal vivo. Puoi vedere come funzionano i tuoi processi aziendali dai dati operativi reali.

Analisi

Analizza i processi e trova la causa principale delle inefficienze. Comprendi dove spendi tempo, in quali attività, e individua dove si trovano i colli di bottiglia. Trova i pattern e i comportamenti osservando come le risorse eseguono le attività del processo.

Controllo

Controlla le prestazioni pianificate rispetto a quelle effettive, in modo da poter prendere le contromisure dove necessario per ottenere il massimo impatto. Valuta i processi rispetto ai modelli di riferimento per ottenere prestazioni ottimali.

Predict

Utilizza gli insight dai casi storici per prevedere il percorso, il costo, la complessità e la durata dei tuoi casi in corso. Costruisci modelli di analisi predittiva che possono essere applicati alla tua organizzazione per migliorare l'individuazione dei problemi.

Come funziona il process mining?

In primo luogo, il process mining scopre come funzionano i processi aziendali sulla base di dati reali presi dai sistemi operativi di un'organizzazione. Questa scoperta viene eseguita automaticamente utilizzando l'analisi descrittiva avanzata per scoprire il "processo reale". Con questi dati, il process mining scopre i colli di bottiglia, determina le attività più onerose in termini di tempo e identifica le aree di miglioramento all'interno dei processi. Poi, utilizzando IA e modelli analitici, il process mining assegna ai tuoi processi aziendali un punteggio rispetto ai modelli di riferimento e affronta i problemi di conformità.

Il process mining identifica i processi aziendali che sono buoni candidati per l'automazione e la misurazione prima e dopo le prestazioni. Quindi gli amministratori del process mining lavorano con i titolari dell'impresa per determinare le aree di miglioramento in base a KPI e benchmark di settore, dando suggerimenti per riequilibrare le risorse in base a tali prestazioni. Infine, utilizzando gli insight dei casi storici, il process mining può prevedere percorsi, costi, complessità e durata dei casi in corso.

Come si può osservare nell'immagine sopra, i processi aziendali di solito comportano lo spostamento di un progetto dalla posizione "a" alla "d". Tuttavia, esistono molti percorsi per arrivarci. Si possono avere diverse varianti nel proprio modello. Il process mining è in grado di estrarre automaticamente tutte le possibili varianti. Ogni volta che si incontra una variante specifica, viene generato un caso. Un caso è un insieme di attività eseguite nel tempo, di solito da una persona o da sistemi. Quando si scava a fondo in tutti i dati e tutte le visualizzazioni generate dal process mining, si può iniziare a scoprire quali processi seguono percorsi tipici e quelli che hanno molte varianti. Da qui, è possibile apportare miglioramenti.

Le funzionalità più tecniche del process mining includono:

• Connettività ed estrazione dei dati del registro eventi
• Preparazione e virtualizzazione dei dati per unificare i dati e renderli utilizzabili
• Calcolo dell'algoritmo di estrazione dei processi
• Archiviazione di varianti, casi e parametri in tabelle
• Visualizzazione ed esplorazione di processi e dati
• Combinazione con modelli di IA e ML
• Gestione dei casi per la raccolta, il tracciamento e l'automazione

Caso di studio del process mining

Le organizzazioni che hanno implementato il process mining hanno sperimentato un risparmio di tempo del 25% scoprendo e risolvendo i colli di bottiglia. Infatti, Invitalia, l'agenzia nazionale per gli investimenti interni e lo sviluppo economico dell'Italia, aveva bisogno di un modo per gestire una grande quantità di applicazioni e ottimizzare i processi per esaminarle. I suoi vecchi processi aziendali creavano una visione incompleta e superata delle prestazioni dell'organizzazione. Invitalia voleva rivalutare e migliorare i suoi processi di business end-to-end per risparmiare tempo e aumentare la scalabilità per un migliore processo decisionale. L'organizzazione ha lavorato con TIBCO LABS per creare una soluzione di process mining e visual analytics per migliorare l'esecuzione dei processi di business a livello aziendale. I risultati sono stati una riduzione dei tempi e dei costi grazie all'individuazione e alla rimozione dei colli di bottiglia. Invitalia ha raggiunto il 100% di conformità delle operazioni con la separazione dei compiti secondo la politica aziendale, riscontrando un'approvazione dei finanziamenti più veloce del 35%.