Cos'è l'automazione dei processi?

L'automazione dei processi usa la tecnologia per automatizzare processi aziendali complessi. Normalmente ha tre funzioni: automatizzare i processi, centralizzare le informazioni e ridurre la richiesta di input da parte delle persone. È progettata per rimuovere i colli di bottiglia, ridurre gli errori e la perdita di dati, il tutto mentre aumenta la trasparenza, la comunicazione tra i dipartimenti e la velocità di elaborazione.

Pensa a un autolavaggio. Il processo, completamente automatizzato, assomiglia a questo:

• Il cliente sceglie il tipo di lavaggio che vuole
• Il sistema richiede il pagamento al cliente.
• Prende il pagamento dal cliente.
• Approva la transazione e consiglia al cliente di entrare nell'autolavaggio.
• Individua quando l'auto è nella posizione giusta tramite un sensore e consiglia al conducente di fermarsi.
• Utilizza una serie di sensori per identificare l'altezza e le dimensioni dell'auto.
• Esegue il programma preselezionato e pagato. Questo include una serie di variabili, tra cui il risciacquo, il lavaggio con sapone e spazzole, l'applicazione della cera e l'asciugatura dell'auto.
• Al termine, consiglia al cliente di uscire dall'autolavaggio.

Pur essendo un'automazione molto semplice, questo processo è uno di quelli con cui la maggior parte delle persone ha familiarità; integra perfettamente una transazione digitale e l'input del cliente e la trasforma in una serie meccanica di automazioni utilizzando software, hardware e comunicazione a un sistema di contabilità.

L'automazione dei processi ottimizza un sistema eliminando gli input umani, il che diminuisce gli errori, aumenta la velocità di consegna, aumenta la qualità, minimizza i costi e semplifica il processo aziendale. Incorpora strumenti software, persone e processi per creare un flusso di lavoro completamente automatizzato.

Automazione dei processi e automazione robotica dei processi a confronto

Alcune persone usano questi due termini in modo intercambiabile. Tuttavia, ci sono alcuni fattori e differenze importanti tra l'automazione robotica dei processi (RPA) e l'automazione dei processi. Sebbene entrambi automatizzino i processi aziendali, è qui che finiscono le somiglianze.

L'automazione di processo tradizionale è molto più ampia nelle sue applicazioni e integrazioni. Include l'uso di macchinari per eseguire compiti, software, dati e sistemi di archiviazione, nonché attività di integrazione. Tuttavia, l'automazione robotica dei processi si concentra sulle attività di front-end ed emula il lavoro più o meno come farebbe un umano.

L'automazione dei processi spesso richiede un grande input da parte di ingegneri e sviluppatori IT, mentre l'automazione robotica dei processi utilizza robot che possono essere addestrati o sono autoaddestrati. La RPA è generalmente usata per funzioni IT come le risposte alle e-mail, l'estrazione dei dati e altri compiti di base del sistema che dovrebbe altrimenti eseguire un umano.

L'automazione dei processi aziendali copre una vasta gamma di compiti, tra cui:

• Gestione e raccolta di file di dati
• Automatizzare i compiti ripetitivi
• Connessione e integrazione di fonti di dati e servizi

Quando un'organizzazione dovrebbe usare l'automazione dei processi?

I processi comuni da automatizzare includono la fatturazione, gli ordini di vendita, la riconciliazione contabile, l'inserimento dei dati, le interrogazioni del sistema, il libro paga, l'inserimento dei dipendenti o dei fornitori o la cessazione del personale.

Un tipico esempio di quando l'automazione dei processi potrebbe essere enormemente vantaggiosa è in una società di servizi. Potrebbero iniziare a cercare un processo attuale che ha colli di bottiglia, è incline agli errori o ha lacune nel sistema. Per esempio, un'azienda di servizi di refrigerazione che vuole automatizzare il suo processo di fogli di servizio potrebbe essere così:

• La chiamata arriva dal cliente per telefono. I dettagli vengono annotati e un lavoro viene creato manualmente in un sistema di lavoro.
• Il lavoro è preso in carico da un ingegnere che torna alla base e prende un pezzo di carta con i dettagli.
• L'ingegnere assiste al lavoro e scrive sul foglio di lavoro i pezzi utilizzati, il tempo impiegato, la distanza percorsa e qualsiasi altra informazione pertinente.
• L'ingegnere per quel giorno va a casa. Il giorno seguente, tornano in ufficio e consegnano i loro documenti.
• Il team amministrativo elabora manualmente i documenti, aggiorna il sistema, ordina le parti come richiesto e addebita il chilometraggio e i materiali di consumo.
• Se il lavoro è finito, l'istanza viene chiusa nel sistema di fatturazione e la fattura inviata al cliente. Se ci sono parti ordinate o se il lavoro richiede una notevole manodopera, questo ciclo può continuare all'infinito.

In quel sistema, ci sono più punti nel processo in cui le informazioni possono essere perse, le scadenze non rispettate, i documenti lasciati in loco o qualsiasi altro problema. L'automazione dei processi toglie tutte le opportunità di variazioni e problemi.

L'incorporazione di hardware come gli smartphone danno la possibilità agli ingegneri di inserire e ricevere dati elettronicamente. Utilizzando i sistemi di monitoraggio della flotta, il chilometraggio effettivo può essere preso dall'uso quotidiano e applicato automaticamente al lavoro.

Il software ricopre qui un ruolo enorme. Per esempio, l'ingegnere che inserisce quali parti ha usato può attivare un avviso automatico per ordinare più sensori o un tipo di cavo o può anche inviare un avviso direttamente al fornitore. Non c'è bisogno dell'approvazione manuale degli ordini d'acquisto, poiché il processo è completamente automatizzato e generato dal sistema. Inoltre, una volta che il lavoro è completo, le informazioni sono già nel sistema, risparmiando l'inserimento dei dati e gli errori in ufficio.

Queste automazioni di processo possono avvenire in qualsiasi settore e in qualsiasi compito che ha più fasi. Pensa ai processi all'interno di un'azienda che sono ripetitivi e soggetti a ritardi, come l'elaborazione e l'approvazione dei prestiti, il servizio clienti e la gestione delle approvazioni.

Come implementare l'automazione dei processi

Ogni organizzazione è diversa, ma i cinque passi fondamentali rimangono gli stessi.

1. Individuare i compiti e i processi che possono essere automatizzati

Non tutti i compiti possono essere automatizzati. Ci sono però alcune vittorie facili, dove alcuni processi possono essere facilmente automatizzati con il software esistente. Pensate ai compiti all'interno di un'organizzazione che:

• Sono ripetitivi.
• Sono sensibili al tempo.
• Includono un certo numero di persone e pezzi.
• Necessitano di audit o tracce di conformità.
• Hanno un impatto su altri processi e sistemi all'interno dell'azienda.
• Sono basati su regole e standardizzati.
• Hanno il potenziale per un alto ritorno sull'investimento.

Trova questi compiti e crea una mappa dei processi che mostra il sistema attuale.

2. Stabilire i propri obiettivi organizzativi

Se non si ha un'idea precisa di dove si vuole andare, i cambiamenti potrebbero non tradursi in alcun cambiamento positivo e duraturo. L'organizzazione deve decidere quali sono i suoi obiettivi e come l'automazione aiuterà a raggiungerli. Inoltre è importante pianificare come sarà misurato il successo: meno reclami dei clienti, un calo del tempo di consegna, un aumento della redditività?

Una volta chiariti gli obiettivi, il processo decisionale diventa molto più facile, poiché ogni scelta diventa semplicemente: ci sta avvicinando ai nostri obiettivi o allontanando?

3. Scegliere gli strumenti giusti

Qui è dove è necessaria la ricerca per trovare le migliori soluzioni. Potrebbe beneficiare del coinvolgimento di professionisti che hanno avuto esperienza nella creazione di sistemi di automazione di processo vincenti. Il sistema ideale è semplice e facile da comprendere, con interfacce intuitive e grande usabilità. Deve essere scalabile, con flessibilità per la crescita futura e il cambiamento all'interno dell'organizzazione. Deve anche integrarsi con il software e gli strumenti esistenti, essere in grado di comunicare con altri programmi e disporre di un sistema per gestire i dati.

4. Gestione del cambiamento

Questo è probabilmente il passo più importante nella transizione alla nuova automazione. Ottenere il consenso del personale e formare i dipendenti all'uso del software aiuta a garantire che venga usato in modo efficace e con un atteggiamento positivo.

Coinvolgere il team nel processo di pianificazione, ottenere un ciclo di feedback aperto al cambiamento da entrambe le parti e la formazione continua sono tutti elementi che aiutano a passare senza problemi al nuovo processo.

5. Misurare e monitorare

Il nuovo processo e gli strumenti utilizzati non sono destinati ad essere statici. Man mano che le esigenze del business cambiano, deve cambiare anche il sistema. Monitora continuamente gli indicatori di performance chiave e, se la performance cala, esamina il processo e rivaluta le esigenze che sono vitali per la longevità del sistema.

Vantaggi dell'automazione dei processi

Con una soluzione così personalizzata e olistica, l'automazione dei processi dovrebbe fornire una serie di vantaggi per qualsiasi organizzazione che la implementi correttamente.

Trasparenza nella gestione

Le operazioni commerciali quotidiane possono diventare rapidamente tutto ciò che la direzione nota; la strategia e il processo generale possono perdersi nelle minuzie della gestione dell'organizzazione. Sedersi, esaminare i flussi di lavoro dei processi e implementare l'automazione dei processi consente ai proprietari di vedere e comprendere veramente l'azienda. I sistemi chiaramente definiti permettono una comprensione più profonda dell'impresa e la possibilità di maggiori miglioramenti in futuro.

Migliorare la produttività

L'automazione dei processi aziendali continua ad essere la chiave per migliorare la produttività delle organizzazioni. La sola RPA ha aiutato a migliorare la produttività delle aziende dell'86%. Rimuovendo i colli di bottiglia, togliendo alle persone i compiti manuali e dispendiosi in termini di tempo, e integrando tutto in un flusso di lavoro automatizzato, la produttività delle aziende aumenta drasticamente.

Aumentare la conformità

Che si tratti di politiche e standard interni o di enti e agenzie governative esterne, i sistemi di automazione dei processi aumentano la conformità. Poiché tutti i processi avvengono automaticamente, non ci sono scorciatoie, non ci sono passi mancati o dimenticati in un processo. Se un'azienda ha preoccupazioni di governance, rischio o conformità, l'automazione dei processi dovrebbe essere una parte vitale delle sue operazioni quotidiane.

Ridurre i costi

Uno dei vantaggi più interessanti dell'automazione dei processi è la riduzione dei costi. Le aziende hanno riportato una riduzione dei costi del 59 per cento, che permette alle aziende di creare più reddito, reinvestire nel business o crescere. Il ritorno sull'investimento è stato raggiunto secondo quanto riferito in meno di 12 mesi.

Questo è dovuto a una serie di fattori:

• Maggiore velocità di elaborazione
• Meno colli di bottiglia e ritardi
• Meno errori
• Più tempo per il personale per svolgere altri compiti

Migliore utilizzo del personale

Mentre il personale è occupato con compiti noiosi e ripetitivi, non viene utilizzato al massimo del suo potenziale. Eliminando questi compiti e assegnando i dipendenti a parti più preziose e interessanti del business, essi saranno più soddisfatti, aumentando i risultati positivi dell'azienda.

Meno errori

Gli errori possono essere dirompenti e creare problemi all'interno di un'azienda. Anche se sbagliare un ordine o avere un indirizzo errato sono problemi che possono essere risolti, richiedono tempo prezioso. Se questi problemi iniziano a riguardare i clienti, possono avere un impatto negativo sull'intero business, contribuire all'abbandono e creare più lavoro per il personale a lungo termine. Automazione significa molta meno capacità di errore.

Sfide dell'automazione dei prodotti

Come ogni processo o software, l'automazione pone una serie di sfide.

Difficile da scalare

Questo problema può essere suddiviso in una serie di fattori che vi contribuiscono:

• Resistenza all'adozione da parte dei dipendenti
• Limiti degli strumenti (come la mancata gestione dei dati non strutturati)
• Variazioni nei processi o complessità inaspettata
• Mancanza di direzione strategica da parte della direzione
• Interfacce che cambiano o automazione che si interrompe

Molte aziende non hanno abbracciato l'automazione dei processi a causa di queste sfide.

Soluzione: molti problemi sono risolti se la fase di ricerca è completata correttamente e c'è grande approvazione del personale riguardo al nuovo sistema. Tuttavia, la natura dinamica dell'azienda e del software indica che il sistema deve essere costantemente controllato per i problemi e aggiornato come richiesto. Devono essere realizzati test automatizzati del software per assicurare che non ci siano interruzioni nei processi ed è necessaria una supervisione regolare da parte del senior IT o della direzione per mantenere i processi in atto o per consigliare quando gli aggiornamenti o i cambiamenti devono essere effettuati.

Errori nell'implementazione

Una delle fasi più importanti quando si crea un'automazione di processo è la scomposizione di tutti i passi di un processo. Mentre un passo può essere "passare il file a Sarah", ci potrebbero essere più passi in quella parte del processo. Il file viene eliminato dai documenti irrilevanti a quel punto? È quando l'impiegato inserisce manualmente il numero del file nel sistema? Se i passi vengono saltati, il sistema non funzionerà.

Soluzione: nella fase di ricerca, ogni piccolo passo incrementale del processo deve essere scomposto. Non c'è spazio per ambiguità o supposizioni; il processo deve essere incredibilmente dettagliato.

Cercare di implementare tutto in una volta

Cercare di revisionare un sistema imponente tutto in una volta non funzionerà. Richiede che tutti i dipendenti siano addestrati in una sola volta, che tutto il software e l'hardware siano operativi e può portare a confusione, delusione e rifiuto da parte dei dipendenti.

Soluzione: automatizzare un compito alla volta. Può anche essere una piccola parte del processo; per esempio, se un'organizzazione sta modificando il processo di contabilità fornitori, inizia con l'automatizzazione delle dichiarazioni prima di passare al recupero crediti. Questo permette cambiamenti piccoli e incrementali, una migliore formazione e offre maggiori possibilità di successo. Se i piccoli compiti hanno successo, è più probabile che i processi aziendali complessi e le soluzioni più dinamiche abbiano successo.

Nessuna gestione degli obiettivi

Gli obiettivi e gli indicatori chiave di prestazione che sono stati impostati all'inizio del progetto sono spesso lasciati andare. Una volta che il sistema è in funzione, il controllo di quei flussi di lavoro e il continuo raggiungimento degli obiettivi diventa un compito che può essere abbandonato o ignorato. Tuttavia, questo è il momento in cui i processi diventano non automatizzati. Un dipendente si rende conto che un passo è stato saltato e decide di intervenire manualmente ogni giorno per completare una funzione. Oppure il compito diventa così lento, che un obiettivo di un processo di due giorni scivola e si trasforma in un processo di cinque giorni.

Soluzioni: è necessario il monitoraggio e la gestione continua del sistema. È possibile che il sistema debba cambiare o adattarsi una volta implementato; essere aperti alla natura dinamica del business è importante per il successo.