Cosa sono i dati master?

I dati master sono l'insieme di identificatori che fornisce il contesto dei dati aziendali come la posizione, il cliente, il prodotto, la risorsa, ecc. Sono i dati fondamentali assolutamente essenziali per eseguire le operazioni all'interno di un'impresa o di un'unità commerciale. Altrimenti non ci sarebbe modo di confrontare uniformemente i dati tra i sistemi. Tuttavia, tutti i dati master non sono creati uguali. Il tipo di dati che sono designati come dati master può variare a seconda del settore. Anche all'interno di diverse entità aziendali dello stesso settore, gli esempi di dati master possono essere discreti o non avere molto in comune.

In generale, i dati catturati dalle imprese rientrano in una di queste tre categorie:

• Dati transazionali: i dati transazionali sono dati generati da varie applicazioni durante l'esecuzione o il supporto dei processi aziendali quotidiani.
• Dati analitici: i dati analitici, come suggerisce il nome, nascono da calcoli o analisi effettuate sui dati transazionali.
• Dati master: i dati master rappresentano gli oggetti di business reali e critici sui quali vengono eseguite le transazioni sopracitate, tenendo conto anche dei parametri sui quali viene condotta l'analisi dei dati.

I tre tipi di dati sono meglio esemplificati nella seguente frase, che riassume una transazione commerciale ordinaria:

L'acquirente X ha fatto un ordine per 10 SKU Y, il GG-MM-AAAA per un totale di $5000.

All'interno di questo, l'acquirente e il prodotto sono compresi nei dati master, poiché sono il cuore della transazione; senza di loro, il processo di transazione non esisterebbe. I dati secondari generati come risultato di questa interazione rientrano nei dati transazionali (come l'importo, la data, la quantità acquistata, il numero di fattura o gli identificatori fiscali). Inoltre, informazioni come le dimensioni medie degli ordini per questo particolare cliente e il valore medio dell'ordine, che viene estratto scavando in un set di dati accumulato, rientra nei dati analitici. Si noti che tutti e tre i tipi di dati sono collegati e, nella natura delle transazioni commerciali quotidiane, un'organizzazione ha bisogno che tutti e tre i tipi lavorino insieme perfettamente.

Questo esempio rende più facile capire la definizione di dati master, dati sulle entità aziendali che forniscono il contesto per le transazioni commerciali.

I dati master costituiscono una delle principali risorse di dati di un'azienda. Alcune aziende sono persino acquisite per l'accesso al loro set di dati master dei clienti.

Categorie e componenti dei dati master

Come suggerisce l'esempio precedente, le categorie più comuni di dati master, insieme ai loro componenti, sono:

• Parti: sia gli individui sia le organizzazioni, più l'intero spettro di ruoli annidati in essi: scout, acquirenti, venditori, clienti, fornitori e dipendenti.
• Prodotti: merci scambiate tra le parti
• Strutture finanziarie: beni, conti, documenti, ecc.
• Concetti di localizzazione: territori di vendita, filiali, sedi di uffici

I dati anagrafici sono necessari per diversi processi aziendali e i loro sistemi IT. Pertanto, è d'obbligo standardizzare i formati dei dati master, sincronizzare i valori e gestire correttamente i dati per portare al successo l'integrazione nel sistema.

I dati master sono normalmente di natura non transazionale. L'eccezione a questo è quando le informazioni sui componenti dei dati master come le parti o i prodotti sono elencati solo su documenti transazionali come fatture e ricevute e non sono registrati separatamente (anche se dovrebbero esserlo).

I dati master sono spesso raggruppati in set di dati master record, che possono comprendere "dati di riferimento" associati ad essi. Tuttavia, è importante separare i dati master dai dati di riferimento. I dati di riferimento associati sono piuttosto come un pezzo di dati di accompagnamento, come il codice postale all'interno di un indirizzo di una filiale in un set di dati del record principale del cliente.

Master Data Management

Master Data Management (MDM) è un servizio di dati unificato che copre la tecnologia, gli strumenti e i processi necessari per unificare e coordinare i dati master da varie fonti, in tutta l'organizzazione aziendale. In altre parole, è una soluzione tecnologica progettata per mantenere il set di dati master ufficiali condivisi tra i vari reparti in modo uniforme e coerente, rendendoli credibili e accessibili in ogni momento.

Una buona gestione dei dati master è necessaria per garantire la coerenza, la completezza e l'accuratezza dei dati all'interno di un'entità commerciale e dei suoi associati. Gli strumenti dovrebbero assicurare dati puliti e coerenti a lungo termine, non solo a breve termine. La gestione dei dati master aiuta a prevenire il disordine eliminando i silos e le versioni duplicate dei set di dati, gli errori manuali e stabilendo una linea temporale affidabile degli eventi.

Il ruolo fondamentale che i dati master svolgono nella didascalia, organizzazione e comprensione dei dati operativi ha ispirato l'intero campo della gestione dei dati master. Le aziende avevano bisogno di organizzare meglio e migliorare la coerenza e la qualità delle loro risorse di dati principali. I dati possono diventare sparsi e disordinati se non vengono gestiti bene.

I dati master devono essere memorizzati correttamente per facilitare una buona analisi e anche le previsioni aziendali. Un'organizzazione ha bisogno di trovare facilmente la risposta alle seguenti domande:

• Chi sono i nostri migliori clienti e dove si trovano?
• Quali sono i prodotti che danno i migliori margini su cui dovremmo investire?
• Quanti dipendenti sono necessari per una certa transazione?

Problemi derivanti da una mancanza di gestione dei dati master

I tipici problemi e le sfide che sorgono con dati master mal gestiti sono i seguenti:

Ridondanza dei dati

L'importanza dei dati master per i processi aziendali è alla base della ridondanza dei dati, dato che vari reparti possono mantenere i dati in una serie di applicazioni non uniformi. Per esempio, il personale di vendita manterrà le informazioni nel software di gestione delle risorse dei clienti, mentre il reparto contabile le manterrà nel software di contabilità. Le stesse informazioni sui clienti finiscono per essere divise più volte, aumentando i costi e talvolta causando confusione.

Incoerenze dei dati

Una parte di questo può essere attribuita all'errore manuale nell'inserimento e nella manutenzione dei dati, evidenziando la necessità di sistemi automatizzati di gestione dei dati. Può anche derivare dalla ridondanza dei dati e dal consolidamento delle informazioni dalle varie applicazioni come menzionato sopra.

Inefficienze dei processi aziendali

Quando i dati master sono memorizzati con ridondanze, possono avere un impatto negativo sul flusso di processo end-to-end di un'azienda. Per esempio, quando esistono diverse versioni di dati anagrafici, ciascuna delle diverse azioni per l'adempimento degli ordini, come l'ordine di spedizione, la fatturazione e altri flussi di processo, attinge a un diverso set di dati anagrafici. Questo ostacola il successo dell'esecuzione: un articolo potrebbe essere inviato all'indirizzo sbagliato o su una fattura potrebbe apparire un indirizzo non aggiornato. Avere un sistema integrato di gestione dei dati master può aiutare un'azienda a evitare tutti questi problemi e le spese associate.

Rapidi cambiamenti nel modello aziendale

In quest'era di tecnologia in rapida evoluzione e di modifiche al modello aziendale causate da una moltitudine di fattori, gli eventi dirompenti sono comuni e dovrebbero essere previsti. Le perturbazioni possono intensificare ciascuno dei problemi discussi sopra.

I benefici della gestione dei dati master

Dati master ben gestiti conferiscono un vantaggio per ogni aspetto dell'impresa e ogni parte interessata ad essa, migliorando in ultima analisi i risultati aziendali:

• Dati master ben mantenuti e gestiti guidano le iniziative di business e aiutano a snellire i processi all'interno delle imprese sia B2B che B2C.
• La gestione dei dati master assicura una migliore conformità normativa e un processo di inserimento dei prodotti più fluido.
• Aiuta a progettare esperienze più personalizzate per i clienti, guidando le vendite e migliorando le relazioni con i clienti.
• La gestione dei dati master aiuta a migliorare la segmentazione dei clienti e il reporting.
• Porta un maggior grado di controllo su tutti gli insiemi e sottoinsiemi di dati.
• Ottimizza le risorse tracciando accuratamente le risorse come le attrezzature, la loro posizione, l'uso e i registri di manutenzione.
• Quando i dati master sono ben gestiti, le informazioni sui prodotti più rilevanti e recenti possono essere rese disponibili ai clienti e ai partner commerciali giusti.

Quando i dati master sono memorizzati come record principale singolo e granulare, con dettagli accurati su ogni persona, luogo o cosa associata a un'organizzazione aziendale, è una fonte coerente e bancabile di dati business-critical. Possono quindi essere usati in modo trasversale per decisioni aziendali meglio informate.