Cos'è l'ottimizzazione dell'inventario?

L'ottimizzazione dell'inventario è un insieme di buone pratiche per le organizzazioni che vogliono usare meno capitale mantenendo un inventario vendibile. È una parte vitale della gestione dell'inventario che tiene conto della volatilità della domanda e dell'offerta. È un metodo per bilanciare i vincoli di investimento contro gli obiettivi aziendali e gli obiettivi di adempimento in un'ampia gamma di unità di stoccaggio dell'inventario.

L'ottimizzazione dell'inventario mantiene i magazzini e le catene di approvvigionamento in attività e aiuta a mantenere la liquidità aziendale. Aiuta le aziende a sapere esattamente quale quantità comprare per le unità di stoccaggio, permette loro di averle prontamente disponibili per l'adempimento tempestivo degli ordini e riduce l'inventario in eccesso che diventa obsoleto a lungo termine.

Gli ingredienti chiave di una formula di ottimizzazione dell'inventario che funziona

Ci sono alcune componenti chiave per un processo di ottimizzazione dell'inventario di successo:

• Prevedere la domanda passando al digitale
• Standardizzare le politiche di inventario
• Gestione dei cicli di vita del prodotto per tutti gli SKU
• Contabilizzazione delle incertezze nella domanda e nell'offerta
• Supervisione dei tempi di consegna dei fornitori, dei modelli di consegna o dei programmi
• Monitoraggio dei cambiamenti nel comportamento degli acquirenti
• Tenere conto della stagionalità e delle campagne promozionali

Previsione della domanda

Prevedere accuratamente le quantità di inventario da stoccare per il prossimo ciclo di vendita è un elemento cruciale dell'ottimizzazione dell'inventario. Per raggiungere le cifre ideali, le aziende dovrebbero tenere conto dei dati di vendita dei clienti, degli input di una forza di vendita o del personale in loco e dei dati della domanda e dell'offerta relativi all'anno precedente.

Per ottimizzare al meglio, le aziende dovrebbero stare all'erta per qualsiasi cambiamento di tendenza o progresso tecnologico che potrebbe rendere un prodotto obsoleto. Evitare di rimanere bloccati con un inventario invendibile e perdite di capitale. Il machine learning può aiutare in molti modi: dalle valutazioni rapide dei dati dell'anno precedente alle previsioni sul volume delle vendite attuali.

Stabilire una politica d'inventario ben ponderata

Una politica d'inventario assicura che gli impiegati identifichino ed etichettino accuratamente le unità di stoccaggio più importanti che portano il flusso di cassa. Essenzialmente, una politica d'inventario è uno strumento di ottimizzazione che tiene sotto controllo gli articoli d'inventario indispensabili all'azienda o alla produzione.

Per ottimizzare al meglio, è necessario seguire pratiche standard come l'analisi ABC o XYZ:

L'analisi ABC aiuta a classificare gli articoli d'inventario in base al loro "valore di consumo". È il valore totale dell'articolo consumato in un periodo specifico e di solito è calcolato su base annuale.

Le parti "A" hanno il valore di consumo più alto, seguite da B (intermedio) e C, che vede il consumo più basso.

Inoltre, si applica in questo caso la regola 80/20, conosciuta anche come principio di Pareto. Essa propone che l'80% delle conseguenze deriva dal 20% delle cause. Ciò significa che i pezzi A, essendo la percentuale più alta di pezzi consumati, formano la percentuale più bassa delle scorte di magazzino e i pezzi C costituiscono la percentuale più alta delle scorte di magazzino.

L'analisi XYZ è utile per classificare gli articoli d'inventario in base alla variabilità della loro domanda e a come si possono prevedere in modo affidabile i loro bisogni futuri.

Le parti X, che mostrano la minore variazione nella loro domanda, possono essere previste in modo più affidabile. Il principio di Pareto è in gioco anche qui. Le parti X rappresentano la più grande percentuale di valore d'inventario, ma la più bassa percentuale di stock d'inventario. Al contrario, le parti Z sono quelle che comprendono la più alta percentuale di stock d'inventario e quindi la gamma più bassa di valore d'inventario.

Seguire il ciclo di vita del prodotto

Ogni volta che un nuovo prodotto arriva sul mercato, crea una domanda futura basata sull'impatto che genera e sulla popolarità che raccoglie. Il fattore novità conferisce un vantaggio di first-mover al venditore, con la domanda per l'articolo che cresce esponenzialmente fino a quando non si stabilizza in un'unità stabile e bancabile. Il limite di tempo qui potrebbe essere finito, eccetto per certi prodotti sempreverdi che sono costantemente richiesti. Per altri, le vendite possono diventare sporadiche prima di virare verso una tendenza negativa della domanda e infine spegnersi.

Ogni venditore deve essere in grado di avere una lettura della corretta fase del ciclo di vita del prodotto per ogni unità di stoccaggio. Sapere dove sono i tuoi prodotti in questo momento ti aiuterà a capire dove sono logicamente diretti, quali tenere in magazzino e quali abbandonare. Questo conferisce un vantaggio incredibile nell'ottimizzazione dell'inventario.

Contabilizzazione delle incertezze nella domanda e nell'offerta di prodotti

I fornitori o i venditori non possono più chiedere ai clienti di aspettare un articolo non disponibile. Con i siti web aggregatori e i marketplace di eCommerce, le aziende sono messe sullo stesso piano e l'incapacità di un'azienda di fornire si trasforma nel vantaggio competitivo di un'altra.

Le piccole e medie imprese sono particolarmente a rischio di abbandono dei clienti se non sono in grado di immagazzinare o rifornire al ritmo delle grandi imprese con catene di fornitura più estese. Pertanto, avere una rete di fornitori affidabili è molto importante, così come mantenere metodi di backup per procurarsi unità di stoccaggio. Stare al passo con i tempi di consegna dei fornitori, i modelli di consegna e i programmi è molto importante per gestire la disponibilità degli articoli per i clienti.

Passaggio al digitale: automatizzare la gestione dell'inventario è inevitabile

Adottare una gestione automatizzata dell'inventario (rispetto a modalità obsolete come Excel) è una delle mosse più intelligenti che le piccole e medie imprese possono fare per livellare il campo di gioco contro i concorrenti più grandi. La gestione manuale dell'inventario può causare errori, che vanno dal minore al colossale. Le ricadute possono andare da ritardi o scarse valutazioni del servizio, a una grande quantità di inventario invendibile e capitale congelato. I rivenditori tradizionali, gli e-tailer e i professionisti dell'eCommerce possono tutti beneficiare dell'automazione e dell'aggiornamento delle loro operazioni.

L'Internet of Things (IoT) sta trasformando il modo in cui i rivenditori operano tradizionalmente. Nei settori della gestione dell'inventario e dell'ottimizzazione delle scorte, tecnologie innovative come gli scaffali intelligenti rendono migliori i risultati aziendali. Per esempio, queste tecnologie forniscono notifiche in tempo reale sui dati di vendita e sugli avvisi quando le unità di magazzino iniziano a scendere sotto il livello di riordino. Gli errori manuali sono eliminati e la tecnologia intelligente previene l'eccesso di scorte e le carenze. L'ottimizzazione dell'inventario mantiene il flusso di cassa in corso, evita l'inventario in eccesso e riduce i costi di stoccaggio o di manutenzione.

Seguire il comportamento degli acquirenti e tracciare le tendenze

I venditori non hanno spesso desiderato di poter dare uno sguardo nella mente dei loro clienti? La gestione automatizzata dell'inventario, al tocco di un pulsante, può fornire dati e rapporti dettagliati. I dati e le analisi sono uno strumento insostituibile nell'arsenale dei venditori moderni per sbirciare nella mente della loro base di consumatori. I dati e le analisi comportamentali possono aiutare i rivenditori a prevedere quali articoli del loro inventario venderanno e quali devono essere eliminati.

Il monitoraggio delle tendenze di acquisto offre anche un'idea di quali articoli possono essere scaricati attraverso promozioni, vendite e campagne per generare denaro costante o rapido. Questo nuovo capitale può essere investito nell'acquisizione di articoli di tendenza che aumentano al massimo le vendite.

Tenere conto della stagionalità e delle campagne promozionali

La stagionalità può essere difficile da gestire per i rivenditori. Un cappotto tartan può essere stato di gran moda in una stagione, ma svanisce rapidamente dalla scena della moda (e dalla memoria pubblica) quando l'inverno successivo si avvicina. Anche se le mode sono cicliche, mettere la merce invenduta in magazzino può far aumentare i costi di manutenzione e trattenere il capitale. Questa è un'area in cui la previsione è complessa e può ostacolare l'ottimizzazione dell'inventario.

Un modo per scaricare l'inventario in eccesso è attraverso campagne promozionali di "fine stagione", che è un altro strumento importante per la gestione e l'ottimizzazione dell'inventario nella vendita al dettaglio.

Vantaggi dell'ottimizzazione dell'inventario

Pur essendo l'ottimizzazione dell'inventario di grande aiuto nei momenti migliori, l'imprevedibile flusso e riflusso economico mette in luce come le aziende debbano investire nell'ottimizzazione dell'inventario.

Il più grande vantaggio dell'ottimizzazione dell'inventario è un flusso di cassa sbloccato.

L'ottimizzazione dell'inventario riduce notevolmente i costi associati al possesso, allo stoccaggio e alla gestione dell'inventario di un'organizzazione, in particolare nel contesto delle spese generali e di magazzino. Con l'aumento dei costi del carburante, anche i costi di spedizione sono in aumento. Le tasse e gli affitti possono ridurre una parte significativa delle entrate aziendali.

L'ottimizzazione dell'inventario aiuta a stabilire una quantità di inventario che è "giusta". Mentre le richieste attese sono soddisfatte in modo sicuro, i costi scendono e il rivenditore ha un miglior grado di controllo su quale nuovo inventario acquistare e quando. Prevedere e pianificare gli acquisti di inventario in anticipo fornisce un cuscinetto significativo contro le sfide della spedizione e dell'approvvigionamento.

L'ottimizzazione dell'inventario genera un inventario ad alto rendimento che ha il massimo potenziale per un grande fatturato finanziario, fornendo un flusso costante di denaro alle aziende.

Il fine ultimo per qualsiasi impresa di vendita al dettaglio è generare una base sempre crescente di clienti felici e fedeli, che costituisce la linfa vitale delle aziende. Con un sistema di gestione dell'inventario ottimizzato, è possibile razionalizzare altri aspetti dell'attività e orientarli verso l'adempimento tempestivo degli ordini, che, a sua volta, alimenta la gioia dei clienti.

In tempi imprevedibili, l'interruzione delle catene di approvvigionamento consolidate da tempo può destabilizzare i marchi fondamentali. L'ottimizzazione delle scorte è una rete di sicurezza in climi economici imprevedibili.

Nella produzione e nella tecnologia, l'ottimizzazione delle materie prime, delle forniture e dell'infrastruttura tecnologica può snellire il funzionamento fino a quando non si crea una domanda più stabile. L'incertezza della domanda dei clienti sta mettendo in dubbio i modelli di previsione di produzione o distribuzione definiti. Riadattare l'inventario durante i periodi imprevedibili (scaricando le scorte in eccesso o mettendo in attesa i nuovi acquisti) è un prerequisito per una migliore performance operativa e un ritorno finanziario quando la situazione migliora.

Sfide nell'ottimizzazione dell'inventario

Le recenti tendenze nell'inventario e nelle catene di approvvigionamento hanno creato sfide per le imprese nuove e consolidate.

Ottimizzazione dell'inventario per prevenire o compensare l'interruzione della catena di approvvigionamento

Una delle principali sfide per i rivenditori e i produttori è l'interruzione della catena di approvvigionamento dovuta a fattori come i blocchi globali e i disastri naturali. I processi di ottimizzazione dell'inventario dovranno contribuire a rendere le catene di approvvigionamento il più robuste e indistruttibili possibile per prevenire le interruzioni delle scorte e per garantire che i consumatori continuino a ottenere ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

Rispondere alla domanda volatile dei consumatori

Un'altra sfida è stare al passo con il cambiamento delle preferenze dei clienti. Quale rivenditore non ha sperimentato un momento in cui un prodotto è diventato una sensazione immediata? In queste situazioni, quelli che lo hanno in magazzino hanno già trovato l'oro. Quelli che non hanno il prodotto si trovano ad affrontare costi di acquisizione più alti. Quando la tendenza si estingue rapidamente, i rivenditori possono ritrovarsi con uno stock morto. Anche se sembra una proposta scoraggiante, le aziende dovrebbero ottimizzare accuratamente l'inventario attraverso strumenti e tecniche di previsione per evitare problemi.

Mantenere un ritmo nell'evasione degli ordini

Le sfide operative e le interruzioni della catena di approvvigionamento sconvolgono efficacemente il funzionamento della gestione dell'inventario. Di conseguenza, il personale dell'inventario è preso tra le sfide di mantenere le vendite, rifornire le scorte e spostare l'inventario in stallo, il tutto mantenendo i clienti soddisfatti. Le aziende che non hanno processi automatizzati per l'ottimizzazione dell'inventario si ritroveranno con una forza lavoro sempre più affaticata, con conseguente incremento di errori umani e clienti infelici. L'automazione offre alle aziende un vantaggio competitivo nell'ottimizzazione dell'inventario e uno scudo per proteggersi da qualsiasi crisi si stia preparando.