Cos'è l'iBPMS?

L'intelligent business process management software (iBPMS) è un gruppo integrato di tecnologie che lavorano insieme per un migliore supporto ai processi aziendali. Utilizzando l'intelligenza artificiale unita a un software di gestione dei processi aziendali standard, l'iBPMS crea un sistema dinamico e agile che permette alle organizzazioni di creare soluzioni di flusso di lavoro che automatizzano e trasformano i processi aziendali quotidiani. L'Intelligent Business Process Management Software pone le basi essenziali per una trasformazione digitale di successo.

I sistemi iBPMS migliorano il loro predecessore, il Business Process Management (BPMS). Lo fanno consentendo una maggiore elaborazione di eventi complessi, più social media interattivi, analisi in tempo reale e supporto di piattaforme mobili. In precedenza, la gestione delle operazioni ha usato BPMS in una varietà di metodi per modellare, analizzare, migliorare, misurare, scoprire e automatizzare i processi aziendali. iBPMS fa un ulteriore passo avanti incorporando l'intelligenza artificiale, la potenza del cloud computing, la capacità di prendere decisioni in tempo reale, l' elaborazione di eventi e il collegamento dei sistemi nel loro software di gestione.

iBPMS aiuta le organizzazioni a vedere dove esistono i colli di bottiglia nei loro sistemi in modo che possano gestire meglio i costi e rendere i processi operativi altamente efficienti, il che aiuta ulteriormente il loro personale a diventare il più produttivo e proattivo possibile. L'obiettivo finale è rendere la gestione dei processi aziendali più intelligente, più connessa e più potente.

Le piattaforme iBPMS includono generalmente:

• Modellazione
• Esecuzione
• Archiviazione
• Gestione delle regole
• Deposito di contenuti
• Collaborazione
• Integrazione
• Ottimizzazione
• Monitoraggio
• Amministrazione

Come si usa l'iBPMS nel commercio?

Dalla vendita al dettaglio alla finanza all'industria manifatturiera e persino all'agricoltura, non c'è quasi limite alla varietà di settori in cui l'iBPMS può essere uno strumento prezioso. Se un'azienda può implementare iBPMS per una serie di ragioni, ce ne sono diverse comuni che esploreremo più in profondità di seguito.

Individuare le opportunità di ottimizzazione dei processi

L'iBPMS può aiutare le aziende a individuare le opportunità di ottimizzazione dei processi all'interno della propria organizzazione, che è solo una delle tante ragioni comuni per cui un'azienda implementa l'iBPMS, come illustrato nel seguente esempio: una grande azienda di rete mobile ha notato che stava perdendo clienti. Occorre molto più sforzo per guadagnare un nuovo cliente ed è dunque molto più efficace lavorare sulla riduzione dell'abbandono e delle defezioni invece di concentrarsi esclusivamente sul raggiungimento di nuovi clienti.

Utilizzando l'intelligenza artificiale, hanno potuto analizzare ed elaborare in modo più accurato ed efficiente i post sui social media scritti dai loro clienti, il che ha permesso loro di ottenere un quadro più chiaro di quando e dove sono stati menzionati online, e in quale contesto. Vedere i problemi di cui parlavano i clienti sui social media era tuttavia solo il primo passo. Potevano aggiungere i dati delle transazioni dei loro sistemi di fatturazione in questo processo di analisi, insieme ai risultati dell'assistenza e a una serie di altri punti di contatto con i clienti.

Da lì, è diventato significativamente più facile individuare i punti deboli del loro sistema di cui i clienti non erano soddisfatti e cercare di risolverli. Colmando le lacune nei processi aziendali, i clienti erano più soddisfatti del servizio e molto più propensi a rimanere con l'azienda.

Aggiungere estensioni di servizio per gli utenti mobili

Un altro tipico modo in cui un'azienda può beneficiare di iBPMS è l'aggiunta di estensioni di servizio per gli utenti mobili. I clienti, i dipendenti o altri soggetti interessati all'organizzazione che si sentono isolati o altrimenti emarginati da aspetti o servizi forniti dall'azienda possono trarre beneficio dall'essere integrati in un processo più ampio. Le estensioni di servizio possono aiutare gli utenti a essere più coinvolti in quel processo, incoraggiando la collaborazione dinamica:

• I dipendenti sul campo possono accedere all'intero sistema online per gestire meglio la logistica e la comunicazione.
• I clienti possono seguire le consegne, dare suggerimenti sui prodotti o connettersi con i dipendenti.
• I venditori possono vedere a colpo d'occhio dove sono gli ordini, le fatture o i pagamenti nel sistema.

Elaborare eventi in tempo reale

L'iBPMS può anche aiutare le organizzazioni a diventare più efficienti nell'elaborazione di eventi in tempo reale. Ad esempio un grande rivenditore può decidere che vuole diventare più intelligente in quanto a competitività sul prezzo. Con l'iBPMS, può implementare un sistema che fa un'analisi di controllo dei prezzi di tutti i suoi prodotti. Usando sistemi che ricercano i prezzi della concorrenza per quel giorno, possono identificare riduzioni di prezzo aggressive, che consentono loro di agire, sia che ciò significhi anche abbassare il proprio prezzo o modificare di conseguenza la loro strategia di marketing.

Ciò significa che non solo sono in grado di competere direttamente con i propri avversari, ma non riducono i prezzi quando non è necessario.

Sfruttare più funzioni di analisi

L'iBPMS può ridurre gli errori e la necessità di eventuali interventi manuali. Utilizzando il cloud, i big data e incorporando l'analisi dei dati, le piattaforme possono adattarsi rapidamente a nuovi scenari. Espandere l'uso delle funzioni di analisi significa che l'iBPMS può vedere più facilmente tendenze e modelli.

Iperautomazione

Per le aziende che non hanno ancora fatto il passaggio all'eCommerce e che desiderano automatizzare il loro processo di vendita, l'iBPMS può aiutare a implementarlo tramite l'iperautomazione. L'iperautomazione utilizza una serie di strumenti avanzati di machine learning e intelligenza artificiale per individuare dove i processi possono beneficiare dell'automazione robotica dei processi. L'integrazione di un sistema automatico di ordinazione via telefono o app, l'abilitazione della spedizione automatica dei prodotti e l'attivazione del processo di fatturazione è solo un esempio di come l'iBPMS può implementare l'automazione dei processi end-to-end.

Perché le organizzazioni hanno bisogno dell'iBPMS?

Come i molti esempi precedenti hanno illustrato, ci sono molte ragioni per cui un'organizzazione sceglierebbe di sfruttare l'iBPMS. I sistemi attuali e i programmi di trasformazione possono gestire la capacità di un'azienda oggi, ma non c'è garanzia che forniscano flessibilità e crescita in futuro.

Fornisce informazioni per processi specifici dell'industria

Non esiste alcuna universalità quando si tratta di organizzazioni diverse. Ogni settore ha processi, legislazione e risultati specifici che lo rendono unico dagli altri. L'iBPMS tenta di trovare una soluzione creata per le esigenze specifiche della data organizzazione.

Consente l'uso di altre tecnologie

Attraverso l'implementazione dell'iBPMS, le aziende riceveranno un supporto integrativo per una gamma di tecnologie, che offre loro in generale migliori possibilità di presentarsi sul mercato più velocemente con nuove offerte in futuro.

Velocità del processo e risparmi sui costi

Uno dei problemi ricorrenti che molte aziende affrontano sono i compiti ripetitivi che a volte dominano il flusso di lavoro quotidiano. Usando l'iBPMS e integrando l'automazione robotica dei processi, molti di questi compiti possono invece essere svolti dalle macchine. Ciò non solo diminuisce gli errori e aumenta la velocità delle operazioni, ma consente anche ai dipendenti di dedicare il proprio tempo a compiti più importanti.

La trasformazione digitale dovrebbe sempre riguardare il cambiamento del modo di fare le cose per il meglio, non solo il cambiamento fine a se stesso. Una trasformazione digitale di successo dovrebbe affrontare le esigenze dinamiche del cliente e ottimizzare i processi all'interno dell'azienda. Tutte le trasformazioni digitali devono sforzarsi di trovare il perfetto equilibrio tra le esigenze aziendali e il miglioramento della vita degli utenti finali e dei soggetti interessati.

Vantaggi dell'iBPMS

Facilità d'uso

Con piattaforme progettate a misura di utente anche per coloro che non sono tecnologicamente esperti, l'iBPMS è semplice da usare. La suite è intuitiva, con funzioni visive di trascinamento, minimo o nessun bisogno di codifica e facile creazione del flusso di lavoro.

Migliore agilità dell'impresa

Una sfida significativa per molte aziende è stata l'assunzione di risorse nel reparto IT. Le sfide non riguardano soltanto l'assunzione e il mantenimento di personale di qualità, ma con l'aumento del bisogno di intelligenza artificiale, non tutte le aziende possono permettersi data scientist o team di IT specializzati.

L'implementazione dell'iBPMS significa strumenti low-code e no-code, meno dipendenza dall'IT e analisi dei dati accessibili a tutti. Questo significa più decisioni guidate dai dati, una maggiore velocità di previsioni e informazioni, e una forza lavoro molto più potente. Con tutti questi pezzi a posto, il processo decisionale può avvenire molto più rapidamente, sapendo che i risultati saranno quelli desiderati.

Convenienza

Le piattaforme di iBPMS richiedono un investimento minimo rispetto a molti sistemi. Essere basati sul cloud significa che non sono necessari server fisici, rendendo il potenziamento un compito semplice con quasi nessuna barriera di costo.

Risultati visibili

Usare l'intelligenza artificiale unita al software aziendale comporta che i cambiamenti apportati da un'organizzazione produrranno risultati misurabili e quantificabili. Le analisi dei dati mostrano esattamente dove e quando questi cambiamenti producono una differenza. Queste differenze sono facili da monitorare e misurare, così l'attività rimane guidata dai dati.

Facile integrazione con l'Internet of Things

L'Internet of Things (IoT) consiste nella maggior parte degli articoli di hardware, dalle stampanti ai frigoriferi e quasi tutto quanto risiede in mezzo. L'iBPMS si integra bene con questi dispositivi, rendendo un compito semplice aggiungere e integrare le periferiche anche all'organizzazione più complessa.

Sfide di iBPMS

Come con qualsiasi tecnologia, tuttavia, esistono punti deboli e sfide. Eppure, la maggior parte degli svantaggi associati all'iBPMS può essere superata con un po' di tempo, pianificazione e riflessione.

Scarsi risultati finanziari

Pur essendo l'iBPMS conveniente, se usato in modo sbagliato, può potenzialmente essere costoso in due modi. Un'organizzazione può investire nel sistema sbagliato e finire per spendere soldi nei posti sbagliati. Inoltre, un'organizzazione deve prendere in considerazione la possibilità che il ritorno sull'investimento possa non essere realizzato se le previsioni, le automazioni e le analisi dei dati non sono corrette per l'attività.

Soluzione: prima di acquistare qualsiasi sistema, una ricerca deve essere realizzata accuratamente. Non solo il sistema deve essere quello giusto per il business, ma deve essere implementato correttamente. Questo implica una ricerca su come operano sia i dipendenti sia i reparti, così come sui problemi aziendali generali e i micro problemi che devono essere affrontati.

Meno innovazione

Alcune organizzazioni che utilizzano l'iBPMS riferiscono che il sistema non ha aumentato l'adattamento alla tecnologia moderna o non ha comportato innovazione. Questo può essere dovuto alla mancanza di sostegno del personale, alla riluttanza della dirigenza a fidarsi completamente o a impegnarsi nella tecnologia o a un'organizzazione che semplicemente non sfrutta appieno le capacità del suo nuovo processo o della sua automazione.

Soluzione: la trasformazione digitale non è un processo semplice. Ha bisogno di sostegno da ogni livello dell'azienda. Questo significa coinvolgere la dirigenza e i dipendenti nel processo di ricerca, unendo gli eventuali timori e procedendo con un piano di implementazione che prevede formazione e supporto continuo.