Cos'è la gestione dei processi aziendali?

La gestione dei processi aziendali (BPM) è una disciplina in cui le aziende utilizzano vari metodi come software e competenze per migliorare, misurare, ottimizzare e automatizzare le prestazioni dei processi aziendali. Si riferisce alla gestione complessiva dei processi del flusso di lavoro. La gestione dei processi aziendali migliora continuamente i processi e allinea le funzioni che abbracciano il business, i sistemi IT, i compiti manuali e le informazioni. Crea anche valore sia dal punto di vista aziendale che informatico, rimuovendo la logica di processo fissa dalle applicazioni personalizzate per aumentare il valore di business delle applicazioni e delle soluzioni esistenti. Inoltre automatizza e integra i processi di importanza critica per aumentare l'adattabilità dell'impresa e la performance dei costi. Da un punto di vista tecnico, la gestione dei processi aziendali riduce le dimensioni, la complessità e il costo delle applicazioni.

I problemi di processo sono inerenti all'ambiente aziendale di oggi. Definendo un processo aziendale come "un insieme strutturato e misurato di attività progettate per produrre un output specifico" che può avvenire a tutti i livelli di un'organizzazione e può essere visibile o meno ai clienti, pensiamo a tutti i diversi processi di una tipica azienda. Dalla generazione dell'ordine di acquisto all'acquisizione dei clienti, all'inserimento dei nuovi assunti, alla fabbricazione di un componente, alla supervisione del bilancio, possono essere potenzialmente centinaia i processi che avvengono in un'azienda in qualsiasi momento. Inoltre, man mano che le aziende crescono, questi processi diventano sempre più complessi.

Anche se ogni azienda è piena di tecnologia, questa da sola non risolve tutti i potenziali problemi che possono sorgere nei processi aziendali. Deve essere preso in considerazione l'elemento umano. Spesso, non c'è una visibilità end-to-end del processo di business di un'azienda che comprenda persone e sistemi. Ciò comporta:

• Replicazione degli sforzi e processi inefficienti
• Ambienti di lavoro inefficienti
• Mancanza di controllo sul sistema e sugli eventi aziendali
• Flusso di dati incompleto e impreciso tra i sistemi
• Definizione incoerente delle priorità

La gestione dei processi aziendali porta ordine in questo caos fornendo controllo e visibilità nei processi per consentire una rapida implementazione e ottimizzazione dei processi.

Gestione avanzata dei casi

Le nuove richieste del mercato per ottenere risultati richiedono nuovi approcci come la gestione avanzata dei casi. Fino a poco tempo fa, i processi di aziendali erano automatizzati in una modalità di produzione di massa, molto simile una linea di produzione. Tutti i processi e gli eventi richiesti potevano essere facilmente mappati ed erano ben definiti. Ma che dire di quelle istanze che coinvolgono processi complessi, hanno esiti imprevedibili e richiedono la partecipazione di molti gruppi diversi? È qui che entra in gioco la gestione avanzata dei casi.

Le organizzazioni non devono più adattare i loro processi dinamici ai vincoli di una soluzione particolare. I processi aziendali sono spesso dinamici e mutevoli e non possono più essere facilmente tracciati o inseriti in uno stile di processo strutturato. Per esempio, arriva un reclamo di un cliente e il cliente inaspettatamente invia un'e-mail diversi giorni dopo con più informazioni o un'altra richiesta. Il BPM tradizionale non sarebbe in grado di gestire l'"eccezione" delle informazioni aggiuntive. Tuttavia, la gestione avanzata dei casi è progettata per gli ambienti in continuo cambiamento di oggi. Riunisce le persone, i processi e i documenti per dare agli utenti una visione completa della situazione in modo da poterla gestire in modo appropriato. Avere accesso a tutte le informazioni determina risultati migliori e un migliore processo decisionale per le aziende.

Gestione intelligente dei processi aziendali

Poiché le aziende si stanno evolvendo, lo stesso vale per la gestione dei processi aziendali. Le aziende del 20° secolo erano incentrate su beni fisici e catene di approvvigionamento, quindi sono nate metodologie come Lean Six Sigma. Uno dei punti principali dietro questi esercizi di processo estensivo era standardizzare il processo di un'azienda ed evitare il cambiamento e la varianza. Nel frattempo, le aziende del 21° secolo incentrate sulle informazioni, sui lavoratori della conoscenza e sulla proprietà intellettuale richiedono processi che promuovono e incoraggiano il cambiamento e l'innovazione. Questi sono processi completamente diversi che richiedono approcci completamente diversi.

In passato, l'obiettivo primario delle implementazioni di gestione dei processi aziendali (BPM) era l'efficienza operativa, con benefici secondari di trasparenza aziendale, agilità e conformità normativa. Storicamente, le piattaforme di processo aziendale (piattaforme BPM) si sono concentrate sull'automazione e sull'efficienza.

Automatizzazione dei processi manuali

L'industria ha iniziato 25 anni fa e ha utilizzato i flussi di lavoro per automatizzare i processi manuali all'interno di un'organizzazione, eliminando il lavoro cartaceo e introducendo la tracciabilità, gli accordi sul livello di servizio e la coerenza in un'organizzazione. Gli esempi includono l'apertura di un conto, l'avvio di un mutuo, l'ammissione di un paziente e la sottoscrizione di un'assicurazione.

Operazioni di back office

Le operazioni di back office riguardano quasi esclusivamente l'efficienza operativa e la riduzione del costo e del tempo per completare il lavoro che non genera ricavi. Esempi includono la gestione degli ordini, la liquidazione dei sinistri, la fornitura di servizi e la gestione della garanzia.

Normalmente le tecnologie BPM hanno avuto molto successo nell'aiutare programmi come l'ottimizzazione del back-office e l'industrializzazione. I risultati aziendali si concentrano su quattro cose:

• Efficienza (massima resa minimo sforzo)
• Agilità (cambiare processi o regole senza toccare le applicazioni di core business)
• Conformità (evitare sanzioni per le violazioni)
• Trasparenza (migliorare la tracciabilità e giustificare i risultati)

Con il passaggio dall'era dell'automazione all'era della digitalizzazione, le iniziative dei processi aziendali si stanno spostando dalla standardizzazione del lavoro e dall'efficienza operativa al supporto di obiettivi, traguardi e risultati aziendali non standard in rapida evoluzione. Per rimanere competitivi in questa nuova era di cambiamenti e disponibilità di dati senza precedenti, le organizzazioni devono innovare per reinventare il loro valore aziendale e le loro offerte. Questo richiederà più della semplice automazione dei processi esistenti. Le organizzazioni hanno bisogno di accedere ai loro sistemi e processi fondamentali in modo che i dipendenti possano trasformare i dati in conoscenze e rispondere alle esigenze dei clienti in tempo reale.

In altre parole, le organizzazioni devono "digitalizzarsi" in modo da poter cambiare rapidamente e fornire consapevolezza immediata e accogliere azioni immediate nel nuovo mondo del business in tempo reale. Devono digitalizzarsi per trarre vantaggio dalle nuove tecnologie e tendenze dirompenti come l'Internet of Things, la mobilità e l'agire su eventi aziendali in tempo reale.

Casi d'uso della gestione dei processi aziendali

Documentazione dei processi

Migliorare la collaborazione con gli utenti aziendali, formalizzare i processi e le procedure operative.

Automazione dei processi

Migliorare l'efficacia dei processi. Esecuzione impeccabile, ridurre i costi, i ritardi, gli errori, fornire la tracciabilità delle istanze.

Gestione del lavoro e ottimizzazione della forza lavoro

Migliorare l'efficienza operativa, distribuire il carico di lavoro tra i team, monitorare le scadenze e gestire la definizione delle priorità delle attività.

Digitalizzazione e gestione dei casi

Costruire applicazioni aziendali low-code, processi incentrati sul cliente, collaborativi, dinamici, meno prescrittivi e misti. Abilitare il lavoratore della conoscenza e migliorare le esperienze dei clienti.