Che cos'è l'analisi dei processi aziendali?

L'analisi dei processi aziendali si riferisce al processo di studio dei dati e di analisi approfondita di un'azienda, spesso in tempo reale, per trovare il modo di renderla più efficiente e redditizia. Esamina i processi e la documentazione coinvolti, nonché le parti e i soggetti interessati, la comunicazione e le informazioni scambiate.

L'analisi dei dati dei processi aziendali è uno strumento digitale che consente di eseguire l'analisi dei processi aziendali sui dati generati dall'attività quotidiana di un'organizzazione.

L'obiettivo dell'analisi dei processi aziendali è quello di ottenere una visibilità end-to-end dei processi aziendali complessi, che si estendono su più sistemi sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione. Attraverso l'analisi dei processi aziendali, le organizzazioni possono individuare i processi principali che necessitano di miglioramenti e ottimizzarli di conseguenza.

Se i seguenti casi sono applicabili alla tua azienda:

• Aumento dei reclami dei clienti
• Ritardi nell'evasione degli ordini
• Processi non automatizzati o non ottimizzati
• Un processo che il tuo team ritiene carente e che vuole sostituire con una nuova versione

Allora è il momento di eseguire un'analisi dei processi aziendali.

Metodologia di analisi dei processi aziendali

L'analisi dei processi aziendali comprende una vasta gamma di tecniche e competenze:

• Valutazione dei tempi di consegna
• Misurazione dei costi di gestione
• Qualità e capacità dei processi
• Modellazione dei processi attraverso modelli visivi statici o dinamici
• Raccolta dati dall'inizio alla fine
• Analisi della catena del valore
• Scomposizione funzionale

Complessivamente, la valutazione di tutte le componenti di un'azienda può fornire una visione olistica e consentire miglioramenti approfonditi e mirati. Queste sono le fasi principali dell'analisi dei processi aziendali:

1. Individuazione dei processi da migliorare

L'obiettivo è quello di focalizzare l'attenzione sui processi centrali per la realizzazione degli obiettivi aziendali, individuando i difetti ed eliminandoli.

2. Creazione di un team di analisti di processi aziendali di base

Spesso le migliori intuizioni provengono dal personale intimamente legato al processo da analizzare. Il personale lavora quotidianamente e ha già familiarità con il protocollo, le fasi, i colli di bottiglia e i difetti, e può avere idee per migliorare la situazione. Anche se si ricorre a competenze esterne, come i data scientist, questi possono comunque incontrare il team e studiare insieme delle soluzioni.

3. Creazione di un diagramma di flusso del processo "as is".

Mettere insieme i vari componenti di un processo aziendale, comprese le varianti, per creare la rappresentazione visiva più accurata delle pratiche attuali:

• Un evento iniziatore del processo è un buon punto di partenza. Ad esempio, una comunicazione cruciale sull'arrivo o sul completamento di un segmento di processo precedente.
• In un formato di flusso di processo standard, le responsabilità sono definite dall'uso di corsie, cioè aree del diagramma in cui sono rappresentati i compiti di un team o di una posizione.
• Definisci i compiti e le loro relazioni per corsia. Per esempio, in ogni corsia, indica i compiti che devono essere svolti, sia che si tratti di continuare la comunicazione precedente, sia che si tratti di delineare il passo successivo, sia che si tratti della persona designata a svolgerlo. Collega altri eventi.
• Segna la fine del processo attraverso un atto definito, come "ordine evaso" o "richiesta risolta".

Questo esercizio definisce il processo "as is", cioè come esiste attualmente. Aiuta a identificare i difetti e i colli di bottiglia, che devono essere eliminati nelle fasi successive.

4. Modellazione del processo "to be"

Come suggerisce il nome, i modelli "to be" sono progettati per riflettere i processi nuovi e migliorati, in linea con gli obiettivi dell'organizzazione.

Tecniche impiegate nell'analisi dei processi aziendali

Esistono alcune tecniche standard di analisi dei dati utilizzate nell'analisi dei processi aziendali, tra cui:

1. Analisi delle lacune: individuazione delle informazioni mancanti in un determinato processo.
2. Analisi del valore aggiunto: questa analisi consente di stabilire se ogni singola attività del processo esistente apporta un valore aggiunto al processo, se contribuisce al risultato desiderato e se aiuta a raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. Se ci sono attività o fasi che non sono in linea, devono essere eliminate.
3. Analisi delle cause alla radice: come suggerisce il nome, rivela la causa alla radice di un problema e ciò che si può fare per risolverlo.
4. Osservazione: si tratta di osservare le azioni sul campo o nel settore e di annotare come si svolgono effettivamente gli eventi.
5. Esame dell'esperienza: ottenere input preziosi da parte di personale che ha esperienza diretta sul campo o nel settore col processo in questione.

Vantaggi dell'analisi dei processi aziendali

I vantaggi più comuni dell'analisi dei processi aziendali comprendono:

• Documentazione chiara del processo e comprensione più approfondita delle sue fasi.
• Generare informazioni utili per capire se il processo sta producendo i risultati desiderati.
• Individuare gli ostacoli che causano un ritardo nell'esecuzione dei processi.
• Individuare le azioni dell'utente che bloccano il processo.
• Localizzare l'origine delle inefficienze.
• Creare materiale e programmi di formazione migliori per i nuovi dipendenti che intraprendono il processo in questione.

L'analisi dei processi aziendali è resa infinitamente più robusta grazie all'uso di strumenti come il software di automazione dei processi aziendali. Ciò consente alle organizzazioni di utilizzare i dati per analizzare come i processi attuali contribuiscono agli obiettivi aziendali e visualizzare le raccomandazioni per i miglioramenti.

In effetti, la loro automazione offre un vantaggio generale nello snellimento e nella semplificazione di processi complessi, caotici o ridondanti. Un gradito effetto collaterale dell'automazione sono i dati e gli insight che fornisce per un'analisi più efficiente dei processi aziendali.

I processi automatizzati comportano i seguenti vantaggi:

• Flussi di lavoro più efficienti e più facili da analizzare
• Maggiore visibilità di tutte le fasi di un processo
• Costi ridotti al minimo
• Migliori margini di profitto
• Aggiornamenti dei processi e generazione di rapporti in tempo reale
• Raccolta meticolosa dei dati
• Archiviazione centralizzata dei dati e facile accessibilità ai set di dati
• Decisioni aziendali basate sui dati con l'analisi predittiva
• Utilizzo più efficiente di manodopera e risorse

Dal punto di vista dell'analisi dei processi aziendali, i dati hanno un valore particolare.

Analisi dei processi aziendali: alcune aree di applicazione chiave

Le aziende applicano l'analisi dei processi aziendali in una serie di servizi di consulenza e nell'implementazione di soluzioni. È particolarmente utile per:

• Documentare la conoscenza implicita, ovvero il procedimento di mettere su carta i processi manuali quotidiani e talvolta non documentati. Ad esempio, sia il settore privato che quello pubblico progettano e aggiornano i manuali dei processi utilizzando l'analisi dei processi aziendali.
• Analizzare azioni, documenti e dati nel commercio internazionale, nonché le procedure commerciali, logistiche e finanziarie, le norme e i regolamenti.
• Eliminare elementi ripetitivi e che richiedono inutilmente tempo, come moduli multipli o acquisizione di dati ridondanti.
• Scoprire le opportunità di miglioramento, come la riduzione dei requisiti di dati o la diminuzione della documentazione non necessaria.

Esempi di applicazioni dell'analisi dei processi aziendali

La maggior parte dei settori e dei flussi di lavoro può trarre grandi vantaggi dall'analisi dei processi aziendali. Ecco alcuni esempi chiave della sua applicazione nei settori della finanza, della vendita al dettaglio e della sanità.

Finanza: processo di regolamento commerciale

Ottenere visibilità sui processi di regolamento commerciale consente alle aziende di gestire l'esperienza dei clienti e di rispondere a qualsiasi domanda sullo stato di avanzamento. Inoltre, aiuta a evitare le penali che potrebbero essere associate ad azioni mancate o a errori, riducendo il rischio di regolamento grazie a un'elaborazione più rapida e diretta.

L'analisi dei processi aziendali è fondamentale per le iniziative di facilitazione del commercio che hanno a che fare con cambiamenti nelle attività e nei processi "as is". È anche utile nella progettazione di progetti e soluzioni quando sono necessari miglioramenti per snellire i processi "to be" che collegano le parti interessate.

Il "modello di dati di riferimento buy-ship-pay" è un ottimo esempio di analisi dei processi aziendali combinata con l'analisi dei dati. Individua le principali procedure commerciali, normative, logistiche e di pagamento in una catena di fornitura internazionale. Fornisce inoltre una panoramica del flusso di informazioni tra le parti interessate, in particolare il fornitore, il cliente, l'intermediario e l'autorità.

Questo modello può essere utilizzato sia nella fase di esame, sia nella fase di modellazione dettagliata dei processi "to be" per definire i requisiti dei processi aziendali locali. Fornisce inoltre le basi per lo sviluppo di specifiche per lo scambio di dati allineate a livello globale, che potrebbero essere necessarie nel commercio internazionale di forniture.

Commercio al dettaglio: analisi della catena di fornitura

L'analisi dei processi aziendali può aiutarti a monitorare l'evasione degli ordini in ogni anello della catena. Avere sott'occhio lo stato in tempo reale di un ordine è utile per gestire le aspettative dei clienti, in caso di ritardi inevitabili, danni o perdita dell'articolo durante il trasporto. Inoltre, aiuta in questo caso a prendere misure preventive contro ogni potenziale perdita di profitto.

Nei punti vendita fisici, l'analisi dei processi aziendali combinata con l'analisi dei dati può aiutare a individuare i principali fattori di guadagno. Ad esempio, i moderni hardware e software per i punti vendita sono dotati di funzioni che generano rapporti su parametri importanti. È possibile quantificare non solo il numero di clienti, ma anche i principali venditori, gli orari di apertura, l'affluenza, le dimensioni del carrello, le tendenze di vendita e i margini di profitto.

Sanità: gestione di grandi volumi di dati

Tradizionalmente, per migliorare i processi la sanità ha utilizzato i dati aziendali in modo molto meno regolare e completo rispetto alla maggior parte degli altri settori, ma ora le cose stanno cambiando.

L'applicazione dell'analisi dei processi aziendali nel settore sanitario trasforma i dati in informazioni che possono essere trasmesse agli utenti finali. L'adozione delle cartelle cliniche elettroniche e di altri meccanismi di dati elettronici rende più facile seguire l'applicazione di strumenti analitici, fornendo i dati elettronici di base su cui agire. Nella raccolta e nella gestione dei dati medici esistono ancora problemi di privacy, ma nel complesso c'è un grande potenziale non sfruttato.

L'analisi dei processi aziendali offre opportunità quali la possibilità di migliorare l'efficienza dell'assistenza sanitaria, migliorando al contempo la qualità delle cure, l'estrazione di dati generici, la riduzione dei costi e la risposta efficace alle catastrofi, per citarne alcune. La gestione del ciclo di vita delle richieste di rimborso mediante l'analisi dei processi aziendali è utile anche per evitare sanzioni e gestire in modo più efficiente i cicli delle entrate.

L'importanza dei processi nella generazione di dati per l'esecuzione di analisi dei dati aziendali

I processi sono le fondamenta di un'azienda. Sono i mezzi operativi con cui le organizzazioni raggiungono i loro obiettivi e le loro aspirazioni.

Le conoscenze fornite dall'analisi dei processi aziendali sono fondamentali non solo dal punto di vista dell'esperienza del cliente, ma anche da un punto di vista di alto livello, normativo e di conformità.

Affinché qualunque ottimizzazione dei processi aziendali abbia successo, è necessaria una rappresentazione accurata dell'esecuzione aziendale, ad esempio il modo in cui gli utenti interagiscono attraverso le varie interfacce con il tuo marchio, la resa delle applicazioni e il modo in cui le cose accadono. I dati sono lo strumento più prezioso per le imprese di ottenere queste informazioni.

Perché le imprese moderne devono sfruttare i dati nell'ambito dell'analisi dei processi aziendali

L'analisi dei dati dei processi aziendali è uno strumento indispensabile per condurre un'analisi dei processi corretta. Qualsiasi azienda online produce grandi quantità di dati di eventi semplicemente attraverso le operazioni quotidiane. Oggi si stima che la quantità di dati generati dalle grandi organizzazioni aziendali cresca a un ritmo del 40-60% all'anno.

Questi dati sono archiviati in database, registri di transazioni, commenti sui social media, e-mail, registri vocali e così via. In genere sono troppo destrutturati, sparpagliati e scollegati per poterne ricavare informazioni a colpo d'occhio. La semplice archiviazione non è affatto utile.

Se questi dati avessero una connessione logica tra i silo e fossero facilmente accessibili all'interno dell'organizzazione, potrebbero essere una vera e propria miniera d'oro di informazioni. Contengono insight e schemi sepolti all'interno dei processi che non sono visibili a occhio nudo. Hanno il potenziale per consentire alle parti interessate di innovare, ideare e ristrutturare il modo in cui viene gestita l'azienda.

Per questo motivo le organizzazioni aziendali di vari settori fanno ricorso all'analisi dei dati, in particolare all'analisi dei dati dei processi aziendali, per gestire ed estrarre i dati e scoprire le conoscenze rivoluzionarie che vi sono nascoste.

Vantaggi dell'analisi dei dati dei processi aziendali

Con l'analisi dei dati dei processi aziendali, è possibile identificare e localizzare gli attuali problemi operativi e utilizzare i dati per eliminare i colli di bottiglia e ottimizzare i processi aziendali.

L'analisi dei dati dei processi aziendali consente di monitorare e analizzare graficamente le cifre chiave della produttività e degli arretrati. Si ottiene una visione globale delle operazioni dei processi aziendali in tutti i sistemi vitali per la gestione dei processi aziendali principali.

Analisi dei dati dei processi aziendali: sfide principali

Le sfide tipiche dello sfruttamento dei dati che contribuiscono all'analisi dei processi aziendali includono:

• Assumere il personale giusto per gestire l'analisi dei dati. Con la crescita esponenziale dei dati, è cresciuta anche l'importanza dei data scientist e degli analisti, ma c'è ancora una relativa carenza di talenti.
• Unire e sincronizzare in un'unica piattaforma analitica set di dati voluminosi provenienti da più fonti diverse. Si tratta di un aspetto cruciale, perché se le cose vengono tralasciate o trascurate, l'analisi del processo produrrà risultati e insight errati.
• Nelle organizzazioni c'è spesso un vuoto di comunicazione. Gli insight derivanti dall'analisi dei processi aziendali a volte non arrivano alle persone o ai reparti che ne hanno più bisogno. Di conseguenza, possono sfuggire elementi importanti di un processo.

In poche parole, il vero miglioramento dei processi si basa su una comprensione accurata del processo reale. L'automazione dei processi porta in parte a questo punto. Incorporando l'analisi dei processi aziendali e l'analisi dei dati nelle operazioni quotidiane e nei processi standard, si ottengono informazioni preziose che possono essere utilizzate per ottimizzare ogni aspetto dell'azienda.