Cos'è il BPMS?

Il Business Process Management Suite (BPMS) è uno strumento di automazione che aiuta ad analizzare, modellare, implementare e monitorare i processi aziendali. Identifica le vulnerabilità nelle pratiche commerciali quotidiane che costano tempo e denaro all'azienda e aiuta a controllarle. Attraverso questo, aumenta l'efficienza dei dipendenti dell'azienda.

Diagramma di BPMS

Processi come la gestione degli account, l'assunzione dei dipendenti, la fatturazione, la gestione dell'inventario e la documentazione di conformità (che coinvolgono un sacco di complicata gestione dei dati) possono essere automatizzati utilizzando BPMS.

Dove le organizzazioni possono usare BPMS?

Il BPMS è applicato ai processi in un'organizzazione per produrre un risultato aziendale. Il processo deve essere ripetibile o eseguito su base regolare come l'assunzione di un dipendente, la spedizione di un pacco, il pagamento degli stipendi o la gestione di certificati di conformità, licenze, conti, fatturazione, servizio clienti, IT e finanze. L'obiettivo è quello di ridurre gli errori e le latenze dovute agli errori umani.

Alcuni usi comuni per il BPMS nella vita aziendale quotidiana includono il miglioramento dei processi degli ordini di acquisto, l'ottimizzazione dei flussi di lavoro del marketing dei contenuti e la gestione dei risultati sanitari:

Migliorare i processi degli ordini di acquisto

Nel corso dell'esecuzione degli ordini di acquisto, a volte una serie di dettagli necessari può essere persa lungo la strada. Questo causa una grande confusione, perdita di tempo e di produttività. Ci sono alcune fasi principali di un ordine di acquisto e i dati possono essere persi in qualsiasi punto di questo viaggio:

  • La creazione dell'ordine di acquisto e il processo di approvazione che attraversa
  • Il trattamento dell'ordine
  • La consegna dell'ordine
  • Le procedure di pagamento che completano il processo

Qualsiasi organizzazione che si occupa di ordini all'ingrosso conosce l'importanza di avere un sistema infallibile per mantenere il flusso di ordini in movimento. Le aziende corrono un rischio enorme quando non lo fanno. È qui che il BPMS entra in scena per garantire che l'intero processo avvenga perfettamente e non incontri alcun blocco stradale (o perdita di dati) lungo la strada.

Marketing dei contenuti

Il marketing dei contenuti può sembrare abbastanza semplice: conoscere il prodotto e il cliente, sviluppare la messaggistica, creare il contenuto e inviarlo. Tuttavia, c'è molto più di questo. Il processo medio di content marketing passa attraverso un lungo ciclo:

  • Redazione del contenuto in base a un brief, spesso con più opzioni
  • Editing, che passa attraverso una gerarchia e per diversi uffici
  • Progettazione per garantire un migliore branding
  • Pubblicazione di materiale e distribuzione su vari media
  • Monitoraggio dell'effetto del contenuto e raccolta di analisi e approfondimenti.

Le soluzioni di BPMS assicurano un flusso di lavoro regolare da un segmento all'altro. Offre anche a tutte le persone coinvolte la possibilità di individuare le ridondanze e le inefficienze e di lavorare per correggerle e garantire risultati migliori.

Gestione dell'assistenza sanitaria

L'ospedalizzazione può essere piuttosto traumatica per i pazienti. Qualsiasi interruzione nel processo di ammissione e di dimissione non fa che aumentare questa angoscia. Il solo processo di ammissione ha diverse fasi, che vanno dalla raccolta di informazioni, all'ottenimento delle cartelle cliniche, ai dettagli dell'assicurazione e alla scelta della stanza. La generazione di fatture avviene in collaborazione con diversi reparti, dall'assistenza infermieristica alla chirurgia, alle pulizie domestiche, alle esigenze mediche accessorie e altro ancora. I processi di BPMS assicurano che i dettagli non vengano dimenticati o trascurati durante le varie fasi. L'efficienza è aumentata, il paziente è curato e sperimenta meno stress, e nessun processo viene perso.

Tipi di BPMS

Il sistema BPMS può essere ampiamente classificato in tre tipi:

  • BPMS incentrato sull'integrazione: questo sistema gestisce i processi esistenti che richiedono un'interazione umana minima o nulla. Dipende dall'integrazione di applicazioni basate su computer e Internet. Per esempio, i dati usati da un team di vendita potrebbero essere ottenuti dall'integrazione dei dati ricevuti da uno strumento di marketing che li memorizza in uno strumento di customer relationship management (CRM). Anche se l'informazione è usata da un team, è stata derivata da un'integrazione di più punti.
  • BPMS incentrato sulla persona: questo è un approccio più diretto in cui gli esseri umani sono i decisori in ogni fase. Sono, tuttavia, guidati da un'interfaccia visiva per comprendere meglio il processo decisionale. Un esempio di questo è l'assunzione di un dipendente. Ad ogni passo — dalla pubblicazione di una richiesta di assunzione alla revisione della richiesta e all'elaborazione da parte del dipartimento HR — il processo è completamente realizzato da esseri umani.
  • BPMS incentrato sul documento: questo processo è completamente guidato da un documento di processo. Richiede approvazioni multiple in ogni punto del flusso di lavoro. Un esempio potrebbe essere un'approvazione del bilancio che richiede l'approvazione a più livelli.
TIBCO BPM Enterprise
La piattaforma di automazione dei processi digitali cloud-native per le app di gestione dei processi e dei casi.

Come funziona il BPMS?

Un BPMS efficiente richiede non solo il miglioramento dei processi, ma anche l'automazione di questi processi, il che è tutto gestito da un software. Questo software proietta l'intero flusso di lavoro del processo e lo testa in un ambiente virtuale, assumendo variabili e risultati e identificando i colli di bottiglia ed eliminandoli. Il nuovo processo testato viene poi distribuito. Il BPMS non si ferma qui. Da qui in poi, monitora continuamente il flusso di lavoro per l'efficacia e l'efficienza.

Il flusso di lavoro di BPM Suite si basa sulle fasi di gestione dei processi aziendali: analisi, progettazione, modellazione, esecuzione, monitoraggio e ottimizzazione.

Analisi

Questo è il processo di studio delle pratiche esistenti e di analisi delle latenze. Ogni aspetto del flusso di lavoro viene analizzato e i parametri vengono messi a confronto. Questa versione iniziale del processo è chiamata "così com'è".

Progettazione

Questo processo comporta la correzione dei difetti e delle latenze dei processi "così com'è", progettando un flusso di lavoro più efficiente. Il design mira a correggere il flusso di lavoro e i processi all'interno che comportano colli di bottiglia e inefficienza. Prende di mira tutti gli allarmi e le escalation all'interno dei processi operativi standard e li corregge con un processo più efficiente.

Modellazione

La progettazione è ora rappresentata in un diagramma di flusso correggendo responsabilità e ridondanze in ogni processo. Introduce cicli condizionali come 'if' e 'when' con variabili in ogni punto per determinare diversi risultati dai vecchi processi, come i passi da fare quando l'output target non è raggiunto o se il risultato del passo precedente è soddisfacente.

Gli strumenti ideali di modellazione aziendale devono essere facili da leggere, semplici da comunicare, poco costosi, aggiornati con gli standard industriali e avere ridondanze. Il modello deve avere un'interfaccia grafica, un editor e un simulatore del flusso di lavoro. Questo modello del processo è chiamato il processo 'to be'.

Esecuzione

Dopo aver modellato e simulato con successo il design del flusso di lavoro, il passo successivo è quello di eseguire il processo. Viene testato su un gruppo più piccolo prima di distribuirlo a gruppi più grandi. Le restrizioni di accesso sono messe in atto per proteggere le informazioni sensibili. Questi processi sono automatizzati o manuali.

Monitoraggio

Qui, i singoli processi sono tracciati e le statistiche derivate. Le prestazioni di ogni passo sono analizzate per determinare la loro efficacia. Aiuta anche a identificare i colli di bottiglia e le vulnerabilità di sicurezza. Si possono usare vari livelli di monitoraggio, a seconda delle informazioni richieste dall'attività. Può variare dal tempo reale a quello ad hoc. Il monitoraggio coinvolge il process mining, dove i registri degli eventi vengono analizzati e confrontati tra il processo corrente e quello precedente. Rivela le discrepanze e i colli di bottiglia tra i due processi.

Ottimizzazione

Questa è la fase in cui si analizzano i dati ottenuti dal monitoraggio e si implementano le modifiche necessarie per rendere il flusso di lavoro più efficiente.

Caratteristiche di un BPMS ideale

L'obiettivo del BPMS è automatizzare il più possibile il business e gestirlo in modo efficiente per benefici a lungo termine. Tuttavia, un software mal progettato e poco intuitivo potrebbe fare più danni che benefici. Un BPMS ideale deve avere le seguenti caratteristiche:

  • Interfaccia facile da usare per la progettazione del processo
  • Un diagramma di processo intuitivo e semplificato
  • Archiviazione basata sul cloud per una migliore stabilità e affidabilità
  • Dashboard e rapporti personalizzabili e integrati
  • Avvisi automatici in tempo reale

Sfide del BPMS

Come per la maggior parte delle aziende che si spostano verso l'automazione, la sfida più grande sarà l'affidabilità del software per trovare le giuste soluzioni. Un BPMS efficace sarà semplice da usare e non avrà bisogno di servizi aggiuntivi per decodificare le sue analisi.

Sfide nella manutenzione e nell'aggiornamento

La maggior parte dei BPMS confezionati tradizionalmente sono difficili da mantenere e aggiornare. Richiedono una formazione aggiuntiva da parte di esperti e un talento interno per mantenere e decodificare. Questo diventa più costoso e inaffidabile di quello che era originariamente destinato a fare. Sono disponibili con un acquisto una tantum e gli aggiornamenti delle licenze hanno un costo elevato. Questi pacchetti possono diventare difficili da mantenere e aggiornare e spesso non sono intuitivi con le condizioni del mercato. Avranno anche bisogno di persone specializzate che lo facciano funzionare in ogni momento, rendendolo inaffidabile a lungo termine.

Gli strumenti BPMS basati sul cloud superano tutte queste sfide perché sono basati su un modello SaaS (software as a service). Questo li rende facili da impostare e distribuire. Si può accedere ai dati in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo con un supporto 24 ore su 24. Dal momento che gli strumenti basati sul cloud sono dotati di un abbonamento invece di un costo di licenza una tantum, permette a un'azienda di provare su una scala più piccola prima di espandersi. Questo lo rende più efficiente in termini di costi rispetto agli strumenti confezionati tradizionalmente.

Sfide di caratteristiche multiple

Anche i BPMS con troppe caratteristiche complesse sono qualcosa da evitare. Questo richiederà di nuovo all'organizzazione di sottoporsi a un'ulteriore formazione e gestione dei costi per utilizzare questi aspetti del software. Troppe caratteristiche possono anche portare a problemi di integrazione. Le caratteristiche complesse rendono non solo difficile comprendere il software, ma anche l'integrazione con altre piattaforme come MS Office Suite, G Suite o altre suite di gestione. L'integrazione è fondamentale per decodificare le informazioni generate per l'analisi o il processo decisionale di base. Aiuta a comunicare l'analitica e altri rapporti generati senza bisogno di un intervento aggiuntivo.

Le soluzioni basate sul cloud permettono agli utenti di razionalizzare il numero di funzioni permettendo loro di rinunciare a quelle non necessarie. Queste possono essere aggiunte o rimosse in qualsiasi momento, il che è un'opzione più conveniente.

Sfide nell'acquisizione di una suite ben progettata

Un'altra sfida chiave è ottenere un buon design intuitivo. Un'interfaccia semplice rende più facile per tutte le parti interessate pesare nel processo decisionale senza dover coinvolgere ulteriori talenti per decodificare le informazioni. Troppe caratteristiche richiedono molti utenti per decodificarle; allo stesso modo, troppe poche caratteristiche nel design semplificano eccessivamente il processo decisionale e potrebbero non dare risultati accurati.

Maggiore facilità d'uso

L'idea di BPMS è quella di semplificare i processi aziendali e renderli più efficienti. Il design del processo non dovrebbe solo consentire ad ogni parte interessata coinvolta di prendere il controllo dell'impostazione dei loro compiti, ma dovrebbe anche essere senza codifica con un dashboard funzionale e un'interfaccia user-friendly.

Le opzioni in locale non avranno un adeguato supporto clienti post vendita. Questi sono venduti come pacchetti una tantum con opzioni di aggiornamento limitate. Il tempo speso per la formazione per questo pacchetto sarà inutile quando la tecnologia cambierà. L'integrazione deve essere una funzionalità chiave di un BPMS. Le informazioni e i dati in qualsiasi organizzazione si muovono attraverso sistemi e reparti, quindi la preintegrazione con piattaforme come MS Office, G Suite, contabilità e suite HR è ideale per decodificare e comprendere i dati BPMS.

Mentre l'idea di BPMS è l'automazione dei processi attraverso i reparti, troppi diagrammi di flusso e mappe costringono l'intero sistema a funzionare come un robot pesantemente programmato. L'obiettivo dovrebbe essere quello di permettere all'utente di mappare i processi secondo il suo punto di vista usando un modello visivo. Questo consente al sistema di gestire processi più complessi piuttosto che rigide regole sì o no che limitano i risultati. I sistemi dovrebbero seguire un flusso di lavoro più centrato sull'uomo.

L'automazione è l'obiettivo chiave quando si implementa un BPMS. Anche se il BPMS è un sistema e non un software o hardware specifico, la tecnologia individuale gioca un ruolo importante nel rendere il BPMS più efficiente ed efficace. Il software automatizza la maggior parte delle parti del BPMS come la modellazione e il monitoraggio. Elimina il costo di impiegare e mantenere set di competenze specializzate per questo scopo. Avere un software che fa tutto questo lavoro pesante rende anche più facile essere mobili con la tecnologia senza molte spese generali. Un BPMS ideale dovrebbe rendere i processi semplici, intuitivi, automatizzati e perfetti per tutte le parti interessate e gli utenti.