Che cos'è un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti che mostra la progressione delle attività in un arco di tempo complessivo per un progetto, come un grafico a barre. A sinistra, c'è un elenco di attività o eventi che si susseguono lungo la pagina. In alto, c'è un arco di tempo che copre la durata del progetto. Alle attività viene assegnato un periodo di tempo e quindi viene costruita una barra (che rappresenta la data di inizio e di fine dell'attività).
Il grafico può essere personalizzato in vari modi o può includere informazioni aggiuntive. Si possono usare colori diversi per le diverse fasi del progetto. Si possono aggiungere etichette per assegnare la divisione o la risorsa corretta. Si possono aggiungere frecce per mostrare l'interdipendenza tra le attività. Inoltre, il colore della barra può cambiare per indicare che le attività sono state completate o sono in corso.
Il grafico di Gantt fu creato per la prima volta a metà del 1890 dall'ingegnere polacco Karol Adamiecki, che lo chiamò armonogramma. Egli dirigeva un'acciaieria in Polonia ed era interessato alle tecniche di gestione dei progetti. Quindici anni dopo, un ingegnere americano, Henry Gantt, creò la sua versione del grafico e la rese popolare.
Oggi i diagrammi di Gantt sono utilizzati in tutto il mondo e sono un metodo accettato per tracciare le tempistiche dei progetti.
Perché usare un diagramma di Gantt?
Il diagramma di Gantt è un modo eccezionale per mostrare una serie di informazioni importanti:
- L'intera durata del progetto
- Ogni attività all'interno di quel progetto (o di quella fase del progetto)
- Quanto tempo richiederà ogni attività
- Quali attività si sovrappongono
- Come le attività si relazionano tra loro
Ma soprattutto, il diagramma di Gantt è fondamentale per rispettare le scadenze del progetto. Per esempio, se un progetto prevede l'installazione di una linea del gas che deve essere completata prima che l'elettricista possa iniziare, e il cablaggio deve essere fatto prima dell'impianto idraulico, piccoli ritardi possono far slittare le attività più avanti nel progetto e potenzialmente allontanare la data di fine del progetto.
Un diagramma di Gantt è utile in molte fasi di un progetto, non solo all'inizio:
- Tenere traccia dei programmi di progetto.
- Visualizzare lo stato di avanzamento delle singole attività.
- Individuare le risorse utilizzate per un dato compito (ad es. se c'è un solo ascensore a forbice sul posto e l'elettricista lo sta usando quando il tecnico dell'aria condizionata ha bisogno di usarlo).
- Può aiutare a identificare i giorni di fluttuazione e le scadenze che sfumano rapidamente.
Migliori pratiche per i diagrammi di Gantt
Per far funzionare un diagramma di Gantt per un progetto o un'organizzazione, seguite le migliori pratiche:
- Inserire i compiti in gruppi: in questo modo è facile per i lettori comprendere cosa stanno guardando.
- Suddividere i compiti in componenti granulari: i diagrammi di Gantt funzionano meglio quando i compiti sono dettagliati.
- Individuare i team responsabili: l'assegnazione di un compito per ogni team o azienda consente di responsabilizzare le persone e di pianificare meglio le risorse.
- Inserire date di inizio e fine precise: questo è fondamentale per una buona pianificazione. Se non siete sicuri delle date esatte, fate la vostra migliore ipotesi.
- Includere i giorni festivi e le ferie: se volete che il progetto sia il più accurato possibile, è fondamentale includere i giorni festivi e quelli programmati. In caso di dubbio, pianificate del tempo extra, in quanto consente di avere a disposizione del tempo libero. Verificate sempre la disponibilità del personale.
- Annotare le dipendenze: richiedono assolutamente che un'attività sia completata prima che la successiva possa iniziare.
- Utilizzare gli appunti: scrivete tutte le informazioni pertinenti. Se un giorno il responsabile di progetto non è presente, chiunque altro deve essere in grado di prendere in mano il progetto e capire cosa sta succedendo.
Alternative al diagramma di Gantt
Diagrammi di rete del percorso critico
I diagrammi di rete del percorso critico sono visivamente superiori ai diagrammi di Gantt, perché sono semplici e mostrano chiaramente le relazioni tra le attività senza confusione. Tuttavia, non sono intuitivi come i diagrammi di Gantt.
Il diagramma è una rappresentazione dell'intero progetto, con il percorso più lungo tra le attività che rappresenta il calendario complessivo o "percorso critico". Utilizza frecce e forme per creare le attività e le vie tra i percorsi.
Cronologia della gestione del progetto
Immaginate una singola barra che mostra una sequenza cronologica di eventi. Nessun dettaglio complicato, nessuna informazione aggiuntiva. Una cronologia della gestione del progetto mostra semplicemente la visione di alto livello di un progetto complessivo per le parti interessate, senza dettagli specifici.
Pur essendo eccellenti per una visione d'insieme, non possono sostituire un diagramma di Gantt.
Lavagna Kanban o Lavagna Scrum
L'utilizzo di un sistema di schede che possono essere spostate rende le lavagne Kanban o Scrum estremamente flessibili. È facile per i colleghi vedere a che punto sono i compiti, semplificando la comunicazione. Queste lavagne possono essere fisiche o virtuali e possono essere create insieme a un team per gestire gli sprint. Sono facili da modificare, adattare e capire. Queste lavagne sono essenzialmente dei foglietti adesivi inseriti in una colonna.
Una lavagna Scrum è simile a una lavagna Kanban, in quanto gli sprint sono organizzati cronologicamente. Ci sono corsie verticali e orizzontali, progettate per tenere traccia delle attività di ogni sprint. In genere, le corsie comprendono Da fare, In corso, Test e Fatto. Sebbene sia adatta per lo sviluppo del software, una lavagna Kanban potrebbe non essere accettabile per altri tipi di progetti.
Grafico PERT
Un grafico PERT (Program Evaluation Review Technique) utilizza una serie di caselle e frecce per creare il layout del progetto. Include sottoattività, dipendenze, tappe fondamentali, percorsi critici e dettagli di pianificazione. Più che a un grafico a barre, assomiglia a una serie di tabelle collegate tra loro da frecce che formano un diagramma di flusso interfunzionale.
Vantaggi dei diagrammi di Gantt
Presentano le informazioni in modo chiaro
Il layout e il design di un diagramma di Gantt consentono di visualizzare facilmente ciò che sta accadendo a colpo d'occhio. Compiti, sottocompiti, tappe intermedie e progetti sono tutti facilmente visibili. È anche possibile vedere i membri del team assegnati alle attività, lo stato del progetto, la percentuale di progetto completato e il lavoro in sospeso.
Una volta creato e distribuito il diagramma, il team dovrebbe vedere facilmente i propri compiti, le scadenze che li riguardano e lo stato generale del progetto.
Migliore allocazione delle risorse
Se diverse attività richiedono la stessa attrezzatura o la stessa squadra per essere completate, un diagramma di Gantt mostra chiaramente dove e quando ciò è possibile. È semplice vedere quando le squadre o le attrezzature sono eccessivamente impegnate, consentendo al responsabile di progetto di intervenire per evitare ritardi.
Gestione dei compiti
I membri del team possono vedere quando sono richiesti per un compito e possono conseguentemente pianificare il loro carico di lavoro. Se il diagramma viene condiviso facilmente in tutta l'organizzazione, tutte le parti sanno a che punto è il progetto e dove sta andando.
Gestione delle informazioni complesse
Mentre un elenco di attività o grafici di gestione del progetto alternativi possono andare bene per i progetti più piccoli, un diagramma di Gantt è l'unico abbastanza complesso per i progetti grandi e complicati.
Svantaggi dei diagrammi di Gantt
Possono essere ostici da comprendere
I diagrammi di Gantt possono diventare complicati una volta che tutto viene aggiunto e codificato a colori. Le risorse, le dipendenze, le scadenze, i tempi di ritardo e le tappe intermedie trasformano quello che era un grafico perfettamente leggibile in qualcosa che deve essere studiato per essere compreso.
Inflessibilità
I diagrammi di Gantt mancano di flessibilità. Se un progetto opera in un contesto agile, i diagrammi di Gantt diventano troppo ingombranti. Ogni giorno è necessario ripianificare e riprogrammare per riflettere la natura flessibile del progetto.
L'aggiornamento richiede molto tempo
L'aggiornamento di un progetto è molto impegnativo. Di conseguenza, alcune modifiche possono sfuggire, rendendo il diagramma obsoleto e ostacolando una comunicazione efficace. In passato, i diagrammi di Gantt venivano realizzati a mano su carta, richiedendo un ridisegno completo del progetto ogni volta che qualcosa cambiava. Un ritardo per pioggia? Una riscrittura. Un problema di approvvigionamento dei materiali? Un altro ritardo, un altro ridisegno.
Tuttavia, con l'avvento dei software di gestione dei progetti, questo sforzo è notevolmente ridotto e molti programmi possono adattarsi automaticamente in base alle necessità.
Mancanza di collaborazione
Molti software di gestione dei progetti rendono difficile o quasi impossibile la collaborazione. I diagrammi di Gantt sono anche difficili da stampare e condividere.
Quando utilizzare un diagramma di Gantt?
Se il progetto è complesso e distribuito su numerosi team o sedi geografiche, il diagramma di Gantt è l'unica opzione possibile. I progetti più piccoli o gli sviluppi software possono essere gestiti con un diagramma Kanban o Scrum, ma non sono abbastanza complessi.
Se l'organizzazione dispone di un ottimo software, questo può eliminare la maggior parte dei problemi legati ai diagrammi di Gantt. I team possono modificare i filtri e la visibilità per agevolare la programmazione e la pianificazione. Un diagramma di Gantt ben gestito consente responsabilità, trasparenza e facilità di gestione. Dovrebbe garantire la migliore allocazione delle risorse e includere misure di risparmio di tempo e di aumento della produttività. Infine, i diagrammi di Gantt consentono di prendere decisioni basate sui dati e di completare i progetti in modo tempestivo.