Cos'è un glossario aziendale?

Un glossario aziendale è una lista di termini aziendali e relative definizioni che le organizzazioni usano per assicurare che le stesse definizioni siano usate in tutta l'azienda quando si analizzano i dati. Un glossario aziendale produce un vocabolario aziendale comune, usato da tutti in un'organizzazione. Un linguaggio unificato e comune è una componente chiave di governance dei dati. Avere una comprensione concordata dei concetti chiave aziendali, dei termini e delle relazioni tra di essi assicura che le organizzazioni diano un senso ai loro dati e li gestiscano correttamente.

Un glossario aziendale è una parte importante della governance dei dati. Senza di esso, non si può essere certi che in un'azienda tutti parlino la stessa lingua. Per esempio, un reparto può identificare il termine "cliente" con un'azienda mentre un altro reparto può riferirsi a un individuo. Un glossario aziendale previene questa discrepanza fornendo una definizione per ogni termine aziendale usato in tutta l'azienda. Assicura che le aziende possano fidarsi dei loro dati e previene informazioni errate nei rapporti. Può anche aiutare a evitare errori di calcolo e analisi potenzialmente erronee.

Un glossario aziendale contiene metadati che assegnano un significato o un contesto semantico ai dati. Un glossario aziendale è di solito un oggetto prodotto tramite un'iniziativa di governance dei dati ed è più spesso controllato dall'azienda piuttosto che dal reparto IT.

In un'organizzazione un glossario aziendale promuove la visibilità dei dati, il contesto, il controllo e la collaborazione. Per la conformità normativa e le iniziative di governance dei dati, può abbattere i compartimenti stagni di tipo organizzativo e tecnico. Un glossario aziendale può anche unire i dipendenti poiché essi sono in grado di comprendere il pensiero degli altri reparti sulla base di uno scambio di dati coerente. Ciò aumenta la fiducia tra i reparti.

Un glossario aziendale che elenca le relazioni fra i termini, gli acronimi, gli standard approvati, le priorità e i sinonimi mappa tutti i dati, indipendentemente dal loro formato, in un catalogo centrale. Questo consente agli utenti di sapere dove sono i dati in modo da poterli trovare facilmente. È anche vantaggioso per scopi di governance in quanto aiuta a capire chi sta usando i dati e a garantire che stia rispettando gli standard.

Glossario aziendale e dizionario dei dati

Il termine glossario aziendale viene spesso confuso con il dizionario dei dati, ma hanno usi molto diversi. Un glossario aziendale è rivolto a un pubblico aziendale. Definisce il reale significato dei termini aziendali per garantire che nell'intera organizzazione siano usati i termini corretti nel contesto appropriato. Invece un dizionario di dati è particolarmente utile agli impiegati tecnici per gestire i dati. Definisce e descrive gli attributi degli insiemi di dati e dei loro campi.

Un dizionario di dati si concentra sulle risorse fisiche dei dati mentre un glossario aziendale si concentra sui termini e sui concetti aziendali. Un dizionario di dati di solito consiste in una lista di insiemi di dati (normalmente sotto forma di tabelle) e dei loro campi (di solito rappresentano le colonne) mentre un glossario aziendale contiene una lista di termini aziendali e relative definizioni. L'obiettivo di un dizionario di dati è di far comprendere chiaramente le risorse dei dati e i database, mentre un glossario aziendale fornisce un vocabolario comune e la comprensione dei concetti aziendali di base.

Poiché è di natura più tecnica, un dizionario di dati è normalmente costruito ed è di proprietà del dipartimento IT mentre l'azienda detiene di norma il glossario aziendale. Un'organizzazione può avere un dizionario di dati per ogni fonte di dati, mentre avrà solo un glossario aziendale usato in tutta l'organizzazione. I dizionari di dati sono generalmente usati per documentare le fonti di dati, modellare i dati e progettare i database, mentre i glossari aziendali sono usati per la governance dei dati e l'analisi dei requisiti.

Tuttavia, i due lavorano insieme per descrivere diversi aspetti dei dati in modo che le aziende possano ottenere una visione completa dei loro dati.

Vantaggi di un glossario aziendale

Avere un glossario aziendale frequentemente aggiornato è una necessità nell'ambiente complesso di oggi. Assicura una comunicazione coerente fra tutti all'interno di un'organizzazione. Assicura anche che tutti visualizzino e usino i dati nello stesso modo. Crea uno standard necessario in tutta l'organizzazione. Inoltre, poiché diventa sempre più difficile per le organizzazioni dare un senso ai dati e governarli correttamente, un glossario aziendale ben gestito è uno dei modi migliori per garantire che tutti lavorino con le stesse informazioni. Altri benefici includono:

Stabilisce relazioni fra i termini per una ricerca più rapida dei dati

Uno dei maggiori vantaggi di un glossario aziendale è che definisce le relazioni fra i termini aziendali e rende più facile per gli utenti la ricerca dei termini. Un glossario aziendale completo definisce i termini, fornisce esempi, mostra come i termini si relazionano tra di loro; si collega a tutti gli altri oggetti associati a quel termine, inclusi KPI, processi, database e sistemi, proprietari dei dati e amministratori. I termini aziendali sono utili solo quando li si può collegare a queste altre fonti di dati. Un glossario aziendale mette anche in collegamento i termini aziendali tra le unità tecniche e aziendali.

Consente la collaborazione

Poiché un glossario aziendale fornisce a tutti la stessa definizione di termini da usare nell'intera organizzazione, gli uffici possono comunicare più efficacemente. Se chiedete a due persone diverse di un'organizzazione cosa significa bisettimanale, molto probabilmente otterrete due risposte diverse. Con un dizionario aziendale, i dipendenti non devono più indovinare o spiegare ripetutamente cosa intendono e possono fare riferimento a una sede centrale, facendo risparmiare tempo a tutti. Un glossario aziendale aiuta a colmare le lacune tra gli uffici, in particolare tra l'amministrazione e l'IT. Specialmente quando è collegato a un dizionario dei dati, un glossario aziendale include anche i relativi metadati associati ai termini aziendali e il lignaggio dei dati associato, rendendo più facile per gli utenti tecnici abbinare i metadati associati.

Definisce i ruoli della governance dei dati

Il glossario aziendale consente una gestione del flusso di lavoro e processi di approvazione collaborativi, dando visibilità alle parti interessate, con ruoli e responsabilità di governance dei dati ben definiti. Un glossario aziendale impedisce all'impresa e ai team interfunzionali di lavorare in compartimenti stagni in cui tendono a definire i termini aziendali in base alle proprie conoscenze e spesso non seguono le politiche standard e le migliori prassi. Fornisce anche all'intera azienda l'accesso ai termini.

Per costruire e mantenere correttamente un glossario aziendale, agli utenti aziendali dovrebbero essere assegnati dei ruoli per tutte le varie attività associate alla costruzione: creazione, modifica, approvazione e pubblicazione del contenuto del glossario aziendale. Questo assicura la tracciabilità end-to-end e la responsabilità delle voci presenti nel glossario aziendale e delle persone coinvolte nei processi. Anche in questo caso, è importante revisionare e ripubblicare un glossario aziendale regolarmente in base alle esigenze dell'organizzazione per garantire che rimanga aggiornato e attinente all'azienda. Un glossario aziendale aggiornato con processi chiari e aderente a standard rigorosi migliorerà la fiducia dei dati in tutta l'azienda.

Stabilisce la qualità misurabile dei dati

Un glossario aziendale fornisce uno scambio di coerenza, comprensione ed elaborazione in tutta l'organizzazione. Si consiglia che le organizzazioni documentino uno standard per come definire, inserire, revisionare e pubblicare i termini. Un'organizzazione dovrebbe usare un documento che uniformi il modo in cui viene creata una definizione di qualità all'interno dell'azienda. Alcuni esempi di un documento standard potrebbero includere regole come il non poter usare nessuna delle parole che si trovano nel titolo del termine da definire; il non poter includere acronimi o abbreviazioni nelle definizioni; l'obbligo di rendere la definizione descrittiva; e così via. Tutto questo si traduce in chiarezza e coerenza dei dati.

La corretta gestione di un glossario aziendale fornisce una misurazione della qualità dei propri dati. Una volta che la qualità è stata stabilita e seguita, è possibile iniziare a testare la qualità dei dati tramite la frequenza con cui le persone devono accedere al dizionario aziendale (meno vi accedono, migliori sono le definizioni), un minor utilizzo di sinonimi e la riduzione dei malintesi. Quando sorgono dei problemi, è facile localizzare il problema e porvi rimedio.

Un glossario aziendale può prevenire la scarsa comunicazione e unire i reparti della propria organizzazione. Un glossario aziendale offre trasparenza e assicura che i dati e i termini aziendali siano accurati e compresi in tutta l'azienda. È anche uno strumento utile per la formazione dei nuovi dipendenti. Le migliori prassi sulla definizione dei termini e sulla loro classificazione costruiscono fiducia, reperibilità nei propri dati e chiarezza per gli utenti.