Qu'est-ce qu'une donnée de référence ?

Les données de référence sont un sous-ensemble spécial de données maîtres qui est utilisé pour la classification dans toute votre organisation. Elles peuvent être utilisées data management pour définir les caractéristiques d'un identifiant. Qu'elles soient imposées par l'extérieur ou créées en interne, ces données sont sans ambiguïté et non négociables. Les données de référence comprennent des hiérarchies complexes, des mappings, et autres. Les données de référence peuvent être d'origine interne (au sein d'une organisation) ou externe (recueillies auprès d'autres sources de données). Elles peuvent également être décrites dans des relations de type un à un, un à plusieurs ou des hiérarchies.

Les organisations, telles que le MDM Institute, décrivent deux grandes variétés de données de référence : les données de référence multi-domaines et les données de référence en temps réel. Les données de référence multi-domaines ne sont pas spécifiques à un secteur et peuvent couvrir plusieurs domaines fonctionnels (finance, risque, conformité, ressources humaines, etc.) et types de contenu (codes pays ISO et autres données de référence non volatiles) à maîtriser et à partager. Les données de référence en temps réel sont généralement utilisées dans le secteur des marchés de capitaux (courtiers, gestionnaires d'actifs et sociétés de services de titres) ainsi que sur les marchés militaires et de renseignement de commandement et de contrôle. Elles sont également de plus en plus utilisées dans les applications de l'Internet des objets (IoT) qui nécessitent un étiquetage des métadonnées des sources de données en continu dans les lacs de big data.

Selon le MDM Institute, les données de référence peuvent être publiques ou privées et relient différents domaines et applications à travers des valeurs et une sémantique cohérentes, afin de créer des vues et des hiérarchies multi-domaines. Par exemple, les données qui relient les clients et les produits, telles que les informations sur la comptabilité des coûts/revenus, le personnel de vente, les unités commerciales, les zones géographiques ou les données sectorielles, seraient toutes incluses dans les données de référence.

Quelle est la différence entre les données de référence et les données maîtres ?

Il est important de comprendre la différence entre les données de référence et les données maîtres. Alors que les données maîtres représentent les éléments clés de l'entreprise, notamment les données relatives aux clients et les données liées aux activités et aux transactions commerciales, les données de référence représentent un ensemble de données autorisées à utiliser, provenant des données maîtres pour la classification. En outre, les changements dans les données de référence se produisent souvent lentement au fil du temps, comme un reflet direct de tout changement dans les processus commerciaux, tandis que les changements dans les données maîtres se produiront dans le cadre de processus commerciaux standard. Bien que les données de référence soient rarement modifiées, ces légers changements au fil du temps doivent être gérés et synchronisés dans l'ensemble de l'entreprise. C'est un défi auquel de nombreuses entreprises sont confrontées et qu'elles doivent combattre en appliquant les principes de gouvernance et de reference data management.

Exemples de données de référence

Voici quelques exemples de données de référence :

• Codes postaux
• Codes de transaction
• Centres de coûts
• Hiérarchies financières
• Codes d'État ou de pays
• Devises
• Types d'unités organisationnelles
• Codes de langue
• Segments de clientèle
• Tâches et processus d'entreprise

Pourquoi les données de référence sont-elles importantes ?

En raison des connexions complexes entre les domaines et les applications constituées de données de référence, la gestion de ces données peut présenter certains défis. C'est pourquoi la Reference Data Management (RDM) est si importante pour gérer les problèmes potentiels tels que la gouvernance, le contrôle des versions et les hiérarchies personnalisées. Les données de référence doivent être définies en fonction de termes commerciaux et de règles créées par l'entreprise, gérées dans des hiérarchies, partagées à des fins de collaboration et contrôlées en fonction des modifications apportées par les différents utilisateurs, la qualité des données et les rapports.

Les données de référence sont omniprésentes et doivent être gérées de manière à ce que les systèmes d'une organisation fonctionnent de manière synchronisée avec des données interopérables et précises. Sans cette gestion, les données de référence seront cloisonnées au sein d'une organisation et généralement définies et gérées différemment d'une application à l'autre, perdant ainsi en précision et devenant inefficaces en termes de coûts.

Avantages de la gestion et de la distribution des données de référence

Les variations dans les données de référence d'une organisation peuvent provoquer de graves problèmes de qualité des données, entraînant des temps d'arrêt, des imprécisions et de mauvaises prises de décision. Mais avec une méthode centralisée de gestion de ses données de référence, une organisation peut tirer parti des avantages énumérés ci-dessous :

• Réduction des coûts informatiques : ayant un seul endroit central pour le stockage et la gestion des données de référence, les entreprises peuvent réduire les coûts de stockage associés à de multiples systèmes. Cela permettra également d'accélérer le temps et l'argent consacrés à la modification des données de référence dans toute l'entreprise.
• Mises à jour agiles : cela permettra également de réduire les efforts liés à la modification et à la mise à jour des données de référence. Ce qui réduira le temps nécessaire aux projets de data integration.
• Réduction des risques : comme nous l'avons mentionné, des données de référence de mauvaise qualité sont synonymes de mauvaise qualité des données, ce qui peut être risqué en termes de prise de décisions commerciales sur la base de données inexactes et en termes de respect des réglementations relatives aux données. En mettant en place des contrôles autour des données de référence et en auditant les modifications apportées à celles-ci, les organisations peuvent réduire considérablement le risque de données incorrectes ou incohérentes.
• Amélioration du reporting BI : Les données de référence informent également les rapports de business intelligence (BI). Une meilleure gestion des données de référence permet de s'assurer que les rapports d'une organisation sont précis et fiables pour que les utilisateurs professionnels puissent les utiliser dans les processus de prise de décision.

Qui dispose des données de référence ?

Chaque entreprise, quel que soit son secteur d'activité, dispose de données de référence. Vous trouverez ci-dessous quelques secteurs dans lesquels les données de référence sont nombreuses et où une gestion réussie de ces données est donc cruciale :

• Services bancaires et financiers : les identifiants sécurisés sont souvent utilisés dans le secteur de la finance pour effectuer des transactions ou des opérations en Bourse. Ces marqueurs sont une forme de données de référence et sont essentiels au secteur.
• Secteur gouvernemental/public : les données de référence sont souvent utilisées par les gouvernements et autres organismes de réglementation pour suivre les dossiers publics et maintenir la cohérence entre plusieurs organisations.
• Soins de santé : dans le secteur des soins de santé, les données de référence sont essentielles pour garantir des associations précises entre les résultats de laboratoire et les informations sur les patients, par exemple.
• Voyage et hôtellerie : les compagnies aériennes, les hôtels, les sociétés de location de voitures et toute autre entreprise liée aux voyages dépendent des données de référence pour organiser de vastes opérations et maintenir une expérience client exceptionnelle.
• e-Commerce : comme de plus en plus d'entreprises se mettent en ligne et s'éloignent des modèles commerciaux traditionnels de ventes physiques, les opérations de commerce électronique et, par conséquent, les données de référence, continueront de gagner en importance. Les codes de transaction, les informations sur les clients et autres données doivent être liés de manière cohérente pour des raisons de sécurité et d'efficacité.