Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui montre une progression des tâches sur une ligne du temps globale pour un projet, ressemblant à un diagramme à barres. À gauche, il y a une liste de tâches ou d'événements qui défilent sur la page. En haut, il y a une échelle de temps qui correspond à la durée du projet. Les tâches se voient attribuer une période de temps déterminée, puis une barre leur est construite (avec les dates de début et de fin de cette tâche comme barres).

Le tableau peut être personnalisé de diverses manières et peut inclure des informations supplémentaires. Des couleurs différentes peuvent être utilisées pour les différentes phases du projet. Des étiquettes peuvent être ajoutées pour attribuer la bonne division ou ressource. Des flèches peuvent être ajoutées pour montrer l'interdépendance entre les tâches. Et, lorsque les tâches sont terminées ou en cours, la couleur de la barre peut changer pour le refléter.

Le diagramme de Gantt a été créé au milieu des années 1890 par l'ingénieur polonais Karol Adamiecki, qui l'a appelé harmonogramme. Il dirigeait des aciéries en Pologne et s'intéressait aux techniques de gestion de projet. Quinze ans plus tard, un ingénieur américain, Henry Gantt, a créé sa propre version du diagramme et l'a popularisé.

Aujourd'hui, les diagrammes de Gantt sont utilisés dans le monde entier et constituent un moyen reconnu de suivre les délais d'un projet.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt ?

Un diagramme de Gantt est un moyen exceptionnel de montrer une série d'informations importantes :

• La longueur totale du projet
• Chaque tâche de ce projet (ou de cette étape du projet)
• Le temps que prendra chaque tâche
• Quelles tâches se chevauchent
• Comment les tâches sont liées les unes aux autres.

Plus important encore, le diagramme de Gantt est essentiel au respect des délais du projet. Par exemple, si un projet comporte l'installation d'une conduite de gaz qui doit être terminée avant que l'électricien puisse commencer, et que le câblage doit être réalisé avant la plomberie, de petits retards peuvent repousser les tâches plus loin dans le projet et potentiellement repousser la date de fin du projet.

Un diagramme de Gantt est utile à de nombreuses étapes d'un projet, et pas seulement au début :

• Suivi des calendriers des projets
• L'état d'avancement des tâches individuelles
• Quelles ressources sont utilisées par quelle tâche (par exemple, s'il n'y a qu'une seule nacelle à ciseaux sur le site et que l'électricien l'utilise alors que le technicien en climatisation en a besoin)
• Peut aider à identifier les jours de flottement et les délais qui s'évaporent rapidement.

Meilleures pratiques pour les diagrammes de Gantt

Pour qu'un diagramme de Gantt fonctionne pour un projet ou une organisation, suivez ces meilleures pratiques :

1. Saisissez les tâches en groupes : cela permet aux lecteurs de comprendre facilement ce qu'ils regardent.
2. Décomposez les tâches en composants granulaires : les diagrammes de Gantt fonctionnent mieux lorsque les tâches sont détaillées.
3. Identifiez les équipes responsables : l'attribution d'une tâche par équipe ou par entreprise permet de responsabiliser les personnes et de mieux planifier les ressources.
4. Indiquez des dates de début et de fin précises : ceci est essentiel pour assurer une bonne planification. Si vous avez des doutes concernant les dates exactes, faites votre meilleure estimation.
5. Incluez les jours fériés et les congés : vous voulez que le projet soit aussi précis que possible, il est donc essentiel d'inclure les jours fériés et les congés prévus. En cas de doute, prévoyez du temps supplémentaire, car cela permet d'avoir du temps de flottement. Vérifiez toujours la disponibilité du personnel.
6. Notez les dépendances:  il faut absolument qu'une tâche soit terminée avant que la suivante puisse commencer.
7. Utilisez des notes : notez toutes les informations pertinentes possibles. Si le chef de projet n'est pas là un jour, n'importe qui d'autre doit être capable de reprendre le projet et de comprendre ce qui se passe.

Alternatives au diagramme de Gantt

Diagrammes de réseau de chemin critique

Les diagrammes de réseau de chemin critique sont visuellement supérieurs aux diagrammes de Gantt, car ils sont simples et montrent clairement les relations entre les tâches sans encombrement. Cependant, ils ne sont pas aussi intuitifs que les diagrammes de Gantt.

Le diagramme est une représentation visuelle de l'ensemble du projet. Le chemin le plus long entre les tâches constitue le délai global ou le « chemin critique ». Il utilise des flèches et des formes pour créer les tâches et les voies entre les chemins.

Calendrier de gestion du projet

Imaginez une seule barre montrant une séquence chronologique d'événements. Pas de détails compliqués, pas d'informations supplémentaires. Une chronologie de gestion de projet montre simplement la vue d'ensemble d'un projet pour les parties prenantes sans les détails plus fins.

Bien qu'ils soient excellents pour une vue d'ensemble, ils ne peuvent pas remplacer un diagramme de Gantt.

Tableau Kanban ou tableau Scrum

L'utilisation d'un système de cartes qui peuvent être déplacées rend les tableaux Kanban ou Scrum ultra flexibles. Il est facile pour les collègues de voir où en sont les tâches, ce qui simplifie la communication. Il peut s'agir de tableaux physiques ou virtuels et ils peuvent être créés en équipe pour gérer les sprints. Ils sont faciles à modifier, à ajuster et à comprendre. Ces tableaux sont essentiellement des notes autocollantes placées dans une colonne.

Un tableau Scrum est similaire à un tableau Kanban, car les sprints sont organisés de manière chronologique. Il y a des colonnes verticales et horizontales, conçues pour suivre les tâches de chaque sprint. En général, les colonnes sont les suivantes : à faire, en cours, à tester et terminé. Bien qu'il soit approprié pour le développement de logiciels, un tableau Kanban peut ne pas être acceptable pour d'autres types de projet.

Graphique PERT

Un diagramme PERT (Program Evaluation Review Technique) utilise une série de cases et de flèches pour créer un plan de projet. Il inclut les sous-tâches, les dépendances, les jalons, les chemins critiques et les détails du calendrier. Plutôt qu'un diagramme à barres, il ressemble à une série de tableaux reliés entre eux par des flèches pour former un organigramme transversal.

Avantages des diagrammes de Gantt

Présenter clairement l'information

La disposition et la conception d'un diagramme de Gantt permettent de voir ce qui se passe d'un seul coup d'œil. Les tâches, les sous-tâches, les jalons et les projets sont tous faciles à voir. Vous pouvez également voir les membres de l'équipe affectés aux tâches, l'état du projet, le pourcentage du projet achevé et le travail en attente.

Une fois le tableau créé et distribué, l'équipe doit pouvoir voir facilement ses tâches, les délais qui les concernent et l'état général du projet.

Meilleure allocation des ressources

Si plusieurs tâches nécessitent le même équipement ou la même équipe pour être réalisées, un diagramme de Gantt montre clairement où et quand cela est possible. Il est facile de voir quand les équipes ou les équipements sont trop engagés, ce qui permet au chef de projet de prendre des mesures pour éviter les retards.

Gestion des tâches

Les membres de l'équipe peuvent voir quand ils sont requis pour une tâche et peuvent planifier leur charge de travail en conséquence. Si le tableau est facilement partagé au sein d'une organisation, toutes les parties savent où en est le projet et où il doit aboutir.

Gestion des informations complexes

Si une liste de tâches ou d'autres tableaux de gestion de projet peuvent convenir aux petits projets, le diagramme de Gantt est le seul à être suffisamment complexe pour les projets importants et complexes.

Inconvénients des diagrammes de Gantt

Peut être difficile à comprendre

Les diagrammes de Gantt peuvent devenir compliqués une fois que tout est ajouté et codé par couleur. Les ressources, les dépendances, les délais, les temps de latence et les jalons sont autant d'éléments qui transforment ce qui était un graphique parfaitement lisible en quelque chose qui doit être étudié pour être compris.

Rigidité

Les diagrammes de Gantt manquent de flexibilité. Si un projet fonctionne dans un cadre agile, les diagrammes de Gantt deviennent trop encombrants. Chaque jour, il faut à nouveau planifier et réorganiser le calendrier pour refléter la nature flexible du projet.

La mise à jour prend du temps

La mise à jour d'un projet représente un travail considérable. Par conséquent, certains changements peuvent être manqués, ce qui rend le diagramme obsolète et entrave une communication efficace. Dans le passé, les diagrammes de Gantt étaient réalisés à la main sur papier, ce qui nécessitait de redessiner entièrement le projet chaque fois que quelque chose changeait. Un retard dû à la pluie ? Une réécriture. Un problème d'approvisionnement en matériaux ? Un autre retard, une autre réécriture.

Toutefois, avec l'avènement des logiciels de gestion de projet, cet effort est considérablement réduit et de nombreux programmes peuvent s'adapter automatiquement en fonction des besoins.

Non collaboratif

De nombreux logiciels de gestion de projet rendent difficile ou presque impossible la collaboration. Les diagrammes de Gantt sont également difficiles à imprimer et à partager.

Quand utiliser un diagramme de Gantt ?

Si votre projet est complexe et réparti entre plusieurs équipes ou sites géographiques, le diagramme de Gantt est la seule option. Les petits projets ou les développements de logiciels peuvent être gérés avec un tableau Kanban ou Scrum, mais ils ne sont pas assez complexes.

Si l'organisation dispose d'un excellent logiciel, cela peut éradiquer la plupart des difficultés inhérentes aux diagrammes de Gantt. Les équipes peuvent modifier les filtres et la visibilité pour faciliter la programmation et la planification. Un diagramme de Gantt bien géré permet la responsabilisation, la transparence et la facilité de gestion. Il doit garantir la meilleure affectation des ressources et inclure des mesures de gain de temps et d'augmentation de la productivité. Enfin, les diagrammes de Gantt permettent de prendre des décisions fondées sur des données et d'achever les projets en temps voulu.