Qu'est-ce qu'un glossaire métier ?

Un glossaire métier est une liste de termes commerciaux, accompagnés de leurs définitions, que les entreprises utilisent pour s'assurer que les mêmes définitions sont utilisées dans toute l'entreprise lors de l'analyse des données. Un glossaire métier produit un vocabulaire métier commun, utilisé par tout le monde dans une entreprise. Disposer d'un langage unifié et commun est un élément clé de la data governance. La compréhension commune des concepts et termes clés de l'entreprise, ainsi que des relations entre eux, permet aux organisations de donner un sens à leurs données et de les gérer correctement.

Un glossaire métier est un élément important de la data governance. Sans lui, vous ne pouvez pas vous assurer que tout le monde dans l'entreprise parle le même langage. Par exemple, un service peut définir le terme « client » comme une entreprise, alors qu'un autre service peut le désigner comme un individu. Un glossaire métier permet d'éviter ces divergences en fournissant une définition pour chaque terme commercial utilisé dans toute l'entreprise. Il permet aux entreprises de se fier à leurs données et évite que des informations erronées figurent dans les rapports. Il peut même contribuer à éviter les erreurs de calcul et les analyses potentiellement erronées.

Un glossaire métier contient des métadonnées qui attribuent un sens ou un contexte sémantique aux données. Il s'agit généralement d'un artefact produit par une initiative de data governance qui est le plus souvent contrôlé par l'entreprise plutôt que par l'informatique.

Un glossaire métier favorise la visibilité des données, le contexte, le contrôle et la collaboration au sein d'une entreprise. Pour les initiatives de conformité réglementaire et de data governance, il peut mettre fin aux silos organisationnels et techniques. Un glossaire métier peut également unifier les employés en leur permettant de comprendre comment les autres services fonctionnent grâce à un échange de données cohérent. Cela contribue à renforcer la confiance entre les services.

Un glossaire métier qui répertorie les relations entre les termes, les acronymes, les normes approuvées, la hiérarchisation et les synonymes permet de faire correspondre toutes les données, quel que soit leur format, à un catalogue central de données. Les utilisateurs savent ainsi où se trouvent les données et peuvent les trouver facilement. Il est également bénéfique à des fins de gouvernance, car il vous aide à comprendre qui utilise les données et à vous assurer que les normes sont respectées.

Glossaire métier et dictionnaire des données

Le terme « glossaire métier » est souvent confondu avec « dictionnaire des données », mais leur utilisation est très différente. Un glossaire métier est destiné à un public professionnel. Il définit la signification réelle des termes commerciaux afin de garantir que les termes corrects sont utilisés dans le bon contexte au sein de l'entreprise. En revanche, un dictionnaire de données est surtout utile aux employés techniques pour gérer les données. Il définit et décrit les attributs des ensembles de données et de leurs champs.

Un dictionnaire de données se concentre sur les actifs de données physiques tandis qu'un glossaire métier se concentre sur les termes et concepts métier. Un dictionnaire de données se compose généralement d'une liste d'ensembles de données (généralement sous forme de tableaux) et de leurs champs (représentant généralement les colonnes), tandis qu'un glossaire métier contient une liste de termes métier et leurs définitions. L'objectif d'un dictionnaire de données est de comprendre clairement les actifs de données et des bases de données, tandis qu'un glossaire métier fournit un vocabulaire commun et aide à comprendre des concepts commerciaux de base.

Étant donné qu'il est de nature plus technique, le dictionnaire de données appartient généralement au département informatique qui l'a construit, tandis que le glossaire métier appartient généralement à l'entreprise. Une organisation peut avoir un dictionnaire de données par source de données, alors qu'elle n'aura qu'un seul glossaire métier utilisé dans toute l'organisation. Les dictionnaires de données sont généralement utilisés pour documenter les sources de données, modéliser les données et concevoir des bases de données, tandis que les glossaires métier sont utilisés pour la gouvernance des données et l'analyse des besoins.

Mais les deux travaillent ensemble pour décrire différents aspects des données afin de permettre aux entreprises d'obtenir une vue complète de leurs données.

Avantages d'un glossaire métier

Disposer d'un glossaire métier fréquemment mis à jour est une nécessité dans l'environnement complexe d'aujourd'hui. Il assure une communication cohérente entre tous les membres d'une organisation. Il permet également de s'assurer que chacun consulte et utilise les données de la même manière. Il crée une norme nécessaire au sein de l'entreprise. Et comme il est de plus en plus difficile pour les organisations de donner un sens aux données et de les gérer correctement, un glossaire métier bien géré est l'un des meilleurs moyens de s'assurer que tout le monde travaille avec les mêmes informations. Parmi les autres avantages, citons :

Il établit des relations entre les termes pour une recherche plus rapide des données.

L'un des principaux avantages d'un glossaire métier est qu'il définit les relations entre les termes métier et facilite la recherche de termes par les utilisateurs. Un glossaire complet définit les termes, fournit des exemples, montre les relations entre les termes et renvoie à tous les autres artefacts associés à ce terme, notamment les indicateurs clés de performance, les processus, les bases de données et les systèmes, les propriétaires des données et les responsables. Les termes commerciaux ne sont utiles que si vous pouvez les relier à ces autres sources de données. Un glossaire métier permettra également de relier les termes métier entre les entités techniques et les entités commerciales.

Il améliore la collaboration

Comme un glossaire métier donne à chacun la même définition des termes à utiliser dans toute l'entreprise, les services peuvent communiquer plus efficacement. Si vous demandez à deux personnes différentes d'une même entreprise ce que signifie « bihebdomadaire », vous obtiendrez très probablement deux réponses différentes. Avec un dictionnaire métier, les employés n'ont plus à deviner ou à expliquer à plusieurs reprises ce qu'ils veulent dire et peuvent se référer à un emplacement central, ce qui fait gagner du temps à tout le monde. Un glossaire métier permet de combler le fossé entre les services, notamment entre l'entreprise et l'informatique. En particulier lorsqu'il est lié à un dictionnaire de données, un glossaire métier comprendra également les métadonnées sous-jacentes associées aux termes métier et à la lignée de données associée, ce qui permettra aux audiences techniques de faire correspondre plus facilement les métadonnées associées.

Il définit les rôles de la data governance

Un glossaire métier permet une gestion collaborative des flux de travail et des processus d'approbation, en donnant aux parties prenantes (dont les rôles et responsabilités en matière de data governance sont établis) de la visibilité. Un glossaire métier empêche les équipes métier et transversales de travailler en silos, où elles ont tendance à définir les termes métier en fonction de leurs propres connaissances et ne suivent souvent pas les politiques standard et les meilleures pratiques. Il permet également à l'ensemble de l'entreprise d'accéder à ces termes.

Pour construire et maintenir correctement un glossaire métier, les utilisateurs métier doivent se voir attribuer des rôles pour toutes les différentes tâches associées à sa construction
: création, édition, approbation et publication de son contenu. Cela garantit une traçabilité et une responsabilité de bout en bout des éléments du glossaire métier et des personnes impliquées dans les processus. Là encore, il est important de réviser et de republier régulièrement le glossaire métier en fonction des besoins de votre entreprise, afin de garantir qu'il reste à jour et pertinent pour vos besoins. Un glossaire métier mis à jour avec des processus clairs et respectant des normes strictes améliorera la confiance dans les données à l'échelle de l'entreprise.

Il établit la qualité mesurable de vos données

Un glossaire métier assure la cohérence des échanges, de la compréhension et du traitement dans l'ensemble de l'entreprise. Il est recommandé aux entreprises de documenter une norme sur la manière de définir, de saisir, de réviser et de publier les termes. Une entreprise devrait utiliser un document qui normalise la manière dont une définition de qualité est créée dans toute l'entreprise. Quelques exemples de normes pourraient inclure des règles telles que : les définitions ne peuvent utiliser aucun des mots mentionnés dans le titre du terme défini ; les définitions ne peuvent pas inclure d'acronymes ou d'abréviations ; les définitions doivent être descriptives ; etc. Tous ces éléments contribuent à la clarté et à la cohérence des données.

La bonne gouvernance d'un glossaire métier permet de mesurer la qualité de vos données. Une fois que la qualité a été établie et qu'elle est respectée, vous pouvez commencer à tester la qualité de vos données par la fréquence à laquelle les gens doivent accéder au dictionnaire métier (moins ils y accèdent, meilleures sont les définitions), la diminution des utilisations de synonymes et la réduction des malentendus. Lorsque des problèmes surviennent, il sera facile de déterminer où se situent les problèmes et d'y remédier.

Un glossaire métier peut éviter une mauvaise communication et unifier les services de votre entreprise. Il offre une certaine transparence et garantit que les données et les termes métier sont exacts et compris dans toute l'entreprise. Il s'agit également d'un outil utile pour la formation des nouveaux employés. Les meilleures pratiques en matière de définition des termes et leur classification renforcent la confiance et la facilité de recherche de vos données et la clarté pour les utilisateurs.