¿Qué es la gestión de datos unificados?

La gestión de datos unificados (UDM) es un proceso en el que se consolida una variedad de fuentes de datos dispares para crear una única fuente de datos, almacenada en un almacén de datos. Esta estrategia de gestión de datos incorpora personas, procesos y tecnología para tratar tanto el modelo de silo de datos que ha evolucionado con el tiempo como las enormes cantidades de información procesada por las organizaciones, lo que genera fatiga de datos.

Históricamente, las organizaciones han hecho crecer sus sistemas de software de forma ad hoc, instalando una gama de diferentes programas y técnicas de gestión de datos y evolucionando a medida que se han expandido. La estructura resultante es dispar, con herramientas y datos duplicados que sirven una capacidad idéntica. Hay datos aislados, desintegrados entre equipos y áreas, con poca o ninguna capacidad para compartir. Esto da como resultado un acceso deficiente a los datos cuando es necesario, pérdida de conocimiento comercial y análisis de tendencias, y mayores costos comerciales.

Bajo estas circunstancias fragmentadas y problemáticas, la gestión de datos unificados crea un marco para consolidar la información de una variedad de fuentes. Lo hace identificando factores de integración en esas fuentes de datos y luego almacenándolos en un repositorio de datos común en un almacén de datos. Esto luego inicia la integración de datos en todo el sistema en un solo marco que admite la optimización completa de datos.

La gestión de datos unificados también proporciona un espacio común para la limpieza, el análisis y la transformación de datos. Esto se completa universalmente en todos los datos en el almacén para establecer estándares y reglas comerciales. El proceso de limpieza es vital para tener coherencia en todas las áreas de la empresa, lo que permite un mejor cumplimiento de los datos y obtener mejores conocimientos empresariales.

El sistema de gestión de datos unificado se ha comparado con un corazón: los datos provienen de una variedad de fuentes y están centralizados. Mientras está en el centro de datos, se oxigena y se eliminan el dióxido de carbono y los productos de desecho no deseados, o fallas, inconsistencias y datos erróneos. Luego, los datos se envían a aquellos lugares donde se necesitan, los departamentos que los utilizan.

¿Cómo es el sistema desde el punto de vista de la organización?

La administración unificada de datos no es una herramienta de software única que una organización pueda usar de forma inmediata. Una plataforma consta de varias herramientas en las disciplinas de gestión de datos, incluida la inteligencia de negocio, la integración de datos, la calidad de datos, gobierno de datos y la gestión de datos maestros. Para que la gestión de datos unificados tenga éxito, debe unir todas estas funciones en una interfaz sencilla que permita la administración y el desarrollo. Los servidores necesitan interoperabilidad y todas las herramientas necesitan los mismos artefactos de desarrollo, como modelos de datos, metadatos y datos maestros.

Un ejemplo de gestión de datos unificados en uso es la venta minorista de ropa en línea. Una tienda de comercio electrónico instituyó una gestión de datos unificados para combinar todos los aspectos de la información del cliente y de marketing. Esto significaba que toda la información del cliente estaba centralizada en un solo punto:

• El viaje del cliente en el sitio web, utilizando el análisis del sitio web.
• Información de campañas publicitarias y de marketing.
• Información sobre ventas.
• Información al cliente.

Usando todo este conocimiento en conjunto, la empresa descubrió una variedad de conocimientos clave que impulsan las decisiones comerciales. El consumidor a menudo examinaba el sitio web en su teléfono por la mañana, tal vez mientras viajaba por la mañana. Luego, ellos iniciaban sesión en su escritorio una vez que llegaban al trabajo y luego compraban.

Ellos mapearon la relación entre los productos para permitir una mejor comercialización. Si un cliente compra un top con vuelo, es probable que desee comprar una camiseta o camisola ajustada simple para usar debajo de ella. Vincular los dos artículos para que uno sea visible cuando se compra el otro aumenta las ventas.

Un análisis exhaustivo de los datos reales de las campañas de marketing puede revelar algunos datos interesantes e inesperados. Las campañas de Google Adwords que se pensaba que eran efectivas, en comparación con otras campañas de las redes sociales, descubrieron que las estrategias previamente descartadas en realidad arrojaban mejores resultados, dólar por dólar.

Una vez que se realiza un seguimiento del viaje de un cliente, la empresa puede enviarles campañas de marketing individualizadas y muy específicas. Estos mensajes se pueden enviar por correo electrónico, redes sociales o teléfono, según las preferencias del usuario.

Un sistema de gestión de datos unificado permite grandes ganancias para las empresas, aumentando los ingresos, la cuota de mercado, junto con objetivos tradicionales como disminuir los errores de datos y ahorrar tiempo al hacer que los datos sean accesibles.

5G y gestión de datos unificados

Las redes móviles y el Internet de las cosas (IoT) se han combinado para crear un gigante de la industria. A medida que 5G se implementa en todo el mundo, el gran volumen de datos de los usuarios es completamente abrumador. Desde cualquier hogar estándar, hay ordenadores portátiles, teléfonos móviles, relojes deportivos, impresoras, televisores, automóviles e incluso el refrigerador, todos transmitiendo y recibiendo datos. Todos estos datos deben ser accedidos y administrados de una manera que beneficie a la red.

La gestión y el almacenamiento de datos se han convertido en cuestiones clave para los proveedores de servicios, y un sistema de gestión de datos unificado holístico está ayudando a gestionar los objetivos de datos. El uso de la nube, los datos de usuario centralizados y la separación de los datos de la función ha ayudado a los proveedores de redes a gestionar lo inmanejable. Los beneficios de la gestión de datos unificados han incluido una menor complejidad de la red y una mayor consistencia de los datos. A medida que el mundo pasa de 4G a 5G, ha aumentado la necesidad de una gestión de datos unificados.

Por qué una organización necesita la gestión de datos unificados

Si bien puede parecer que este es un ejercicio de tecnología, y ciertamente, los requisitos tecnológicos están ahí, en realidad se trata de estrategia y buena gestión comercial. El objetivo final de la administración unificada de datos es poder tomar decisiones comerciales basadas en datos, informadas y objetivas. Se trata de la excelencia operativa, asegurando que la gobernabilidad, el cumplimiento, la integración y la transformación del negocio sucedan de manera consistente y para el máximo beneficio de la organización y el personal. Se trata de inteligencia empresarial; ¿Dónde está el negocio en este momento y cómo puede ser mejor?

Hay un equilibrio que debe alcanzarse entre dos objetivos distintos. Tener excelentes prácticas de gestión de datos y alinear esto con los objetivos comerciales.

Acceso a datos en la gestión de datos unificados

Cualquier parte interesada, interna o externa, debe poder acceder a la información que necesita. Los datos deben ser relevantes, fáciles de localizar y precisos. Esto significa que un sistema de gestión de datos unificado proporciona a todos los usuarios los datos que necesitan para pedir un producto, saber si está en stock, facturar a un cliente, evaluar una reclamación o realizar un millón de tareas más. Los silos de datos son cosa del pasado, con todos los sectores de una organización conectados.

Precisión analítica en la gestión de datos unificados

No tiene sentido realizar análisis o predicciones si los datos son defectuosos o están incompletos. Da como resultado información incorrecta, pérdida de tiempo para los científicos de datos y los usuarios finales de los informes, y representa un gran riesgo para el negocio. La gestión de datos unificados permite obtener información en tiempo real, nuevas oportunidades y decisiones totalmente optimizadas.

Componentes de una gestión de datos unificados exitosa

Una gestión de datos unificados exitosa no consiste simplemente en tener los elementos técnicos correctos y tener todos los datos almacenados de manera accesible. Necesita satisfacer dos componentes.

Coordinación de gestión de datos diversos

Debe haber un equilibrio entre la interoperabilidad de los servidores y el desarrollo de datos entre los equipos. La gestión de datos unificados puede compartir y unificar la infraestructura técnica utilizando componentes de arquitectura de datos relevantes. Con esto se conseguirá una práctica holística, colaborativa y unificada. Solo entonces se pueden aprovechar los datos a escala empresarial.

Apoyo a los objetivos estratégicos de negocio

Hay dos partes: el equipo de gestión debe comprender claramente cuáles son los objetivos del negocio y, luego, estos objetivos deben traducirse en requisitos de datos. Debe haber una alineación entre la gestión y la tecnología. Si la gerencia requiere datos en un cierto período de tiempo, o para cumplir con ciertos hitos, esto debe aclararse y comunicarse.

Gestión de datos unificados por cualquier otro nombre

La gestión de datos unificados no es un término muy común, pero muchos practican sus principios. La mayoría de las organizaciones ya están implementando prácticas y estrategias de gestión de datos unificados, pero a menudo lo llaman de otra manera. Muchas empresas no tienen un nombre para su disciplina de gestión de datos, pero cuando se les pregunta sobre sus estrategias, los procesos y los resultados se alinean con la gestión de datos unificados.

EIM y EDM

Gestión de información empresarial (EIM) y Gestión de datos empresariales (EDM) son dos términos que se usan comúnmente cuando la gestión de datos unificados sería más apropiada. A menudo, estos términos están vinculados con proveedores de software comercial que los promocionan de forma errónea. Estos términos también tienen un alcance más limitado y giran en torno a las prácticas de gestión, integración y recuperación de datos, y no en el paquete holístico y los beneficios para el negocio.

Gestión de datos maestros

La gestión de datos maestros (MDM) se da cuando el negocio y la tecnología de la información trabajan juntos para garantizar que los datos maestros sean precisos y consistentes y que exista responsabilidad por ellos dentro de la organización. Si bien tiene similitudes con la gestión de datos unificados, se centra menos en vincularse con los objetivos e ideales comerciales y más en estrategias y programas para aumentar la precisión de los datos en toda la empresa.

Gobierno de datos e información

El gobierno de datos e información no se trata de los sistemas técnicos utilizados para administrar el software, sino de la ética, los estándares y las reglas en torno a los datos. La gobernanza se ocupa más de la definición de uso, el acceso a la información, la seguridad, el ciclo de vida de la información y la categorización. Tiene un papel más teórico en la planificación y ayuda a tomar decisiones sobre cómo se gestionan los datos, pero en sí mismo no es un sistema de gestión.

Beneficios de la gestión de datos unificados

Evita la sobrecarga de información

Los datos están en todas partes. Los volúmenes de datos creados y consumidos por las organizaciones son enormes, desde redes sociales, reseñas, videos y fuentes externas de información, así como información de compras internas y recopilación de datos de clientes. No es inusual que las empresas manejen terabytes de datos cada día, y puede ser completamente abrumador para las personas y los sistemas.

La gestión de datos unificados funciona para minimizar el volumen. Los datos se reciben, procesan y almacenan en el lugar correcto y solo en un lugar. Esto hace que todo el proceso sea menos abrumador y que la gestión de datos sea un objetivo mucho más realizable.

Perspectiva empresarial y análisis de tendencias

Uno de los principales objetivos de la gestión de datos unificados es la información empresarial y el análisis preciso de tendencias. La gestión de datos unificados transforma los datos, los limpia y crea un conjunto de datos utilizables para obtener información. También organiza los datos en un lugar y una forma accesibles, lo que los hace mucho más utilizables. Esto conduce a una innovación ágil basada en datos e información comercial que de otro modo no habría sido posible.

Reducción de costos

Hay una variedad de formas en que la administración unificada de datos reduce los gastos generales del negocio:

• Sin duplicación de datos o silos de datos; ahorrar en errores e información faltante.
• Debido a que la gestión de datos unificados se basa en gran medida en la nube, no es necesario invertir en hardware y servidores costosos.
• Los mejores análisis y predicciones comerciales permiten tomar decisiones informadas que tienen más probabilidades de generar crecimiento.
• Debido a que los datos se limpian automáticamente, los científicos de datos y otros recursos valiosos pierden menos tiempo.

Cumplimiento normativo

Los datos son un gran negocio, posiblemente el más grande actualmente. Se ha creado toda una serie de leyes, legislación y reglas comerciales para tratar de manejar esto. Las organizaciones no solo necesitan administrar los datos en sí, sino que deben administrarse de una manera que los mantenga seguros y en cumplimiento con todas las regulaciones. La gestión de datos unificados aplica automáticamente reglas a los datos, por lo que no hay posibilidad de incumplimiento. Reducir el riesgo de multas e incumplimiento es esencial para las mejores prácticas comerciales y para seguir siendo una marca confiable para clientes y proveedores.

Desafíos de la gestión de datos unificados

Alcance demasiado amplio

Una organización que intente unificar todos sus datos en un solo proceso fracasará. Este proceso no está diseñado para ser una maravilla de un solo golpe, con una herramienta que unifica todo.

Solución: es poco probable que una organización quiera coordinar el 100 % de sus datos, ya que podría ser un objetivo imposible. En lugar de tratar de hacer todo a la vez, aborde el problema en pasos lógicos. Vincule algunas partes del sistema a la vez y trabaje de forma incremental, construyendo el sistema hasta que esté unificado a un nivel que cumpla con los objetivos de gestión. Elija solo elementos para unir cuya colaboración y coordinación genere beneficios.

Falta de flexibilidad

Uno de los mayores problemas con cualquier arquitectura de datos es la falta de flexibilidad. Si una organización es un proveedor médico, la infraestructura debe poder hacer frente a millones de transmisiones en vivo de datos de monitoreo, debe poder agregar productos fácilmente y administrar los datos correctamente. El software, las fuentes de datos y los tipos de datos cambian constantemente para todas las organizaciones, y cualquier sistema de gestión de datos debe ser increíblemente ágil para seguir siendo relevante.

Solución: mantener los datos en la nube, usar las aplicaciones de manera inteligente y no forzar una estructura rígida en el sistema contribuye en gran medida a mantener los resultados fluidos. Los datos y las necesidades comerciales deben dictar la arquitectura, no la infraestructura en sí. Usando tecnología autónoma, verifique y mantenga la integridad y el rendimiento en todo el sistema y optimice el sistema cuando sea necesario.

Estándares de datos y ambigüedad de gobernanza

Existen leyes, estándares y pautas en torno a casi todos los aspectos de la recopilación, el almacenamiento y la distribución de datos. Establecer los estándares para el negocio podría ser uno de los aspectos más desafiantes de la creación de un sistema de gestión de datos unificado. La implementación de la legislación puede ser costosa y engorrosa, especialmente en organizaciones complejas. Las leyes de cumplimiento cambian constantemente para adaptarse a las necesidades de rápido crecimiento de un mundo cada vez más conectado.

Soluciones: el sistema debe diseñarse y desarrollarse con expertos en gobernanza, científicos de datos, profesionales de tecnología de la información y propietarios de negocios, todos involucrados. No existe una forma sencilla de hacerlo, aparte de establecer una buena administración de datos desde el principio y no tomar atajos. La información de identificación personal debe recibir especial atención, seguimiento y control para cumplir con las normas de privacidad. Las herramientas que rastrean y revisan datos mientras identifican cadenas de conexión y monitorean el cumplimiento son vitales.

No entender los datos

Es común que una organización malinterprete sus datos, lo que se vuelve costoso cuando la información se almacena pero nunca se usa. Luego, las empresas tienen incertidumbre sobre cómo se pueden usar o reutilizar esos datos, lo que hace que el procesamiento de datos sea un desperdicio de recursos.

Soluciones: la creación de una capa de descubrimiento ayuda a identificar los datos que existen y hace que los datos sean accesibles y utilizables.