¿Qué es la minería de procesos?

La minería de procesos es una técnica diseñada para descubrir, monitorear y mejorar los procesos comerciales reales mediante la extracción de conocimiento fácilmente disponible de los registros de eventos de los sistemas de información.

Diagrama de minería de procesos

La minería de procesos ayuda a las organizaciones a obtener una comprensión completa de los procesos que respaldan a sus clientes mediante el examen de los procesos reales, que a menudo difieren de los procesos documentados que utilizan actualmente.

La minería de procesos descubre, supervisa y mejora los procesos reales en función de la información de los registros de eventos empresariales. La minería de procesos incluye:

  • Descubrimiento y extracción de procesos automatizados.
  • Monitoreo de conformidad.
  • Minería de redes sociales.
  • Construcción automatizada de modelos de simulación.
  • Ampliación y reparación de modelos.
  • Recomendaciones basadas en el historial.
  • ¡Y más!

Para descubrir y optimizar los procesos de negocio, la minería de procesos suele seguir una serie de pasos:

  1. Seleccione cualquier proceso de negocio.
  2. Recopile registros de eventos de todos los sistemas (generalmente se hace automáticamente).
  3. Reconstruya y visualice el proceso a partir de datos transaccionales.
  4. Identifique e implemente mejoras utilizando inteligencia artificial (AI), Machine Learning (ML) y modelos analíticos.
  5. Supervise continuamente y realice mejoras en función de esa información.

La minería de procesos permite a los clientes identificar problemas de procesos comerciales y crear una lista priorizada donde se encuentran las ineficiencias más costosas en sus negocios. Los beneficios adicionales incluyen:

  • Mayor eficiencia mediante la eliminación de obstáculos, la mejora de los tiempos de ciclo y la optimización de los procesos.
  • Reducción de costos asociados con duplicación, reelaboración y procesos manuales.
  • Mejor cumplimiento mediante la detección de procesos no conformes o fraude.
  • Optimización continua del negocio mejorando los procesos y realizando el monitoreo en tiempo real.
  • Mejor servicio al cliente y satisfacción a través de procesos mejorados centrados en el cliente.

Para lograr ahorros de costos importantes, nuevos y sostenibles y una mejora continua sin obstaculizar su capacidad de entrega, necesita una mayor transparencia e información sobre su negocio. Con la minería de procesos basada en inteligencia, las partes interesadas clave pueden visualizar, identificar y cuantificar rápidamente los obstáculos y las ineficiencias en su negocio. De esta manera, pueden identificar una lista priorizada de cambios con la evidencia para ofrecer mejoras que ahorren costos.

Los usuarios comerciales y las partes interesadas clave pueden profundizar tanto como sea necesario para ver qué tan eficientemente se ejecutan los procesos y, si hay problemas, qué y dónde están ocurriendo. Esta capacidad funciona en todos los sistemas y líneas de negocio:

  • Captación de nuevos clientes y atención al cliente.
  • Procesamiento de reclamos, investigaciones y acuerdos.
  • Administración de pólizas y ajustes de mediano plazo.
  • Tasadores de siniestros y otros de terceros.
  • Seguros
  • Compras, recursos humanos, finanzas y más.

Con la minería de procesos, las organizaciones pueden identificar oportunidades de reducción de costos previamente desconocidas y mostrar evidencia y métricas de problemas.

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¿Por qué la minería de procesos?

Tiene procesos estándar para cada parte de su negocio. Hay un mapa de ruta claramente establecido para cada proceso en su negocio. Por ejemplo, la adquisición de nuevas pólizas, el procesamiento de reclamaciones y el envío de productos son ejemplos de procesos comerciales. Pero, ¿sabe con qué frecuencia estos procesos se desvían? ¿O cuánto se retrasan las cosas cuando lo hacen? ¿O sabe en qué parte de sus procesos ocurren estas variaciones de la norma? Estas variaciones en los procesos pueden contarse por cientos o incluso por miles. La mayoría de las empresas hoy en día experimentan problemas en sus organizaciones debido a procesos comerciales mal entendidos.

Tradicionalmente, este tipo de análisis se realizaba manualmente con entrevistas a los empleados. Sin embargo, esto era muy propenso a errores ya que dos personas a menudo pueden tener puntos de vista muy diferentes del mismo proceso con información incompleta. Este es un proceso muy largo que es propenso a errores.

Ahora, con la minería de procesos, puede aprovechar su recurso más preciado: sus datos operativos y archivos de registro. Todas las transacciones e interacciones de los usuarios se registran en sus sistemas (póliza, reclamaciones, CRM, por ejemplo) como una huella digital. Esta huella digital se puede analizar para reconstruir cómo se ejecutan realmente los procesos comerciales, en lugar de solo lo que muestra el diagrama de flujo del propietario del proceso. Este es un proceso muy rápido y brinda a las organizaciones una manera fácil de identificar obstáculos.

La minería de procesos, usando AI y ML, puede decirle a una empresa dónde están los obstáculos y ayudarla a mejorar los procesos. Los resultados del análisis de AI se presentan en una visualización muy simple para crear visibilidad en la sala de juntas, pero también admite profundizar en detalles específicos para los propietarios de procesos y las partes interesadas clave de todos los procesos centrales.

Los esfuerzos de minería de procesos le permiten profundizar en cualquier parte de su negocio y obtener detalles sobre cualquier proceso, como el tiempo, el costo o los recursos. La minería de procesos es como someter su negocio a un escáner de resonancia magnética. Revela detalles que eran, hasta ahora, invisibles. La minería de procesos permite a las organizaciones ver claramente lo que funciona y lo que no funciona en todo el negocio y por qué. La minería de procesos brinda a las organizaciones métricas y la causa raíz de los problemas para que puedan tomar las medidas necesarias para que los procesos funcionen sin problemas. La minería de procesos puede conducir a ahorros de costos transformacionales para cualquier organización.

Beneficios de la minería de procesos

Incluyendo más información sobre sus procesos comerciales, los beneficios de la minería de procesos son muchos:

Detección

Descubra lo que sucede realmente en sus procesos comerciales a partir de datos de aplicaciones en vivo. Puede ver cómo funcionan sus procesos comerciales a partir de datos operativos reales.

Análisis

Analice sus procesos y encuentre la causa causa de las ineficiencias. Comprenda dónde pasa el tiempo en qué actividades e identifique dónde se encuentran los obstáculos. Encuentre patrones y comportamientos observando cómo los recursos realizan las actividades del proceso.

Revisión

Compare el rendimiento planificado con el real para que se puedan tomar contramedidas donde sea necesario a fin de lograr el mayor impacto. Califique sus procesos contra modelos de referencia para un rendimiento óptimo.

Predicción

Utilice información de casos históricos para predecir la ruta, el costo, la complejidad y la duración de sus casos en tránsito. Cree modelos de analítica predictiva que se puedan aplicar a su organización para mejorar la identificación de problemas.

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¿Cómo funciona la minería de procesos?

En primer lugar, la minería de procesos descubre cómo funcionan los procesos comerciales en función de los datos reales tomados de los sistemas operativos de una organización. Este descubrimiento se realiza automáticamente utilizando análisis descriptivos avanzados para descubrir el "proceso real". Con estos datos, la minería de procesos descubre obstáculos, determina las actividades que consumen más tiempo e identifica áreas de mejora dentro de sus procesos. Luego, mediante el uso de modelos analíticos y de AI, la minería de procesos califica sus procesos comerciales con respecto a los modelos de referencia y aborda los problemas de cumplimiento.

La minería de procesos identifica los procesos comerciales que son buenos candidatos para la automatización y la medición antes y después del rendimiento. Luego, los administradores de minería de procesos trabajan con los dueños de negocios para determinar las áreas de mejora en función de los KPI y los puntos de referencia de la industria, haciendo sugerencias para equilibrar nuevamente los recursos en función de ese rendimiento. Por último, al usar conocimientos de casos históricos, la minería de procesos puede predecir las rutas, los costos, la complejidad y la duración de sus casos en tránsito.

Como puede ver en la imagen de arriba, los procesos comerciales generalmente implican mover un proyecto de la posición "a" a la "d". Sin embargo, hay muchas rutas para llegar allí. Puede tener varias variantes en su modelo. La minería de procesos es capaz de extraer automáticamente todas las variantes posibles. Cada vez que se encuentra con una variante específica, se genera un caso. Un caso es una colección de actividades ejecutadas a lo largo del tiempo, generalmente por una persona o sistemas. Cuando profundiza en todos los datos y visualizaciones generados por la minería de procesos, puede comenzar a descubrir qué procesos siguen rutas típicas y cuáles tienen muchas variantes. A partir de ahí, puedes hacer mejoras.

Las capacidades más técnicas de la minería de procesos incluyen:

  • Conectividad y extracción de datos de registro de eventos.
  • Preparación de virtualización de datos para unificar los mismos y hacerlos utilizables.
  • Cálculo del algoritmo de minería de procesos.
  • Almacenamiento de variantes, casos y métricas en tablas.
  • Visualización y exploración de procesos y datos.
  • Combinación con modelos AI y ML.
  • Gestión de casos para generar, rastrear y automatizar.

Estudio de caso de minería de procesos.

Las organizaciones que han implementado la minería de procesos han experimentado un ahorro de tiempo de hasta un 25 por ciento al descubrir y solucionar los obstáculos. De hecho, Invitalia , la agencia nacional para la inversión extranjera y el desarrollo económico de Italia, necesitaba una forma de gestionar una gran cantidad de solicitudes y optimizar los procesos para revisarlas. Sus viejos procesos comerciales creaban una visión incompleta y obsoleta del desempeño de la organización. Invitalia deseaba reevaluar y mejorar sus procesos comerciales integrales para ahorrar tiempo y aumentar la escalabilidad para una mejor toma de decisiones. La organización trabajó junto con TIBCO LABS para crear una solución de minería de procesos y análisis visual para mejorar la ejecución de procesos comerciales en toda la empresa. Los resultados fueron reducción de tiempo y costo al identificar y eliminar obstáculos. Invitalia logró un 100 % de cumplimiento de las operaciones con la segregación de funciones de acuerdo con la política de la empresa y obtuvo una aprobación de fondos un 35 % más rápida.