¿Qué son los datos maestros?

Los datos maestros son el conjunto de identificadores que proporcionan contexto sobre los datos comerciales, como la ubicación, el cliente, el producto, el activo, etc. Son los datos centrales que son absolutamente esenciales para ejecutar operaciones dentro de una empresa o unidad comercial. De lo contrario, no habría forma de comparar datos de manera uniforme entre sistemas. Sin embargo, todos los datos maestros no se crean de la misma manera. El tipo de datos que se designa como datos maestros puede variar según la industria. Incluso dentro de diferentes entidades comerciales dentro de la misma industria, los ejemplos de datos maestros pueden ser discretos o no tener mucho en común.

Diagrama de datos maestros

En general, los datos capturados por las empresas se clasifican en una de estas tres categorías:

  • Datos transaccionales: los datos transaccionales son datos generados por varias aplicaciones mientras se ejecutan o respaldan los procesos comerciales cotidianos.
  • Datos analíticos: los datos analíticos, como sugiere su nombre, surgen a través de cálculos o análisis ejecutados en los datos transaccionales.
  • Datos maestros: los datos maestros representan los objetos comerciales reales y críticos sobre los cuales se realizan dichas transacciones, teniendo también en cuenta los parámetros sobre los cuales se realiza el análisis de datos.

Los tres tipos de datos se ejemplifican mejor en la siguiente oración, que resume una transacción comercial común y corriente:

El comprador X realizó un pedido de 10 de SKU Y, el DD-MM-YYYY por un total de $5000.

Dentro de este, el comprador y el producto se componen de datos maestros, ya que son el corazón de la transacción; sin ellos, el proceso de transacción no existiría. Los datos secundarios generados como resultado de esta interacción se incluyen en los datos transaccionales (como el monto, la fecha, la cantidad comprada, el número de factura o los identificadores de impuestos). Además, la información, como el tamaño promedio de los pedidos de este cliente en particular y el valor promedio de los pedidos, que se extrae al profundizar en un conjunto de datos acumulados, se incluye en los datos analíticos. Tenga en cuenta que los tres tipos de datos están vinculados y, en la naturaleza de las transacciones comerciales diarias, una organización necesita que los tres tipos funcionen juntos sin problemas.

Este ejemplo facilita la comprensión de la definición de datos maestros, datos sobre las entidades comerciales que brindan contexto para las transacciones comerciales.

Los datos maestros forman uno de los activos de datos clave de una empresa. Algunas empresas incluso son adquiridas para acceder al conjunto de datos maestros de sus clientes.

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Categorías y componentes de datos maestros

Como sugiere el ejemplo anterior, las categorías más comunes de datos maestros, junto con sus componentes, son:

  • Partes: tanto individuos como organizaciones, además de todo el espectro de roles anidados en ellas: exploradores, compradores, vendedores, clientes, proveedores y empleados.
  • Productos: mercancías negociadas entre las partes
  • Estructuras financieras: activos, cuentas, documentos, etc.
  • Conceptos de ubicación: territorios de ventas, sucursales, ubicaciones de oficinas

Los datos maestros son necesarios para varios procesos comerciales, así como para sus sistemas de TI. Por lo tanto, es imperativo estandarizar los formatos de datos maestros, sincronizar valores y administrar los datos correctamente para lograr una integración exitosa en el sistema.

Los datos maestros suelen ser de naturaleza no transaccional. La excepción a esto es cuando la información sobre componentes de datos maestros, como partes o productos, se enumera solo en documentos transaccionales como facturas y recibos y no se registra por separado (aunque debería ser así).

Los datos maestros a menudo se agrupan en conjuntos de datos de registros maestros, que pueden incluir "datos de referencia" asociados con ellos. Sin embargo, es importante separar los datos maestros de los datos de referencia. Los datos de referencia asociados son más bien como una pieza de datos de etiqueta, como el código postal dentro de la dirección de una sucursal de oficina en un conjunto de datos de registro maestro de clientes.

Gestión de datos maestros

La gestión de datos maestros (MDM) es un servicio de datos unificado que cubre la tecnología, las herramientas y los procesos que son necesarios para unificar y coordinar datos maestros de diversas fuentes, en toda la organización empresarial. En otras palabras, es una solución habilitada por tecnología diseñada para mantener el conjunto de datos maestros oficiales compartidos entre departamentos de manera uniforme y consistente, lo que lo hace creíble y accesible en todo momento.

Se necesita una buena gestión de los datos maestros para garantizar la coherencia, integridad y precisión de los datos dentro de una entidad comercial y sus asociados. Las herramientas deben garantizar datos limpios y consistentes a largo plazo, no solo a corto plazo. La gestión de datos maestros ayuda a prevenir el desorden al eliminar silos y versiones duplicadas de conjuntos de datos, errores manuales y establecer una línea de tiempo confiable de eventos.

El papel fundamental que juegan los datos maestros en la subtitulación, organización y comprensión de los datos operativos inspiró todo el campo de la gestión de datos maestros. Las empresas necesitaban organizar mejor y mejorar la consistencia y la calidad de sus activos de datos centrales. Los datos pueden dispersarse y desordenarse si no se gestionan bien.

Los datos maestros deben almacenarse correctamente para facilitar buenos análisis y predicciones comerciales también. Una organización necesita encontrar fácilmente la respuesta a las siguientes preguntas:

  • ¿Quiénes son nuestros mejores clientes y dónde se encuentran?
  • ¿Qué productos producen los mejores márgenes en los que deberíamos invertir?
  • ¿Cuántos empleados se necesitan para que se lleve a cabo una determinada transacción?

Problemas derivados de la falta de gestión de datos maestros

Los problemas y desafíos típicos que surgen con los datos maestros mal administrados son los siguientes:

Redundancia de datos

La importancia de los datos maestros para los procesos comerciales está en la raíz de la redundancia de datos, ya que varios departamentos pueden mantener datos en varias aplicaciones no uniformes. Por ejemplo, el personal de ventas mantendrá la información en el software de administración de recursos del cliente, mientras que el departamento de contabilidad la mantendrá en el software de contabilidad. La misma información del cliente termina dividiéndose una y otra vez, lo que aumenta los costos y, a veces, genera confusión.

Inconsistencias de datos

Una parte de esto se puede atribuir al error manual en la entrada y el mantenimiento de datos, lo que destaca la necesidad de sistemas automatizados de gestión de datos. También puede provenir de la redundancia de datos y la consolidación de información de las diversas aplicaciones, como se mencionó anteriormente.

Deficiencias en los procesos comerciales

Cuando los datos maestros se almacenan con redundancias, pueden tener un impacto negativo en el flujo de procesos de extremo a extremo de una empresa. Por ejemplo, cuando existen diferentes versiones de datos maestros, cada una de las diferentes acciones para el cumplimiento de pedidos, como el envío de pedidos, la facturación y otros flujos de proceso, aprovecha un conjunto de datos maestros diferente. Esto impide la ejecución exitosa: un artículo podría enviarse a la dirección incorrecta o aparece una dirección desactualizada en una factura. Tener un sistema de gestión de datos maestros integrado puede ayudar a una empresa a evitar todos estos problemas y sus gastos asociados.

Cambios rápidos en el modelo de negocio

En esta era de tecnología en rápida evolución y ajustes en el modelo de negocio causados por una multitud de factores, los eventos disruptivos son comunes y deben esperarse. Las interrupciones pueden escalar cada uno de los problemas discutidos anteriormente.

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Los beneficios de administrar datos maestros

De hecho, los datos maestros bien administrados confieren una ventaja a cada aspecto de la empresa y a cada parte interesada en ella, lo que en última instancia mejora los resultados comerciales:

  • Los datos maestros adecuadamente mantenidos y administrados impulsan las iniciativas comerciales y ayudan a optimizar los procesos dentro de las empresas B2B y B2C
  • La gestión de datos maestros garantiza un mejor cumplimiento normativo y un proceso de incorporación de productos más fluido
  • Ayuda a diseñar experiencias de cliente más personalizadas, impulsando las ventas y mejorando las relaciones con los clientes
  • La gestión de datos maestros ayuda con una mejor segmentación de clientes e informes
  • Brinda un mayor grado de control sobre todos los conjuntos y subconjuntos de datos
  • Optimiza los recursos mediante el seguimiento preciso de activos como equipos, su ubicación, uso y registros de mantenimiento
  • Cuando los datos maestros están bien administrados, la información más relevante y reciente del producto puede estar disponible para los clientes y socios comerciales correctos.

Cuando los datos maestros se almacenan como un registro maestro único y granular con detalles precisos sobre cada persona, lugar o cosa asociada con una organización comercial, es una fuente consistente y financiable de datos críticos para el negocio. Luego se puede utilizar de forma generalizada para tomar decisiones comerciales mejor informadas.