¿Qué es la optimización de inventario?

La optimización de inventario es un conjunto de mejores prácticas para las organizaciones que desean usar menos capital mientras mantienen un inventario vendible. Esta es una parte vital de la gestión de inventario que tiene en cuenta la volatilidad de la oferta y la demanda. Es un método para equilibrar las restricciones de inversión con los objetivos comerciales y los objetivos de cumplimiento en una gran variedad de unidades de mantenimiento de existencias.

La optimización de inventario mantiene los almacenes y las cadenas de suministro en funcionamiento y ayuda a mantener la liquidez empresarial. Ayuda a las empresas a saber exactamente qué cantidad comprar para las unidades de mantenimiento de existencias, les permite tenerlo disponible para el cumplimiento oportuno de los pedidos y reduce el exceso de inventario que se vuelve obsoleto a largo plazo.

Los ingredientes clave de una fórmula de optimización de inventario que funciona

Hay algunas partes clave para un proceso exitoso de optimización de inventario:

• Pronosticar la demanda mediante la digitalización.
• Estandarización de políticas de inventario.
• Gestión de los ciclos de vida de los productos para todos los SKU.
• Contabilización de las incertidumbres en la oferta y la demanda.
• Supervisar los plazos de entrega, los patrones de entrega o los cronogramas de los proveedores.
• Seguimiento de los cambios en el comportamiento del comprador.
• Tener en cuenta la estacionalidad y las campañas promocionales.

Pronóstico de la demanda

Pronosticar con precisión las cantidades de inventario para el próximo ciclo de venta es un elemento crucial de la optimización de inventario. Para alcanzar las cifras ideales, las empresas deben tener en cuenta los datos de ventas de la cuenta, las entradas de una fuerza de ventas o personal en el terreno y los datos de oferta y demanda del año anterior.

Para optimizar mejor, las empresas deben estar alerta ante cualquier cambio en las tendencias o avances tecnológicos que puedan hacer que un producto quede obsoleto. Evite quedarse con inventario invendible y pérdidas de capital. El aprendizaje automático puede ayudar de muchas maneras, desde evaluaciones rápidas de los datos del año anterior hasta predicciones sobre el volumen de ventas actual.

Establecimiento de una política de inventario bien pensada

Una política de inventario garantiza que los empleados identifiquen y etiqueten con precisión las unidades de mantenimiento de existencias más importantes que generan flujo de efectivo. Esencialmente, una política de inventario es una herramienta de optimización que controla los elementos del inventario que son indispensables para el negocio o la producción.

Para optimizar mejor, es necesario seguir prácticas estándar como el análisis ABC o XYZ:

El análisis ABC ayuda a clasificar los artículos del inventario en función de su "valor de consumo". Es el valor total del artículo consumido durante un período específico y generalmente se calcula sobre una base anual.

Las piezas “A” tienen el mayor valor de consumo, seguidas de la B (intermedia) y la C, que es la de menor consumo.

Además, aquí se aplica la regla 80/20, también conocida como el Principio de Pareto. Propone que el 80 % de las consecuencias provienen del 20 % de las causas. Esto significa que las piezas A, por ser el porcentaje más alto de piezas consumidas, forman el porcentaje más bajo de stock de inventario y las piezas C constituyen el porcentaje más alto de stock de inventario.

El análisis XYZ resulta útil al clasificar los artículos del inventario según la variabilidad de su demanda y la fiabilidad con la que se pueden pronosticar sus necesidades futuras.

Las piezas X, que muestran la menor variación en su demanda, pueden ser las más confiables para el pronóstico. El Principio de Pareto también está en juego aquí. Las piezas X representan el mayor porcentaje del valor del inventario, pero el porcentaje más bajo del stock del inventario. Por el contrario, las piezas Z son las que comprenden el mayor porcentaje de stock de inventario y, por lo tanto, el rango más bajo de valor de inventario.

Seguimiento del ciclo de vida del producto

Cada vez que un nuevo producto llega al mercado, crea una demanda futura basada en el impacto que genera y la popularidad que obtiene. El factor de novedad confiere una ventaja de ser el primero en moverse al vendedor, con la demanda del artículo creciendo exponencialmente hasta que se estanca en una unidad de mantenimiento de existencias estable y financiable. El límite de tiempo aquí podría ser finito, a excepción de ciertos productos de hoja perenne que tienen una demanda constante. Para otros, las ventas pueden volverse esporádicas antes de virar hacia una tendencia de demanda negativa y finalmente desaparecer.

Cada vendedor debe poder tener una lectura de la etapa correcta del ciclo de vida del producto para cada unidad de mantenimiento de existencias. Saber dónde están sus productos en este momento lo ayudará a determinar hacia dónde se dirigen lógicamente, y cuáles mantener en stock y cuáles abandonar. Esto confiere una ventaja increíble en la optimización de inventario.

Contabilización de las incertidumbres en la oferta y la demanda de productos

Los proveedores o vendedores ya no pueden solicitar a los clientes que esperen por un artículo que no está disponible. Con los sitios web de agregadores y los mercados de comercio electrónico, las empresas se ponen en pie de igualdad y la incapacidad de una empresa para suministrar se convierte en una ventaja competitiva para otra.

Las pequeñas y medianas empresas corren un riesgo especial de pérdida de clientes si no pueden abastecerse o abastecerse nuevamente al ritmo de las empresas más grandes con cadenas de suministro más extensas. Por lo tanto, tener una red de proveedores confiables es muy importante, al igual que mantener métodos de respaldo para adquirir unidades de mantenimiento de existencias. Mantenerse al tanto de los plazos de entrega, los patrones de entrega y los cronogramas de los proveedores contribuye en gran medida a administrar la disponibilidad de artículos para los clientes.

Digitalizarse: la automatización de la gestión de inventario es inevitable

Adoptar la gestión de inventario automatizada (en lugar de modos obsoletos como Excel) es uno de los movimientos más inteligentes que las pequeñas y medianas empresas pueden hacer para nivelar el campo de juego frente a los competidores más grandes. La gestión manual del inventario puede causar errores, que van desde menores hasta colosales. Las consecuencias pueden variar desde demoras o calificaciones de servicio deficientes hasta una gran cantidad de inventario no vendible y capital congelado. Los minoristas tradicionales, los minoristas electrónicos y los profesionales del comercio electrónico pueden beneficiarse de la automatización y la actualización de sus operaciones.

El Internet de las cosas (IoT) está transformando la forma en que operan tradicionalmente los minoristas. En los sectores de gestión de inventario y optimización de inventario, la tecnología innovadora, como los estantes inteligentes, genera mejores resultados comerciales. Por ejemplo, estas tecnologías brindan notificaciones en tiempo real sobre las cifras de ventas y alertas cuando cualquier unidad de mantenimiento de existencias comienza a caer por debajo del nivel de pedido. Los errores manuales se erradican y la tecnología inteligente evita el exceso de existencias y la escasez. La optimización de inventario mantiene el flujo de caja en curso, evita el exceso de inventario y reduce drásticamente los costos de almacenamiento o mantenimiento.

Seguimiento del comportamiento del comprador y tendencias de seguimiento

¿No han deseado a menudo los vendedores poder echar un vistazo a la mente de sus clientes? La gestión de inventario automatizada, con solo tocar un botón, puede proporcionar datos e informes detallados. Los datos y el análisis son una herramienta insustituible en el arsenal de los vendedores de hoy en día para echar un vistazo a las mentes de su base de consumidores. Los análisis de datos y comportamiento pueden ayudar a los minoristas a predecir qué artículos de su inventario se venderán y qué artículos deberían eliminarse gradualmente.

El seguimiento de las tendencias de compra también ofrece información sobre qué artículos se pueden descargar a través de promociones, ventas y campañas para generar efectivo constante o rápido. Este nuevo capital se puede invertir en la adquisición de artículos de moda que maximicen las ventas.

Teniendo en cuenta la estacionalidad y las campañas promocionales

La estacionalidad puede ser difícil de navegar para los minoristas. Un abrigo de tartán puede haber estado de moda una temporada, pero se desvanece rápidamente de la escena de la moda (y de la memoria pública) cuando llega el próximo invierno. Aunque las modas son cíclicas, almacenar la mercancía sin vender puede aumentar los costos de mantenimiento y retener el capital. Esta es un área donde la previsión es compleja y puede dificultar la optimización de inventario.

Una forma de descargar el exceso de inventario es a través de campañas promocionales de "fin de temporada", que es otra herramienta importante para la gestión y optimización de inventario en el comercio minorista.

Ventajas de la optimización de inventario

Si bien la optimización de inventario es muy útil en el mejor de los casos, el flujo y reflujo económico impredecible pone de relieve cómo las empresas deben invertir en la optimización de inventario.

La mayor ventaja de la optimización de inventario es un flujo de caja desbloqueado.

La optimización de inventario reduce en gran medida los costos asociados con la propiedad, el almacenamiento y la administración del inventario de una organización, particularmente en el contexto de los gastos generales y de almacenamiento. Con el aumento de los costos de combustible, los costos de envío también están aumentando. Los impuestos y las rentas pueden reducir una parte significativa de los ingresos comerciales.

La optimización de inventario ayuda a establecer una cantidad de inventario que es "perfecta". Si bien las demandas esperadas se cumplen de manera segura, los costos disminuyen y el minorista tiene un mejor grado de control sobre qué nuevo inventario comprar y cuándo. Pronosticar y planificar las compras de inventario con anticipación proporciona un amortiguador significativo contra los desafíos del envío y el abastecimiento.

La optimización de inventario genera un inventario de alto rendimiento que tiene el máximo potencial para una gran rotación financiera, proporcionando un flujo constante de efectivo para las empresas.

El final del juego para cualquier empresa minorista es generar una base cada vez mayor de clientes satisfechos y recurrentes que forman el alma del negocio. Con un sistema de gestión de inventario optimizado, es posible optimizar otros aspectos del negocio y orientarlos hacia el cumplimiento oportuno de los pedidos, lo que, a su vez, alimenta la satisfacción del cliente.

En tiempos impredecibles, la interrupción de las cadenas de suministro establecidas desde hace mucho tiempo puede desestabilizar las marcas fundamentales. La optimización de inventario es una red de seguridad en climas económicos impredecibles.

En la fabricación y la tecnología, la optimización de las materias primas, los suministros y la infraestructura tecnológica puede dejar de funcionar hasta que se establezca una demanda más estable. La incertidumbre de la demanda de los clientes está desafiando los modelos establecidos de previsión de fabricación o distribución. Reducir el inventario durante tiempos impredecibles (descargando el exceso de existencias o poniendo nuevas compras en espera) es un requisito previo para un mejor rendimiento operativo y rendimiento financiero cuando la situación mejore.

Desafíos en la optimización de inventario

Las tendencias recientes en el inventario y las cadenas de suministro han creado desafíos para las empresas nuevas y establecidas.

Optimización de inventario para prevenir o compensar la interrupción de la cadena de suministro

Un desafío importante para los minoristas y los fabricantes es la interrupción de la cadena de suministro debido a factores como los cierres globales y los desastres naturales. Los procesos de optimización de inventario deberán contribuir a hacer que las cadenas de suministro sean lo más sólidas e inquebrantables posible para evitar cortes de existencias y garantizar que los consumidores continúen obteniendo lo que necesitan cuando lo necesitan.

Satisfacer la demanda volátil de los consumidores

Otro desafío es mantenerse al día con las preferencias cambiantes de los clientes. ¿Qué minorista no ha experimentado un momento en que un producto se convirtió en una sensación de la noche a la mañana? En tales situaciones, quienes lo tienen en stock ya han dado con el oro. Aquellos que no tienen el producto se encuentran enfrentando mayores costos de adquisición. Cuando la tendencia desaparece rápidamente, los minoristas pueden quedarse con existencias muertas. Aunque parece una propuesta desalentadora, las empresas deben optimizar con precisión el inventario a través de herramientas y técnicas de pronóstico para evitar problemas de inventario.

Mantener un impulso de cumplimiento de pedidos

Los desafíos operativos y las interrupciones en la cadena de suministro alteran efectivamente el funcionamiento de la gestión de inventario. Como resultado, el personal de inventario se encuentra atrapado entre los desafíos de mantener las ventas, abastecer nuevamente el inventario y mover el inventario estancado, todo ello manteniendo satisfechos a los clientes. Las empresas que carecen de procesos automatizados para la optimización de inventario se verán afectadas por una fuerza laboral cada vez más agotada, lo que generará más errores humanos y clientes insatisfechos. La automatización brinda a las empresas una ventaja competitiva en la optimización de inventario y un escudo para protegerse contra cualquier crisis que se avecine a continuación.