¿Qué es BPMS?

Business Process Management Suite (BPMS) es una herramienta de automatización que ayuda a analizar, modelar, implementar y monitorear procesos comerciales. Identifica vulnerabilidades en las prácticas comerciales cotidianas que cuestan tiempo y dinero a la empresa y ayuda a controlarlas. Gracias a esto, se aumenta la eficiencia de los empleados de la empresa.

Los procesos como la gestión de cuentas, la contratación de empleados, la facturación, la gestión de inventario y la documentación de cumplimiento (que implican una gran cantidad de gestión de datos complicada) se pueden automatizar mediante BPMS.

¿Dónde pueden las organizaciones usar BPMS?

BPMS se aplica a los procesos en una organización para producir un resultado comercial. El proceso debe ser repetible o realizarse de manera regular, como contratar a un empleado, enviar un paquete, pagar salarios o administrar certificados de cumplimiento, licencias, cuentas, facturación, servicio al cliente, TI y finanzas. El objetivo es reducir el error y las latencias debido a errores humanos.

Algunos usos comunes de BPMS en la vida comercial diaria incluyen mejorar los procesos de órdenes de compra, optimizar los flujos de trabajo de marketing de contenido y administrar los resultados de atención médica:

Mejora de los procesos de órdenes de compra

En el curso del cumplimiento de las órdenes de compra, a veces se pueden perder varios detalles necesarios en el camino. Esto provoca una gran confusión, pérdida de tiempo y pérdida de productividad. Hay algunas etapas importantes de una orden de compra, y los datos pueden perderse en cualquier punto de este viaje:

• La creación de la orden de compra y el proceso de aprobación por el que pasa.
• El procesamiento de la orden.
• La entrega del pedido.
• Los procedimientos de pago que completan el proceso.

Cualquier organización que se ocupe de pedidos al por mayor conoce la importancia de contar con un sistema infalible para mantener el flujo de pedidos en movimiento. Las empresas corren un gran riesgo cuando no lo hacen. Aquí es donde BPMS entra en escena para garantizar que todo el proceso sea perfecto y no encuentre ningún obstáculo (o pérdida de datos) en el camino.

Marketing de contenidos

El marketing de contenidos puede parecer bastante sencillo: conocer el producto y el cliente, desarrollar mensajes, crear el contenido y enviarlo. Sin embargo, hay mucho más que eso. El proceso promedio de marketing de contenido pasa por un ciclo largo:

• Escribir contenido para que coincida con un resumen, a menudo con múltiples opciones.
• Editar este contenido, que pasa por una jerarquía y a diferentes departamentos.
• Diseñar para garantizar una mejor marca.
• Publicar material y distribuirlo a través de varios medios.
• Supervisar el efecto del contenido y recopilar análisis e información.

Las soluciones BPMS aseguran que haya un flujo de trabajo fluido de un segmento a otro. También ofrece a todos los involucrados la capacidad de detectar redundancias e ineficiencias y trabajar para solucionarlas para garantizar mejores resultados.

Gestión de salud

La hospitalización puede ser traumática para los pacientes. Cualquier interrupción en el proceso de admisión y alta solo suma a esta angustia. El proceso de admisión solo tiene varias etapas, que van desde la recopilación de información, la obtención de registros médicos, los detalles del seguro y la preferencia de habitación. La generación de facturas ocurre en conjunto con varios departamentos, desde enfermería hasta cirugía, limpieza, necesidades médicas auxiliares y más. Los procesos BPMS aseguran que los detalles no se olviden ni se pierdan durante las diversas etapas. Se aumenta la eficiencia, se cuida al paciente y experimenta menos estrés, y no se pierde ningún proceso.

Tipos de BPMS

El sistema BPMS se puede clasificar en términos generales en tres tipos:

• BPMS centrado en la integración: este sistema maneja los procesos existentes que requieren una interacción humana mínima o nula. Depende de la integración del ordenador y las aplicaciones basadas en Internet. Por ejemplo, los datos utilizados por un equipo de ventas pueden obtenerse mediante la integración de datos recibidos de una herramienta de marketing que los almacena en una herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Aunque la información es utilizada por un equipo, se ha derivado de una integración de múltiples puntos.
• BPMS centrado en el ser humano: este es un enfoque más directo en el que los humanos son los que toman las decisiones en cada paso. Sin embargo, están guiados por una interfaz visual para comprender mejor el proceso de toma de decisiones. Un ejemplo de esto es la contratación de un empleado. En cada paso, desde la publicación de una solicitud de contratación hasta la revisión de la solicitud y el procesamiento por parte del departamento de recursos humanos, el proceso es realizado completamente por humanos.
• BPMS centrado en documentos: este proceso está completamente impulsado por un documento de proceso. Requiere múltiples aprobaciones en cada punto del flujo de trabajo. Un ejemplo de esto sería una aprobación de presupuesto que requiere aprobación en múltiples niveles en un BPMS centrado en documentos.

¿Cómo funciona BPMS?

BPMS eficiente requiere no solo la mejora de los procesos, sino también la automatización de esos procesos, todo lo cual es manejado por software. Este software proyecta todo el flujo de trabajo del proceso y lo prueba en un entorno virtual, asumiendo variables y resultados e identificando obstáculos y eliminándolos. A continuación, se implementa el proceso recién probado. El BPMS no se detiene ahí. A partir de aquí, supervisa continuamente el flujo de trabajo para comprobar su eficacia y eficiencia.

El flujo de trabajo de BPM Suite se basa en los pasos de gestión de procesos comerciales: análisis, diseño, modelado, ejecución, monitoreo y optimización.

Análisis

Este es el proceso de estudiar las prácticas existentes y analizarlas en busca de latencias. Se analiza cada aspecto del flujo de trabajo y se establecen métricas para comparar. Esta versión inicial del proceso se llama 'tal cual'.

Diseño

Este proceso implica corregir las fallas y latencias de los procesos 'tal cual' mediante el diseño de un flujo de trabajo más eficiente. El diseño tiene como objetivo corregir el flujo de trabajo y los procesos internos que conducen a obstáculos e ineficiencia. Apunta a todas las alertas y escalamientos dentro de los procesos operativos estándar y las corrige con un proceso más eficiente.

Modelado

El diseño ahora se representa en un diagrama de flujo fijando la responsabilidad y las redundancias en cada proceso. Introduce bucles condicionales como 'si' y 'cuándo' con variables en cada punto para determinar diferentes resultados de los procesos anteriores, como los pasos a seguir cuando no se alcanza el resultado objetivo o si el resultado del paso anterior es satisfactorio.

Las herramientas ideales de modelado de negocios deben ser fáciles de leer, simples de comunicar, económicas, actualizadas con los estándares de la industria y tener redundancias implementadas. El modelo debe tener una interfaz gráfica y un editor y simulador de flujo de trabajo. Este modelo del proceso se llama el proceso 'to be'.

Ejecución

Después de modelar y simular con éxito el diseño del flujo de trabajo, el siguiente paso es ejecutar el proceso. Se prueba en un grupo más pequeño antes de implementarlo en grupos más grandes. Se establecen restricciones de acceso para proteger la información confidencial. Estos procesos son automáticos o manuales.

Supervisión

Aquí se realiza un seguimiento de los procesos individuales y se derivan estadísticas. El rendimiento en cada paso se analiza para determinar su eficacia. También ayuda a identificar obstáculos y vulnerabilidades de seguridad. Se pueden utilizar varios niveles de supervisión, según la información que desee la empresa. Puede variar de tiempo real a ad hoc. El monitoreo implica la minería de procesos, donde los registros de eventos se analizan y comparan entre el proceso actual y el proceso anterior. Expone las discrepancias y obstáculos entre los dos procesos.

Mejoramiento

Este es el paso donde se analizan los datos obtenidos del monitoreo y se implementan los cambios necesarios para que el flujo de trabajo sea más eficiente.

Características de un BPMS Ideal

El objetivo de BPMS es automatizar la mayor parte posible del negocio y ejecutarlo de manera eficiente para obtener beneficios a largo plazo. Sin embargo, un software mal diseñado y poco intuitivo podría hacer más daño que bien. Un BPMS ideal debe tener las siguientes características:

• Interfaz fácil de usar para el diseño del proceso.
• Un diagrama de proceso intuitivo y simplificado.
• Almacenamiento basado en la nube para una mejor estabilidad y confiabilidad.
• Tableros e informes personalizables e integrados.
• Alertas automatizadas en tiempo real.

Desafíos de BPMS

Al igual que con la mayoría de las empresas que pasan a la automatización, el mayor desafío será la confiabilidad del software para encontrar las soluciones adecuadas. Un BPMS efectivo será fácil de usar y no necesitará servicios adicionales para decodificar sus análisis.

Desafíos en mantenimiento y actualización

La mayoría de los BPMS empaquetados tradicionalmente son difíciles de mantener y actualizar. Requieren capacitación adicional por parte de expertos y un talento interno para mantener y decodificar. Esto se vuelve más costoso y poco confiable de lo que originalmente se pretendía hacer. Vienen con una compra única y las actualizaciones de licencia tienen un costo elevado. Estos paquetes pueden volverse difíciles de mantener y actualizar y, a menudo, no son intuitivos con las condiciones del mercado. También necesitarán personas especializadas que lo operen en todo momento, lo que lo hace poco confiable a largo plazo.

Las herramientas BPMS basadas en la nube superan todos estos desafíos, ya que se basan en un modelo de software como servicio (SaaS). Esto hace que sea fácil de configurar e implementar. Se puede acceder a los datos en cualquier momento desde cualquier lugar con soporte las 24 horas. Dado que las herramientas basadas en la nube vienen con una suscripción en lugar de un costo de licencia único, permite que una empresa las pruebe a menor escala antes de expandirse. Esto lo hace más rentable en comparación con las herramientas empaquetadas tradicionalmente.

Desafíos de múltiples características

Los BPMS con demasiadas características complejas también son algo que se debe evitar. Esto nuevamente requerirá que la organización se someta a capacitación adicional y administración de costos para usar estos aspectos del software. Demasiadas características también pueden generar problemas con la integración. Las características complejas no solo dificultan la comprensión del software, sino también la integración con otras plataformas como MS Office Suite, G Suite u otras suites de administración. La integración es fundamental para decodificar la información generada para el análisis o la toma de decisiones básicas. Ayuda a comunicar análisis y otros informes generados sin necesidad de intervención adicional.

Las soluciones basadas en la nube permiten a los usuarios optimizar la cantidad de funciones al permitirles optar por las que no necesitan. Estos se pueden agregar o eliminar en cualquier momento, lo cual es una opción más económica.

Desafíos en la adquisición de una suite bien diseñada

Otro desafío clave es conseguir un buen diseño intuitivo. Una interfaz simple facilita que todas las partes interesadas participen en la toma de decisiones sin tener que involucrar talento adicional para decodificar la información. Demasiadas funciones requieren muchos usuarios para decodificarlo. De manera similar, muy pocas funciones en el diseño simplifican demasiado el proceso de toma de decisiones y es posible que no proporcionen resultados precisos.

Mayor facilidad de uso

La idea de BPMS es simplificar los procesos comerciales y hacerlos más eficientes. El diseño del proceso no solo debe permitir que cada parte interesada tome el control de la configuración de sus tareas, sino que también debe ser sin codificación con un tablero funcional y una interfaz fácil de usar.

Las opciones en las instalaciones no tendrán la atención al cliente posventa adecuada. Estos se venden como paquetes únicos con opciones de actualización limitadas. El tiempo dedicado a la formación de este paquete será en vano cuando la tecnología cambie. La integración debe ser una funcionalidad clave de un BPMS. La información y los datos en cualquier organización se mueven entre sistemas y departamentos, por lo que la integración previa con plataformas como MS Office, G Suite, contabilidad y suites de recursos humanos es ideal para decodificar y comprender los datos de BPMS.

Si bien la idea de BPMS es la automatización de procesos en todos los departamentos, demasiados diagramas de flujo y mapas obligan a todo el sistema a funcionar como un robot fuertemente programado. El objetivo debe ser permitir al usuario mapear los procesos según su punto de vista utilizando un modelo visual. Esto permite que el sistema gestione procesos más complejos en lugar de reglas rígidas de sí o no que limitan los resultados. Los sistemas deberían seguir un flujo de trabajo más centrado en el ser humano.

La automatización es el objetivo clave al implementar un BPMS. Aunque BPMS es un sistema y no un software o hardware específico, la tecnología individual juega un papel importante en hacer que BPMS sea más eficiente y efectivo. El software automatiza la mayoría de las partes de BPMS, como el modelado y la supervisión. Elimina el costo de emplear y mantener conjuntos de habilidades especializadas para este propósito. Tener un software que haga todo este trabajo pesado también facilita la movilidad con la tecnología sin muchos gastos generales. Un BPMS ideal debería hacer que los procesos sean simples, intuitivos, automatizados y fluidos para todas las partes interesadas y usuarios.