¿Qué es la gestión de lotes?

La gestión de lotes surge cuando una computadora procesa una serie de tareas que ha recopilado en un grupo. Está diseñado para ser un proceso completamente automatizado, sin intervención humana. También puede llamarse automatización de la carga de trabajo (WLA) y programación de trabajos.

La gestión de lotes es una forma increíblemente rentable de procesar grandes cantidades de datos en poco tiempo. Una vez que se ha iniciado, la computadora solo se detendrá cuando descubra un error o anomalía, después de lo cual notifica al miembro del personal o al gerente correspondiente.

¿Cuándo se utiliza la gestión de lotes en los negocios?

La gestión de lotes tiene una variedad de beneficios, pero es ideal en empresas donde:

• Existe un proceso que no necesita ser abordado de inmediato y no se necesita información en tiempo real
• Es necesario procesar grandes volúmenes de datos
• Hay momentos en que una computadora o sistema está inactivo
• Un proceso no necesita la participación de humanos y es repetitivo

Un buen ejemplo de gestión de lotes es cómo las empresas de tarjetas de crédito realizan su facturación. Cuando los clientes reciben las facturas de sus tarjetas de crédito, no se trata de una factura separada para cada transacción; más bien, hay una factura para todo el mes. Esa factura se crea mediante la gestión de lotes. Toda la información se recopila durante el mes, pero se procesa en una fecha determinada, todo a la vez.

Históricamente, los bancos usaban la gestión de lotes al final de cada día para no consumir recursos informáticos durante las horas pico. Sin embargo, en estos días las transacciones generalmente se procesan de inmediato.

Un ejemplo de gestión de lotes con el que la gente está familiarizada es un sistema de correo electrónico. La mayoría de los programas tienen la capacidad de almacenar correos electrónicos durante un período de tiempo después de enviarlos y luego enviarlos como un lote. Esto le da tiempo al usuario para eliminar o editar un correo electrónico antes de enviarlo para evitar el "arrepentimiento del correo electrónico", por ejemplo, cuando olvida incluir un archivo adjunto.

¿Por qué utilizar la gestión de lotes?

La gestión de lotes comenzó temprano en el origen de las computadoras. Los lotes de tarjetas perforadas, con instrucciones de programación informática, se procesarían al mismo tiempo. El lote se ejecutaría hasta que se completara o se produjera un error, después de lo cual se detendría y sería necesaria una intervención manual.

Este método se utilizó cuando los recursos informáticos eran limitados y carecían de la enorme potencia de procesamiento actual. Ejecutar estos lotes al final del día significaba que los valiosos recursos de la computadora no estaban ocupados y permitía que la máquina procesara datos masivos a la máxima velocidad.

La gestión de lotes ha cambiado bastante a lo largo de los años. Ahora, los datos por lotes no son solo un proceso de "final del día" o de la noche a la mañana. No necesita una conexión a Internet para procesar y puede ejecutarse de forma asíncrona. Básicamente, estos lotes pueden ejecutarse en segundo plano en cualquier momento que sea adecuado sin interrumpir los procesos vitales.

Pero, aun así, con el enorme poder de cómputo y la computación en la nube de hoy en día, todavía existen muy buenas razones por las que se usa la gestión de lotes.

Beneficios de la gestión de lotes

Velocidad y ahorro de costos

Debido a que la gestión de lotes está automatizada en gran medida, no requiere intervención manual. La automatización reduce los costos operativos y aumenta la velocidad a la que se pueden procesar las transacciones y los datos. Las organizaciones pueden priorizar el orden en que se procesan los datos, si es necesario.

Exactitud

Al eliminar a las personas del proceso, no existen errores humanos, lo que ahorra tiempo y dinero y da como resultado datos más precisos y usuarios finales más felices.

Funciones sin conexión

Los sistemas de gestión de lotes funcionan fuera de línea. Cuando termina el día, este caballo de batalla sigue avanzando. Los gerentes pueden controlar cuándo comienza un proceso para evitar sobrecargar un sistema e interrumpir las actividades diarias.

Enfoque de invierta y despreocúpese

Una vez que el sistema de gestión de lotes está en su lugar, es automático. No es necesario iniciar sesión y comprobar o ajustar nada. Si se presenta un problema, se envía una notificación de excepción al miembro del personal correspondiente. De lo contrario, es una solución completamente no intervencionista en la que los gerentes pueden confiar.

Hágalo simple

No se requiere soporte continuo del sistema, entrada de datos adicionales ni software especializado. Una vez que el sistema está en funcionamiento, no existe el mantenimiento y es una solución de baja barrera de entrada para el procesamiento de datos.

Datos precisos para el Machine Learning y la inteligencia artificial

Uno de los mayores desafíos de la inteligencia artificial son los datos de mala calidad. Los científicos de datos pasan mucho tiempo limpiando datos y eliminando errores e inconsistencias. La gestión de lotes, debido a su naturaleza automatizada, evita errores de datos por completo. Cuando se encuentra una anomalía, se marca de inmediato para que pueda resolverse rápidamente. El resultado final son datos de alta precisión que crearán predicciones precisas.

Mejor uso de los sistemas informáticos existentes

Permitir que los datos se procesen en un punto donde el sistema tiene poca demanda permite el uso máximo del sistema existente. Debido a que la gestión de lotes se puede activar o automatizar para que se ejecute cuando el sistema alcanza un cierto punto en el ancho de banda, existe menos necesidad de comprar nuevos sistemas y los recursos existentes se utilizan de manera más inteligente.

Desafíos de la gestión de lotes

Si bien la gestión de lotes es una gran respuesta, no es la respuesta correcta para todas las empresas o escenarios. Existen limitaciones y desafíos que pueden no convertirlo en la mejor solución para todas las organizaciones.

Entrenamiento e implementación

Toda nueva tecnología requiere entrenamiento. Los gerentes y el personal deben comprender los activadores de lotes, la programación y cómo procesar las notificaciones de excepción y los errores.

Solución: La solución es una formación exhaustiva, junto con manuales sencillos y fáciles de seguir. Una vez que se configura el sistema, la necesidad de cambios puede ser rara, por lo que es importante que se lleve a cabo una capacitación excepcional.

Los sistemas de depuración pueden ser bastante complejos, por lo que es mejor tener un empleado interno que comprenda y se especialice en estos sistemas. Algunas organizaciones pueden encontrar que contratar consultores externos es la mejor solución.

Coste

Para las grandes empresas y organizaciones que procesan datos voluminosos y continuos, implementar la gestión de lotes ahorrará tiempo y dinero en mano de obra. Sin embargo, para una organización más pequeña que no tiene personal de entrada de datos o hardware suficiente para mantener el sistema, los costos de puesta en marcha pueden no ser factibles.

Solución: Antes de implementar dichos sistemas, se deben llevar a cabo análisis exhaustivos de costos y estudios de factibilidad de retorno de la inversión.

Las alternativas a la gestión de lotes

Existen dos formas alternativas de procesar datos. Ambos son desarrollos recientes en la línea de tiempo de la computación, solo accesibles debido a la conectividad y la mayor disponibilidad de poder de cómputo.

Procesamiento de flujo

Esto es cuando los datos se procesan directamente a medida que se reciben o producen. La mayoría de los datos son un flujo continuo; piense en la actividad en un sitio web, transacciones financieras, información de tráfico o transacciones con tarjeta de crédito. Estos sistemas no requieren que se almacenen grandes cantidades de datos, sino que tienen un flujo constante e instantáneo.

El procesamiento de secuencias es útil cuando existe una serie de acciones que ocurren con frecuencia y es necesario actuar sobre el evento rápidamente. Los ejemplos incluyen los precios de las acciones o la identificación de transacciones fraudulentas con tarjetas de crédito.

Sistemas operativos en tiempo real

Estos sistemas procesan los datos a medida que ingresan, sin demoras ni buffers. Los tiempos de procesamiento están dentro de los microsegundos; estos sistemas son reaccionarios y se utilizan cuando el tiempo es de vital importancia. Piense en el control del tráfico aéreo o en los sistemas multimedia. El procesamiento de datos en décimas de segundo es fundamental para el producto terminado: un avión que aterriza sin problemas o sistemas multimedia que se sincronizan.

Estos dos sistemas alternativos son adecuados en algunos entornos y casos de uso, pero no en otros. Al implementar sistemas, las organizaciones deben analizar sus datos y los resultados que desean antes de tomar una decisión.

¿Cuándo se debe utilizar la gestión de lotes?

Como se describió anteriormente, existen circunstancias específicas en las que la gestión de lotes es la opción ideal. No existe una respuesta correcta o incorrecta, y la elección correcta puede ser incluso un sistema híbrido. Un sistema médico es un buen ejemplo de cómo elegir una opción híbrida: los dispositivos médicos portátiles, como los niveles de azúcar en la sangre para la diabetes, deben procesarse en flujo, pero la facturación se puede completar en un proceso por lotes.

Las cosas que no necesitan procesamiento en tiempo real y son candidatas ideales para la gestión de lotes podrían incluir:

• Procesamiento de nóminas y hojas de tiempo
• Facturas de elementos de línea para cualquier empresa u organización que acumule datos y produzca un resultado principal en un momento determinado
• Estados de cuenta bancarios
• Investigación e informes
• Cadena de suministro y cumplimiento: a diferencia del seguimiento de los niveles de existencias, que debe ser inmediato, pedir un producto de reemplazo puede ser una tarea semanal o mensual
• Sistemas de facturación que pueden preferir facturar una vez a la semana o al mes
• Administrar las actualizaciones de la base de datos
• Archivos que se convierten de un archivo a otro, por ejemplo, facturas de fin de mes que cambian de un formato a PDF

Al considerar la gestión de lotes para una organización, se deben hacer las siguientes preguntas:

• ¿Hay una gran cantidad de tareas manuales para completar? ¿Cómo se garantiza que estas tareas sean correctas? ¿Existe un sistema para garantizar su exactitud y que se presenten y procesen en el orden correcto?
• ¿Hay trabajos en el sistema que esperan a que finalicen otros trabajos? ¿Sé cuándo se completa cada trabajo o cuándo comenzará el siguiente?
• ¿La organización busca archivos nuevos manualmente? ¿Hay un bucle de script que sea lo suficientemente frecuente como para buscar archivos de manera eficiente?
• ¿El sistema actual realiza reintentos a nivel de trabajo en el servidor? ¿Ralentiza las cosas o vuelve a priorizar otras tareas? ¿Se podría utilizar mejor su servidor?

El futuro de la gestión de lotes

Con un enorme poder de cómputo y computación en la nube, ¿hay futuro para la gestión de lotes? Y a medida que los datos se vuelven más complejos y diversos, y la gestión de lotes ya no es la única solución para la gestión de datos, ¿sigue siendo relevante?

La gestión de lotes todavía tiene un lugar hoy y avanza hacia el futuro. La velocidad a la que se pueden procesar los lotes de forma ininterrumpida, sin depender de Internet ni de la intervención humana, es increíble. La velocidad de la máquina significa que, si tomara todos los datos y los ingresara en tiempo real, se necesitarían muchas horas, días o semanas más. No tener que esperar a que las personas o los dispositivos lentos hagan ese trabajo mecánico hace que la gestión de lotes sea un uso valioso del tiempo de la computadora.

Si bien la gestión de lotes solía ser un proceso estático, ahora es mucho más ágil. Si bien los enfoques manuales y codificados tenían como objetivo la coherencia, los resultados fueron impredecibles. A lo largo de su evolución, la gestión de lotes ahora es innovador, con flujos de trabajo y procesos basados en reglas que crean un enfoque más eficiente, confiable, consistente y ágil.

En estos días, las empresas también enfrentan regulaciones y requisitos estrictos que quizás no tenían en el pasado. Este cambio puede dictar la necesidad de flujos de trabajo basados en políticas, con disparadores dinámicos para procesos por lotes a medida que surgen ciertos escenarios. Por ejemplo, si ocurre una infracción, puede desencadenar una reversión de datos y una actualización de los sistemas relevantes, que pueden automatizarse y ejecutarse en un proceso por lotes.

Es preferible utilizar la gestión de lotes en una serie de procesos, como el pedido de existencias. En lugar de pedir y enviar los artículos de uno en uno, es mucho mejor pedir todo cuando alcanza un cierto umbral o al final de un período de ventas.

O bien, otro escenario es el registro de información del Internet de las Cosas (IoT). La información de un medidor inteligente, por ejemplo, no se necesita minuto a minuto. Si ocurre una falla o falla, debe haber una acción inmediata, pero no es necesario suministrar el uso normal de electricidad, agua o Internet cada pocos segundos. Enviar datos de esa manera puede ser una pérdida de recursos.

Si bien la velocidad y la disponibilidad de la conectividad de datos permiten el procesamiento instantáneo y continuo, aún existen beneficios para algunos escenarios de simplemente esperar la gestión de lotes. Si bien puede ser tentador controlar todos los sistemas de manera activa, podría terminar generando mucho trabajo adicional, además de inmovilizar un sistema innecesariamente. Aunque algunos pueden ver la gestión de lotes como un artefacto de los sistemas heredados, todavía hay un lugar para la gestión de lotes hoy y en el futuro.