¿Qué es un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una herramienta de gestión de proyectos que muestra una progresión de tareas a lo largo de un cronograma general para un proyecto, similar a un gráfico de barras. A la izquierda, existe una lista de tareas o eventos que se ejecutan en la página. En la parte superior, existe una escala de tiempo que se extiende a lo largo del proyecto. A las tareas se les asigna un marco de tiempo y luego se construye una barra para ellas (la barra incluye la fecha de inicio y finalización de esa tarea).
Existe una variedad de formas en que el gráfico se puede personalizar o puede incluir información adicional. Se pueden utilizar diferentes colores para diferentes fases del proyecto. Se pueden agregar etiquetas para asignar la división o recurso correcto. Se pueden agregar flechas para mostrar la interdependencia entre las tareas. Y, una vez que las tareas están completas o en marcha, el color de la barra podría modificarse para reflejar dicho cambio.
El diagrama de Gantt fue creado por primera vez a mediados de la década de 1890 por el ingeniero polaco Karol Adamiecki, quien lo llamó harmonogram. Dirigió acerías en Polonia y estaba interesado en las técnicas de gestión de proyectos. Quince años más tarde, un ingeniero estadounidense, Henry Gantt, creó su propia versión del gráfico y la popularizó.
Ahora, los diagramas de Gantt se utilizan en todo el mundo y son una forma aceptada de realizar un seguimiento de los plazos de los proyectos.
¿Por qué usar un diagrama de Gantt?
Un diagrama de Gantt es una forma excepcional de mostrar una variedad de información importante:
- La duración total del proyecto
- Cada tarea dentro de ese proyecto (o dentro de esa etapa del proyecto)
- Duración de cada tarea
- Relación entre tareas
- Cómo se relacionan las tareas entre sí
Más importante aún, el diagrama de Gantt es vital para cumplir con los plazos del proyecto. Por ejemplo, si un proyecto tiene una instalación de línea de gas que deberá completarse antes de que el electricista pueda comenzar, y el cableado antes que la plomería, las pequeñas demoras pueden retrasar las tareas del proyecto y potencialmente retrasar la fecha de finalización del proyecto.
Un diagrama de Gantt es útil en muchas etapas de un proyecto, no solo en el comienzo:
- Seguimiento de cronogramas de proyectos
- Grado de progreso de las tareas individuales
- Tipo de recursos utilizados por una tarea (es decir, si existe un elevador de tijera en el sitio y el electricista lo está usando en momentos en que el ingeniero de aire acondicionado necesita usarlo).
- Ayuda al identificar los días de flexibilidad y los plazos de evaporación rápida
Prácticas recomendadas para diagramas de Gantt
Para hacer que un diagrama de Gantt funcione para un proyecto u organización, siga las prácticas recomendadas:
- Presentar las tareas en grupos: esto facilita que los lectores entiendan lo que están viendo.
- Desglosar las tareas en componentes granulares: los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando las tareas están detalladas.
- Identificar equipos responsables: Asignar una tarea por equipo o empresa mantiene a las personas responsables y también permite una mejor planificación de los recursos.
- Ingresar fechas de inicio y finalización precisas: esto es vital para una buena planificación. Si no está seguro de las fechas exactas, realice su mejor estimación.
- Incluya días festivos y tiempo libre: desea que el proyecto sea lo más preciso posible, por lo que es vital incluir días festivos públicos y planificados. En caso de consultas, planifique tiempo adicional, lo cual permitirá flexibilidad en el tiempo. Compruebe siempre la disponibilidad del personal.
- Anote las dependencias: es absolutamente necesario que se complete una tarea antes de que pueda comenzar la siguiente.
- Notas de uso: Escriba toda la información relevante posible. Si el gerente del proyecto no está allí en algún momento, cualquier otra persona debería poder retomar el proyecto y comprender lo que está sucediendo.
Alternativas a un diagrama de Gantt
Diagramas de red de ruta crítica
Los diagramas de red de ruta crítica son visualmente superiores a los diagramas de Gantt porque son simples y muestran claramente las relaciones de tareas de manera organizada. Sin embargo, no son tan intuitivos como los diagramas de Gantt.
El diagrama es una representación visual de todo el proyecto, el cronograma global o "ruta crítica" llega a ser la ruta más larga entre las tareas. Utiliza flechas y formas para crear tareas y rutas entre los mismos.
Cronología de la gestión de proyectos
Imagine una sola barra que muestre una secuencia cronológica de eventos. Sin detalles complicados, sin información adicional. Una línea de tiempo de gestión de proyectos simplemente muestra la vista de alto nivel de un proyecto general para las partes interesadas sin los detalles más sutiles.
Si bien estos son excelentes para obtener una descripción general, no reemplazarán un diagrama de Gantt.
Tablero Kanban o tablero Scrum
El uso de un sistema de tarjetas que se pueden mover hace que los tableros Kanban o Scrum sean ultra flexibles. Es fácil para los colegas ver dónde están las tareas, lo que simplifica la comunicación. Estos pueden ser tableros físicos o virtuales y se pueden crear juntos como un equipo para administrar los sprints. Son fáciles de modificar, ajustar y comprender. Estos tableros son esencialmente una nota adhesiva colocada en una columna.
Un tablero Scrum es similar a un tablero Kanban, ya que los sprints se organizan cronológicamente. Hay carriles verticales y horizontales, diseñados para realizar un seguimiento de las tareas de cada sprint. Por lo general, los carriles incluyen las que se deben realizar, las que están en progreso, las que se están evaluando y las terminadas. Si bien es conveniente para el desarrollo de software, es posible que un tablero Kanban no sea aceptable para ningún otro tipo de proyecto.
Diagrama de PERT
Un diagrama de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas (PERT) utiliza una serie de cuadros y flechas para crear un diseño de proyecto. Incluye subtareas, dependencias, etapas clave, rutas críticas y detalles de programación. En lugar de un gráfico de barras, parece una serie de tablas unidas con flechas para formar un diagrama de flujo de funciones cruzadas.
Ventajas de los diagramas de Gantt
Presentación clara de la información
La disposición y el diseño de un diagrama de Gantt facilitan ver lo que sucede de un vistazo. Las tareas, subtareas, etapas clave y proyectos son fáciles de ver. También puede ver los miembros del equipo asignados a las tareas, el estado del proyecto, el porcentaje del proyecto completado y el trabajo pendiente.
Una vez que se ha creado y distribuido el gráfico, el equipo debería ver fácilmente sus tareas, los plazos que las afectan y el estado general del proyecto.
Mejor asignación de recursos
Si varias tareas requieren el mismo equipo o el mismo equipo para completarlas, un diagrama de Gantt mostrará claramente dónde y cuándo es posible. Es fácil ver cuándo los equipos están demasiado comprometidos, lo que permitirá que el gerente del proyecto tome medidas para evitar demoras.
Administración de tareas
Los miembros del equipo pueden ver cuándo se les requiere para una tarea y, en consecuencia, podrán planificar su carga de trabajo. Si el gráfico se comparte fácilmente en una organización, todas las partes sabrán dónde se encuentra el proyecto y hacia dónde se dirige.
Gestión de información compleja
Si bien una lista de tareas o diagramas de administración de proyectos alternativos pueden funcionar para proyectos más pequeños, un diagrama de Gantt es el único que es lo suficientemente complejo para proyectos grandes y complicados.
Desventajas de los diagramas de Gantt
Dificultades en la comprensión
Los diagramas de Gantt pueden volverse complicados una vez que todo se agrega y se codifica con colores. Los recursos, las dependencias, los plazos, los retrasos y los eventos clave toman lo que era un gráfico perfectamente legible y lo convierten en algo que deberá analizarse para una mejor comprensión.
Inflexibilidad
Los diagramas de Gantt carecen de flexibilidad. Si un proyecto opera bajo un marco ágil, los diagramas de Gantt se vuelven demasiado engorrosos. Cada día requiere una nueva planificación y reprogramación para reflejar la naturaleza flexible del proyecto.
Consumo de tiempo de actualización
Es mucho trabajo actualizar un proyecto. Como resultado, se pueden pasar por alto algunos cambios, lo que hace que el cuadro quede obsoleto y dificulte la comunicación efectiva. En el pasado, los diagramas de Gantt se hacían a mano en papel, lo que requería un rediseño completo del proyecto cada vez que algo cambiaba. ¿Un retraso debido a la lluvia? Una nueva adaptación. ¿Un problema de abastecimiento de materiales? Otro retraso, otro diseño.
Sin embargo, con la llegada del software de gestión de proyectos, este esfuerzo se reduce considerablemente y muchos programas pueden ajustarse automáticamente según sea necesario.
No resulta colaborativo
Muchas opciones de software de gestión de proyectos hacen que sea difícil o casi imposible tener un esfuerzo de colaboración. Los diagramas de Gantt también son difíciles de imprimir y compartir.
¿Cuándo debería usar un diagrama de Gantt?
Si su proyecto es complejo y está repartido entre numerosos equipos o ubicaciones geográficas, entonces un diagrama de Gantt es la única opción. Si bien los proyectos más pequeños o los desarrollos de software se pueden administrar con un tablero Kanban o Scrum, no son lo suficientemente complejos.
Si la organización tiene un gran software, esto puede erradicar la mayoría de los desafíos inherentes a los diagramas de Gantt. Los equipos pueden cambiar los filtros y la visibilidad para ayudar con la programación y la planificación. Un diagrama de Gantt bien administrado permitirá la responsabilidad, la transparencia y la facilidad en la administración. Deberán garantizar la mejor asignación de recursos e incluir medidas de ahorro de tiempo y aumento de la productividad. Finalmente, los diagramas de Gantt permiten tomar decisiones basadas en datos y completar proyectos a tiempo.