¿Qué es un silo de datos?
Un silo de datos es una colección de información aislada de una organización e inaccesible para todas las partes de la jerarquía de una empresa. Los silos de datos crean problemas costosos que causan pérdidas de tiempo para las empresas, pero son relativamente simples de resolver.
Al deshacerse de los silos de datos, puede acceder a la información correcta en el momento apropiado, lo que lo ayuda a tomar decisiones inteligentes para el negocio. Eliminar los silos de datos también reduce los costos de almacenamiento de información y la información duplicada.
¿Cómo se producen los silos de datos?
Existen tres razones comunes para la aparición de silos de datos:
Cultura de trabajo de la organización
En la mayoría de las organizaciones, los departamentos y equipos tienden a trabajar de forma aislada. Esto se ve particularmente en las empresas más grandes. Este aislamiento puede dar lugar a una competencia interna, ya que los equipos se ven a sí mismos como algo separado de la empresa. No se comparte información, lo que crea silos.
Estructura de una organización
Las organizaciones necesitan integrar todos los departamentos para evitar silos de información.
Diferentes tecnologías para diferentes departamentos
En una organización, es una práctica común que los diferentes departamentos utilicen una amplia gama de aplicaciones. Por ejemplo, el equipo de ventas puede usar Salesforce, mientras que el departamento de marketing usa HootSuite y el equipo de medios usa SproutSocial. Cada una de estas aplicaciones contiene una gran cantidad de información de la que cada equipo podría beneficiarse si se compartiera. Las encuestas han demostrado que las organizaciones pueden usar hasta 1200 aplicaciones en todos los departamentos. Esto da como resultado múltiples fuentes de información que pueden ser difíciles de compartir.
¿Por qué los silos de datos son un problema?
Los silos de datos pueden ser problemáticos para las organizaciones por varias razones:
Sin vista holística de los datos
Cuando los datos permanecen en silos, las organizaciones no pueden tener una vista integral de 360 grados de toda la empresa. Cuando esto sucede, se pierde cualquier conexión de datos relevante. Tomemos, por ejemplo, una campaña de marketing y el interés generado por ella. Si estos datos se combinan con la información del equipo de ventas sobre las cifras de ventas actuales en la misma geografía, hará que los conocimientos de la campaña sean más informados y efectivos. Pero, con los silos, el intercambio de información no tendrá lugar.
Desperdicio de recursos
Cada equipo tiene una base de datos de información de clientes y diferentes formatos para guardar esta información. Las posibilidades de información duplicada son altas. Las organizaciones terminan asumiendo los costos de almacenar la información de ambos equipos, a pesar de los altos niveles de duplicación. Dichos silos de datos cuestan dinero para almacenar y aumentan la presión sobre los recursos financieros.
Inconsistencia en los datos
Cuando los datos se duplican y almacenan juntos, se pueden introducir inconsistencias en el flujo de información de una empresa. Un campo en el conjunto de información, como la dirección de un cliente, puede almacenarse en múltiples formatos, lo que genera inconsistencias. Agregue a esto la probabilidad de error humano al ingresar direcciones, y hay una serie de inconsistencias en los datos almacenados.
Cómo afectan los silos de datos a las organizaciones
Los departamentos pueden operar por separado, pero son interdependientes en muchos niveles. Por ejemplo, los departamentos de marketing y ventas pueden analizar los datos que provienen del departamento de finanzas. El deseo de obtener una ventaja sobre la competencia, mejorar la eficiencia operativa y abrir nuevas oportunidades comerciales mientras se reducen los costos empuja a las organizaciones a lograr más con sus datos. Para esto, el acceso a la información de toda la empresa es clave. Los silos de datos pueden obstaculizar este camino a seguir.
Limitación de la vista de datos
Dado que los silos impiden el intercambio de información, el análisis de cada departamento permanece contenido dentro de sí mismo. Cualquier ineficiencia que pueda estar generalizada en una empresa no saldrá a la luz si los datos no se comparten entre todas las partes interesadas. De este modo, se pierden todas las oportunidades para encontrar formas de reducir los costos operativos.
Amenazas a la integridad de los datos
Los silos de datos causan inconsistencias en los datos departamentales. Con el tiempo, cada ocurrencia conduce a datos inexactos e inútiles. Esto se ve frecuentemente en el campo médico cuando la información del paciente se almacena en múltiples silos, como resúmenes médicos, protocolos de enfermería, ingesta de medicamentos y notas de procedimientos. Cuando los silos de datos no están conectados, tienden a perder la sincronización y dan como resultado discrepancias generalizadas.
Desperdicio de recursos
Múltiples conjuntos de datos (frecuentemente duplicados) sobrecargan los recursos financieros de la empresa asignados al espacio de almacenamiento. Cuando varios departamentos descargan esta información, la calidad del recurso sufre.
Desincentivar el trabajo colaborativo
La cultura laboral de una empresa impulsa la creación de silos, lo que a su vez refuerza una cultura no colaborativa. Los datos a los que es difícil acceder reducen los esfuerzos de colaboración.
Cómo desglosar los silos de datos
La forma más sencilla para que una organización elimine los silos de datos es consolidarlos en un almacén de datos.
Crear scripts
Algunas empresas utilizan scripts escritos en SQL o Python para escribir código para extraer datos y moverlos a una ubicación central. El único inconveniente es que requiere mucho tiempo y mucha experiencia.
Herramientas ETL locales
Las herramientas de extracción, transformación y carga (ETL) pueden ayudar a eliminar la molestia de mover datos al automatizar todo el proceso. Esto extrae datos de la fuente, realiza las transformaciones necesarias y luego carga los datos en el almacén de datos del destinatario. Estas herramientas suelen estar alojadas en el sitio de la organización.
Herramientas ETL basadas en la nube
Alojadas en la nube, estas herramientas ETL aprovechan la experiencia y la infraestructura que ofrece el proveedor.
La mayoría de las organizaciones reconocen el hecho de que los silos de datos son un desafío. Cuando tiene una cultura arraigada de separación de datos, cambiar la mentalidad de los empleados puede ser difícil. Además, deshacer los silos puede ser difícil. Hay una variedad de permisos y jerarquías que son difíciles de desentrañar. La forma más fácil de comenzar a modificar esto es mover los datos de los diversos sistemas a un almacén de datos, que actúa como depósito de todos los datos recopilados. Los almacenes de datos están optimizados para facilitar el acceso y el análisis, no para el procesamiento transaccional. Esto garantiza una vista de 360° de los datos de la empresa.
Evite dejarse llevar por las nuevas tendencias tecnológicas que constantemente ingresan al mercado. Más bien, busque oportunidades de alto valor que su empresa pueda aprovechar; analice las necesidades comerciales y reduzca las soluciones de datos. Extraiga los datos de todos los departamentos de la organización e invierta en analizar casos de uso.
A partir de aquí, una empresa puede avanzar con el objetivo de la integración. Cada paso debe trabajar hacia la construcción de una plataforma integrada para datos empresariales.
Para hacer todo esto, el apoyo entre organizaciones es de suma importancia. El liderazgo ejecutivo también debe contar con todo su apoyo. Con el uso gradual de datos en aplicaciones operativas y estratégicas, los cambios que necesita ver en una configuración organizacional se producirán de forma natural.
La tarea de deshacerse de los silos de datos no es fácil. En el análisis de datos, la mayor parte del trabajo consiste en garantizar que la preparación de los datos se realice con precisión. El mismo principio se aplica a los silos: para estar más impulsadas por los datos, las organizaciones deben integrar los datos y ponerlos a disposición de toda la organización.