¿Qué es un glosario de negocios?

Un glosario de negocios es una lista de términos empresariales y sus definiciones que las organizaciones utilizan para garantizar que se utilicen las mismas definiciones en toda la empresa al analizar los datos. Un glosario de negocios produce un vocabulario de negocios común que utilizan todos en una organización. Un lenguaje común unificado es un componente clave del gobierno de datos. Tener una comprensión acordada de los conceptos comerciales clave, los términos y las relaciones entre ellos garantiza que las organizaciones den sentido a sus datos y los gobiernen adecuadamente.

Ejemplo de glosario de negocios

Un glosario de negocios es una parte importante del gobierno de datos. Sin él, es imposible saber si todos en la empresa hablan el mismo idioma. Por ejemplo, un departamento puede definir el término "cliente" como una empresa, mientras que otro departamento puede referirse al mismo término para un individuo. Un glosario de negocios evitará esta discrepancia proporcionando una definición para cada término empresarial utilizado en toda la empresa. Garantiza que las empresas confíen en sus datos y evita la información incorrecta en los informes. Incluso puede ayudar a evitar errores de cálculo y análisis potencialmente erróneos.

Un glosario de negocios contiene metadatos que asignan significado o contexto semántico a los datos. Un glosario de negocios suele ser un artefacto producido por una iniciativa de gobierno de datos y, en la mayoría de los casos, lo controla la empresa en lugar de TI.

Un glosario de negocios promueve la visibilidad, el contexto, el control y la colaboración de los datos en toda la organización. Para las iniciativas de cumplimiento normativo y gobierno de datos, puede desglosar los silos organizativos y técnicos. Un glosario de negocios también puede unificar a los empleados porque comprenderán cómo piensan otros departamentos en función del intercambio de datos constante, lo cual aumentará la confianza entre los departamentos.

Un glosario de negocios que hace una lista de las relaciones entre términos, acrónimos, estándares aprobados, priorización y sinónimos asigna todos los datos, sin importar en qué formato se encuentren, a un catálogo central de datos, lo cual ayudará a los usuarios a saber dónde se encuentran los datos para que puedan encontrarlos fácilmente. También es beneficioso para fines de gobiernanza, ya que lo ayudará a comprender quién está utilizando los datos y garantizar su adherencia a los estándares.

Glosario de negocios vs Diccionario de datos

Con frecuencia, el término glosario de negocios se confunde con un diccionario de datos, pero tienen usos muy diferentes. Un glosario de negocios está dirigido a una audiencia de negocios. Define qué significan realmente los términos comerciales para garantizar que se utilicen los términos correctos en el contexto adecuado en toda la organización. Por el contrario, un diccionario de datos es más útil para que los empleados técnicos administren datos, ya que define y describe los atributos de los conjuntos de datos y sus campos.

Un diccionario de datos se centra en los activos de datos físicos, mientras que el enfoque de un glosario de negocios son los términos y conceptos empresariales. Un diccionario de datos generalmente consta de una lista de conjuntos de datos (generalmente en forma de tablas) y sus campos (que generalmente representan las columnas), mientras que un glosario de negocios contiene una lista de términos comerciales y sus definiciones. El objetivo de un diccionario de datos es comprender claramente los activos de datos y las bases de datos, mientras que un glosario de negocios proporciona un vocabulario común y una comprensión de los conceptos empresariales básicos.

Dado que es de naturaleza más técnica, un diccionario de datos generalmente es propiedad del departamento de TI quien también lo crea, mientras que la empresa tiende a ser propietaria del glosario de negocios. Una organización puede contar con un diccionario de datos según la fuente de datos, mientras que solo tendrá un glosario de negocios utilizado en toda la organización. Los diccionarios de datos generalmente se utilizan para documentar fuentes de datos, modelar datos y diseñar bases de datos, mientras que los glosarios de negocios se usan para el control de datos y el análisis de requisitos.

No obstante, los dos trabajan juntos para describir diferentes aspectos de los datos para que las empresas puedan obtener una vista completa de dichos datos.

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Beneficios de un glosario de negocios

Tener un glosario de negocios actualizado con frecuencia es una necesidad en el complejo entorno actual. Asegura una comunicación consistente entre todos en una organización. También se asegura de que todos vean y usen los datos de la misma manera. Crea un estándar necesario en toda la organización. Y, dado que cada vez es más difícil para las organizaciones dar sentido a los datos y administrarlos adecuadamente, un glosario de negocios adecuadamente administrado es una de las mejores formas de garantizar que todos trabajen con la misma información. Otros beneficios incluyen:

Establece relaciones entre términos para una búsqueda más rápida de datos

Uno de los mayores beneficios de un glosario de negocios es que define las relaciones entre los términos empresariales y facilita a los usuarios la búsqueda de términos. Un glosario de negocios integral definirá los términos, brindará ejemplos, mostrará cómo se relacionan los términos entre sí; se vinculará con todos los demás artefactos asociados con ese término, incluidos KPI, procesos, bases de datos y sistemas, propietarios de datos y administradores. Los términos comerciales solo son útiles cuando se pueden relacionar con estas otras fuentes de datos. Un glosario de negocios también vinculará los términos comerciales entre las entidades técnicas y comerciales.

Facilita la colaboración

Dado que un glosario de negocios brinda a todos la misma definición de términos para utilizar en toda la organización, los departamentos pueden comunicarse de manera más efectiva. Si le pregunta a dos personas diferentes de una organización qué significa quincenal, lo más probable es que obtenga dos respuestas diferentes. Con un diccionario de negocios, los empleados ya no tendrán que adivinar o explicar repetidamente lo que desean decir y pueden referirse a una ubicación central, ahorrando tiempo a todos. Un glosario de negocios ayuda a cerrar las brechas entre los departamentos, particularmente entre el negocio y TI. Especialmente cuando se vincula a un diccionario de datos, un glosario de negocios también incluirá los metadatos subyacentes asociados con los términos comerciales y el linaje de datos asociado, lo cual facilitará que las audiencias técnicas coincidan con los metadatos asociados.

Define los roles de gobierno de datos

Un glosario de negocios permite la gestión colaborativa del flujo de trabajo y los procesos de aprobación, lo que brindará visibilidad a las partes interesadas, con funciones y responsabilidades de gobierno de datos establecidas. Un glosario de negocios evita que los equipos de negocios y multidisciplinarios trabajen en silos donde tienden a definir los términos de negocios de acuerdo con su propio conocimiento y, frecuentemente, no siguen las políticas estándar y las mejores prácticas. También le da a toda la empresa acceso a los términos.

Para crear y mantener correctamente un glosario de negocios, se deberán asignar funciones a los usuarios empresariales para todas las diversas tareas asociadas: creación, edición, aprobación y publicación del contenido del glosario de negocios, lo cual garantizará la trazabilidad y la responsabilidad de principio a fin de los elementos del glosario de negocios y de las personas involucradas en los procesos. Una vez más, es importante revisar y volver a publicar un glosario de negocios periódicamente según las necesidades de su organización para garantizar que permanezca actualizado y sea relevante para la empresa. Un glosario de negocios actualizado con procesos claros y que se adhiere a estándares estrictos mejorará la confianza de los datos en toda la empresa.

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Establece la calidad medible de sus datos

Un glosario de negocios proporciona coherencia en el intercambio, la comprensión y el procesamiento en toda la organización. Se recomienda que las organizaciones documenten un estándar sobre cómo definir, ingresar, revisar y publicar términos. Una organización deberá utilizar un documento que estandarice cómo se crea una definición de calidad en toda la empresa. Algunos ejemplos de un documento de estándares podrían incluir reglas tales como: las definiciones no podrán utilizar ninguna de las palabras que se encuentran en el título del término que se define; una definición no podrá incluir siglas o abreviaturas; la definición deberá ser descriptiva, etc. Todo esto conducirá a la claridad y consistencia en los datos.

La gobernanza adecuada de un glosario de negocios proporciona una medición de calidad de sus datos. Una vez que se ha establecido la calidad y se sigue con ello, usted puede comenzar a evaluar la calidad de sus datos según la frecuencia con la que las personas tienen que acceder al diccionario de negocios (cuanto menos acceden, mejores son las definiciones), menos usos de sinónimos y reducción en los errores de comprensión. Cuando surjan problemas, será fácil averiguar dónde está el problema para luego solucionarlo.

Un glosario de negocios puede evitar la mala comunicación y unificará los departamentos de su organización. Un glosario de negocios ofrece transparencia y garantiza que los datos y los términos comerciales sean precisos y comprensibles en toda la empresa. También es una herramienta útil para capacitar a nuevos empleados. Las mejores prácticas sobre cómo definir términos y cómo se clasifican generan confianza y facilidad de búsqueda en sus datos y claridad para los usuarios.