Was sind Referenzdaten?

Referenzdaten sind eine spezielle Teilmenge von Stammdaten, die für die Klassifizierung in Ihrem gesamten Unternehmen verwendet werden. Sie können in der Datenverwaltung verwendet werden, um die Merkmale eines Bezeichners zu definieren. Unabhängig davon, ob die Daten extern vorgeschrieben oder intern verfasst sind, sie sind eindeutig und nicht verhandelbar. Referenzdaten umfassen komplexe Hierarchien, Mappings und vieles mehr. Referenzdaten können entweder intern (innerhalb einer Organisation) oder extern (aus anderen Datenquellen gesammelt) stammen. Sie können auch in Eins-zu-Eins-Beziehungen, Eins-zu-Viele-Beziehungen oder Hierarchien beschrieben werden.

Organisationen wie das MDM Institute beschreiben zwei Hauptvarianten von Referenzdaten: Multidomain-Referenzdaten ggü. Echtzeit-Referenzdaten. Multidomain-Referenzdaten sind nicht branchenspezifisch und können mehrere Funktionsbereiche (Finanzen, Risiko und Compliance, Personalwesen usw.) und Inhaltstypen (ISO-Ländercodes und andere nichtflüchtige Referenzdaten) umfassen, die gemeistert und geteilt werden sollen. Echtzeit-Referenzdaten werden üblicherweise in der Kapitalmarktindustrie (Broker, Vermögensverwalter und Wertpapier-Dienstleistungsunternehmen) verwendet und steuern Militär-/Nachrichtenmärkte. Sie werden zunehmend auch bei IoT-Anwendungen (Internet of Things) verwendet, die Metadaten-Kennzeichnung von Streaming-Datenquellen in Big Data Lakes erfordern.

Laut dem MDM Institute können Referenzdaten entweder öffentlich oder privat sein und verschiedene Domänen und Anwendungen über konsistente Werte und Semantiken verbinden, um Multidomain-Ansichten und Hierarchien zu erstellen. Beispielsweise würden Daten, die Kunden und Produkte wie Kosten-/Umsatzbuchungsinformationen, Verkaufspersonal, Geschäftseinheiten, Regionen oder Branchendaten miteinander verbinden, in die Referenzdaten aufgenommen.

Was ist der Unterschied zwischen Referenzdaten und Stammdaten?

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Referenzdaten und Stammdaten zu verstehen. Wenn Stammdaten wichtige Teile des Geschäfts darstellen, einschließlich Kundendaten und Daten im Zusammenhang mit Geschäftsaktivitäten und Transaktionen, stellen Referenzdaten eine Reihe zulässiger Daten dar, die aus den Stammdaten zur Klassifizierung verwendet werden sollen. Darüber hinaus treten Änderungen der Referenzdaten im Laufe der Zeit oft langsam auf, da Änderungen an Geschäftsprozessen sich direkt widerspiegeln, während Änderungen der Stammdaten innerhalb von Standard-Geschäftsprozessen auftreten. Obwohl Referenzdaten selten geändert werden, müssen diese geringfügigen Änderungen im Laufe der Zeit im gesamten Unternehmen verwaltet und synchronisiert werden. Dies ist eine Herausforderung, der viele Unternehmen gegenüberstehen und die sie mit konsistenten Prinzipien der Referenzdaten-Verwaltung und der Governance bewältigen müssen.

Beispiele für Referenzdaten

Im Folgenden einige Beispiele für Referenzdaten:

• Postleitzahlen
• Transaktionscodes
• Kostenstellen
• Finanzhierarchien
• Bundesstaaten- oder Ländercodes
• Währungen
• Arten von Organisationsbereichen
• Sprachcodes
• Kunden-Segmente
• Aufgaben und Geschäftsprozesse

Warum sind Referenzdaten wichtig?

Aufgrund der komplexen Verbindungen zwischen Domänen und Anwendungen, die aus Referenzdaten bestehen, kann die Verwaltung dieser Daten einige Herausforderungen darstellen. Aus diesem Grund ist die Referenzdaten-Verwaltung (RDM) so wichtig, um potenzielle Probleme wie Governance, Versionskontrolle und benutzerdefinierte Hierarchien zu behandeln. Referenzdaten müssen anhand von Geschäftsbedingungen definiert und gegen Regeln festgelegt werden, die vom Unternehmen erstellt, in Hierarchien verwaltet, für die Zusammenarbeit gemeinsam genutzt und auf Änderungen verschiedener Benutzer, Datenqualität und Berichterstattung überwacht werden.

Referenzdaten sind überall und müssen verwaltet werden, damit die Systeme in einem Unternehmen synchron mit interoperablen, genauen Daten arbeiten. Ohne diese Verwaltung werden Referenzdaten innerhalb einer Organisation in Datensilos gespeichert und in der Regel von Anwendung zu Anwendung unterschiedlich definiert und verwaltet, wobei die Genauigkeit verloren geht und kostspielig wird.

Vorteile der Verwaltung und Verteilung von Referenzdaten

Schwankungen der Referenzdaten eines Unternehmens können zu schwerwiegenden Problemen bei der Datenqualität führen, die zu Ausfallzeiten, Ungenauigkeiten und schlechter Entscheidungsfindung führen. Mit einer zentralisierten Methode zur Verwaltung ihrer Referenzdaten kann eine Organisation jedoch die unten aufgeführten Vorteile nutzen:

• Reduzierte IT-Kosten: Mit einem zentralen Ort für die Speicherung und Verwaltung von Referenzdaten können Unternehmen die damit verbundenen Speicherkosten mehrerer Systeme senken. Dies beschleunigt auch die Zeit und das Geld, das für die Änderung von Referenzdaten im gesamten Unternehmen ausgegeben wird.
• Agile Updates: Dies wird auch dazu beitragen, den Aufwand bei der Änderung und Aktualisierung von Referenzdaten zu reduzieren. Im Gegenzug reduziert sich der Zeitaufwand für Datenintegrationsprojekte.
• Reduzierte Risiken: Wie bereits erwähnt bedeuten schlechte Referenzdaten eine schlechte Datenqualität, die bei Geschäftsentscheidungen über ungenaue Daten und die Einhaltung von Datenvorschriften riskant sein kann. Durch die Steuerung von Referenzdaten und die Prüfung von Änderungen daran können Unternehmen das Risiko falscher oder unbeständiger Daten erheblich reduzieren.
• Verbessertes BI-Reporting: Referenzdaten informieren auch über die Berichterstattung von Business Intelligence (BI). Eine bessere Verwaltung von Referenzdaten stellt sicher, dass die Berichte einer Organisation für Geschäftsanwender korrekt und vertrauenswürdig sind, um sie bei Entscheidungsprozessen zu verwenden.

Wer hat Referenzdaten?

Jedes Unternehmen in jeder Branche verfügt über Referenzdaten. Im Folgenden werden einige Branchen aufgeführt, in denen Referenzdaten umfangreich sind und eine erfolgreiche Verwaltung daher entscheidend ist:

• Bank- und Finanzdienstleistungen: Sichere Identifikatoren werden in der Finanzbranche häufig verwendet, um Geschäfte zu tätigen oder Transaktionen abzuschließen. Diese Kennzeichen sind eine Form von Referenzdaten und für die Branche unerlässlich.
• Regierung/öffentlicher Sektor: Referenzdaten werden häufig von Regierungen und anderen Aufsichtsbehörden verwendet, um öffentliche Aufzeichnungen zu verfolgen und die Konsistenz in mehreren Organisationen aufrechtzuerhalten.
• Gesundheitswesen: Innerhalb der Gesundheitsbranche sind Referenzdaten von entscheidender Bedeutung, um beispielsweise genaue Zusammenhänge zwischen Laborergebnissen und Patienteninformationen sicherzustellen.
• Reisen und Gastgewerbe: Fluggesellschaften, Hotels, Mietwagen und andere in der Reisebranche tätigen Unternehmen sind auf Referenzdaten angewiesen, um große Betriebe zu organisieren und außergewöhnliche Kundenerlebnisse aufrechtzuerhalten.
• E-Commerce: Da immer mehr Unternehmen Ihre Tätigkeiten online ausüben und sich von traditionellen konventionellen Geschäftsmodellen entfernen, werden E-Commerce-Abläufe und damit Referenzdaten weiter an Bedeutung gewinnen. Transaktionscodes, Kundeninformationen und andere Daten müssen aus Sicherheitsgründen und Effizienz konsequent miteinander verknüpft werden.