Was ist Process Mining?

Process Mining ist eine Technik zur Erkennung, Überwachung und Verbesserung realer Geschäftsprozesse, bei der leicht verfügbares Wissen aus den Ereignisprotokollen von Informationssystemen extrahiert wird.

Process Mining hilft Unternehmen, ein umfassendes Verständnis der Prozesse zu entwickeln, die ihre Kunden unterstützen. Dazu werden die tatsächlichen Prozesse untersucht, die sich oft von den aktuell umgesetzten, dokumentierten Prozessen unterscheiden.

Process Mining erkennt, überwacht und verbessert reale Prozesse basierend auf Informationen aus Geschäftsereignisprotokollen. Process Mining umfasst:

• die automatisierte Prozesserkennung und Extraktion
• Überwachung der Einhaltung
• Mining in sozialen Netzwerken
• den automatisierten Aufbau von Simulationsmodellen
• Modellerweiterung und -reparatur
• historisch begründete Empfehlungen
• und mehr!

Um Geschäftsprozesse zu entdecken und zu optimieren, folgt Process Mining normalerweise einer Reihe von Schritten:

1. Wählen Sie einen beliebigen Geschäftsprozess
2. Sammeln Sie Ereignisprotokolle aus allen Systemen (normalerweise automatisch)
3. Rekonstruieren und visualisieren Sie den Prozess aus Transaktionsdaten
4. Identifizieren und implementieren Sie Verbesserungen mit künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und Analysemodellen.
5. Überwachen Sie diese Informationen kontinuierlich und nehmen Sie Verbesserungen vor

Process Mining ermöglicht Kunden, Probleme in Geschäftsprozessen zu erkennen und eine priorisierte Liste zu erstellen, in der die teuersten Ineffizienzen in ihrem Unternehmen enthalten sind. Zu den zusätzlichen Vorteilen gehören:

• Effizienzsteigerung durch Beseitigung von Engpässen, Verbesserung der Zykluszeiten und Rationalisierung von Prozessen
• Kostensenkung im Zusammenhang mit Vervielfältigung, Nacharbeit und manuellen Prozessen
• Verbesserung der Compliance durch Erkennen nicht konformer Prozesse oder Betrug
• Kontinuierliche Geschäftsoptimierung durch Verbesserung der Prozesse und ihre Überwachung in Echtzeit
• Verbesserung des Kundenservices und der Kundenzufriedenheit durch verbesserte kundenorientierte Prozesse

Um signifikante, neue und nachhaltige Kosteneinsparungen und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen, ohne Ihre Lieferfähigkeit zu beeinträchtigen, benötigen Sie mehr Transparenz und Einblicke in Ihr Unternehmen. Mit intelligentem Process Mining können wichtige Stakeholder Engpässe und Ineffizienzen in ihrem gesamten Unternehmen schnell visualisieren, identifizieren und quantifizieren. Auf diese Weise können sie eine priorisierte Liste von Änderungen mit den Nachweisen erstellen, die Sie für kostensparende Verbesserungen nutzen können.

Geschäftsanwender und wichtige Stakeholder können so viele Details wie nötig aufschlüsseln und sehen, wie effizient Prozesse ablaufen und ob es Probleme gibt, bzw. welche Probleme und wo auftreten. Diese Funktion kann für alle Systeme und Geschäftsbereiche angewendet werden:

• Akquise von Neukunden und Kundenservice
• Bearbeitung von Ansprüchen, Untersuchungen und Abrechnungen
• Richtlinienadministration und Anpassungen bei der Zwischenbewertung
• Schadensregulierer, Werkstätten usw. von Drittanbietern
• Versicherungen
• Beschaffung, Personalwesen, Finanzen und mehr

Mit Process Mining können Unternehmen bisher unbekannte Möglichkeiten zur Kostensenkung identifizieren sowie Nachweise und Metriken von Problemen darstellen.

Warum Process Mining?

Sie haben Standardprozesse für alle Teile Ihres Unternehmens. Für jeden Prozess in Ihrem Unternehmen gibt es einen klar definierten Ablaufplan. So sind beispielsweise die Akquisition neuer Policen, die Bearbeitung von Forderungen und der Versand von Produkten Beispiele für Geschäftsprozesse. Aber wissen Sie, wie oft diese Prozesse aus dem Ruder laufen? Oder wie sehr sich die Dinge verzögern, wenn das der Fall ist? Oder wissen Sie, wo in Ihren Prozessen diese Abweichungen von der Norm auftreten? Diese Prozessabweichungen können in die Hunderte oder sogar Tausende gehen. Die meisten Unternehmen haben heute Probleme in ihren Organisationen, die auf falsch verstandene Geschäftsprozesse zurückzuführen sind.

Traditionell wurde diese Art der Analyse manuell im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen durchgeführt. Dies war jedoch sehr fehleranfällig, da zwei Personen häufig sehr unterschiedliche Ansichten desselben Prozesses mit unvollständigen Informationen haben können. Dies ist ein sehr langwieriger, fehleranfälliger Prozess.

Mit Process Mining können Sie jetzt Ihre wertvollste Ressource erschließen: Ihre Betriebsdaten und Protokolldateien. Alle Transaktionen und Benutzerinteraktionen werden in Ihren Systemen (z. B. Policen, Schadensfälle, CRM) als digitaler Fußabdruck aufgezeichnet. Dieser digitale Fußabdruck kann analysiert werden, um zu rekonstruieren, wie die Geschäftsprozesse tatsächlich ablaufen, anstatt nur das Flussdiagramm des Prozessverantwortlichen abzubilden. Dies ist ein sehr schneller Prozess und bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Engpässe zu erkennen.

Process Mining kann mithilfe von KI und ML einem Unternehmen mitteilen, wo Engpässe liegen, und ihm helfen, Prozesse zu verbessern. Die Ergebnisse der KI-Analyse werden in einer sehr einfachen Visualisierung dargestellt, um Transparenz in den Vorstandsetagen zu schaffen, aber auch um den Prozessverantwortlichen und den wichtigsten Stakeholdern aller Kernprozesse eine detaillierte Analyse zu ermöglichen.

Mit Process Mining können Sie jeden Teil Ihres Unternehmens durchleuchten und die Einzelheiten eines jeden Prozesses wie Zeit, Kosten oder Ressourcen ermitteln. Process Mining ist so, als würde man sein Unternehmen durch einen Kernspintomographen schicken. Es deckt Details auf, die bisher unsichtbar waren. Mit Process Mining können Unternehmen klar erkennen, was im gesamten Unternehmen funktioniert und was nicht und warum. Process Mining liefert den Unternehmen Metriken und die Ursache von Problemen, so dass sie die notwendigen Schritte unternehmen können, damit die Prozesse reibungslos ablaufen. Process Mining kann für jedes Unternehmen zu transformativen Kosteneinsparungen führen.

Vorteile von Process Mining

Mit mehr Einblick in Ihre Geschäftsprozesse bietet Process Mining viele Vorteile:

Erkennen

Erkennen Sie anhand von Live-Anwendungsdaten, was bei Ihren Geschäftsprozessen tatsächlich passiert. Sie können anhand echter Betriebsdaten sehen, wie Ihre Geschäftsprozesse ablaufen.

Analysieren

Analysieren Sie Ihre Prozesse und finden Sie die Ursache für Ineffizienzen. Verstehen Sie, wo Sie bei welchen Aktivitäten Zeit verbringen, und ermitteln Sie, wo sich Engpässe befinden. Finden Sie Muster und Verhaltensweisen, indem Sie sich ansehen, wie Ressourcen Prozessaktivitäten ausführen.

Überprüfen

Überprüfen Sie die geplante Leistung im Vergleich zur tatsächlichen Leistung, damit bei Bedarf Gegenmaßnahmen ergriffen werden können, um die größte Wirkung zu erzielen. Bewerten Sie Ihre Prozesse anhand von Referenzmodellen, um eine optimale Leistung zu erzielen.

Vorhersagen

Nutzen Sie Erkenntnisse aus historischen Fällen, um den Weg, die Kosten, die Komplexität und die Dauer Ihrer Fälle während der Durchführung vorherzusagen. Erstellen Sie Modelle der prädiktiven Analytik, die bei Ihrem Unternehmen angewendet werden können, um die Identifizierung von Problemen zu verbessern.

Wie funktioniert Process Mining?

Zunächst wird durch Process Mining auf der Grundlage realer Daten aus den operativen Systemen eines Unternehmens ermittelt, wie Geschäftsprozesse ablaufen. Diese Erkennung erfolgt automatisch unter Verwendung fortschrittlicher deskriptiver Analysen, um den „echten Prozess“ zu ermitteln. Anhand dieser Daten deckt Process Mining Engpässe auf, ermittelt die zeitaufwändigsten Aktivitäten und identifiziert Bereiche mit Verbesserungspotenzial innerhalb Ihrer Prozesse. Mithilfe von KI und Analysemodellen bewertet Process Mining dann Ihre Geschäftsprozesse anhand von Referenzmodellen und geht auf Compliance-Probleme ein.

Beim Process Mining werden Geschäftsprozesse identifiziert, die sich für eine Automatisierung und eine Vorher-Nachher-Messung der Leistung eignen. Dann arbeiten die Process-Mining-Administratoren mit den Geschäftsinhabern zusammen, um Verbesserungsbereiche auf der Grundlage von KPIs und Branchen-Benchmarks zu ermitteln und Vorschläge zur Neuverteilung der Ressourcen auf der Grundlage dieser Leistung zu machen. Schließlich kann Process Mining anhand historischer Falldaten die Pfade, Kosten, Komplexität und Dauer Ihrer laufenden Fälle vorhersagen.

Wie Sie in der Abbildung oben sehen können, beinhalten Geschäftsprozesse normalerweise das Verschieben eines Projekts von Position „a“ nach „d“. Es gibt jedoch viele Wege, um dorthin zu gelangen. Sie können mehrere Varianten in Ihrem Modell haben. Process Mining kann alle möglichen Varianten automatisch zu extrahieren. Jedes Mal, wenn Sie auf eine bestimmte Variante stoßen, wird ein Fall generiert. Ein Fall ist eine Sammlung von Aktivitäten, die im Laufe der Zeit ausgeführt werden, normalerweise von einer Person oder Systemen. Wenn Sie alle durch Process Mining generierten Daten und Visualisierungen untersuchen, können Sie feststellen, welche Prozesse typischen Routen folgen und welche viele Varianten beinhalten. Von dort aus können Sie Verbesserungen vornehmen.

Zu den technischeren Möglichkeiten des Process Mining gehören:

• Konnektivität und Extraktion von Ereignisprotokolldaten
• Datenaufbereitung und Datenvirtualisierung, um Daten zu vereinheitlichen und nutzbar zu machen
• Berechnung des Process-Mining-Algorithmus
• Speicherung von Varianten, Fällen und Metriken in Tabellen
• Visualisierung und Exploration von Prozessen und Daten
• Kombinierbar mit KI- und ML-Modellen
• Fallmanagement zum Anheben, Verfolgen und Automatisieren

Fallstudie Process Mining

Unternehmen, die Prozess-Mining implementiert haben, konnten durch das Aufdecken und Beheben von Engpässen eine Zeitersparnis von bis zu 25 Prozent erzielen. Tatsächlich benötigte Invitalia, die nationale Behörde für Auslandsinvestitionen und wirtschaftliche Entwicklung Italiens, eine Möglichkeit, eine Vielzahl von Anträgen zu bearbeiten und die Prozesse zu ihrer Überprüfung zu optimieren. Ihre alten Geschäftsprozesse führten zu einer unvollständigen, veralteten Sicht auf die Leistung des Unternehmens. Invitalia wollte seine durchgängigen Geschäftsprozesse überdenken und verbessern, um Zeit zu sparen und die Skalierbarkeit für eine bessere Entscheidungsfindung zu erhöhen. Die Behörde arbeitete mit TIBCO LABS zusammen, um eine Process-Mining-Lösung und visuelle Analytik zu entwickeln, mit der die Ausführung unternehmensweiter Geschäftsprozesse verbessert werden sollte. Die Ergebnisse waren durch die Identifizierung und Beseitigung von Engpässen reduzierte Zeit und Kosten. Invitalia erreichte 100 Prozent der operativen Einhaltung der Aufgabentrennung gemäß ihren Richtlinien und verzeichnete eine um 35 Prozent schnellere Genehmigung der Finanzierung.