Was ist Prozessautomatisierung?

Die Prozessautomatisierung nutzt Technologie, um komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren. Sie verfügt typischerweise über drei Funktionen: Automatisierung von Prozessen, Zentralisierung von Informationen und Reduzierung des Bedarfs an Eingaben von Personen. Sie wurde entwickelt, um Engpässe zu beseitigen, Fehler und Datenverluste zu reduzieren und gleichzeitig die Transparenz, die abteilungsübergreifende Kommunikation und die Verarbeitungsgeschwindigkeit zu verbessern.

Denken Sie an eine Autowaschanlage. Der Prozess, der vollständig automatisiert ist, sieht ungefähr so aus:

• Der Kunde wählt den gewünschten Waschtyp
• Das System fordert vom Kunden eine Zahlung an
• Nimmt die Zahlung vom Kunden entgegen
• Genehmigt die Transaktion und teilt dem Kunden mit, er soll in die Autowaschanlage hineinfahren
• Erkennt mithilfe eines Sensors, wann sich das Fahrzeug in der richtigen Position befindet, und teilt dem Fahrer mit, dass er anhalten soll
• Verwendet eine Reihe von Sensoren, um die Höhe und Größe des Fahrzeugs zu ermitteln
• Führt das voreingestellte und kostenpflichtige Programm aus. Dazu gehören eine Reihe von Variablen, darunter Spülen, Waschen mit Seife und Bürsten, Wachsauftrag und Föhnen des Autos
• Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, teilt er dem Kunden mit, die Waschanlage zu verlassen.

Obwohl es sich um eine sehr einfache Automatisierung handelt, ist dieser Prozess einer, mit dem die meisten Menschen vertraut sind. Er integriert nahtlos eine digitale Transaktion und Eingabe des Kunden und verwandelt sie in eine mechanische Reihe von Automatisierungen, die Software, Hardware und Kommunikation mit einem Buchhaltungssystem verwenden.

Die Prozessautomatisierung rationalisiert ein System, indem menschliche Eingaben entfernt werden. Das verringert Fehler, erhöht die Liefergeschwindigkeit, erhöht die Qualität, minimiert die Kosten und vereinfacht den Geschäftsprozess. Sie umfasst Software-Tools, Personen und Prozesse, um einen vollständig automatisierten Workflow zu erstellen.

Prozessautomatisierung vs. robotische Prozessautomatisierung

Manche Leute benutzen diese beiden Begriffe als Synonyme. Es gibt jedoch einige wichtige Faktoren und Unterschiede zwischen der robotischen Prozessautomatisierung (RPA) und der Prozessautomatisierung. Obwohl beide Geschäftsprozesse automatisieren, enden hier die Ähnlichkeiten.

Die traditionelle Prozessautomatisierung ist in ihren Anwendungen und Integrationen viel umfassender. Sie umfasst den Einsatz von Maschinen zur Ausführung von Aufgaben, Software, Daten- und Speichersystemen sowie Integrationsaktivitäten. Die robotische Prozessautomatisierung konzentriert sich jedoch auf Frontend-Aktivitäten und ahmt die Arbeit eines Menschen nach.

Die Prozessautomatisierung erfordert oft einen großen Input von IT-Ingenieuren und Entwicklern, während die robotische Prozessautomatisierung Roboter verwendet, die trainiert oder selbsttrainiert werden können. RPA wird im Allgemeinen für IT-Funktionen wie E-Mail-Antworten, Datenextraktion und andere grundlegende Systemaufgaben verwendet, die ein Mensch sonst ausführen würde.

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen wird für eine Vielzahl von Aufgaben eingesetzt, unter anderem:

• Verwaltung und Erfassung von Datendateien
• Automatisierung sich wiederholender Aufgaben
• Datenquellen und Services verbinden und integrieren

Wann setzen Unternehmen Prozessautomatisierung ein?

Zu den gängigen, zu automatisierenden Prozessen gehören Rechnungsstellung, Kundenaufträge, Rechnungsabstimmung, Dateneingabe, Systemabfragen, Gehaltsabrechnung, Onboarding von Mitarbeitern oder Lieferanten oder Mitarbeiterkündigungen.

Ein typisches Beispiel dafür, wann die Prozessautomatisierung von großem Nutzen sein könnte, ist ein Dienstleistungsunternehmen. Das Unternehmen bestimmt einen aktuellen Prozess, der Engpässe aufweist, fehleranfällig ist oder Lücken im System aufweist. Ein Kältetechnik-Unternehmen, das seinen Inspektionsblattprozess automatisieren möchte, könnte beispielsweise so aussehen:

• Der Kunde meldet sich telefonisch. Informationen werden notiert und ein Auftrag wird manuell in einem Arbeitssystem erstellt.
• Die Arbeit wird von einem Techniker übernommen, der zur Hauptzentrale zurückkehrt und ein Stück Papier mit den Informationen abholt.
• Der Techniker protokolliert den Auftrag und notiert die verwendeten Teile, die benötigte Zeit, die zurückgelegte Strecke und alle anderen relevanten Informationen im Arbeitsblatt.
• Der Techniker geht für diesen Tag nach Hause. Am darauffolgenden Tag kehrt er ins Büro zurück und gibt die Unterlagen ab.
• Das Administratoren-Team bearbeitet die Papiere manuell, aktualisiert das System, bestellt Teile nach Bedarf und berechnet Kilometer und Verbrauchsmaterial.
• Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, wird die Instanz im Fakturierungssystem geschlossen und die Rechnung an den Kunden gesendet. Wenn Teile in Auftrag gegeben sind oder die Arbeit erhebliche Arbeitskräfte erfordert, kann dieser Zyklus auf unbestimmte Zeit fortgesetzt werden.

In diesem System gibt es mehrere Stellen im Prozess, an denen Informationen verloren gehen, Termine verpasst, Papiere vor Ort zurückgelassen werden oder eine Reihe anderer Probleme auftreten können. Die Prozessautomatisierung beseitigt alle Möglichkeiten für Abweichungen und Probleme.

Durch den Einbau von Hardware wie Smartphones können Techniker Daten elektronisch eingeben und empfangen. Mithilfe von Flottenüberwachungssystemen kann die tatsächliche Kilometerleistung aus dem täglichen Gebrauch entnommen und automatisch beim Auftrag angewendet werden.

Software spielt dabei eine große Rolle. Beispielsweise kann der Techniker, der die von ihm verwendeten Teile eingibt, eine automatische Warnung auslösen, um mehr Sensoren oder einen Kabeltyp zu bestellen. Oder er kann sogar eine Warnung direkt an den Lieferanten senden. Es ist keine manuelle Genehmigung von Bestellungen erforderlich, da der Prozess vollständig automatisiert ist und vom System generiert wird. Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, befinden sich die Informationen bereits im System, wodurch Dateneingabe und Fehler im Büro gespeichert werden.

Diese Prozessautomatisierungen können in jeder Branche und bei jeder Aufgabe mit mehreren Schritten erfolgen. Denken Sie an Prozesse innerhalb eines Unternehmens, die sich wiederholen und zu Verzögerungen neigen, wie Kreditbearbeitung und -genehmigungen, Kundenservice und Genehmigungsmanagement

So implementieren Sie die Prozessautomatisierung

Jede Organisation ist anders, aber die fünf grundlegenden Schritte bleiben dieselben.

1. Identifizieren Sie Aufgaben und Prozesse, die automatisiert werden können

Nicht jede Aufgabe kann automatisiert werden. Es gibt jedoch einige einfache Vorteile, bei denen einige Prozesse mit vorhandener Software problemlos automatisiert werden können. Denken Sie über Aufgaben innerhalb einer Organisation nach, die:

• sich wiederholen
• zeitkritisch sind
• eine Reihe von Personen und Teilen enthält
• Audit- oder Compliance-Trails benötigen
• andere Prozesse und Systeme im Unternehmens beeinflussen
• regelbasiert und standardisiert sind
• das Potenzial für eine hohe Kapitalrendite haben

Suchen Sie diese Aufgaben und erstellen Sie eine Prozesszuordnung, die das aktuelle System anzeigt.

2. Setzen Sie sich Ihre Unternehmensziele

Sofern Sie keine feste Vorstellung davon haben, wohin der Weg Sie führen soll, führen Ihre Änderungen möglicherweise zu keiner positiven, dauerhaften Veränderung. Das Unternehmen muss entscheiden, welche Ziele es verfolgen will und wie sie mit der Automatisierung erreicht werden können. Es ist auch wichtig zu planen, wie der Erfolg gemessen wird: weniger Kundenbeschwerden, kürzere Bearbeitungszeit, Steigerung der Rentabilität?

Sobald Sie Ihre Ziele geklärt haben, wird die Entscheidungsfindung viel einfacher. Jede Entscheidung führt einfach dazu, dass wir unseren Zielen näher kommen - oder uns davon entfernen?

3. Wählen Sie die richtigen Tools

Hier ist Forschung erforderlich, um die besten Lösungen zu finden. Das könnte von der Einbeziehung von Fachleuten profitieren, die Erfahrung in der Entwicklung erfolgreicher Systeme der Prozess-Automatisierung haben. Das ideale System ist einfach und leicht zu verstehen, mit intuitiven Benutzeroberflächen und hervorragender Benutzerfreundlichkeit. Es sollte skalierbar sein und Flexibilität für zukünftiges Wachstum und Veränderungen innerhalb des Unternehmens bieten. Es sollte auch in vorhandene Software und Tools integriert werden, in der Lage sein, mit anderen Programmen zu kommunizieren und über ein System zum Umgang mit Daten verfügen.

4. Verwaltung von Änderungen

Dies ist wohl der wichtigste Schritt beim Übergang zur neuen Automatisierung. Die Zustimmung der Mitarbeiter und die Schulung der Mitarbeiter in der Verwendung der Software tragen dazu bei, dass sie effektiv und mit einer positiven Einstellung eingesetzt wird.

Die Einbeziehung des Teams in den Planungsprozess, das Erreichen einer Feedbackschleife, die von beiden Seiten für Veränderungen offen ist, und die kontinuierliche Fortbildung tragen zum reibungslosen Übergang zum neuen Prozess bei.

5. Messen und Überwachen

Ihr neuer Prozess und die verwendeten Tools sollen nicht stillstehen. Da sich die Geschäftsanforderungen ändern, sollte sich auch das System ändern. Überwachen Sie kontinuierlich wichtige Leistungsindikatoren und bewerten Sie bei Leistungseinbußen den Prozess und bewerten Sie die Anforderungen, die für die Lebensdauer des Systems von entscheidender Bedeutung sind.

Vorteile der Prozessautomatisierung

Mit einer solchen maßgeschneiderten, ganzheitlichen Lösung sollte die Prozessautomatisierung eine Reihe von positiven Ergebnissen für jedes Unternehmen liefern, das sie korrekt implementiert.

Transparenz im Management

Der tägliche Geschäftsbetrieb kann schnell zu all dem werden, was die Führungskräfte bemerken. Die übergeordnete Strategie und der Prozess können in den Details der Führung des Unternehmens verloren gehen. Wenn Sie sich hinsetzen, Prozessabläufe durchgehen und die Prozessautomatisierung implementieren, können die Verantwortlichen das Unternehmen wirklich sehen und verstehen. Klar definierte Systeme ermöglichen tiefere Einblicke in das Geschäft und die Möglichkeit für weitere Verbesserungen in der Zukunft.

Steigerung der Produktivität

Die Geschäftsprozess-Automatisierung ist weiterhin der Schlüssel zur Verbesserung der Produktivität von Unternehmen. Allein RPA hat dazu beigetragen, die Produktivität in Unternehmen um 86 Prozent zu steigern. Die Beseitigung von Engpässen, die Entfernung manueller, zeitaufwändiger Aufgaben von Mitarbeitern und die nahtlose Integration aller Elemente in einen automatisierten Workflow steigern die Produktivität für Unternehmen erheblich.

Verbesserung der Compliance

Ob mit internen Richtlinien und Standards oder externen Gremien und Behörden: Systeme der Prozessautomatisierung verbessern die Compliance. Da alle Prozesse automatisch ablaufen, wird alles sorgfältig ausgeführt, es gibt keine verpassten Schritte und keine vergessenen Schritte in einem Prozess. Wenn ein Unternehmen Governance-, Risiko- oder Compliance-Bedenken hat, sollte die Prozessautomatisierung ein wichtiger Bestandteil seines täglichen Betriebs sein.

Kosten senken

Einer der größten Vorteile der Prozessautomatisierung ist die Senkung der Kosten. Unternehmen haben eine Kostensenkung um 59 Prozent gemeldet, wodurch Unternehmen mehr Einkommen erzielen, in das Geschäft reinvestieren oder wachsen können. Berichten zufolge wurde die Kapitalrendite in weniger als 12 Monaten erzielt.

Dies ist auf eine Reihe von Faktoren zurückzuführen:

• schnelle Verarbeitung
• weniger Engpässe und Verzögerungen
• weniger Fehler
• Mitarbeiter gewinnen Zeit für andere Aufgaben

bessere Auslastung der Mitarbeiter

Wenn die Mitarbeiter mit langwierigen, sich wiederholenden Aufgaben beschäftigt sind, können sie ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen. Durch den Wegfall dieser Aufgaben und die Zuweisung von Mitarbeitern in wertvollere und interessantere Bereiche des Unternehmens steigt ihre Zufriedenheit und wirkt sich auf positiv auf das Geschäftsergebnis aus.

Weniger Fehler

Fehler können Prozesse unterbrechen und zu Problemen im Unternehmen führen. Eine falsche Bestellung oder eine falsche Adresse sind zwar Probleme, die gelöst werden können, aber wertvolle Zeit kosten. Wenn sich diese Probleme auf die Kunden auswirken, kann dies negative Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben, zur Abwanderung beitragen und langfristig mehr Arbeit für die Mitarbeiter schaffen. Automatisierung bedeutet eine viel geringere Kapazität für Fehler.

Herausforderungen der Produktautomatisierung

Wie jeder Prozess oder jede Software ist auch die Automatisierung mit einer Reihe von Herausforderungen verbunden.

Schwer zu skalieren

Dieses Problem kann in eine Reihe von Faktoren unterteilt werden:

• Widerstand gegen die Akzeptanz durch Mitarbeiter
• Einschränkungen von Tools (z. B. kein Umgang mit unstrukturierten Daten)
• Variationen von Prozessen oder unerwartete Komplexität
• Mangelnde strategische Richtung des Managements
• Schnittstellenwechsel oder Bruch der Automatisierung

Viele Unternehmen haben sich aufgrund dieser Herausforderungen gegen die Prozessautomatisierung entschieden.

Lösung: Viele Probleme werden gelöst, wenn die Recherchephase richtig abgeschlossen ist und die Mitarbeiter das neue System begrüßen. Aufgrund der Dynamik von Geschäft und Software muss das System jedoch konsequent auf Probleme überprüft und bei Bedarf aktualisiert werden. Mit automatisierten Softwaretests sollte sichergestellt werden, dass keine Prozesse ausfallen. Außerdem ist eine regelmäßige Überwachung durch die Leitung der IT oder das Management ist erforderlich, um die Prozesse aufrechtzuerhalten oder zu beraten, wenn Upgrades oder Änderungen vorgenommen werden müssen.

Fehler bei der Implementierung

Einer der wichtigsten Schritte bei der Erstellung einer Prozessautomatisierung ist die Gliederung aller Schritte eines Prozesses. Ein Schritt in diesem Prozess kann „Übergabe der Akte an Sarah“ sein, der wiederum aus mehreren Schritten besteht. Wird die Akte zu diesem Zeitpunkt von irrelevanten Dokumenten bereinigt? Ist das der Zeitpunkt, an dem der Mitarbeiter die Aktennummer manuell in das System eingibt? Wenn Schritte ausgelassen werden, funktioniert das System nicht.

Lösung: In der Forschungsphase muss jeder winzige inkrementelle Schritt des Prozesses aufgeschlüsselt werden. Es gibt keinen Raum für Mehrdeutigkeiten oder Annahmen; der Prozess muss sehr ausführlich sein.

Versuchen, alles in einem Schritt zu implementieren

Der Versuch, ein riesiges System auf einmal zu überholen, funktioniert nicht. Es erfordert, dass alle Mitarbeiter gleichzeitig geschult werden, das die gesamte Software und Hardware betriebsbereit ist. Das kann zur Verwirrung, Enttäuschung und Widerstand der Mitarbeiter führen.

Lösung: Automatisieren Sie eine Aufgabe nach der anderen. Dies kann sogar ein kleiner Teil des Prozesses sein. Wenn eine Organisation beispielsweise den Vorgang der Kreditorenbuchhaltung ändert, beginnen Sie mit der Automatisierung der Kontoauszüge, bevor Sie mit dem Inkasso fortfahren. Dies ermöglicht kleine, schrittweise Änderungen, eine bessere Schulung und mehr Erfolgschancen. Wenn kleine Aufgaben erfolgreich sind, sind komplexe Geschäftsprozesse und dynamischere Lösungen eher erfolgreich.

Kein Zielmanagement

Die Ziele und Leistungskennzahlen, die zu Beginn des Projekts festgelegt wurden, werden oft nicht erreicht. Sobald das System läuft, wird das Einchecken dieser Workflows und die fortgesetzte Zielerreichung zu einer Aufgabe, die verworfen oder ignoriert werden kann. Das ist jedoch der Zeitpunkt, an dem Prozesse nicht automatisiert werden. Ein Mitarbeiter erkennt, dass ein Schritt ausgelassen wurde, und beschließt, jeden Tag manuell einzusteigen, um eine Funktion abzuschließen. Oder die Aufgabe verlangsamt dich derart, dass aus einem Ziel eines zweitägigen Prozesses ein fünftägiger Prozess wird.

Lösungen: Die Überwachung und kontinuierliche Verwaltung des Systems ist erforderlich. Es ist möglich, dass sich das System nach der Implementierung ändern oder anpassen muss. Die Offenheit für die Dynamik des Unternehmens ist wichtig für den Erfolg.