Was ist iBPMS?

Intelligent Business Process Management Software (iBPMS) ist eine integrierte Gruppe von Technologien, die zusammenarbeiten, um Geschäftsprozesse besser zu unterstützen. Mit künstlicher Intelligenz in Kombination mit Standardsoftware für das Geschäftsprozess-Management schafft iBPMS ein dynamisches, agiles System, mit dem Unternehmen Workflow-Lösungen erstellen können, die alltägliche Geschäftsprozesse automatisieren und transformieren. Intelligente Geschäftsprozessmanagement-Software bildet die entscheidende Grundlage für eine erfolgreiche digitale Transformation.

iBPMS-Diagramm

iBPMS-Systeme sind besser als ihre Vorgänger, das Business Process Management (BPMS, Geschäftsprozess-Management), weil sie eine komplexere Ereignisverarbeitung, interaktive soziale Medien, Echtzeit-Analytik und Unterstützung mobiler Plattformen ermöglichen. Bisher hat das Betriebsmanagement BPMS bei einer Vielzahl von Methoden eingesetzt, um Geschäftsprozesse zu modellieren, zu analysieren, zu verbessern, zu messen, zu erkennen und zu automatisieren. iBPMS geht noch einen Schritt weiter, indem es künstliche Intelligenz, die Leistungsfähigkeit des Cloud Computing und die Fähigkeit zur Entscheidungsfindung in Echtzeit einbezieht. Außerdem wird Event Processing und Systemverknüpfung in die Managementsoftware einbezogen.

Mit iBPMS können Unternehmen erkennen, wo die Engpässe in ihren Systemen vorhanden sind, damit sie die Kosten besser kontrollieren und ihre Betriebsprozesse hocheffizient gestalten können, was ihren Mitarbeitern dabei hilft, so produktiv und proaktiv wie möglich zu werden. Das Endziel besteht darin, das Geschäftsprozess-Management intelligenter, vernetzter und leistungsfähiger zu machen.

iBPMS-Plattformen umfassen im Allgemeinen:

  • Modellierung
  • Ausführung
  • Repository
  • Verwaltung der Regeln
  • Inhalt-Repository
  • Kollaboration
  • Integration
  • Optimierungen
  • Überwachung
  • Administration
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Wie wird iBPMS im Geschäftsleben eingesetzt?

Vom Einzelhandel über das Finanzwesen bis hin zur Fertigung und sogar der Landwirtschaft sind der Vielfalt der Branchen, in denen iBPM ein unschätzbares Instrument sein kann, fast keine Grenzen gesetzt. Unternehmen setzen iBPMS aus einer Vielzahl von gründen ein, es gibt jedoch einige gängige, die wir im Folgenden genauer untersuchen.

Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung

iBPMS kann Unternehmen dabei helfen, Möglichkeiten zur Prozessoptimierung in ihrem Unternehmen zu identifizieren. Das ist nur einer der vielen häufigen Gründe, warum ein Unternehmen iBPMS implementiert, wie im folgenden Beispiel dargestellt: Ein großes Mobilfunkunternehmen bemerkte, dass es Kunden verliert. Es erfordert weitaus mehr Anstrengungen, um einen neuen Kunden zu gewinnen, und es ist daher weitaus effektiver, an der Reduzierung von Abwanderungen und Kundenfehlern zu arbeiten, anstatt sich ausschließlich darauf zu konzentrieren, neue Kunden zu erreichen.

Mithilfe künstlicher Intelligenz konnten sie Social-Media-Beiträge ihrer Kunden gründlicher und effizienter analysieren und verarbeiten, sodass sie sich ein klareres Bild davon machen konnten, wann und wo sie online erwähnt wurden und in welchem Kontext. Die Probleme zu sehen, über die Kunden in den sozialen Medien sprachen, war jedoch nur der erste Schritt. Sie könnten die Transaktionsdaten ihrer Abrechnungssysteme zusammen mit den Helpdesk-Ergebnissen und einer Reihe anderer Kunden-Berührungspunkte in diesen Analyseprozess aufnehmen.

Von dort aus wurde es erheblich einfacher, die Schwachstellen in ihrem System zu identifizieren, mit denen die Kunden nicht zufrieden waren, und sie zu beheben. Durch das Schließen der Lücken in den Unternehmensprozessen waren die Kunden mit dem Service zufriedener und blieben dem Unternehmen eher treu.

Serviceerweiterungen für mobile Benutzer hinzufügen

Eine weitere gängige Methode, mit der ein Unternehmen von iBPMS profitieren kann, ist das Hinzufügen von Serviceerweiterungen für mobile Benutzer. Kunden, Mitarbeiter oder andere Stakeholder in der Organisation, die sich isoliert oder anderweitig von Aspekten oder Dienstleistungen des Unternehmens abgegrenzt fühlen, können von der Integration in einen größeren Prozess profitieren. Serviceerweiterungen können Benutzern dabei helfen, stärker in diesen Prozess einzubeziehen, und fördern eine dynamische Zusammenarbeit:

  • Außendienstmitarbeiter können auf das gesamte Online-System zugreifen, um besser mit Logistik und Kommunikation umgehen zu können.
  • Kunden können Lieferungen verfolgen, Produktvorschläge machen oder sich mit Mitarbeitern in Verbindung setzen.
  • Verkäufer können auf einen Blick sehen, wo sich Bestellungen, Rechnungen oder Zahlungen im System befinden.

Verarbeitung von Echtzeit-Ereignissen

iBPMS kann Unternehmen auch dabei helfen, Echtzeitereignisse effizienter zu verarbeiten. Zum Beispiel kann ein großer Einzelhändler entscheiden, dass er intelligenter im Preiswettbewerb konkurrieren möchte. Mit iBPMS kann er ein System implementieren, das eine Preisanalyse all seiner Produkte durchführt. Mithilfe von Systemen, die die Preise seiner Konkurrenz für diesen Tag durchsuchen, kann er aggressive Preissenkungen erkennen, sodass er Maßnahmen ergreifen kann, unabhängig davon, ob dies auch bedeutet, seinen Preis zu senken oder dadurch seine Marketingstrategie zu ändern.

Das bedeutet, dass er nicht nur direkt mit seinen Konkurrenten wetteifern, sondern auch die Preise nicht senken kann, wenn dies nicht erforderlich ist.

So nutzen Sie weitere Analytik-Funktionen

iBPMS kann Fehler und die Notwendigkeit manueller Eingriffe reduzieren. Mithilfe der Cloud, Big Data und der Integration von Analysen können sich Plattformen schnell an neue Szenarien anpassen. Durch die Ausweitung des Einsatzes von Analysefunktionen kann iBPMS Trends und Muster leichter erkennen.

Hyperautomatisierung

Für Unternehmen, die noch nicht den Sprung zum E-Commerce geschafft haben und ihren Verkaufsprozess automatisieren möchten, kann iBPMS dazu beitragen, dies durch Hyperautomatisierung zu implementieren. Hyperautomatisierung verwendet eine Reihe fortschrittlicher Tools für maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz, um zu ermitteln, wo die Prozesse von der robotischen Prozessautomatisierung profitieren können. Die Integration eines automatisierten Bestellsystems per Telefon oder App, das den automatischen Versand der Produkte ermöglicht und den Abrechnungsprozess auslöst, ist nur ein Beispiel dafür, wie iBPMS die durchgängige Prozessautomatisierung implementieren kann.

Warum benötigen Unternehmen iBPMS?

Wie die vielen Beispiele oben gezeigt haben, gibt es viele Gründe, warum sich ein Unternehmen für die Nutzung von iBPMS entscheidet. Aktuelle Systeme und Transformationsprogramme können heute die Kapazität eines Unternehmens übernehmen, aber es gibt keine Garantie dafür, dass dies in Zukunft Flexibilität und Wachstum bieten wird.

Bietet Informationen für branchenspezifische Prozesse

Es gibt keine „Universallösung“, wenn es um verschiedene Organisationen geht. Jede Branche hat spezifische Prozesse, Gesetze und Ergebnisse, die sie von anderen Unternehmen unterscheiden. iBPMS bemüht sich um eine Lösung, die für die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens entwickelt wurde.

Ermöglicht den Einsatz anderer Technologien

Durch die Implementierung von iBPMS erhalten Unternehmen Integrationsunterstützung für eine Reihe von Technologien, sodass sie in Zukunft mit neuen Angeboten schneller auf den Markt kommen können.

Prozessgeschwindigkeit und Kosteneinsparungen

Eines der anhaltenden Probleme, mit denen viele Unternehmen konfrontiert sind, sind die sich wiederholenden Aufgaben, die manchmal den täglichen Workflow dominieren. Durch den Einsatz von iBPMS und die Integration der robotischen Prozessautomatisierung können viele dieser Aufgaben stattdessen von Maschinen erledigt werden. Dies reduziert nicht nur Fehler und erhöht die Betriebsgeschwindigkeit, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, ihre Zeit für kritischere Aufgaben zu verwenden.

Bei der digitalen Transformation sollte es immer darum gehen, die Art und Weise, wie Sie Dinge tun, zum Besseren zu verändern und nicht nur darum, sie einfach so zu ändern. Eine erfolgreiche digitale Transformation sollte auf die dynamischen Bedürfnisse des Kunden eingehen und die Prozesse innerhalb des Unternehmens optimieren. Alle digitalen Transformationen müssen darauf abzielen, das perfekte Gleichgewicht zwischen den Geschäftsanforderungen und der Verbesserung des Lebens für ihre Endbenutzer und Stakeholder zu finden.

Vorteile von iBPMS

Benutzerfreundlich

Mit Plattformen, die so konzipiert sind, dass sie auch für technisch weniger versierte Personen benutzerfreundlich sind, ist iBPMS einfach zu bedienen. Die Suite ist benutzerfreundlich, mit visuellen Drag-&-Drop-Funktionen, minimaler oder keiner Codierung und einfacher Workflow-Erstellung.

Bessere geschäftliche Agilität

Eine große Herausforderung für viele Unternehmen war die Besetzung der IT-Abteilung. Es gibt nicht nur Herausforderungen bei der Anwerbung und Bindung von Qualitätspersonal, sondern mit zunehmendem Bedarf an künstlicher Intelligenz können sich nicht alle Unternehmen Data Scientists oder spezialisierte IT-Teams leisten.

Die Implementierung von iBPMS bedeutet Tools mit geringem bis gar keinem Code, weniger Abhängigkeit von der IT und Analysen, die für alle zugänglich sind. Das bedeutet mehr datengestützte Entscheidungen, schnellere Prognosen und Informationen und eine weitaus stärkere Belegschaft. Mit all diesen Punkten kann die Entscheidungsfindung viel schneller erfolgen – und die Ergebnisse werden wie erwartet ausfallen.

Kostengünstig

iBPMS-Plattformen erfordern im Vergleich zu vielen Systemen nur minimale Investitionen. Cloud-basiert bedeutet, dass keine physischen Server erforderlich sind, sodass die Skalierung zu einer einfachen Aufgabe ohne Kostenschwellen wird.

Sichtbare Ergebnisse

Die Verwendung künstlicher Intelligenz in Kombination mit Unternehmenssoftware bedeutet, dass die Änderungen, die ein Unternehmen vornimmt, zu messbaren, quantifizierbaren Ergebnissen führen. Analysen zeigen genau, wo und wann diese Änderungen zu einem Unterschied führen. Diese Unterschiede sind sowohl einfach zu überwachen als auch zu messen, sodass das Unternehmen weiterhin datengestützt bleibt.

Einfache Integration mit dem Internet der Dinge

Das Internet der Dinge (IoT) besteht aus den meisten Hardwarekomponenten, von Druckern über Kühlschränken bis hin zu fast allem dazwischen. iBPMS lässt sich gut in diese Geräte integrieren, sodass das Hinzufügen und Integrieren von Peripheriegeräten selbst für die komplexeste Organisation leicht ist.

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Herausforderungen von iBPMS

Wie bei jeder Technologie gibt es jedoch Schwächen und Herausforderungen. Dennoch können die meisten mit iBPMS zusammenhängenden Nachteile mit ein wenig Zeit, Planung und Nachdenken überwunden werden.

Schlechte Finanzergebnisse

Obwohl iBPMS erschwinglich ist, kann sie bei falscher Ausführung auf zwei Arten kostspielig sein. Eine Organisation kann in das falsche System investieren und am Ende Geld an den falschen Orten ausgeben. Ein Unternehmen muss auch die Möglichkeit berücksichtigen, dass die Kapitalrendite möglicherweise nicht realisiert wird, wenn die Prognosen, Automatisierungen und Analysen nicht für das Unternehmen geeignet sind.

Lösung: Bevor ein System gekauft wird, muss die Forschung sorgfältig abgeschlossen werden. Das System muss nicht nur das richtige für das Unternehmen sein, sondern es muss auch korrekt implementiert werden. Dies bedeutet, dass untersucht wird, wie sowohl Mitarbeiter als auch Abteilungen arbeiten, sowie die übergreifenden geschäftlichen Probleme und auch die Mikroprobleme, die gelöst werden müssen.

Weniger Innovationen

Einige Organisationen, die iBPMS verwenden, berichten, dass das System die Anpassung an moderne Technologien nicht verstärkt oder zu Innovationen geführt hat. Dies kann auf mangelnde Mitarbeiterbeteiligung, die Zurückhaltung des Managements, der Technologie voll zu vertrauen oder sich ihr zu widmen, oder darauf zurückzuführen sein, dass ein Unternehmen einfach nicht die Fähigkeiten seines neuen Prozesses oder seiner neuen Automatisierung voll ausnutzt.

Lösung: Die digitale Transformation ist kein einfacher Prozess. Der Prozess muss von jeder Ebene des Unternehmens unterstützt werden. Das bedeutet, das Management und die Mitarbeiter in den Forschungsprozess einzubeziehen, alle Ängste zu zerstreuen und einen Umsetzungsplan zu entwickeln, der Schulungen und kontinuierliche Unterstützung umfasst.