Was ist Geschäftsprozess-Management?

Im Geschäftsprozess-Management (BPM) setzen Unternehmen verschiedene Methoden wie Software und Fachwissen ein, um die Leistung von Geschäftsprozessen zu verbessern, zu messen, zu optimieren und zu automatisieren. Es bezieht sich auf das gesamte Management von Workflow-Prozessen. Das Geschäftsprozess-Management verbessert kontinuierlich die Prozesse und richtet Funktionen aus, die Unternehmen, IT-Systeme, manuelle Aufgaben und Informationen umfassen. Es schafft auch einen Mehrwert sowohl aus geschäftlicher als auch aus IT-Sicht, indem feste Prozesslogik aus benutzerdefinierten Anwendungen entfernt wird, um den Geschäftswert vorhandener Anwendungen und Lösungen zu steigern. Es automatisiert und integriert auch geschäftskritische Prozesse, um die Anpassungsfähigkeit des Unternehmens und die Kostenleistung zu erhöhen. Aus technischer Sicht reduziert das Geschäftsprozess-Management die Anwendungsgröße, Komplexität und Kosten.

Prozessprobleme sind im heutigen Geschäftsumfeld inhärent. Definieren Sie einen Geschäftsprozess als „eine strukturierte, gemessene Reihe von Aktivitäten, die darauf abzielen, eine bestimmte Leistung zu erzielen“, die auf allen Ebenen eines Unternehmens stattfinden und für Kunden sichtbar sein können oder nicht. Denken Sie dann über all die verschiedenen Prozesse nach, die ein typisches Unternehmen hat. Von der Auftragserstellung über die Kundenakquise bis hin zum Onboarding neuer Mitarbeiter über die Herstellung einer Komponente bis hin zur Budgetüberwachung können möglicherweise Hunderte von Prozessen in einem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt ablaufen. Und wenn Unternehmen wachsen, werden diese Prozesse immer komplexer.

Obwohl jedes Unternehmen voller Technologie ist, werden dadurch allein nicht alle potenziellen Probleme behoben, die bei Geschäftsprozessen auftreten können. Ein menschliches Element muss berücksichtigt werden. Oft gibt es keine durchgängige Sichtbarkeit des Geschäftsprozesses eines Unternehmens, der sich über Menschen und Systeme erstreckt. Das führt zu:

• Replikation von Anstrengungen und ineffizienten Prozessen
• ineffizienten Arbeitsumgebungen
• mangelnder Kontrolle über System- und Geschäftsereignisse
• unvollständigem und ungenauem Datenfluss zwischen Systemen
• inkonsistenter Priorisierung

Das Geschäftsprozess-Management bringt Ordnung in dieses Chaos, indem es Kontrolle und Einblick in die Prozesse bietet, um eine schnelle Implementierung und Prozessoptimierung zu ermöglichen.

Erweitertes Case-Management

Neue Marktanforderungen zum Erzielen von Ergebnissen erfordern neue Ansätze wie ein erweitertes Case Management. Bis vor kurzem wurden Geschäftsprozesse in einer Massenproduktion automatisiert, ähnlich wie bei einer Fabrikanlage. Alle erforderlichen Prozesse und Ereignisse konnten einfach abgebildet werden und waren klar definiert. Aber was ist mit den Instanzen, die komplexe Prozesse beinhalten, die unvorhersehbare Ergebnisse haben und die Beteiligung vieler verschiedener Gruppen erfordern? An dieser Stelle kommt erweitertes Case-Management ins Spiel.

Unternehmen müssen ihre dynamischen Prozesse nicht mehr an die Grenzen einer bestimmten Lösung anpassen. Geschäftsprozesse sind oft dynamisch und ändern sich und können nicht mehr einfach abgebildet werden oder in einen strukturierten Prozessstil passen. Zum Beispiel geht eine Kundenbeschwerde ein und der Kunde sendet einige Tage später unerwartet eine E-Mail mit weiteren Informationen oder einer anderen Anfrage. Herkömmliches BPM wäre nicht in der Lage, mit der „Ausnahme“ der zusätzlichen Informationen umzugehen. Das erweiterte Case Management ist jedoch für die sich ständig ändernden Umgebungen von heute konzipiert. Es vereint die Personen, Prozesse und Dokumente, um Benutzern einen vollständigen Überblick über die Situation zu geben, damit sie angemessen damit umgehen können. Der Zugang zu allen Informationen führt zu besseren Ergebnissen und besseren Entscheidungen für Unternehmen.

Intelligentes Geschäftsprozess-Management

Während sich die Unternehmen weiterentwickeln, entwickelt sich auch das Geschäftsprozess-Management. Die Unternehmen des 20. Jahrhunderts konzentrierten sich auf physische Vermögenswerte und Lieferketten, woraus Methoden wie Lean Six Sigma entstanden. Einer der Hauptpunkte hinter diesen umfangreichen Prozessübungen war die Standardisierung der Unternehmensprozesse und die Vermeidung von Veränderungen und Abweichungen. Unterdessen benötigen Unternehmen des 21. Jahrhunderts, die sich auf Information, Wissensarbeiter und geistiges Eigentum konzentrieren, Prozesse, die Veränderungen und Innovationen fördern. Dies sind völlig unterschiedliche Prozesse, die völlig unterschiedliche Ansätze erfordern.

In der Vergangenheit war das Hauptziel der Implementierung von Geschäftsprozess-Management (BPM) die betriebliche Effizienz mit sekundären Vorteilen der Geschäftstransparenz, Agilität und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. In der Vergangenheit konzentrierten sich Geschäftsprozess-Plattformen (BPM-Platformen) auf Automatisierung und Effizienz.

Automatisierung manueller Prozesse

Die Branche begann vor 25 Jahren und nutzte Workflows, um die manuellen Prozesse innerhalb eines Unternehmens zu automatisieren, wodurch papierbasierte Arbeit entfällt und Rückverfolgbarkeit, Dienstleistungsvereinbarungen und Konsistenz für ein Unternehmen eingeführt wurden. Beispiele sind Kontoeröffnung, Hypothekenvergabe, Patientenaufnahme und Versicherungsversicherung.

Backoffice-Vorgänge

Im Backoffice-Betrieb geht es fast ausschließlich um betriebliche Effizienz und die Reduzierung der Kosten und der Zeit, um Aufgaben, die keine Erträge generieren, abzuschließen. Beispiele sind Auftragsverwaltung, Anspruchsregulierung, Servicebereitstellung und Garantiemanagement.

In der Regel haben BPM-Technologien Programme wie Backoffice-Optimierung und Industrialisierung sehr erfolgreich unterstützt. Die Geschäftsergebnisse konzentrieren sich auf vier Dinge:

• Effizienz (mit weniger mehr erreichen)
• Agilität (Prozesse oder Regeln ändern, ohne die Kerngeschäftsanwendungen zu berühren)
• Compliance (Vermeidung von Strafen bei Verstößen)
• Transparenz (Verbesserung der Rückverfolgbarkeit und Begründung der Ergebnisse)

Während wir vom Zeitalter der Automatisierung in die Ära der Digitalisierung übergehen, verlagern sich Geschäftsprozessinitiativen jetzt von der Arbeitsstandardisierung und der betrieblichen Effizienz hin zur Unterstützung sich schnell ändernder Geschäftsziele und außergewöhnlichen Ergebnissen. Um in dieser neuen Ära beispielloser Veränderungen und Datenverfügbarkeit wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen Innovationen entwickeln, um ihren Geschäftswert und ihre Angebote neu zu erfinden. Dies erfordert mehr als nur die Automatisierung ihrer bestehenden Prozesse. Unternehmen müssen auf ihre zugrunde liegenden Systeme und Prozesse zugreifen, damit Mitarbeiter Daten in Erkenntnisse umwandeln und in Echtzeit auf Kundenbedürfnisse reagieren können.

Anders ausgedrückt: Unternehmen müssen „digitalisieren“, damit sie sich schnell ändern, sofort sensibilisieren und sofortige Aktionen in der neuen Echtzeit-Geschäftswelt ermöglichen können. Sie müssen digitalisiert werden, um neue disruptive Technologien und Trends wie das Internet der Dinge, Mobilität und das Handeln bei geschäftlichen Ereignissen in Echtzeit nutzen zu können.

Anwendungsfälle für das Geschäftsprozess-Management

Prozessdokumentation

Verbessern Sie die Zusammenarbeit mit Geschäftsanwendern, formalisieren Sie Prozesse und Betriebsabläufe.

Prozessautomatisierung

Verbessern Sie die Effektivität von Prozessen. Fehlerfreie Ausführung, Reduzierung von Kosten, Verzögerungen und Fehlern, Rückverfolgbarkeit von Instanzen.

Arbeitsmanagement und Personaloptimierung

Verbessern Sie die betriebliche Effizienz, verteilen Sie die Arbeitslast zwischen den Teams, überwachen Sie Termine und verwalten Sie die Priorisierung von Aktivitäten.

Digitalisierung und Case Management

Erstellen Sie Unternehmensanwendungen mit niederschwelligem Code, kundenorientierte, kollaborative, dynamische, weniger präskriptive und gemischte Prozesse. Fördern Sie den Wissensarbeiter und verbessern Sie das Kundenerlebnis.