Was ist eine Geschäftsprozess-Analyse?

Geschäftsprozess-Analyse bezieht sich auf den Prozess des Studiums von Daten und der eingehenden Analyse eines Unternehmens, häufig in Echtzeit, um Wege zu finden, mit denen Daten effizienter und rentabler genutzt werden können. Die Geschäftsprozess-Analyse untersucht die beteiligten Prozesse und Dokumentationen, die Parteien und Stakeholder sowie die Kommunikation und die ausgetauschten Informationen.

Die Geschäftsprozess-Analyse ist ein digitales Tool zur Durchführung von Geschäftsprozess-Analysen für Daten, die im täglichen Geschäft eines Unternehmens generiert wurden.

Das Ziel der Geschäftsprozess-Analyse besteht darin, dass Unternehmen einen durchgängigen Einblick in komplexe Geschäftsprozesse erhalten, die sich über mehrere Systeme innerhalb und außerhalb des Unternehmens erstrecken. Durch Geschäftsprozess-Analysen können Unternehmen wichtige Prozesse identifizieren, die verbessert werden müssen, und sie entsprechend optimieren.

Wenn Ihr Unternehmen Folgendes erlebt:

• vermehrte Kundenbeschwerden
• Verzögerungen bei der Ausführung von Bestellungen
• Prozesse, die nicht automatisiert oder optimiert sind
• einen Prozess, den Ihr Team als unzureichend betrachtet und durch eine neue Version ersetzen möchte,

dann ist es an der Zeit, eine Geschäftsprozess-Analyse durchzuführen.

Methodik der Geschäftsprozess-Analyse

Die Geschäftsprozess-Analyse umfasst eine Vielzahl von Techniken und Fähigkeiten:

• Auswertung der Bearbeitungszeit
• Messung der laufenden Kosten
• Qualität und Leistungsfähigkeit der Prozesse
• Prozessmodellierung durch statische oder dynamische visuelle Modelle
• Datenerhebung von Anfang bis Ende
• Wertschöpfungskettenanalyse
• Funktioneller Zerfall

Zusammen kann die Bewertung aller Teile eines Unternehmens einen ganzheitlichen Überblick bieten und gründliche und gezielte Verbesserungen ermöglichen. Dies sind die Kernschritte, die bei der Geschäftsprozess-Analyse befolgt werden:

1. Identifizierung der verbesserungsbedürftigen Prozesse

Ziel ist es, die Prozesse genauer zu untersuchen, die für die Verwirklichung Ihrer Geschäftsziele von zentraler Bedeutung sind, die darin enthaltenen Fehler zu finden und zu beseitigen.

2. Aufbau Ihres Kernteams aus Geschäftsprozess-Analysten

Oft kommen die besten Erkenntnisse von den Mitarbeitern, die eng mit dem zu analysierenden Prozess verbunden sind. Sie arbeiten täglich damit und sind bereits mit dem Protokoll, den Schritten, den Engpässen und den Fehlern vertraut und haben möglicherweise Verbesserungsideen. Selbst wenn Sie externe Experten wie Data Scientists einstellen, können sie sich dennoch mit Ihrem Team treffen und gemeinsam Lösungen erarbeiten.

3. Erstellen eines Prozessablaufdiagramms des Ist-Zustands

Führen Sie die verschiedenen Komponenten eines Geschäftsprozesses, einschließlich der Varianten, zusammen, um eine möglichst genaue visuelle Darstellung der aktuellen Praktiken zu erstellen:

• Ein Prozesseinleitungsereignis ist ein guter Anfang. Zum Beispiel eine wichtige Mitteilung über die Ankunft oder den Abschluss eines früheren Prozesssegments.
• In einem Standard-Prozessablaufformat werden Verantwortlichkeiten durch die Verwendung von Fahrspuren definiert, d. h. Bereiche des Diagramms, in denen die Aufgaben eines Teams oder einer Position dargestellt werden.
• Definieren Sie Aufgaben und ihre Beziehungen nach Fahrspuren. Geben Sie beispielsweise in jeder Spur die Aufgaben an, die erledigt werden müssen, unabhängig davon, ob es darum geht, die vorherige Kommunikation fortzusetzen, den nächsten Schritt zu skizzieren oder die bestimmte Person, die sie ausführen soll. Verknüpfen Sie weitere Veranstaltungen.
• Markieren Sie das Ende des Prozesses durch einen definierten Vorgang, z. B. „Auftrag erfüllt“ oder „Anfrage gelöst“.

Diese Übung definiert den aktuellen Status eines Prozesses, das heißt so, wie er jetzt umgesetzt wird. Dies hilft dabei, Fehler und Engpässe zu identifizieren, die in weiteren Schritten behoben werden sollen.

4. Modellierung des geplanten Prozesses

Wie der Name schon sagt, sind geplante Modelle so konzipiert, dass sie die neuen und verbesserten Prozesse in Übereinstimmung mit den Zielen der Organisation widerspiegeln.

In der Geschäftsprozess-Analyse angewandte Techniken

Es gibt einige standardmäßige Datenanalysetechniken, die in der Geschäftsprozess-Analyse verwendet werden, darunter:

1. Lückenanalyse: Finden von Informationen, die in einem bestimmten Prozess fehlen.
2. Wertschöpfungsanalyse: Dies zeigt, ob jede einzelne Aktivität im bestehenden Prozess einen Mehrwert für den Prozess darstellt, ob sie zum gewünschten Ergebnis beiträgt und ob sie dazu beiträgt, die Ziele der Organisation zu erreichen. Wenn es Aktivitäten oder Schritte gibt, die nicht aufeinander abgestimmt sind, müssen sie entfernt werden.
3. Analyse der Grundursache: Wie der Name schon sagt, stellt sie die Grundursache eines Problems fest und zeigt, wie es behoben werden kann.
4. Beobachtung: Dabei werden die Aktionen auf dem Boden oder im Feld beobachtet und festgestellt, wie sich die Ereignisse tatsächlich entwickeln.
5. Erfahrungsprüfung: Gewinnung wertvoller Beiträge von Mitarbeitern, die Erfahrung aus erster Hand oder vor Ort mit dem betreffenden Prozess haben.

Vorteile der Durchführung einer Geschäftsprozess-Analyse

Zu den häufigsten Vorteilen der Geschäftsprozess-Analyse gehören:

• Klare Dokumentation des Prozesses und tieferes Verständnis der Prozess-Schritte.
• Generieren nützlicher Informationen darüber, ob der Prozess zu einem gewünschten Ergebnis führt.
• Identifizierung der Hindernisse, die zu Verzögerungen bei der Prozessbearbeitung führen.
• Identifizieren, welche Benutzeraktionen den Prozess aufhalten.
• Lokalisierung des Ursprungs der Ineffizienzen.
• Erstellung besserer Schulungsmaterialien und Programme für neue Mitarbeiter, die den betreffenden Prozess übernehmen.

Die Geschäftsprozess-Analyse wird durch den Einsatz von Tools wie Software zur Geschäftsprozess-Automatisierung unglaublich robuster. Auf diese Weise können Unternehmen anhand von Daten analysieren, wie aktuelle Prozesse zu Geschäftszielen beitragen, und Verbesserungsempfehlungen einsehen.

Tatsächlich bietet die Automatisierung dieser Prozesse einen übergeordneten Vorteil bei der Straffung und Vereinfachung komplexer, chaotischer oder redundanter Prozesse. Ein willkommener Nebeneffekt der Automatisierung sind die Daten und Erkenntnisse, die sie für eine effizientere Geschäftsprozess-Analyse liefert.

Automatisierte Prozesse bieten die folgenden Vorteile:

• effizientere Workflows, die auch einfacher zu analysieren sind
• bessere Sichtbarkeit aller an einem Prozess beteiligten Schritte
• minimierte Kosten
• bessere Gewinnmargen
• Prozessaktualisierungen und Berichterstellung in Echtzeit
• sorgfältige Datenerhebung
• zentraler Datenspeicher und einfacher Zugriff auf Datensätze
• datenbasierte Geschäftsentscheidungen mit prädiktive Analytik
• effizientere Nutzung von Arbeitskräften und Ressourcen

Aus Sicht der Geschäftsprozess-Analyse sind die Daten von besonderem Wert.

Geschäftsprozess-Analyse: Einige wichtige Anwendungsbereiche

Unternehmen wenden Geschäftsprozess-Analysen für eine Vielzahl von Beratungsservices sowie bei der Implementierung von Lösungen an. Sie ist besonders nützlich für:

• Dokumentation von implizitem Wissen oder dem für das Schreiben des Handbuchs notwendigen Prozess bis hin zu bisher nicht dokumentierten Prozessen. So entwerfen und aktualisieren sowohl der private als auch der öffentliche Sektor Prozesshandbücher mithilfe von Geschäftsprozess-Analysen.
• Analyse von Maßnahmen, Dokumenten und Daten im internationalen Handel sowie der Handels-, Logistik-, Finanzverfahren sowie Regeln und Vorschriften.
• Beseitigen Sie sich wiederholende und unnötig zeitaufwändige Elemente wie mehrere Formulare oder überflüssige Datenerfassung.
• Entdecken Sie Verbesserungsmöglichkeiten wie die Verringerung der Datenanforderungen oder die Reduzierung der Menge an unnötiger Dokumentation.

Anwendungsbeispiele der Geschäftsprozess-Analyse

Die meisten Branchen und Arbeitsabläufe können große Vorteile aus der Geschäftsprozess-Analyse ziehen. Hier sind einige wichtige Beispiele für ihre Anwendung in der Finanz-, Einzelhandels- und Gesundheitsbranche.

Finanzen: Handelsabwicklungsprozess

Durch den Einblick in die Abwicklungsprozesse von Geschäften können Unternehmen das Kundenerlebnis managen und alle Statusfragen beantworten. Das hilft auch dabei, Strafen zu vermeiden, die mit unterlassenen Aktionen oder Fehlern verbunden sein könnten, und verringert das Abwicklungsrisiko durch eine schnellere, direkte Verarbeitung.

Die Geschäftsprozess-Analyse ist von zentraler Bedeutung für Initiativen zur leichteren Durchführung des Handels, die den Ist-Zustand der Prozesse und des Betriebs verändern sollen. Sie unterstützt die Projekt- und Lösungsgestaltung überall dort, wo Verbesserungen erforderlich sind, und bei der Optimierung geplanter Prozesse, die betroffene Parteien miteinander verbinden.

Das „Kaufen-versenden-bezahlen-Referenzdatenmodell“ ist ein hervorragendes Beispiel für Geschäftsprozess-Analyse in Kombination mit Daten-Analytik. Das Modell identifiziert die wichtigsten Geschäfts-, Regulierungs-, Logistik- und Zahlungsverfahren in einer internationalen Lieferkette. Es bietet auch einen Überblick über den Informationsfluss zwischen den Stakeholdern, insbesondere dem Lieferanten, Kunden, Vermittler und der Behörde.

Dieses Modell kann sowohl in der Scoping-Phase als auch in der detaillierten geplanten Phase der künftigen Prozessmodellierung zur Definition lokaler Geschäftsprozessanforderungen verwendet werden. Das Modell bildet auch die Grundlage für die Entwicklung global ausgerichteter Spezifikationen für den Datenaustausch, die im internationalen Lieferverkehr erforderlich sein können.

Einzelhandel: Lieferkettenanalytik

Die Geschäftsprozess-Analyse kann Ihnen dabei helfen, die Auftragsabwicklung bei jedem Glied der Kette zu verfolgen. Ein Blick auf den Echtzeitstatus einer Bestellung ist nützlich, um die Kundenerwartungen im Auge zu behalten oder im Falle unvermeidbarer Verzögerungen, Beschädigungen oder Verlust des Artikels während des Transports. Das hilft auch dabei, Präventivmaßnahmen gegen potenzielle Umsatzverluste in einem solchen Fall zu ergreifen.

In konventionellen Einzelhandelsgeschäften kann die Geschäftsprozess-Analyse in Kombination mit der Daten-Analytik dazu beitragen, die wichtigsten Umsatztreiber einzugrenzen. Moderne Point-of-Sale-Hardware und -Software verfügt beispielsweise über Funktionen, die Berichte zu wichtigen Kennzahlen erstellen. Sie können nicht nur die Anzahl der Kunden quantifizieren, sondern auch Ihre Hauptverkäufer, Hauptgeschäftszeiten, Besucherzahlen, Korbgrößen, Verkaufstrends und Gewinnmargen.

Gesundheitswesen: Verwaltung großer Datenmengen

Traditionell verwendete das Gesundheitswesen Geschäftsdaten viel seltener und umfassend als die meisten anderen Branchen, um Prozesse zu verbessern. Das ändert sich aber jetzt.

Die Anwendung der Geschäftsprozess-Analyse im Gesundheitswesen wandelt Daten in Informationen um, die an Endnutzer weitergegeben werden können. Die Einführung von elektronischen Patientenakten und anderen elektronischen Datenmechanismen erleichtert die Rückverfolgung der Anwendung von Analyseinstrumenten, da die grundlegenden elektronischen Daten bereitgestellt werden, auf die reagiert werden muss. Es gibt immer noch Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes bei der Erfassung der Verwaltung medizinischer Daten, aber insgesamt gibt es ein großes ungenutztes Potenzial.

Die Geschäftsprozess-Analyse bietet Möglichkeiten wie die Verbesserung der Effizienz des Gesundheitswesen und die gleichzeitige Verbesserung der Qualität der Versorgung, Nutzung generischer Daten, Senkung der Kosten und effektive Reaktion auf Katastrophen, um nur einige zu nennen. Die Verwaltung von Lebenszyklen der Versicherungsansprüche mithilfe von Geschäftsprozess-Analyse ist ebenfalls hilfreich, um Strafen zu vermeiden und Umsatzzyklen effizienter zu verwalten.

Die Bedeutung von Prozessen bei der Generierung von Daten für die Ausführung von Business-Analytik

Prozesse sind es, die ein Unternehmen von Grund auf aufbauen. Sie sind das operative Mittel für Unternehmen, um ihre Ziele und Bestrebungen zu erreichen.

Die Erkenntnisse der Geschäftsprozess-Analyse sind nicht nur aus Sicht des Kundenerlebnisses von entscheidender Bedeutung, sondern auch aus übergeordneter, regulatorischer und Compliance-Sicht.

Damit eine Geschäftsprozess-Optimierung erfolgreich ist, ist eine genaue Reflexion der Geschäftsausführung erforderlich, z. B. wie Benutzer über verschiedene Schnittstellen mit Ihrer Marke interagieren, wie Anwendungen funktionieren und wie die Dinge ablaufen. Daten sind das wertvollste Instrument für Unternehmen, um diese Erkenntnisse zu gewinnen.

Warum moderne Unternehmen Daten als Teil der Geschäftsprozess-Analyse nutzen müssen

Geschäftsprozess-Analysen sind ein unverzichtbares Instrument für eine erfolgreiche Prozessanalyse. Jedes Unternehmen, das online ist, erzeugt im täglichen Betrieb riesige Mengen an Ereignisdaten. Heute wird geschätzt, dass die von großen Unternehmensorganisationen generierte Datenmenge um 40 bis 60 Prozent pro Jahr wächst.

Diese Daten werden in Datenbanken, Transaktionsprotokollen, Social-Media-Kommentaren, E-Mails, Sprachprotokollen usw. gespeichert. Sie sind in der Regel zu unstrukturiert, verstreut und unzusammenhängend, um auf einen Blick Erkenntnisse abzuleiten. Sie einfach aufzubewahren ist überhaupt nicht sinnvoll.

Wenn diese Daten nun über Silos hinweg zusammenhängend und im gesamten Unternehmen leicht zugänglich gemacht werden sollten, kann es sich um eine wahre Goldmine an Informationen handeln. Es enthält Erkenntnisse und Muster, die in Prozessen verborgen sind, die mit bloßem Auge nicht sichtbar sind. Sie haben das Potenzial, Stakeholdern die Möglichkeit zu geben, Innovationen zu entwickeln, sich Ideen einfallen zu lassen und zu überarbeiten, wie das Unternehmen geführt wird.

Aus diesem Grund betrachten Unternehmen in verschiedenen Branchen Datenanalysen, insbesondere Geschäftsprozess-Analysen, um diese Daten zu verarbeiten und abzubauen und das darin verwurzelte bahnbrechende Wissen aufzudecken.

Vorteil der Ausführung von Geschäftsprozessdaten-Analytik

Mit Geschäftsprozess-Analytik können Sie Ihre aktuellen Betriebsprobleme identifizieren und lokalisieren und Daten verwenden, um Engpässe zu beseitigen und Geschäftsprozesse zu optimieren.

Mit Geschäftsprozess-Analytik können Sie Ihren Durchsatz sowie Kennzahlen von noch ausstehenden Anfragen überwachen und grafisch analysieren. Sie erhalten eine Rundumsicht auf die Geschäftsprozessabläufe in allen wichtigen Systemen für die Ausführung Ihrer Kerngeschäftsprozesse.

Daten-Analytik für Geschäftsprozesse: Die wichtigsten Herausforderungen

Typische Herausforderungen bei der Nutzung von Daten als Beitrag zur Geschäftsprozess-Analyse sind:

• Einstellung des richtigen Personals für die Durchführung der Analysen. Mit dem exponentiellen Wachstum von Daten ist auch die Bedeutung von Data Scientists und Analysten gestiegen, aber es besteht immer noch ein relativer Mangel an Talenten.
• Zusammenführen und Synchronisieren umfangreicher Datensätze aus mehreren, unterschiedlichen Quellen auf einer einzigen Analyseplattform. Dies ist von entscheidender Bedeutung, denn wenn Dinge übersehen werden, führt die Prozessanalyse zu falschen Ergebnissen und Erkenntnissen.
• In Organisationen besteht häufig eine Kommunikationslücke. Die Erkenntnisse aus der Geschäftsprozess-Analyse gelangen manchmal nicht zu den Personen oder Abteilungen, die sie am dringendsten benötigen. Infolgedessen können wichtige Elemente eines Prozesses übersehen werden.

Kurz gesagt: Eine echte Prozessverbesserung basiert auf einem genauen Verständnis des realen Prozesses. Durch die Automatisierung von Prozessen haben Sie einen Teil des Weges dorthin zurückgelegt. Die Integration von Geschäftsprozess-Analyse und Daten-Analytik in Ihre täglichen Abläufe und Standardprozesse liefert wertvolle Erkenntnisse, mit denen Sie jeden Aspekt Ihres Unternehmens optimieren können.