Was ist BPMS?

Die Geschäftsprozess-Management-Suite (BPMS) ist ein Automatisierungstool, mit dem Geschäftsprozesse analysiert, modelliert, implementiert und überwacht werden können. Sie identifiziert Schwachstellen in alltäglichen Geschäftspraktiken, die das Unternehmen Zeit und Geld kosten, und hilft dabei, sie zu kontrollieren. Dadurch wird die Effizienz der Mitarbeiter des Unternehmens erhöht.

Prozesse wie Kontoverwaltung, Mitarbeitereinstellung, Rechnungsstellung, Bestandsverwaltung und Compliance-Dokumentation (die eine Menge komplizierter Datenverwaltung beinhalten) können mithilfe von BPMS automatisiert werden.

Wo können Unternehmen BPMS einsetzen?

BPMS wird auf Prozesse in einer Organisation angewendet, um ein Geschäftsergebnis zu erzielen. Der Vorgang muss wiederholbar sein oder regelmäßig durchgeführt werden. Dazu gehört z. B. die Einstellung eines Mitarbeiters, den Versand eines Pakets, die Zahlung von Gehältern oder die Verwaltung von Konformitätszertifikaten, Lizenzen, Konten, Rechnungsstellung, Kundenservice, IT und Finanzen. Ziel ist es, Fehler und Latenzen aufgrund menschlicher Fehler zu reduzieren.

Zu den gängigen Anwendungen von BPMS im täglichen Geschäftsleben gehören die Verbesserung der Bestellprozesse, die Optimierung von Content-Vermarktung-Workflows und die Verwaltung der Ergebnisse im Gesundheitswesen:

Verbesserung der Bestellprozesse

Während der Erfüllung von Bestellungen können manchmal einige notwendige Details auf dem Weg verloren gehen. Dies führt zu großer Verwirrung, Zeitverschwendung und Produktivitätsverlust. Es gibt einige wichtige Phasen einer Bestellung, und Daten können an jedem Punkt dieses Wegs verloren gehen:

• die Erstellung der Bestellung und der Genehmigungsprozess, den sie durchläuft
• die Bearbeitung der Bestellung
• die Lieferung der Bestellung
• die Zahlungsverfahren schließen den Vorgang ab

Jedes Unternehmen, das sich mit Großbestellungen befasst, weiß, wie wichtig ein narrensicheres System ist, um den Auftragsfluss beizubehalten. Unternehmen sind einem massiven Risiko ausgesetzt, wenn sie dies nicht tun. An dieser Stelle kommt BPMS ins Spiel, um sicherzustellen, dass der gesamte Prozess nahtlos verläuft und keine Hindernisse (oder Datenverluste) auf dem Weg dorthin auftreten.

Content-Vermarktung

Content-Vermarktung kann ziemlich einfach erscheinen – kennen Sie das Produkt und den Kunden, entwickeln Sie Messaging, erstellen Sie den Inhalt und senden Sie ihn aus. Es steckt jedoch noch viel mehr dahinter. Der durchschnittliche Prozess der Content-Vermarktung durchläuft einen langen Zyklus:

• Ausarbeitung der Inhalte, sodass sie zu kurzen, oft mehreren Optionen passen
• Bearbeitung, die eine Hierarchie durchläuft und zu verschiedenen Abteilungen führt
• Entwürfe für ein besseres Branding
• Veröffentlichung oder Verbreitung von Material über verschiedene Medien
• Überwachung der Wirkung von Inhalten und Sammeln von Analysen und Erkenntnissen.

BPMS-Lösungen sorgen für einen reibungslosen Workflow von einem Segment zum anderen. BPMS bietet allen Beteiligten auch die Möglichkeit, Redundanzen sowie Ineffizienzen zu erkennen, daran zu arbeiten und sie zu beheben, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Management des Gesundheitswesens

Ein Krankenhausaufenthalt kann für Patienten ziemlich traumatisch sein. Jede Störung im Aufnahme- und Entlassungsprozess trägt weiter zu dieser Belastung bei. Allein das Zulassungsverfahren umfasst mehrere Phasen, die von der Erfassung von Informationen über die Erfassung von Krankenakten bis hin zu Versicherungsdetails und Zimmerpräferenz reichen. Die Generierung von Rechnungen erfolgt in Zusammenarbeit mit mehreren Abteilungen – von der Krankenpflege über die Chirurgie über das Housekeeping bis hin zu medizinischen Sachleistungen und mehr. BPMS-Prozesse stellen sicher, dass Details in den verschiedenen Phasen nicht vergessen oder verpasst werden. Die Effizienz wird gesteigert, der Patient wird betreut und erfährt weniger Stress, und es werden keine Prozesse verpasst.

Arten von BPMS

Das BPMS-System kann grob in drei Typen eingeteilt werden:

• Integrationsorientiertes BPMS: Dieses System verarbeitet bestehende Prozesse, die nur minimale oder keine menschliche Interaktion erfordern. Es hängt von der Integration von Computer- und internetbasierten Anwendungen ab. Beispielsweise können die von einem Vertriebsteam verwendeten Daten durch Integration von Daten erhalten werden, die von einem Marketing-Tool empfangen wurden, das sie in einem Kundenbeziehungsmanagement-Tool (CRM) speichert. Obwohl die Informationen von einem Team verwendet werden, wurden sie aus einer Integration mehrerer Punkte abgeleitet.
• Menschenorientiertes BPMS: Dies ist ein direkterer Ansatz, bei dem Menschen bei jedem Schritt die Entscheidungsträger sind. Sie werden jedoch von einer visuellen Oberfläche geleitet, um den Entscheidungsprozess besser zu verstehen. Ein Beispiel dafür ist die Einstellung eines Mitarbeiters. Bei jedem Schritt – vom Posten einer Einstellungsanfrage über die Prüfung der Anfrage bis hin zur Bearbeitung durch die Personalabteilung – wird der Prozess vollständig von Menschen durchgeführt.
• Dokumentenorientiertes BPMS: Dieser Prozess wird vollständig von einem Prozessdokument gesteuert. Der Prozess erfordert mehrere Genehmigungen an jedem Punkt des Workflows. Ein Beispiel dafür wäre eine Budget-Genehmigung, die auf mehreren Ebenen stattfinden werden muss. Das ist ein dokumentenorientiertes BPMS.

Wie funktioniert BPMS?

Effizientes BPMS erfordert nicht nur die Verbesserung der Prozesse, sondern auch die Automatisierung dieser Prozesse, die alle über Software gesteuert werden. Diese Software projiziert den gesamten Prozessablauf und testet ihn in einer virtuellen Umgebung, wobei Variablen und Ergebnisse angenommen und Engpässe identifiziert und beseitigt werden. Das neu getestete Verfahren wird dann eingesetzt. Das BPMS hört hier nicht auf. Ab diesem Moment überwacht es kontinuierlich den Workflow auf Effektivität und Effizienz.

Der Workflow der BPM Suite basiert auf den Schritten des Geschäftsprozess-Managements: Analyse, Design, Modellierung, Ausführung, Überwachung und Optimierung.

Analyse

In diesem Prozess werden die vorhandenen Praktiken untersucht und auf Latenzen analysiert. Jeder Aspekt des Workflows wird analysiert und Metriken werden zum Vergleich eingesetzt. Diese ursprüngliche Version des Prozesses wird „Ist-Zustand“ genannt.

Design

Bei diesem Prozess werden die Fehler und Latenzen der „Ist-Zustand“-Prozesse korrigiert, indem ein effizienterer Workflow entwickelt wird. Das Design zielt darauf ab, den Workflow zu korrigieren, und die darin enthaltenen Prozesse führen zu Engpässen und Ineffizienz. Es zielt auf alle Warnungen und Eskalationen innerhalb der Standardbetriebsprozesse ab und korrigiert sie mit einem effizienteren Prozess.

Modellierung

Das Design wird nun in einem Flussdiagramm dargestellt, indem Rechenschaftspflicht und Redundanzen bei jedem Prozess festgelegt werden. Es werden Bedingungsschleifen wie „wenn“ und „wann“ mit Variablen an jedem Punkt eingeführt, um unterschiedliche Ergebnisse aus den alten Prozessen zu ermitteln. Beispiele hierzu sind Schritte, die ausgeführt werden müssen, wenn die Zielausgabe nicht erreicht wird oder wenn das Ergebnis des vorherigen Schritts zufriedenstellend ist.

Ideale Tools zur Geschäftsmodellierung sollten leicht zu lesen, einfach zu kommunizieren, preiswert, auf dem neuesten Stand der Industriestandards sein und über Redundanzen verfügen. Das Modell sollte über eine grafische Schnittstelle und einen Workflow-Editor und -Simulator verfügen. Dieses Modell des Prozesses wird als „werdender“ Prozess bezeichnet.

Ausführung

Nach der erfolgreichen Modellierung und Simulation des Workflow-Designs besteht der nächste Schritt in der Ausführung des Prozesses. Der Workflow-Design wird in einer kleineren Gruppe getestet, bevor er für größere Gruppen bereitgestellt wird. Zugriffsbeschränkungen werden eingeführt, um vertrauliche Informationen zu schützen. Diese Prozesse sind entweder automatisiert oder manuell.

Überwachung

Hier werden die einzelnen Prozesse verfolgt und Statistiken abgeleitet. Die Leistung bei jedem Schritt wird analysiert, um die Wirksamkeit zu ermitteln. Das hilft auch bei der Identifizierung von Engpässen und Sicherheitslücken. Abhängig von den Informationen, die das Unternehmen wünscht, können verschiedene Überwachungsebenen verwendet werden. Sie kann von Echtzeit bis Ad-hoc variieren. Die Überwachung umfasst Process Mining, bei dem Ereignisprotokolle analysiert und zwischen dem aktuellen Prozess und dem vorherigen Prozess verglichen werden. Die Überwachung deckt die Diskrepanzen und Engpässe zwischen den beiden Prozessen auf.

Optimierungen

In diesem Schritt werden die aus der Überwachung gewonnenen Daten analysiert und alle erforderlichen Änderungen implementiert, um den Workflow effizienter zu gestalten.

Merkmale eines idealen BPMS

Das Ziel von BPMS ist, so viel wie möglich des Geschäfts zu automatisieren und es effizient zu betreiben, um langfristige Vorteile zu erzielen. Eine schlecht gestaltete und nicht intuitive Software könnte jedoch mehr Schaden als Nutzen anrichten. Ein ideales BPMS muss folgende Merkmale aufweisen:

• eine benutzerfreundliche Schnittstelle für das Prozessdesign
• ein intuitives und vereinfachtes Prozessdiagramm
• Cloud-basierter Speicher für bessere Stabilität und Zuverlässigkeit
• Dashboards und Berichte, die anpassbar und integriert sind
• automatisierte Warnhinweise in Echtzeit.

Herausforderungen von BPMS

Wie bei den meisten Unternehmen, die auf Automatisierung umsteigen, wird die größte Herausforderung die Zuverlässigkeit der Software sein, um die richtigen Lösungen zu finden. Ein effektives BPMS ist einfach zu bedienen und benötigt keine zusätzlichen Services, um seine Analysen zu entschlüsseln.

Herausforderungen bei Wartung und Upgrade

Die meisten der traditionell verpackten BPMS sind schwer zu warten und zu aktualisieren. Sie benötigen zusätzliches Training durch Experten und interne Talente, um sie zu warten und zu entschlüsseln. Das wird teurer und unzuverlässiger als das, was ursprünglich beabsichtigt war. Sie werden mit einem einmaligen Kauf geliefert, und Lizenz-Upgrades sind mit hohen Kosten verbunden. Diese Pakete können schwierig zu warten und zu aktualisieren sein und Marktbedingungen häufig nicht intuitiv erfassen. Sie benötigen auch spezialisierte Mitarbeiter, die das Paket jederzeit bedienen, was es langfristig unzuverlässig macht.

Cloud-basierte BPMS-Tools bewältigen all diese Herausforderungen, da sie auf einem Software-as-a-Service-Modell (SaaS) basieren. Dies erleichtert die Einrichtung und Bereitstellung. Auf Daten kann jederzeit und überall mit Unterstützung rund um die Uhr zugegriffen werden. Da die Cloud-basierten Tools anstelle einer einmaligen Lizenzgebühr in einem Abonnement geliefert werden, kann ein Unternehmen sie vor der Erweiterung in kleinerem Maßstab ausprobieren. Dadurch ist es kosteneffizienter im Vergleich zu traditionell verpackten Werkzeugen.

Herausforderungen mehrerer Funktionen

BPMS mit zu vielen komplexen Funktionen sollten ebenfalls vermieden werden. Das erfordert erneut, dass die Organisation zusätzliches Training und ein Kostenmanagement absolvieren muss, um diese Aspekte der Software nutzen zu können. Zu viele Funktionen können auch zu Integrationsproblemen führen. Komplexe Funktionen erschweren nicht nur das Verständnis der Software, sondern erschweren auch die Integration in andere Plattformen wie MS Office Suite, G Suite oder andere Verwaltungssuiten. Die Integration ist entscheidend, um die für Analysen oder grundlegende Entscheidungen generierten Informationen zu dekodieren. Das hilft bei der Kommunikation von Analysen und anderen generierten Berichten, ohne dass zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind.

Cloud-basierte Lösungen ermöglichen Benutzern, die Anzahl der Funktionen zu optimieren, indem sie sich von nicht benötigten Funktionen abmelden können. Sie können jederzeit budgetfreundlich hinzugefügt oder entfernt werden.

Herausforderungen beim Erwerb einer gut gestalteten Suite

Eine weitere wichtige Herausforderung besteht darin, ein gutes, intuitives Design zu erhalten. Eine einfache Oberfläche erleichtert es allen Stakeholdern, die Entscheidungsfindung abzuwägen, ohne zusätzliche Talente für die Entschlüsselung der Informationen einbeziehen zu müssen. Zu viele Funktionen müssen von vielen Benutzern dekodiert werden. Ebenso vereinfachen zu kleine Funktionen im Design den Entscheidungsprozess zu stark und liefern möglicherweise keine genauen Ergebnisse.

Verbesserte Benutzerfreundlichkeit

Der Gedanke hinter BPMS ist, Geschäftsprozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Das Design des Prozesses sollte nicht nur allen beteiligten Stakeholdern ermöglichen, die Kontrolle über die Einrichtung ihrer Aufgaben zu übernehmen, sondern auch ohne Codierung mit einem funktionalen Dashboard und einer benutzerfreundlichen Schnittstelle.

On-Premise-Optionen bieten keinen ordnungsgemäßen Kundensupport nach dem Verkauf. Diese werden als einmalige Pakete mit begrenzten Upgrade-Optionen verkauft. Die für dieses Paket aufgewendete Zeit wird umsonst sein, wenn sich die Technologie ändert. Die Integration sollte eine Schlüsselfunktion eines BPMS sein. Informationen und Daten in jeder Organisation bewegen sich bei allen Systemen und Abteilungen, sodass die Vorintegration in Plattformen wie MS Office, G Suite, Buchhaltung und HR-Suiten sich hervorragend für die Dekodierung und das Verständnis von BPMS-Daten eignen.

Während die Idee von BPMS die Automatisierung von Prozessen bei Abteilungen ist, zwingen zu viele Flussdiagramme und Karten das gesamte System dazu, wie ein stark programmierter Roboter zu funktionieren. Das Ziel sollte sein, dem Benutzer zu ermöglichen, die Prozesse anhand eines visuellen Modells nach seiner Sichtweise abzubilden. Auf diese Weise kann das System komplexere Prozesse verwalten, anstatt starre Ja- oder Nein-Regeln, die die Ergebnisse einschränken. Die Systeme sollten einem stärker auf den Menschen ausgerichteten Workflow folgen.

Automatisierung ist das Hauptziel bei der Implementierung eines BPMS. Obwohl BPMS ein System und keine bestimmte Software oder Hardware ist, spielt die individuelle Technologie eine große Rolle dabei, BPMS effizienter und effektiver zu gestalten. Die Software automatisiert die meisten Teile von BPMS wie Modellierung und Überwachung. Die Software senkt die Kosten für den Einsatz und die Pflege spezialisierter Fähigkeiten zu diesem Zweck. Wenn eine Software alle schweren Aufgaben erledigt, ist es auch einfacher, mit der Technologie ohne viele Gemeinkosten mobil zu sein. Ein ideales BPMS sollte Prozesse für alle Stakeholder und Benutzer einfach, intuitiv, automatisiert und nahtlos machen.